Organisation des notes

Organisation des notes

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Associer des notes aux enregistrements

Dans Zoho CRM, vous pouvez associer des notes aux enregistrements en spécifiant les détails requis. Vous pouvez créer des notes uniquement si vous disposez de la permission Créer pour les notes.

Pour créer des notes

  1. Cliquez sur l'onglet [Module] ..
  2. Dans la page [Module] Accueil sélectionnez l'enregistrement.
  3. Dans la page [Module] Détails les détails des notes existantes, le cas échéant, s'affichent.
  4. Saisissez le contenu de la note dans la zone de texte. Vous pouvez ajouter un titre à la note.



    Vous pouvez utiliser la mise en forme de texte enrichi. Les options de formatage disponibles pour le texte enrichi sont : gras, italique, souligné, barré, couleurs de texte et d'arrière-plan, puces, numérotation, liens, indentation, indices, exposants, emojis.
  5. Cliquez sur le lien Joindre un fichier si vous souhaitez télécharger des fichiers vers la note.

    Vous pouvez joindre jusqu'à 5 fichiers à une note et la taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 20 Mo.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Notes
.
  • Chaque note que vous associez à un enregistrement sera comptée comme un enregistrement supplémentaire dans Zoho CRM. Elle contribuera donc au nombre total d'enregistrements.
    Par exemple, vous avez un total de 1 000 enregistrements dans votre compte et chaque enregistrement a une note associée. Le nombre total d'enregistrements dans votre compte sera alors de 2 000.
  • La limite maximale de caractères pour le contenu d'une note est de 65 535 caractères. Ce décompte inclut le contenu saisi et les balises HTML générées par la mise en forme de texte enrichi.
  • Pour les intégrations et les API, les balises seront incluses. Pour Advanced Analytics et Zoho Projects, le contenu brut sera envoyé.
Détails supplémentaires sur les notes en texte enrichi
  1. Lors de l'importation ou de l'utilisation des API, les utilisateurs peuvent ajouter du contenu pour les notes en texte enrichi en utilisant des balises, qui seront transformées en données formatées.
  2. Lorsque des données sont importées ou saisies dans le CRM via les API, il existe des limitations sur les balises et les styles qui peuvent être utilisés dans les notes en texte enrichi. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à appliquer une mise en forme telle que la modification de la taille de la police pour être petite ou grande. Cependant, ils auront toujours la capacité d'utiliser des valeurs d'attribut, telles que différentes icônes pour les listes à puces, qui ne sont pas prises en charge dans l'interface utilisateur.

    Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir la liste complète des balises autorisées et des attributs autorisés pour les balises respectivement.
    Balises autorisées
    		Attributs autorisés
    b — Gras
    —
    i — Italique
    —
    u — Souligné
    —
    a — Lien
    href, target, style
    sub — Indice
    style
    sup — Exposant
    style
    ul — Liste non ordonnée
    style
    ol — Liste ordonnée
    style
    li — Élément de liste
    style
    span
    style
    div 
    style
    p — Paragraphe
    style
    small — Petit
    —
    br — Saut de ligne
    —
    del — barré
    —
    strong
    —

    Voici les valeurs de style autorisées :
    font-stylefont-weight
    text-decoration
    color
    background-color
    list-style-type
    padding-inline-start
    		margin-inline-start
    padding-left
    list-style-position
    display
    —

  3. Lors de l'importation ou de l'envoi de données via les API, certains caractères réservés doivent être remplacés par leur forme équivalente pour que le système traite correctement les données.
    1. Si une balise ouverte comme « < » est fermée correctement, la mise en forme sera appliquée sans problème. Toutefois, si elle n'est pas fermée correctement, le système la supprimera et elle ne sera pas reconnue comme un symbole « inférieur à » lors de l'importation.
    2. Si l'utilisateur souhaite indiquer une valeur telle que 65 < 75 dans le champ de texte enrichi, il doit remplacer le symbole « < » par « &lt; », qui représente ce caractère réservé.






Importer des notes

Il peut arriver que vous souhaitiez importer des notes provenant de sources externes ou d'autres applications CRM. Dans Zoho CRM, vous pouvez facilement importer des notes à partir de sources externes.

Notes
Remarque
  • Avant d'importer les notes, vous devez avoir déjà importé les comptes et les contacts associés à ces notes.

Pour importer des notes

  1. Cliquez sur Configuration > Administration des données > Migrer les données d'un autre CRM.
  2. Sur la page Assistant de migration des données, sélectionnez Importer des notes dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur Suivant.
  4. Sur la page
    Migrer les notes , procédez comme suit :
    • Parcourez et sélectionnez le fichier à importer.
      Remarque : seuls les fichiers CSV peuvent être importés.
    • Sélectionnez l'encodage des caractères dans la liste.
    • Sélectionnez l'Format de date et d'heure utilisé dans le champ d'importation. Tout autre format de date et d'heure utilisé dans le fichier d'importation sera ignoré.
      Le format que vous spécifiez ici sera utilisé pour les champs Date et une combinaison des valeurs pour les champs Date et heure.
    • Sélectionnez l'Envoyer un e-mail de notification case à cocher pour recevoir un e-mail de notification concernant l'importation.
    • Cliquez sur Suivant.
  5. Dans la section Mapper les champs, mappez les champs aux noms de champs que vous aviez mentionnés dans le fichier CSV.
    Les noms de champs que vous aviez mentionnés dans le fichier CSV seront disponibles dans les listes déroulantes.
  6. Cliquez sur Suivant pour importer les enregistrements.
    Lorsque la migration est terminée, un e-mail est envoyé à l'utilisateur (administrateur) qui a importé les enregistrements.
Notes
Remarque
  • La taille du fichier ne doit pas dépasser 50 Mo.
  • Dans le fichier CSV, les détails de la première ligne seront traités comme les noms de champs.
  • Par défaut, sous "Options avancées, les valeurs de date et d'heure sélectionnées sont respectivement au format yyyy-mm-dd et hh:mm:ss. Vous pouvez modifier le format, mais assurez-vous que le format sélectionné est utilisé dans le fichier d'importation. En cas de différences, le format par défaut sera utilisé.

Exporter les notes

Cette fonctionnalité vous permet d'exporter les notes de Zoho CRM au format CSV. Vous pouvez exporter un maximum de 3000 notes à la fois.

Pour exporter les notes

  1. Cliquez sur Configuration > Administration des données > Exporter les données.
  2. Sur la page Exporter les données, sélectionnez Exporter les notes dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur Exporter.
  4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK.
    Les enregistrements seront exportés et enregistrés au format .CSV sur votre disque local.
Lors de l'export de notes via Rapports :
Vous pouvez exporter les notes dans trois formats : Excel, CSV et PDF. Pour Excel et CSV, les données sont exportées en contenu HTML, tandis que les exports PDF conservent le formatage complet du texte enrichi.

Lors de l'export de notes via Rapports, vous avez également la possibilité d'exporter les notes en texte enrichi sous forme de texte brut. Cette option est disponible pour les exports Excel et CSV, tandis que les exports PDF continueront à afficher le formatage du texte enrichi.


NotesRemarque : Lorsque le format d'export est Excel ou CSV, le contenu de la note est converti en HTML si le texte brut n'est pas sélectionné. Par exemple, un mot en gras sera exporté sous la forme <b>Bold</b>.

Supprimer les notes

Occasionnellement, vous devrez peut-être supprimer les notes inutiles de Zoho CRM pour offrir une meilleure expérience utilisateur. Vous pouvez envisager de supprimer les notes qui ne seront pas utiles pour une future consultation.

Pour supprimer les notes

  1. Cliquez sur l'onglet [Module]onglet.
  2. Sur la page [Module]Accueil page, sélectionnez l'enregistrement.
  3. Sur la page Détails de [Module] page, sous la section Notes, cliquez sur le lien Suppr. approprié.
  4. Sur la page Confirmation boîte de dialogue, cliquez sur OK pour supprimer la note définitivement.
Notes
Remarque
  • Vous pouvez supprimer les notes uniquement si vous disposez de la permission Supprimer pour les Notes.
  • Les notes supprimées sont temporairement stockées dans la Corbeille de Zoho CRM.
  • Si vous supprimez les notes de la Corbeille, vous ne pourrez pas les restaurer.

VOIR AUSSI