Gérer les dossiers dans l'onglet Documents

Gérer les dossiers dans l'onglet Documents

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Warning
Cette fonctionnalité est disponible pour les nouvelles inscriptions dans tous les centres de données. Elle est en cours de déploiement auprès des utilisateurs existants par phases. En attendant, les utilisateurs n'ayant pas cette mise à jour peuvent consulter la Bibliothèque de documents dans Zoho CRM.

Dans l'onglet Documents, vous aurez accès à deux types de dossiers :
  1. Mes dossiers : ceci est un espace privé pour vous, utilisateur de Zoho CRM. Ils ne seront accessibles qu'à vous.
    Les pièces jointes ajoutées aux fiches dans Zoho CRM seront automatiquement ajoutées aux dossiers de cette section de l'onglet Documents. Ces dossiers suivront une structure prédéfinie (Apps > Zoho CRM > Module Name > Record Name > Attachments). Veuillez noter que seules les pièces jointes des fiches qui vous appartiennent vous seront visibles. Vous ne pourrez pas ajouter, modifier ou supprimer des pièces jointes dans WorkDrive ou dans l'onglet Documents.
  2. Dossiers d'équipe : ce sont des dossiers partagés dans l'onglet Documents. Par défaut, un dossier d'équipe nommé Zoho CRM est accessible à tous les utilisateurs. Vous pouvez créer des dossiers d'équipe supplémentaires dans l'onglet Documents. Mais si vous connectez un compte WorkDrive existant, il est probable que vous ayez déjà de nombreux dossiers d'équipe créés à cet endroit. Vous pouvez simplement associer ces dossiers d'équipe existants à l'onglet Documents et commencer à y accéder dans Zoho CRM.
NotesRemarque : les dossiers d'équipe ne seront visibles que pour ceux qui ont accès. Les administrateurs Zoho CRM ou même l'administrateur super ne pourront pas voir ces dossiers d'équipe sans accès.

Disponibilité

Les utilisateurs ayant la permission d'accéder à l'onglet Documents dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Sous la permission Documents, les options liées aux dossiers suivantes sont disponibles :
  1. Créer un dossier d'équipe : cette option permet à l'utilisateur de créer des dossiers d'équipe et de définir les permissions d'accès pour ces dossiers.
  2. Associer un dossier d'équipe : l'utilisateur peut associer des dossiers d'équipe à l'onglet Documents.
  3. Modifier un dossier d'équipe : ceci permet à l'utilisateur de modifier un dossier d'équipe et de définir les permissions d'accès pour les dossiers d'équipe existants.
NotesRemarque : Les permissions pour les dossiers d'équipe dans l'onglet Documents sont distinctes des permissions dans WorkDrive. Cela signifie qu'un utilisateur peut avoir certaines permissions dans Zoho CRM qui ne se reportent pas nécessairement à WorkDrive. Par exemple, si un utilisateur a la capacité de créer un dossier d'équipe dans Zoho CRM, il peut ne pas avoir la même capacité dans WorkDrive à moins qu'elle ne lui soit explicitement accordée.

Niveaux d'accès aux dossiers d'équipe

Si vous avez la permission Créer un dossier d'équipe activée, vous pouvez définir l'accès pour les différents utilisateurs, rôles et groupes de votre équipe pour un dossier d'équipe particulier.

Ceux-ci peuvent être modifiés dans l'onglet Documents de Zoho CRM. Ils ne peuvent pas être modifiés depuis WorkDrive.

Pour en savoir plus sur ces différents rôles, consultez Rôles et permissions des dossiers d'équipe.

Pour créer un dossier d'équipe

  1. Cliquez sur l'onglet Documents onglet.
  2. Cliquez sur l'+ icône près du libellé Dossiers d'équipe et sélectionnez Créer un dossier d'équipe.

  3. Dans l'Créer un dossier d'équipe, entrez le Nom du dossier d'équipe et sélectionnez l'Administrateur (ou les administrateurs). Vous ne pouvez sélectionner que des utilisateurs de Zoho CRM.
    Si aucun utilisateur n'est sélectionné, l'utilisateur qui crée le dossier sera désigné comme administrateur.
  4. Sélectionnez Organisateur, Éditeur, Commentateur, et Lecteur. Vous pouvez sélectionner parmi les utilisateurs, les groupes et les rôles.
  5. Cliquez Créer.

Pour configurer les paramètres d'un dossier d'équipe

Alert
Alerte : seul l'administrateur du dossier d'équipe pourra modifier ses paramètres.
  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet gauche.
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Gérer et sélectionnez Paramètres.
  4. Dans l'onglet Paramètres, activez ou désactivez les options suivantes :
    1. Autoriser les téléchargements de fichiers par e-mail : les utilisateurs et les utilisateurs externes pourront télécharger des fichiers vers ce dossier par e-mail.
    2. Autoriser les membres du dossier d'équipe à partager en dehors de votre équipe : les administrateurs et les organisateurs de ce dossier d'équipe peuvent partager des fichiers et des dossiers en dehors de votre équipe.
    3. Afficher les options de téléchargement et d'impression : les utilisateurs pourront télécharger et imprimer.
    4. Convertir tous les fichiers au format Zoho WorkDrive lors du téléchargement : tous les fichiers téléchargés dans le dossier d'équipe seront convertis aux formats Zoho WorkDrive (Writer pour les documents, Sheets pour les feuilles de calcul et Show pour les présentations).

Pour modifier un dossier d'équipe

Vous pouvez renommer le dossier d'équipe et modifier l'accès à son contenu. Pour cela, vous devez :
  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Survolez le dossier d'équipe que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône . Sélectionnez Modifier.
  3. Dans l'onglet Modifier le dossier d'équipe dans la fenêtre contextuelle, apportez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez Enregistrer.

Pour associer un dossier d'équipe

Les dossiers d'équipe peuvent également être créés dans WorkDrive. Vous pouvez rendre ces dossiers accessibles dans CRM en les associant à l'onglet Documents.
  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur l'onglet + près du libellé Dossiers d'équipe et sélectionnez Associer un dossier d'équipe.
  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez associer à la bibliothèque CRM et cliquez sur Associer.

Pour supprimer un dossier d'équipe

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Survolez le dossier d'équipe que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l'icône . Sélectionnez Supprimer.
  3. Dans l'onglet Supprimer l'association dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Confirmer.
Notes
Remarque
  1. Lorsque vous supprimez un dossier d'équipe dans CRM, vous supprimez simplement son lien de l'onglet Documents. Le dossier restera disponible dans WorkDrive. La suppression des dossiers d'équipe ne peut être effectuée que dans WorkDrive.

Pour afficher les pièces jointes d'un enregistrement

Les pièces jointes ajoutées aux enregistrements dans Zoho CRM seront automatiquement ajoutées aux dossiers de la section Mes dossiers de l'onglet Documents. Ces dossiers suivront une structure prédéfinie (Apps > Zoho CRM > Module Name > Record Name > Attachments). Veuillez noter que seules les pièces jointes des enregistrements vous appartenant seront visibles pour vous. Vous ne pourrez pas ajouter, modifier ou supprimer les pièces jointes dans WorkDrive ou dans l'onglet Documents.

Remarque
  1. Vous ne pouvez pas partager ces pièces jointes avec des utilisateurs externes via l'onglet Documents ou WorkDrive.
  2. Le partage d'un enregistrement permet aux autres de voir ses pièces jointes sur la page de détail de l'enregistrement, mais pas dans l'onglet Documents ou WorkDrive. Cela s'applique également aux non-propriétaires ayant accès à l'enregistrement, comme les rôles supérieurs dans la hiérarchie.
  3. Les éléments suivants ne seront pas ajoutés à ces dossiers :
  1. Modèles
  2. Fichiers ajoutés à un enregistrement via le champ Télécharger un fichier
  3. Fichiers ajoutés à un enregistrement via le champ Télécharger
  4. Pièces jointes des notes
  5. Pièces jointes d'e-mail