Stockage des e-mails en tant qu'entité distincte

Stockage des e-mails en tant qu'entité distincte

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Remarque : À partir du 5 février 2024, tous les nouveaux comptes Zoho CRM ont accès à la fonctionnalité de gestion du stockage des e-mails. Pour les clients existants, l'accès à cette fonctionnalité est déployé progressivement et est actuellement disponible en phase d'accès anticipé. Pour demander un accès anticipé pour le compte Zoho CRM de votre organisation, vous pouvez soumettre une demande via ce formulaire.
Les e-mails constituent l'un des moyens de communication essentiels dans toute entreprise. Dans Zoho CRM, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails directement depuis Zoho CRM ou depuis leur boîte de messagerie. Jusqu'à présent, les e-mails étaient stockés aux côtés des données et du stockage de fichiers en CRM sans qu'une politique de stockage claire soit établie. La quantité de stockage d'e-mails utilisée par les organisations et leurs utilisateurs n'était pas distribuée équitablement. Grâce à cette fonctionnalité, Zoho CRM s'assure que chacun a accès à la même quantité de stockage d'e-mails. Elle offre également aux administrateurs un tableau de bord pour suivre le stockage d'e-mails utilisé par leurs utilisateurs, ainsi qu'une option pour les gérer (supprimer les e-mails inutiles pour libérer de l'espace). Les utilisateurs auront également leur propre vue sur leur utilisation du stockage. Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les éditions ; seule la taille du stockage diffère entre les utilisateurs gratuits et payants.

Comment le stockage des e-mails est-il calculé ?

Le stockage d'e-mails maximal proposé par Zoho CRM pour une organisation est de 500 Go, ou 5 Go par licence utilisateur, selon le montant le moins élevé. En fonction de l'importance des e-mails envoyés par les utilisateurs, les administrateurs peuvent gérer les e-mails. L'administrateur peut juger que les e-mails d'un utilisateur ne sont pas particulièrement importants et demander leur suppression. Un espace de stockage plus important est mis à disposition des utilisateurs dont les e-mails sont plus fiables, en supprimant les e-mails moins fiables. Même s'il est estimé à 5 Go par utilisateur, le stockage d'e-mails reste mutualisé.

Le stockage des e-mails est calculé en fonction des e-mails stockés dans Zoho CRM. Comme les e-mails générés via Zoho CRM sont fréquemment utilisés par les entreprises, le contenu des e-mails et toutes les pièces jointes sont stockés. Selon la configuration de la boîte de messagerie, nous disposons des e-mails POP et IMAP. Les e-mails POP, comme chacun le sait, sont conçus pour le stockage local, de sorte que les pièces jointes de ces e-mails sont également enregistrées. Les pièces jointes des e-mails IMAP ne sont pas stockées par défaut, car IMAP utilise une API pour les récupérer chaque fois que vous y accédez.
Remarque :
 Les pièces jointes des e-mails IMAP sont récupérées de la boîte de messagerie uniquement sur demande.

Achat de stockage supplémentaire

Si vous souhaitez acheter du stockage supplémentaire, vous pouvez l'acquérir. L'image suivante affiche les détails de tarification.

Les achats de stockage effectués via Zoho Mail sont distincts des achats de stockage effectués via Zoho CRM. Vous devrez acquérir du stockage supplémentaire si Zoho Mail manque d'espace. De la même façon, si le stockage de Zoho CRM est insuffisant, l'utilisateur doit également l'acquérir.

Différentes vues disponibles pour les administrateurs et les utilisateurs

Zoho CRM fournit deux vues différentes pour le stockage des e-mails : une pour les administrateurs et une pour les utilisateurs.

Vue administrateur

Les administrateurs peuvent ici voir quelle quantité de stockage d'e-mails est utilisée par chaque utilisateur de l'organisation. En outre, ils peuvent également consulter leur propre capacité de stockage sur un tableau de bord. En visualisant les détails de stockage de tous les utilisateurs, les administrateurs peuvent surveiller l'utilisation du stockage d'e-mails et garantir qu'il est distribué équitablement entre les utilisateurs.

Vue utilisateur

Les utilisateurs n'ont accès qu'à la visualisation de leurs propres détails de stockage. Ils peuvent voir la quantité de stockage qu'ils ont utilisée et celle qui reste disponible. Dans cette vue, les utilisateurs peuvent surveiller leurs propres détails de stockage, ce qui les aide à réguler leur stockage périodiquement.
 
En fournissant différentes vues pour les administrateurs et les utilisateurs, Zoho CRM garantit une distribution équitable du stockage pour tous les utilisateurs et leur permet de gérer le stockage en conséquence. Cela crée également un stockage d'e-mails bien entretenu, sans compromettre la confidentialité et la sécurité.

Composants de la vue administrateur

La vue des administrateurs peut être divisée en deux catégories : Détails du stockage et Détails d'utilisation des utilisateurs.

Détails du stockage

Les détails du stockage offrent une vue consolidée du stockage des e-mails. Les détails du stockage sont présentés sous forme de graphique, le stockage occupé et le stockage vide (stockage restant) sont visualisés dans le graphique. Le stockage occupé par les utilisateurs actifs et inactifs est également affiché. Les valeurs seront mises à jour via un planificateur. Les administrateurs peuvent trouver l'heure à laquelle le planificateur a été exécuté en bas du graphique.

Ajouter du stockage

Le lien Ajouter du stockage vous redirige vers la page de paiement de la boutique Zoho, où vous avez la possibilité de mettre à niveau votre forfait de stockage.


Détails d'utilisation des utilisateurs

Dans l'onglet Détails d'utilisation des utilisateurs, le stockage occupé par tous les utilisateurs est affiché. Pour les administrateurs, les détails de stockage des administrateurs et des utilisateurs sont tous deux affichés. Dans cet onglet, vous pouvez filtrer les e-mails selon les détails de l'utilisateur et les configurations, et trier les e-mails selon l'ordre (Croissant/Décroissant).


Cliquez sur le profil d'un utilisateur pour avoir une vue détaillée du stockage qu'il occupe. Il existe deux types d'attributs dans la vue administrateur, notamment :
            
➤ Administrateur consultant son propre profil.
➤ Administrateur consultant les profils d'autres utilisateurs.
 
Si un administrateur consulte son propre profil, vous pouvez accéder à une vue détaillée du stockage qu'il occupe. Vous pouvez également visualiser un petit graphique représentant les détails consolidés du stockage de cet utilisateur particulier, sur lequel vous pouvez passer le curseur pour voir un aperçu des détails.
                                                                  

Le stockage occupé par les e-mails envoyés directement depuis Zoho CRM et les e-mails envoyés via la boîte de messagerie configurée sont affichés séparément.

Les e-mails envoyés directement depuis Zoho CRM sont catégorisés en fonction des modules à partir desquels ils sont envoyés. Cliquez sur n'importe quel module pour voir la liste des e-mails envoyés à partir de ce module particulier.


Pour faciliter la suppression, Zoho CRM dispose d'une option Appliquer un filtre qui filtre les e-mails en fonction des modules et de la valeur du champ d'e-mail. Le filtrage basé sur les modules inclut le champ du module particulier, tandis que pour le filtrage basé sur les e-mails, nous utilisons certains attributs, tels que Envoyé par, Envoyé depuis, et ainsi de suite.


Les e-mails de la boîte aux lettres configurée sont catégorisés en fonction du dossier auquel ils appartiennent, comme Mes e-mails, Boîte de réception, Brouillons, etc.

Le nombre d'enregistrements disponibles sur la page peut également être modifié en conséquence.

Suppression effectuée par l'administrateur

Si les administrateurs consultent leur propre profil, les e-mails envoyés depuis Zoho CRM et les e-mails envoyés via la configuration de boîte aux lettres peuvent être supprimés directement depuis Zoho CRM. Si l'administrateur souhaite supprimer les e-mails stockés par d'autres utilisateurs, il ne peut supprimer que les e-mails envoyés depuis Zoho CRM. Les e-mails envoyés via la configuration de boîte aux lettres ne peuvent pas être supprimés par les administrateurs ; seul l'utilisateur concerné peut supprimer ses e-mails configurés. Un bouton s'affiche au-dessus de l'onglet de configuration de boîte aux lettres, à partir duquel les administrateurs peuvent demander la suppression des e-mails de boîte aux lettres de cet utilisateur en particulier.


Une fois le bouton activé, l'utilisateur reçoit un e-mail demandant la suppression. Les utilisateurs peuvent supprimer ces e-mails de leur côté.

Une fois que l'utilisateur a supprimé les e-mails, la suppression sera reflétée ici dans Zoho CRM.


Composants de la vue utilisateur

La vue utilisateur est également divisée en deux onglets distincts, très similaires à la vue administrateur. Cependant, dans la vue utilisateur, seuls les détails relatifs au stockage de leurs propres e-mails sont disponibles. L'utilisateur ne pourra pas consulter les détails de stockage de ses collègues.

Une vue graphique consolidée des détails de stockage s'affichera. Les détails de stockage des e-mails envoyés depuis Zoho CRM et de la boîte aux lettres s'afficheront également. Les e-mails envoyés directement depuis Zoho CRM sont catégorisés en fonction des modules d'où ils sont envoyés.


Cliquez sur l'un des modules pour afficher tous les e-mails envoyés depuis ce module en particulier. Comme dans la vue administrateur, vous pouvez filtrer les e-mails en fonction des champs et des facteurs d'e-mail. Ici, comme l'utilisateur ne peut consulter que les détails de son stockage d'e-mails, il peut supprimer les deux ensembles d'e-mails (Zoho CRM et Boîte aux lettres) directement depuis Zoho CRM.


E-mails des utilisateurs désactivés/supprimés

Les e-mails stockés par les utilisateurs désactivés peuvent être sauvegardés et supprimés par les administrateurs. Une fois la sauvegarde effectuée, les détails de stockage de ces sauvegardes s'affichent également dans l'onglet Détails d'utilisation des utilisateurs, à côté du nom des utilisateurs désactivés. L'étiquette Inactif sera ajoutée à titre d'identification. La configuration utilisée en dernier par ces utilisateurs s'affichera également dans la colonne Type de configuration. Pour les utilisateurs désactivés, les administrateurs ont un accès complet pour supprimer à la fois les e-mails Zoho CRM et les e-mails configurés de boîte aux lettres. Comme les utilisateurs désactivés ne font plus partie de l'organisation, ils ne peuvent effectuer aucune action dans Zoho CRM ; seuls les administrateurs doivent le faire à leur place.

Remarques :
  1. Auparavant, seuls les utilisateurs POP avaient accès à la sauvegarde des e-mails. Après la sortie de la nouvelle configuration de messagerie, les utilisateurs POP et IMAP auront accès à la sauvegarde des e-mails.
  2. Bien que la corbeille ne soit pas un module, elle peut contenir des e-mails. La Corbeille s'affichera donc comme un module dans le composant CRM pour l'envoi d'e-mails.
  3. La suppression d'un e-mail (envoyé depuis CRM) d'ici supprimera définitivement l'e-mail ainsi que les pièces jointes présentes dans l'e-mail. Il ne sera pas déplacé vers la corbeille.