Gérer l'espace de stockage des données
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L'espace de stockage dans Zoho CRM est divisé en deux catégories : Données et Fichiers pour une représentation plus claire. Ces catégories sont ensuite classées en Stockage et Détails d'utilisation.
Stockage des données
Il s'agit de l'espace total occupé par les enregistrements dans les modules standard et personnalisés, y compris les notes ajoutées aux enregistrements. Il comprend également l'espace occupé par les données dans votre corbeille.
Comment le stockage des données est-il calculé ?
Le stockage des données est calculé en prenant en compte la taille des enregistrements que vous stockez dans chaque module, les notes ajoutées aux enregistrements et les données stockées dans la corbeille.
(Il s'agit de valeurs approximatives déterminées en fonction de la consommation moyenne d'un utilisateur).
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Modules
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Taille
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Modules définis par le système
(Leads, Contacts, Comptes, Transactions, Campagnes, Produits, Fournisseurs, Devis, Bons de commande, Factures, Commandes client, Incidents, Catalogues de prix, Visites, Tâches, Appels et Événements) |
2 KB
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Modules personnalisés
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2 KB
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Modules de liaison
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1 KB
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Notes
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1 KB
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E-mails (chaque enregistrement dans la liste associée aux e-mails)
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1 KB
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Corbeille
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La taille de chaque composant sera la même que celle mentionnée ci-dessus
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Acheter un stockage de données supplémentaire
En plus de l'espace de stockage par défaut fourni avec votre édition abonnée, vous pouvez acheter un stockage de données supplémentaire séparément.
Avant la mise en œuvre des limitations de données :
Stockage de données supplémentaire à 4 $/100 Mo/mois (environ 50 000 enregistrements) - Il s'agit actuellement d'un achat hors ligne et n'est pas encore mentionné dans la section Gérer les abonnements.
Nous vous informerons de votre utilisation actuelle du stockage des données. Si vous êtes proche d'atteindre votre limite de stockage ou si vous l'avez déjà atteinte, vous pouvez acheter du stockage supplémentaire.
Veuillez noter que l'espace de stockage supplémentaire est facturé chaque mois, c'est-à-dire que vous devrez continuer à payer 4 $ chaque mois consécutif.
Après la mise en œuvre des restrictions de données :
Il y aura une option pour acheter du stockage de données dans l'application. Cette option sera disponible dans la section de gestion des abonnements au moment de la mise en œuvre des restrictions de données.
Vous aurez droit à un espace de stockage par défaut en fonction de l'abonnement Zoho CRM que vous achetez.
Pour plus de détails sur la disponibilité du stockage de données par édition, cliquez ici.
Pour les éditions d'essai, la limite de stockage de données de base est de 5 000 enregistrements seulement. Cependant, si un utilisateur choisit d'essayer une édition tout en étant abonné à une édition payante, il aura droit au stockage de base de l'édition achetée (les limites de l'édition d'essai ne s'appliqueront pas). Par exemple, si vous vous êtes abonné à l'édition Professional et que vous choisissez d'essayer l'édition Enterprise, les limites de stockage de données seront conformes à l'édition Professional.
Voici les détails de disponibilité du stockage de données par édition :
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Édition |
Stockage de base pour une organisation (<200 utilisateurs)* |
Stockage de base pour une organisation (>200 utilisateurs)* |
Stockage supplémentaire pour une organisation** |
Stockage supplémentaire maximal*** |
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Gratuit |
5 000 enregistrements |
5 000 enregistrements |
Vous ne pouvez pas acheter de licences utilisateur supplémentaires dans l'édition Gratuit. |
- |
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Standard |
100 000 enregistrements |
100 000 enregistrements |
NA |
- |
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Professional |
10 Go |
10 Go |
20 Mo |
5 GB |
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Enterprise |
10 GB |
15 GB |
50 MB |
10 GB |
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Ultimate |
10 GB (5 millions d'enregistrements) |
30 GB |
100 MB |
10 GB |
*valeurs approximatives
**en fonction de chaque licence utilisateur achetée
***Peut être augmenté sur demande. Veuillez contacter notre équipe commerciale pour connaître les options d'achat de stockage supplémentaire.
Par exemple, si vous vous abonnez à l'édition Professionnelle et achetez 2 licences utilisateur, vous disposez d'un stockage total de 10 GB + 40 MB (20 MB par utilisateur). Vous pouvez acheter du stockage de données supplémentaire pour augmenter la limite de stockage jusqu'à un maximum de 5 GB (ce stockage est indépendant de l'achat de licence utilisateur).
Pour des informations détaillées et les limitations concernant le stockage de données dans les différentes éditions de Zoho CRM, veuillez consulter la section Administration des données de notre page de comparaison des fonctionnalités.
Les raisons de la séparation entre le stockage de données et le stockage de fichiers
Les données que vous stockez dans le CRM sont utilisées par le système pour générer des informations pertinentes. Par exemple, les détails des leads sont traités par le CRM pour générer des rapports et des tableaux de bord, faire des prédictions, fournir des recommandations et créer des analyses personnalisées. Pour transformer ces données en informations utiles et exploitables, le système doit effectuer de nombreuses opérations sur les données stockées.
De plus, si des données illimitées sont stockées sans vérification sur une longue période, il devient difficile de faire des analyses pertinentes et les résultats peuvent être faussés. Par conséquent, il est essentiel de contrôler les données qui entrent et sont stockées dans le compte CRM de votre organisation, et cela est également crucial pour maintenir une base de données propre.
Composants du stockage de données
Dans votre Stockage de données onglet, vous pouvez consulter les détails suivants :
Détails du stockage
Les détails suivants sont représentés visuellement :
- l'espace total alloué à votre abonnement.
- stockage de données utilisé
- espace de stockage restant (nous calculons l'espace restant régulièrement).
Vous pouvez ajouter du stockage de données directement depuis cette page en cliquant sur le lien Ajouter du stockage. Vous accéderez ainsi à la page Zoho Store où vous pouvez acheter l'extension Stockage de données (MB).
Détails d'utilisation
Vous pouvez consulter l'espace total occupé par les données dans chaque module, incluant tous les enregistrements et notes. En cliquant sur chaque module, vous verrez les 25 principaux utilisateurs (en termes de stockage) avec le nombre d'enregistrements et l'espace consommé.
Libérer de l'espace de stockage
Cliquez sur Afficher pour voir la quantité de stockage qui peut être libérée à partir de la Corbeille, Indésirables, et de la catégorie Enregistrements non modifiés. Cette répartition vous aide à identifier les enregistrements qui occupent de l'espace de stockage et à estimer la quantité d'espace qui peut être récupérée avant de les supprimer.
Supprimer les enregistrements pour libérer de l'espace de stockage
Après examen de la répartition du stockage, cliquez sur l'icône supprimer à côté d'une catégorie pour supprimer définitivement les enregistrements associés et récupérer l'espace de stockage qu'ils occupent.
Comme ces enregistrements sont définitivement supprimés, veuillez les examiner attentivement avant de continuer.
Comme ces enregistrements sont définitivement supprimés, veuillez les examiner attentivement avant de continuer.
Pour consulter le stockage de données
- Accédez à Configuration > Administration des données > Stockage.
- Sur la page Stockage , cliquez sur l'onglet Données Stockage pour consulter l'espace total de stockage de données et les détails d'utilisation.