Dédupliquer les enregistrements (fusion automatique des doublons)

Dédupliquer les enregistrements (fusion automatique des doublons)

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Si vous n'êtes pas certain des enregistrements qui ont été dupliqués, vous pouvez laisser CRM vérifier les modules à l'aide de l'outil Dédupliquer. CRM identifiera automatiquement les enregistrements dont les valeurs sont identiques dans le ou les champ(s) de dédupliaction sélectionnés et les fusionnera. En cas de conflits entre les valeurs des champs, vous devez résoudre manuellement les conflits et fusionner les enregistrements.

Observez l'image ci-dessous. Il y a deux correspondances exactes et un enregistrement dans lequel seuls les champs Numéro de téléphone et Société diffèrent. Dans ce cas, CRM fusionnera automatiquement les deux premiers enregistrements et invitera l'utilisateur à résoudre le conflit dans le dernier enregistrement. Une fois le conflit résolu, les enregistrements seront fusionnés.

Puisque le nom du lead est identique dans ces enregistrements, vous pourriez vous attendre à ce que CRM les fusionne automatiquement. Cependant, CRM évalue les doublons uniquement en fonction du ou des champ(s) sélectionné(s) pour la vérification de dédupliaction. Même si d'autres champs contiennent les mêmes valeurs, CRM ne les prendra en compte que s'ils sont inclus dans les critères de vérification des doublons. Dans cet exemple, CRM fusionne automatiquement les deux premiers enregistrements car ils contiennent des valeurs identiques dans le ou les champ(s) de dédupliaction sélectionné(s). Le troisième enregistrement n'est pas fusionné automatiquement car il y a un conflit dans les champs Numéro de téléphone et Société. CRM vous invite donc à examiner et résoudre le conflit avant que les enregistrements puissent être fusionnés.
Disponibilité
Permission requise
Les utilisateurs au niveau hiérarchique le plus élevé de l'organisation ou disposant d'un profil administratif peuvent accéder à cette fonctionnalité.


Notes
Cet outil est disponible uniquement dans les modules Leads, Accounts, Contacts, Deals, Vendors et modules personnalisés.
Remarques : la dédupliaction est le moyen réactif de traiter les enregistrements en doublon dans Zoho CRM. Voici quelques faits que vous devriez connaître avant d'approfondir la dédupliaction des enregistrements :
  1. Zoho CRM n'autorise pas l'enregistrement de doublons lorsque des champs uniques sont définis. Lors de la création d'un nouvel enregistrement, si la valeur que vous entrez existe déjà dans le système, CRM vous en avertira du fait de la détermination du champ unique et ne vous permettra pas d'enregistrer l'enregistrement en premier lieu.
  2. Si une entité entre dans CRM via plusieurs canaux, par exemple des formulaires web, une API, etc., il y a un risque de duplication.
  3. Quoi qu'il en soit, s'il y a des doublons, vous pouvez les résoudre et fusionner automatiquement les enregistrements.

Qu'est-ce qu'un enregistrement maître ?

CRM désignera automatiquement un enregistrement comme enregistrement maître lors du processus de fusion. Cet enregistrement est choisi en fonction de la dernière Heure de dernière activité parmi les enregistrements en doublon. Cela se fait automatiquement et ne peut pas être modifié manuellement. Par exemple, parmi cinq enregistrements, l'enregistrement avec la Heure de dernière activité la plus récente sera automatiquement sélectionné comme enregistrement maître.

Fusionner les enregistrements en doublon à l'aide de l'outil Dédupliquer

  1. Cliquez sur [Module] onglet (par ex., Leads, Accounts, Contacts, etc.).
  2. Sur la page Accueil [Module] , cliquez sur le bouton points de suspension (...) (près du bouton Créer) et sélectionnez Dédupliquer [Module].
  3. Sur la page Dédupliquer [Module] , cliquez sur les champs selon lesquels vous souhaitez rechercher les enregistrements en doublon.
  4. Vous pouvez sélectionner jusqu'à trois champs. CRM recherchera les doublons en fonction de ces champs.

    Par exemple, si vous sélectionnez     Email et Société , CRM recherchera les enregistrements dont les valeurs des champs Email et Société sont identiques.
    Remarquez que les champs que vous avez marqués comme uniques s'affichent ici. Si vous n'avez pas marqué de champs uniques, CRM affichera un ensemble standard de champs uniques pour le module.
  5. Cliquez sur Rechercher et fusionner les doublons.
  6. Une Dédupliquer [Module] fenêtre contextuelle s'affiche. Cliquez sur Oui, continuer.
  7. Une fenêtre contextuelle vous informant de la fonction de dédupliaction s'affiche. Cliquez sur OK.
  8. Si les enregistrements contiennent des valeurs identiques dans le ou les champ(s) de dédupliaction sélectionné(s) et qu'aucun conflit n'est détecté, CRM les fusionnera automatiquement. Dans ce cas, aucune action supplémentaire n'est requise de la part de l'utilisateur. CRM évalue uniquement le ou les champ(s) de dédupliaction sélectionné(s) lors de l'identification des enregistrements pour la fusion automatique. Les valeurs correspondantes dans d'autres champs ne sont pas prises en compte sauf si ces champs ont été inclus dans les critères de vérification des doublons.
    Remarquez qu'en cas de fusion automatique, l'enregistrement avec la dernière Heure de dernière activité sera considéré comme l'enregistrement maître.
    S'il y a un conflit entre les doublons dans l'une des valeurs des champs, vous devez résoudre le conflit puis fusionner manuellement les enregistrements.

Résoudre les conflits de dédupliaction

Un conflit de dédupliaction désigne une situation où les valeurs des champs dans les doublons sont différentes. Par exemple, il existe deux enregistrements appelés David Smith, où toutes les valeurs des champs sont identiques sauf le numéro de téléphone. Dans ce cas, CRM ne saurait pas quel enregistrement considérer comme définitif et fusionner. Par conséquent, vous devez résoudre manuellement ces problèmes. Il existe deux façons de résoudre les conflits de dédupliaction.
  • Résoudre immédiatement - Quand CRM affiche une fenêtre contextuelle sur le conflit, vous pouvez le résoudre immédiatement en cliquant sur Résoudre maintenant.
  • Résoudre plus tard - Si vous êtes occupé par d'autres activités, cliquez sur Le faire plus tard. Vous recevrez une notification par e-mail avec les détails de la dédupliaction. Accédez au lien pour résoudre le conflit à partir de cet e-mail. Remarquez que ce lien ne sera valide que pendant trois jours.
Une fois que vous cliquez pour résoudre le conflit, vous serez redirigé vers la page Dédupliquer [Module] , où l'enregistrement particulier et le nombre d'entrées en doublon trouvées s'affichent. Cliquez sur Afficher.
(Vous pouvez basculer entre les onglets pour afficher les doublons sous chaque champ sélectionné.)

  1. Selon l'exemple dans l'introduction, il y a trois leads avec les mêmes valeurs de champs. Donc sur la page Dédupliquer Leads , vous pouvez voir que les enregistrements sont listés sous forme de colonnes.
  2. Sélectionnez un Enregistrement maître. Vous pouvez cliquer sur Sélectionner tout, si vous souhaitez considérer toutes les valeurs de l'enregistrement maître comme définitives et fusionner les doublons.
  3. Sinon, cliquez sur les boutons radio à proximité des champs correspondants des autres enregistrements pour indiquer à CRM quelles valeurs de champ doivent être considérées comme « définitives ».
    Les valeurs ainsi sélectionnées s'affichent sous la colonne Enregistrement maître .
  4. Une fois que vous avez résolu les valeurs en conflit, cliquez sur Fusionner.
    Un message d'avertissement s'affiche pour vous informer des conséquences de la fusion des enregistrements. Une fois que vous êtes certain, confirmez l'action.
    Les doublons seront fusionnés avec succès.
Remarques
  • Le processus de suppression des doublons ne peut être initié que par un seul utilisateur par module à la fois.
  • Vous pouvez fusionner un maximum de trois enregistrements à la fois.
  • S'il y a plus de trois doublons, vous devrez en choisir trois à fusionner à partir de la liste de tous les doublons.

  • Une fois la fusion effectuée, tous les enregistrements enfants associés, tels que les e-mails, les Task, les événements, les appels, les notes et autres enregistrements associés, sont déplacés vers l'enregistrement maître.
  • Les enregistrements en doublon sont supprimés de manière permanente après la fusion et cette action ne peut pas être annulée. Seul l'enregistrement maître reste disponible.
  • CRM ne conserve pas de rapport ni de vue d'audit listant les enregistrements spécifiques fusionnés via le processus de suppression des doublons. Une fois que les enregistrements en doublon sont fusionnés et supprimés, seul l'enregistrement maître résultant reste disponible.
  • Les champs en lecture seule n'auront pas de boutons radio.