Composants du calendrier dans Zoho CRM

1. Une barre de menu statique et repliable qui persiste à travers toutes les actions de l'interface du calendrier dans Zoho CRM. Elle propose les options suivantes :
   
1. Liste des calendriers : votre calendrier, le calendrier de tous les utilisateurs de l'organisation, celui que vous avez créés et ceux qui vous sont partagés.
   Avec cette liste dans la barre de menu, il vous est facile de consulter les calendriers partagés en un seul clic.
2. Mini-calendrier avec des flèches de navigation pour parcourir les mois antérieurs et ultérieurs au mois actuel.
   
3. Options pour gérer les calendriers partagés et un bouton de création rapide pour créer l'affichage Utilisateurs et l'affichage Groupes.
   
   
   
   
2. L'espace calendrier avec des affichages pour le jour, la semaine et le mois.
1. Selon vos préférences,
   
1. Les trois affichages afficheront le badge du numéro de semaine pour une référence rapide.
   
2. Chaque tuile d'activité affichera les codes de couleur choisis pour les objectifs de réunion respectifs.
   
2. L'affichage jour et l'affichage semaine affichent toutes les activités d'une journée entière en haut de leur calendrier pour faciliter la gestion de l'emploi du temps.
   
3. Chaque activité est marquée d'une icône unique pour une identification visuelle rapide.
   
3. Bouton Créer pour créer des activités : Réunions, appels, Task, rendez-vous et Marquer comme indisponible.
   
4. Options pour importer, exporter, définir les préférences du calendrier et gérer les réservations de calendrier.
   

Pour une compréhension rapide

Éléments de l'interface :

1. Jauge d'événement d'une journée entière
   
2. Heures disponibles/heures de travail
   
3. Indicateur d'heure actuelle

Ensembles d'icônes pour les activités

Appels

Réunions

Task

Rendez-vous

En retard

Indisponible

Commandes

1. Masquer le menu : pour réduire la barre de menu statique.
2. Mini-calendrier contextuel à invoquer à la demande : à proximité du jour, de la semaine ou du mois sélectionné.
   
3. Flèches de navigation pour vous déplacer avant et après le jour, la semaine ou le mois actuel :
4. Passez le curseur sur une activité pour afficher les informations. Cliquez dessus pour développer.
   
5. Tuile avec motif indiquant la position actuelle du curseur.

RÉUNIONS

1. Titre - Nom de la réunion
   
2. Lieu - Endroit où se tient la réunion
   
3. Journée entière - Est-ce une réunion d'une journée entière
   
4. De et À - Date et heure de la réunion
   
5. Animateur - Utilisateur conduisant la réunion
   
6. Participants - Personnes invitées à la réunion
   
7. Objectif de la réunion - L'objectif de la réunion.
   
8. Lié à un lead, un contact ou autre
   
9. Répéter - Lorsque la réunion est programmée de manière régulière
   
10. Rappel des participants - Un rappel pour la réunion
    
11. Ordre du jour de la réunion - Pour décrire la réunion en quelques mots.
    

Pour créer des réunions à partir du calendrier

1. Accédez à Calendrier dans votre Zoho CRM.
   
   
2. Cliquez sur Créer à partir du coin supérieur droit du calendrier et sélectionnez Réunion.
   Vous pouvez également cliquer sur une cellule du calendrier pour créer une nouvelle réunion.
3. Sur la page Informations sur la réunion, remplissez les informations de la réunion :
   
1. Spécifiez le titre de la réunion et le lieu de la réunion.
   
2. Cochez la case Journée entière si l'événement doit se dérouler pendant toute la journée.
   
3. Fournissez la date et l'heure de début et de fin de la réunion.
   
4. Sélectionnez l'animateur dans la liste des utilisateurs de votre organisation.
   
5. Ajoutez des participants à la réunion. Vous pouvez sélectionner des leads, des contacts ou des utilisateurs et des groupes comme participants.
   
1. Vous pouvez rechercher et sélectionner les participants.
   
2. Choisissez d'afficher les contacts sans adresse e-mail.
   
3. Vous pouvez également inviter d'autres participants qui ne figurent pas dans votre liste de contacts CRM en renseignant leur adresse e-mail.
   
4. Cliquez sur Terminé.
   
6. Sélectionnez l'objet de la réunion dans la liste affichée dans le menu déroulant.
   
7. Précisez à qui cette réunion est liée : Un lead, un contact ou d'autres.
   
1. Recherchez le lead, contact ou autre concerné dans le champ suivant.
   
8. Choisissez la fréquence de répétition si vous souhaitez que cette réunion se répète :
   
1. Choisissez Toute la journée si la réunion récurrente est un événement qui dure toute la journée.
   
2. Choisissez la durée de la réunion.
   
3. Déterminez le type de répétition parmi les options suivantes : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle ou Personnalisée.
   
4. Cliquez sur Terminé.
   
9. Ajouter un rappel aux participants si vous souhaitez les rappeler avant la réunion. Les options d'intervalle sont les suivantes : À l'heure de la réunion, 5 minutes avant la réunion, 10 minutes avant la réunion, 15 minutes avant la réunion, 30 minutes avant la réunion, 1 heure avant la réunion, 2 heures avant la réunion, 1 jour avant ou 2 jours avant. Vous pouvez choisir de les rappeler plus d'une fois.
   
10. Cliquez sur Ajouter plus de détails, pour ajouter l'ordre du jour de la réunion.
    
11. Cliquez sur Enregistrer pour créer une réunion.
    
    

Remarque : Après avoir enregistré les informations de la réunion, si vous avez ajouté des participants, vous pouvez choisir de leur envoyer des invitations par e-mail.

1. La sélection de Envoyer déclenchera l'envoi de l'e-mail à tous les participants ajoutés.
   
2. La sélection de Ne pas envoyer planifiera uniquement leurs calendriers sans aucun e-mail concernant la réunion prévue.
   

Remarque : Les jours fériés professionnels et les jours fériés en équipe ne peuvent pas être utilisés comme dates pour créer des réunions à l'aide du Calendrier. Un message d'erreur indiquant l'indisponibilité s'affichera.

Gérer les réunions à partir du Calendrier

1. Le nom de la réunion peut être raccourci pour s'adapter à la cellule de date du calendrier. Survolez la réunion pour voir le nom complet de la réunion et l'heure.
   
2. Cliquez sur la tuile pour afficher les informations complètes sur la réunion.
   
3. Cliquez sur l'option des points de suspension verticaux (⁝) pour ajouter des participants, modifier la réunion ou la supprimer complètement.
   
4. Cliquez sur Reprogrammer la réunion pour modifier l'heure de la réunion. Vous accéderez à la page d'informations de la réunion. Modifiez l'heure et cliquez sur Enregistrer.
   

Accepter les invitations aux réunions

Importer et exporter des réunions

Rappels

Calendrier des autres utilisateurs

1. Les utilisateurs ayant le profil Administrateur peuvent voir toutes les réunions des utilisateurs dans le calendrier.
   
2. Les utilisateurs autres que ceux ayant le profil Administrateur peuvent voir les réunions d'autres utilisateurs s'ils disposent de l'autorisation Lecture/Modification/Suppression publique ou Lecture seule publique pour le module Activités dans la fonction Paramètres de partage des données. Cela s'applique indépendamment de l'autorisation de profil et de la hiérarchie des rôles. Pour en savoir plus, consultez : Configuration des règles de partage des données.
   
3. Les autres utilisateurs qui ne disposent pas des autorisations mentionnées ci-dessus pourront voir les réunions d'autres utilisateurs selon la hiérarchie des rôles dans Zoho CRM.
   
4. Cliquez sur la liste déroulante Mes réunions et appels et choisissez Réunions et appels de tous les utilisateurs pour voir les réunions d'autres utilisateurs.

APPELS

Planifier des appels

1. Objet - Objet de l'appel.
   
2. Type d'appel - Par défaut, il est Sortant, puisqu'il s'agit d'appels planifiés.
   
3. Objet de l'appel - L'objet de l'appel, tel que la négociation, la prospection, la démonstration, etc.
   
4. Nom du contact et Lié à - Contact ou autre enregistrement lié à l'appel.
   
5. Détails de l'appel - Cela inclut la date de l'appel et l'heure de début.
   
6. Propriétaire - Utilisateur qui est le propriétaire de l'enregistrement ou à qui l'appel est assigné.
   
7. Rappel - Un rappel pour l'appel
   

Pour ajouter des appels planifiés à partir du calendrier

1. Cliquez sur Créer bouton du calendrier et sélectionnez Appel.
   Vous pouvez également cliquer sur la date ou la plage horaire du calendrier et ajouter des appels planifiés.
2. Sélectionnez Planifier un appel.
   
3. Par défaut, le type d'appel sera Sortant. Remplissez les autres champs tels que Appel pour, Lié à, Heure de début de l'appel, Propriétaire de l'appel, Objet de l'appel et Ordre du jour.
   
4. Définissez un rappel pour l'appel.
   Les paramètres de rappel dans les Préférences du calendrier ne seront pas pris en compte car ils sont définis pour les réunions uniquement.
5. Cliquez Ajouter plus de champs si vous avez besoin que d'autres champs soient remplis pour ajouter plus de détails sur l'appel.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Enregistrer les appels

1. Fournissez les informations d'appel. Précisez les informations suivantes sur l'appel.
   
1. Dans le champ Appel pour, sélectionnez le module lead ou contact et recherchez le lead ou le contact.
   
2. Dans le champ Lié à, sélectionnez le module d'entité et recherchez l'enregistrement associé.
   
3. Sélectionnez le type d'appel : entrant, sortant, manqué.
   
1. Si le type est un appel sortant, l'enregistrement d'un appel indiquera l'appel comme terminé.
   
2. Si le type est un appel entrant, fournissez l'heure de début de l'appel et la durée totale de l'appel.
   
3. Si le type est un appel manqué, fournissez l'heure de début de l'appel.
   
4. Fournissez l'objet de l'appel.
   
5. Si vous disposez d'un enregistrement vocal de l'appel, vous pouvez le stocker dans le calendrier pour une référence ultérieure.
   
2. Indiquez l'objectif de l'appel sortant.
   
1. Sélectionnez l'objectif de l'appel parmi les options suivantes : Prospection, Administratif, Négociation, Démo, Projet ou Bureau.
   
2. Décrivez l'ordre du jour de l'appel que vous souhaitez enregistrer.
   
3. Fournissez le résultat de l'appel sortant pour évaluer son efficacité.
   
1. Sélectionnez le résultat de l'appel parmi les options suivantes : Intéressé, Pas intéressé, Pas de réponse/Occupé, Demande d'informations supplémentaires, Demande de rappel, Numéro invalide.
   
2. Décrivez l'appel davantage dans le champ description.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Gestion des appels à partir du calendrier

1. Cliquez sur l'appel programmé dans l'interface du calendrier.
   
2. Cliquez sur Marquer comme terminé s'affichant sur l'écran d'aperçu. Sur la page d'information d'appel qui s'ouvre, vérifiez le statut de l'appel, l'heure de début, la durée et autres informations. Vous pouvez aussi associer l'enregistrement de l'appel à cette activité pour référence.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   
4. Pour reprogrammer un appel, cliquez sur la flèche déroulante près du bouton Marquer comme terminé et sélectionnez Reprogrammer l'appel dans la liste.
   
5. Sur la page de reprogrammation qui s'ouvre, mettez à jour vos préférences et notes, puis cliquez sur Enregistrer pour reprogrammer votre appel.
   
6. Pour annuler un appel, cliquez sur la flèche déroulante près du bouton Marquer comme terminé et sélectionnez Annuler l'appel dans la liste.
   
1. Sur la page d'annulation qui s'ouvre, mettez à jour la raison de l'annulation de l'appel et cliquez sur Enregistrer.

TÂCHES

Création de tâches

1. Cliquez sur le bouton Créer dans le calendrier et sélectionnez Task dans le menu déroulant.
   
2. Sur la page Créer une tâche , fournissez les informations suivantes :
   
1. Objet : vous pouvez entrer votre propre objet ou rechercher un objet dans la liste des objectifs : E-mail, Appel, Réunion, Envoyer une lettre, Démo produit.
   
2. Date d'échéance de la tâche.
   
3. Priorité de la tâche : Élevée, La plus élevée, Basse, La plus basse, Normale.
   
4. Propriétaire de la tâche. Si vous créez la tâche pour vous-même, alors vous en serez le propriétaire et la tâche sera programmée dans votre calendrier. Si vous sélectionnez un autre utilisateur, cela signifie que vous lui assignez une tâche à son nom et dans son calendrier.
   
5. Rappel pour la tâche. Vous pouvez aussi choisir comment les alerter : E-mail, popup ou les deux.
   
6. Répétition de la tâche. Vous pouvez choisir que la tâche se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, annuellement ou à un intervalle personnalisé.
   
1. Si vous choisissez un intervalle personnalisé, sélectionnez la fréquence et l'intervalle.
   
2. Cochez la case Sauf les week-ends et jours fériés si vous souhaitez exclure les rappels pendant les week-ends et jours fériés.
   
3. Déterminez quand vous souhaitez arrêter la création de tâche récurrente parmi les options : Jamais, Après un certain nombre de fois ou à une date particulière.
   
7. Sélectionnez Champs supplémentaires pour associer la tâche à des contacts, d'autres modules connexes, marquer le statut et décrire la tâche.
   
8. Cliquez sur Enregistrer pour créer la tâche.
   

Gestion des tâches à partir du calendrier

1. Vous pouvez survoler une tâche pour voir son nom et son type.
   
2. Pour afficher des informations supplémentaires sur la tâche, cliquez sur la vignette de la tâche. Un écran d'aperçu s'affichera.
   
3. Cliquez sur l'option points de suspension verticaux (⁝) pour modifier ou supprimer une tâche
   
4. Cliquez sur Marquer comme terminée pour marquer rapidement une tâche comme terminée.
   

RENDEZ-VOUS

Créer un rendez-vous

1. Cliquez sur le bouton Créer du calendrier et sélectionnez Rendez-vous dans le menu déroulant.
   
2. Sur la page Informations du rendez-vous, fournissez les détails suivants :
   
1. Pour quel contact créez-vous ce rendez-vous ? Sélectionnez le module et recherchez son enregistrement.
   
2. Recherchez le service pour lequel le rendez-vous est réservé.
   
3. Indiquez l'heure de début du rendez-vous.
   
4. Donnez un nom au rendez-vous.
   Exemple : Visite de la maison modèle pour M. et Mme Smith.
5. Si vous avez des remarques particulières ou des informations supplémentaires concernant le service, décrivez-les dans le champ Informations supplémentaires, puis cliquez sur Enregistrer.
   

Gérer les rendez-vous depuis le calendrier

1. Cliquez sur la tuile du rendez-vous dans le calendrier.
   
1. Cliquez sur Marquer comme terminé pour marquer le rendez-vous comme terminé.
   
2. Cliquez sur le menu déroulant à côté pour reprogrammer ou annuler le rendez-vous.
   
3. Vous pouvez modifier ou supprimer le rendez-vous en cliquant sur l'icône de points de suspension verticale affichée dans l'écran d'aperçu.
   

Marquer comme indisponible

1. Cliquez sur le bouton Créer du calendrier et sélectionnez Marquer comme indisponible dans le menu déroulant.
   
2. Sur la page Marquer comme indisponible qui s'affiche, définissez la durée pendant laquelle vous serez indisponible et ajoutez des commentaires si vous le souhaitez.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   

GESTION DE L'EMPLOI DU TEMPS

Travailler avec des calendriers partagés

1. La vue Utilisateurs est une vue de calendrier qui affiche l'emploi du temps des utilisateurs sélectionnés pour le jour, la semaine et le mois.
2. La vue Groupe est une vue de calendrier qui affiche l'emploi du temps de tous les utilisateurs d'un groupe.

Pour créer des vues de calendrier

1. Accédez à Calendrier et cliquez sur l'icône plus à côté du texte Calendrier dans la barre de menu statique.
   
2. Cliquez sur Créer des vues utilisateur pour créer des vues pour les utilisateurs.
   
1. Fournissez un nom pour la vue et sélectionnez les utilisateurs.
   
2. Cliquez sur Enregistrer.
   
3. Cliquez sur Créer des vues de groupe pour créer une vue pour un groupe.
   
1. Fournissez un nom pour la vue et sélectionnez les groupes.
   
2. Cliquez sur Enregistrer.
   
4. Une fois les vues créées, cliquez sur le bouton de points de suspension à côté de chaque vue pour gérer, supprimer ou cloner la vue.
   

Utiliser les vues pour gérer l'emploi du temps de ces utilisateurs

Les vues que vous avez créées pour les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs afficheront l'emploi du temps des utilisateurs de manière individuelle. La vue du jour, de la semaine et du mois affichera l'emploi du temps de tous les utilisateurs de cette vue.

Commandes dans les vues de calendrier

Plus d'options pour la gestion du calendrier

1. Organiser les vues de calendrier.
   
1. Cliquez sur l'icône de points de suspension à côté du texte Calendrier.
   
2. En mode d'organisation, glissez-déposez les vues créées dans l'ordre de votre préférence et cliquez sur Enregistrer.
   Vos vues seront réorganisées.
2. Consultez les calendriers des utilisateurs et des groupes qui ne font pas encore partie de vos vues.
   
1. Cliquez sur l'icône de points de suspension à côté du texte Calendrier.
   
2. Sélectionnez l'option Afficher le calendrier des utilisateurs pour ouvrir le calendrier d'un utilisateur.
   
3. Sous l'option Sélectionner les utilisateurs pour afficher le calendrier, sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez consulter le calendrier. Vous pouvez en sélectionner autant que vous le souhaitez.
   
1. Cliquez sur Afficher l'activité. Dans la représentation en radar affichée sur cette page, vous pouvez également découvrir les utilisateurs que vous consultez fréquemment.
   
2. Le calendrier des utilisateurs sélectionnés s'affichera. À partir de cette page, vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs, supprimer des utilisateurs individuels du calendrier, supprimer tous les utilisateurs, filtrer les utilisateurs, réorganiser les utilisateurs et enregistrer cette vue en tant que vue de calendrier pour un accès rapide.
   Remarque : Pour consulter à nouveau les calendriers des utilisateurs ou des groupes sélectionnés, vous devez enregistrer la liste des utilisateurs en tant que vue.
3. De même, vous pouvez également consulter rapidement le calendrier des utilisateurs d'un groupe.