Gérer plusieurs devises

Gérer plusieurs devises

La prise en charge de devises multiples dans Zoho CRM vous permet de gérer facilement les transactions commerciales sur le marché mondial. Si vous négociez régulièrement avec des clients et des fournisseurs du monde entier, le multidevise facilitera vos achats et vos ventes à l'échelle internationale. Grâce à la prise en charge du multidevise dans Zoho CRM, vous pouvez :

  1. Estimer la valeur d'une opportunité dans la devise avec laquelle vous traitez, mais aussi dans la devise locale du client.
  2. Générer et afficher des rapports dans la devise de votre organisation.
  3. Importer un seul fichier qui contient des données avec des valeurs dans plusieurs devises.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant le profil Administrateur peuvent configurer cette fonction.

Avantages
  1. Élimination des complexités dans les entreprises multinationales.
  2. Consolidation facilitée des données financières issues des différents sites de la société.
  3. Minimisation du nombre de conversions manuelles et automatisation de l'efficacité.
  4. Générer et partager des rapports pertinents sur des transactions en devises multiples.
  5. Terminologie
Devise locale
Principale devise utilisée par votre organisation pour ses activités. Il s'agit souvent de la devise utilisée pour générer des rapports annuels et calculer les recettes de l'entreprise. La devise locale est la plus pertinente pour les entreprises multinationales qui gèrent des transactions dans plusieurs devises. Par exemple, une entreprise a des bureaux au Japon, en Inde et en Espagne, mais son siège social est aux États-Unis. Ainsi, les chiffres de cette entreprise sont exprimés en dollars américains. Dans l'exemple, la devise principale est le dollar américain.
Devise active
Devise dans laquelle votre organisation mène des affaires. Seules les devises actives peuvent être saisies dans les opportunités et les autres champs.
Devise inactive
Devise que votre organisation n'utilise plus. Une fois désactivées, les devises ne sont pas supprimées. Elles restent répertoriées dans Devises.
Taux de change
Taux auquel une devise peut être échangée contre une autre. Dans votre compte CRM, le taux de change est utilisé pour convertir un montant exprimé dans une certaine devise dans la devise locale utilisée par votre entreprise.
Devise de l'enregistrement
Devise utilisée pour chaque enregistrement. Toutes les valeurs de devise pour un enregistrement sont déterminées en fonction de la devise de l'enregistrement sélectionnée.
Points à retenir
Passez en revue les points suivants avant de commencer à utiliser la fonctionnalité de multidevise.
  1. Seuls les utilisateurs qui disposent du profil d'administrateur peuvent activer cette fonction et ajouter des devises.
  2. Une fois activée, cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.
  3. L'administrateur peut ajouter plusieurs monnaies.
  4. Vous ne pouvez pas mettre à jour en masse la devise de l'enregistrement (c'est-à-dire le champ Devise).
  5. Le multidevise n'est pas pris en charge dans le module Prévisions. Les prévisions sont disponibles uniquement dans la devise principale.

Activer les devises multiples et ajouter la devise principale

Les utilisateurs ayant un profil Administrateur doivent au préalable activer cette fonction en ajoutant la devise principale. Notez que, une fois la fonctionnalité multidevise activée, vous ne pouvez pas la désactiver.

Lors de l'activation :

  • Le système prend un moment pour appliquer la devise principale comme devise des enregistrements pour tous les enregistrements existants dans le compte CRM.
  • Tous les utilisateurs ayant le profil Administrateur défini dans Zoho reçoivent un e-mail les informant que la fonction de devises multiples est activée dans le compte CRM de l'organisation.
  • Les taux de change pour les enregistrements existants sont définis sur 1.
  • Le champ Devise locale n'est pas disponible lorsque vous accédez à Configuration > Général > Informations sur l'entreprise.

Pour activer les devises multiples et ajouter la devise principale

  1. Accédez à Configuration > Général > Informations sur l'entreprise.
  2. Sur la page Informations sur l'entreprise, accédez à l'onglet  Devises.
  3. Sélectionnez la devise principale requise dans la liste déroulante.
    Notez que la devise locale ne peut pas être modifiée. Le format de la devise sélectionnée s'affiche.
  4. Cliquez sur le lien Personnaliser pour modifier les éléments suivants :
    • Sélectionnez le Séparateur de milliers dans la liste déroulante.
    • Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Nombre de décimales.
    • Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Séparateur de décimales.
    • Cliquez sur OK.
  5. Cliquez sur Confirmer.

Ajouter des devises multiples

Après avoir activé la fonctionnalité en ajoutant la devise locale, l'administrateur peut ajouter d'autres devises utilisées par l'entreprise. Les autres utilisateurs pourront ensuite sélectionner ces devises pour les utiliser comme la devise d'un enregistrement lors de la création de leads, de contacts, de transactions, etc.

Remarque
  1. Le champ Devise est disponible dans les enregistrements uniquement une fois que le multidevise a été activé.
  2. Les champs définis par le système (devise et taux de change) peuvent être supprimés de la mise en page s'il n'existe pas de champs Type de devise personnalisés dans la mise en page. À tout moment, si un champ Type de devise est ajouté à la mise en page, les champs définis par le système (devise et taux de change) sont ajoutés automatiquement.

Pour ajouter des devises multiples

  1. Accédez à Configuration > Général > Informations sur l'entreprise > Devises.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
  3. Dans la zone contextuelle Ajouter une devise, procédez comme suit :
    • Sélectionnez une devise dans la liste déroulante qui sera définie comme la devise principale.
      En fonction de la devise sélectionnée, le format de devise sera renseigné.
    • Cliquez sur le lien Personnaliser pour modifier le format de la devise.


    • Sélectionnez le symbole, le séparateur de milliers, le  nombre de décimales et le séparateur de décimales dans les listes déroulantes respectives et cliquez sur OK.
  4. Saisissez le taux de change de la devise que vous ajoutez et cliquez sur Enregistrer.

Modifier le taux de change

Le taux de change est précisé lors de l'ajout de devises multiples. Chaque enregistrement dispose d'un champ défini par Zoho et nommé Taux de change, avec la valeur de conversion basée sur la devise d'enregistrement. Cet ajout permet de garder une trace du taux de conversion appliqué au moment de la création de l'enregistrement. Lorsque la fonction de devises multiples est activée, la devise principale est définie comme la devise d'enregistrement pour tous les enregistrements existants. En conséquence, le taux de change des enregistrements existants est défini sur 1.

Remarque
  1. La modification des taux de change n'affecte pas les enregistrements existants.

Pour modifier le taux de change

  1. Accédez à Configuration > Général Informations sur l'entreprise > Devises.
  2. Cliquez sur la devise pour laquelle vous souhaitez modifier le taux de change.
  3. Dans la zone contextuelle Modifier la devise, modifiez le taux de change de la devise.


  4. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver la devise

Lorsque votre organisation n'utilise plus une devise pour ses activités, vous pouvez la désactiver depuis votre compte CRM. À propos de la désactivation d'une devise :

  • La devise n'est pas supprimée, vous pouvez seulement la désactiver.
  • Les nouveaux enregistrements ne peuvent pas être créés à l'aide de la devise désactivée. Toutefois, vous pouvez disposer d'enregistrements existants qui utilisent la devise désactivée.
  • La devise désactivée est disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.

Pour désactiver la devise

  1. Accédez à Configuration > Général > Informations sur l'entreprise > Devises.
  2. Basculez le bouton État sur l'état inactif pour la devise que l'organisation n'utilise plus.


Activer la devise

Activez les devises inactives ajoutées à votre compte CRM quand vous le souhaitez. Notez que 10 devises seulement peuvent être actives dans le compte CRM de votre entreprise.

Pour activer la devise

  1. Accédez à Configuration > Paramètres de l'organisation > Informations sur l'entreprise > Devises.
  2. Désactivez le bouton État pour la devise que vous souhaitez désactiver.

Utilisation de devises multiples

Avant de commencer à utiliser cette fonction, l'administrateur du compte CRM de votre organisation doit ajouter la devise principale et les autres devises multiples. Alors seulement, les utilisateurs ayant d'autres profils peuvent commencer à utiliser les devises en créant des opportunités, des devis, des factures, etc.

Les devises multiples sont utilisées pour :
  1. Spécifier la devise des enregistrements lors de la création d'enregistrements.
  2. Créer des devis et des factures dans la devise
  3. Importez des enregistrements ayant une valeur dans différentes devises.

Dans les enregistrements

Les enregistrements dans Zoho CRM disposent d'un champ Devise qui vous permet de sélectionner la devise disponible sur le compte CRM de votre organisation. Ce champ n'est disponible qu'après l'activation de la fonction de devises multiples. La valeur de tous les champs de montant d'un enregistrement sera exprimée dans la devise de l'enregistrement et sera suivie par le montant en devise locale entre parenthèses.
Remarque : le champ Devise ne sera disponible dans les enregistrements qu'après l'activation des devises multiples.

Pour préciser la devise d'un enregistrement

  1. Cliquez sur l'onglet [Module].
  2. Cliquez sur Nouvel [Enregistrement].
  3. Sur la page Nouvel [Enregistrement], saisissez les détails et sélectionnez la devise de l'enregistrement dans la liste déroulante.
    Seules les devises actives seront répertoriées dans le champ déroulant.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Dans les devis, les factures, les commandes clients et les bons de commande

Comme pour n'importe quel autre enregistrement, vous pouvez définir le champ Devise pour les devis et les factures également. Les lignes que vous sélectionnez seront exprimées dans la devise locale. Les montants seront convertis dans la devise de l'enregistrement sélectionnée pour le devis ou la facture.

Dans les rapports

Dans un rapport, la valeur s'affiche par défaut dans la devise principale.

Dans l'affichage Liste

La fonction Affichage Liste filtre et affiche les enregistrements dans un module sur la base de critères. Par exemple, vous pouvez créer un affichage Liste pour filtrer et afficher les clients potentiels qui concluent cette semaine. Même en précisant des critères, en cas d'utilisation d'un champ de devise, la valeur est indiquée uniquement dans la devise principale.
Les colonnes de ces affichages Liste peuvent être personnalisées pour ajouter les champs de devise. Voir également Personnaliser les colonnes dans l'affichage Liste. Lorsque vous cliquez sur l'en-tête de colonne des devises dans un affichage Liste, les enregistrements ayant différentes devises sont triés par ordre croissant ou décroissant en fonction de la valeur de la devise principale.

Lors de l'importation

Dans Zoho CRM, vous pouvez facilement importer des enregistrements ayant plusieurs devises.
Lorsqu'un champ Devise d'un enregistrement n'est pas mappé, la devise principale est définie comme la devise.
Lorsqu'un champ Devise d'enregistrement est mappé, mais que la valeur est différente dans le fichier d'importation et dans CRM, la devise principale est définie comme la devise.

Lors de la spécification des critères

Dans des fonctions comme l'affichage Liste, les règles de workflow, les rapports, etc., vous avez la possibilité de spécifier des critères. Lors de l'utilisation du multidevise, les critères qui utilisent les champs de devise peuvent être définis uniquement dans la devise locale.

Dans les tableaux de bord

Dans Zoho CRM, le tableau de bord est le lieu où vous pouvez ajouter des illustrations de vos rapports personnalisés, qui donne un instantané en temps réel des indicateurs clés de votre organisation. Il vous permet également de visualiser facilement les modèles et les tendances des ventes, du marketing, etc. Dans les composants du tableau de bord, le montant s'affiche en devise principale.

Dans Rechercher et Fusionner

Lorsque vous avez 2 ou 3 enregistrements similaires qui présentent une devise différente, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Rechercher et fusionner pour fusionner les enregistrements en double. Les valeurs des champs Taux de change et Devise de l'enregistrement principal seront prises en considération, et le montant sélectionné dans les autres enregistrements sera converti en conséquence afin d'être fusionné comme un seul enregistrement.

Dans les formulaires Web

Le champ Devise de votre formulaire Web peut être utilisé dans deux cas :
  1. Vous créez un formulaire Web avec le champ Devise. Le visiteur qui remplit le formulaire sélectionne la devise et précise le montant, qui est ajouté à l'identique dans Zoho CRM.
  2. Vous créez un formulaire Web avec le champ Devise et vous modifiez le code HTML pour masquer le champ et proposer une valeur unique pour le champ Devise. Par exemple, vous générez un formulaire Web avec un champ masqué, Devise, dont la valeur est spécifiée comme INR. Lorsque le formulaire est publié et qu'un visiteur le remplit, le montant est pris comme INR et est ajouté dans Zoho CRM.
Remarque : si le champ Devise n'est pas ajouté sur le formulaire Web, le montant est considéré comme étant dans la devise locale.

Dans les prévisions

La prise en charge du multidevise n'est pas disponible dans le module Prévisions. Le montant dans les prévisions est indiqué dans la devise locale.

Dans la conversion des leads

Chaque enregistrement de lead correspond à une devise de l'enregistrement sur votre compte. Lorsqu'un lead est converti, un compte, un contact et un client potentiel sont créés. La devise pour ces nouveaux enregistrements est la même que pour le lead converti.


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