Où puis-je trouver les ensembles globaux ?

1. Search : utilisez cette fonction pour rechercher vos ensembles globaux par nom.
   
2. Create Global Set : utilisez ce bouton pour créer un nouvel ensemble global.
   
3. Global Set master list : utilisez cette option pour gérer tous vos ensembles globaux. Vous pourrez également voir des détails utiles, dont les suivants :
   
1. Modules dans lesquels un ensemble global est utilisé.
   
2. Utilisateur qui a créé un ensemble global.
   
3. Heure à laquelle un ensemble global a été créé.
   
4. Dernier utilisateur qui a modifié un ensemble global.
   
5. Heure à laquelle la dernière modification a été effectuée.
   

Création d'ensembles globaux

1. Créer un ensemble global en partant de zéro
   
2. Convertir un ensemble existant de valeurs de listes de sélection locales en un ensemble global
   
3. Cloner un ensemble global existant
   

Pour créer un modèle en partant de zéro :

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Cliquez sur le bouton Create Global Set.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Create Global Set, vous pouvez saisir les informations suivantes :
   
1. Global Set Name : ce nom sera utilisé pour faire référence à cet ensemble global particulier à d'autres endroits tels que la fenêtre Pick List Properties et l'onglet Global Sets.
   
2. Description : la description saisie ici s'affichera lorsque vous survolerez un ensemble global particulier dans l'onglet Global Sets.
   
3. Global Set Values :
   
1. Pour ajouter une nouvelle valeur, passez la souris sur une valeur et cliquez sur l'icône plus (+). Saisissez la nouvelle valeur dans la zone de texte qui s'affiche.
   
2. Pour supprimer une valeur, passez le curseur de la souris sur cette valeur et cliquez sur l'icône moins (-). La valeur est alors déplacée dans la section Unused Values. Pour supprimer définitivement une valeur, vous devez la supprimer de la section Unused Values (icône en forme d'engrenage > View/Add Unused Values).
   
3. Pour renommer une valeur existante, cliquez sur la valeur et saisissez le nouveau nom.
   
4. Pour remplacer une valeur existante, survolez-la et cliquez sur l'icône de remplacement. La nouvelle valeur remplacera l'ancienne dans les enregistrements existants et à d'autres endroits du CRM. L'ancienne valeur est déplacée dans la section Unused Values.
   
5. Pour agrandir le champ Global Set Values, cliquez sur l'icône d'agrandissement.
   
6. Pour accéder à des options telles que Add Predefined Choices, Add Bulk Options et View/Add Unused Values, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
   
4. Sort order preference : vous pouvez décider si les valeurs de votre liste de sélection doivent être classées telles qu'elles ont été saisies ou par ordre alphabétique.
   
    

   

   
   
4. Cliquez sur Save.
   

Pour convertir un ensemble existant de valeurs de listes de sélection locales en un ensemble global

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   
2. Cliquez sur le module souhaité et choisissez une mise en page.
   
3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste déroulante voulu, cliquez sur l'icône Settings et sélectionnez Edit Properties.
   
4. Dans la page Pick List Properties, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage et sélectionnez Convert to Global Set.
   

5. Dans la fenêtre contextuelle Convert to Global Set, saisissez le nom de l'ensemble global à créer et cliquez sur Save.
   

6. Cliquez sur Done, puis sur Save pour enregistrer la mise en page.
   
7. Pour apporter des modifications ultérieures à cet ensemble global, accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.

Pour cloner un ensemble global existant

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Placez le curseur sur l'ensemble global que vous souhaitez cloner. Cliquez sur l'icône de points de suspension (…) et sélectionnez Clone.
   

3. Dans la fenêtre contextuelle Clone Global Set, les champs tels que Description, Global Set Values et Sort Order sont configurés comme l'ensemble global d'origine.
   Le champ Global Set Name aura un nouveau nom au format « X_Cloned » (si « X » est le nom de l'ensemble global cloné). Effectuez les modifications souhaitées.
   
4. Cliquez sur Save.
   

Associer des listes de sélection à des ensembles globaux

Pour associer une nouvelle liste de sélection à un ensemble global

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Cliquez sur le module souhaité et choisissez une mise en page.
   
3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez à la barre New Fields. Glissez-déposez le champ de la liste de sélection dans la section de module souhaitée sur la droite.
   
4. Dans la page Pick List Properties, cochez la case d'option Global Set.
   
5. Sélectionnez l'ensemble global souhaité dans la liste déroulante.
   

6. Cliquez sur Done, puis sur Save pour enregistrer la mise en page.
   

Pour associer une liste de sélection existante à un ensemble global

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   
2. Cliquez sur le module souhaité et choisissez une mise en page.
   
3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste déroulante voulu, cliquez sur l'icône Settings, puis sélectionnez Edit Properties.
   
4. Dans la page Pick List Properties, cochez la case d'option Global Set.
   
5. Sélectionnez l'ensemble global souhaité dans la liste déroulante.
   
6. Deux étapes sont possibles :
   
1. Si toutes les valeurs de la liste de sélection locale sont présentes dans l'ensemble global, les valeurs seront mappées automatiquement. Passez à l'étape 7.
   
2. Si certaines valeurs de la liste de sélection locale ne sont pas présentes dans l'ensemble global, une fenêtre contextuelle Associate <Picklist Name> with Global Set s'affiche. Vous pouvez alors mapper manuellement ces valeurs à celles présentes dans l'ensemble global.
   
1. Ceci est obligatoire si la valeur est utilisée dans d'autres parties du CRM, comme les mises à jour de champs, les règles de workflow, les critères, et autres. Ces valeurs de la liste de sélection seront assorties d'un lien View associated places affichant ces emplacements. Mappez les valeurs et cliquez sur Done.
   
2. Si vous souhaitez continuer sans mapper une valeur locale, vous devrez supprimer cette valeur de tous les endroits associés indiqués dans le lien.
   


7. Cliquez sur Done, puis sur Save pour enregistrer la mise en page.
   

Mise à jour, suppression et conversion des ensembles globaux

Pour mettre à jour un ensemble global

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Placez le curseur sur l'ensemble global que vous souhaitez mettre à jour. Cliquez sur l'icône de points de suspension (…) et sélectionnez Edit.
   

3. Dans la fenêtre contextuelle Edit Global Set, apportez les mises à jour nécessaires. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
   
1. Modifier la description
   
2. Ajouter des valeurs à la liste de sélection
   
3. Supprimer des valeurs de la liste de sélection (c'est-à-dire déplacer les valeurs vers la section Unused Values)
   
4. Supprimer des valeurs de la liste de sélection
   
5. Renommer les valeurs de la liste de sélection
   
6. Remplacer les valeurs de la liste de sélection
   
7. Modifier les préférences en matière d'ordre de tri
   
4. Cliquez sur Save.
   

Vous pouvez également remplacer des valeurs en passant le curseur sur l'ensemble global, en cliquant sur l'icône de points de suspension (…) et en sélectionnant Replace Values.

Pour supprimer un ensemble global

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Placez le curseur sur l'ensemble global que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'icône de points de suspension (…) et sélectionnez Delete.
   
3. Dans la fenêtre Are you sure you want to delete <Global set name>?, cliquez sur Delete. Si des listes de sélection sont associées à cet ensemble global, elles apparaissent dans cette fenêtre.
   

   
4. Dans la fenêtre contextuelle Delete Global Set, cliquez sur OK.
   

   

Une fois supprimées, les listes de sélection associées à cet ensemble global particulier sont converties en listes de sélection locales.

Pour convertir une liste de sélection globale associée à un ensemble en liste de sélection locale

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   
2. Cliquez sur le module souhaité et choisissez une mise en page.
   
3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste déroulante voulu, cliquez sur l'icône Settings, puis sélectionnez Edit Properties.
   
4. Dans la page Pick List Properties, cochez la case d'option Local.
   
5. Dans la fenêtre contextuelle demandant confirmation, cliquez sur Convert.
   

   
6. Cliquez sur Done, puis sur Save pour enregistrer la mise en page.
   

Notes supplémentaires

1. Lorsque vous associez une liste de sélection existante à un ensemble global, l'historique de suivi est conservé.
   
2. Pour l'instant, les valeurs des ensembles globaux ne peuvent pas être codées par couleur.
   
3. Les listes de sélection multiple (nouvelles et existantes) ne peuvent pas être associées à des ensembles globaux pour le moment.
   
4. Lorsque vous associez une liste de sélection à un ensemble global, l'option Replace Values est supprimée des paramètres de la liste de sélection.
   
5. Renommer ou remplacer les valeurs d'une liste de sélection dans un ensemble global met à jour ces valeurs dans tous les enregistrements existants et à d'autres endroits dans le CRM, comme les règles de workflow, les critères, les rapports, etc.
   
6. La suppression d'une valeur de liste de sélection dans un ensemble global supprime cette valeur des listes de sélection associées. Cette valeur ne sera pas supprimée des enregistrements existants ou d'autres emplacements dans le CRM tels que les règles de workflow, les critères, les rapports, etc.
   
7. Les ensembles globaux sont pris en charge dans l'environnement Sandbox. Les limitations suivantes s’appliquent :
   
1. L'option Convert to Global Set n'est pas disponible dans l'environnement Sandbox.
   
2. Vous ne pouvez pas modifier l'association des listes de sélection existantes (d'une liste de sélection locale à un ensemble global, d'un ensemble global à une liste de sélection locale ou d'un ensemble global à un autre).
   
3. Lorsque vous créez une nouvelle liste de sélection, vous pouvez l'associer à un ensemble global. Une fois créée, vous ne pouvez pas modifier son association.
   
8. Les champs de liste déroulante suivants ne peuvent pas être associés à des ensembles globaux :
   

   Module	Picklist name
   Leads	Lead Status, Salutation
   Contacts	Salutation
   Deals	Stage
   Tasks	Status, Priority
   Calls	Outgoing Call Status, Call Type
   Quotes	Stage, Carrier
   Purchase Orders	Status, Carrier
   Sales Orders	Status, Carrier
   Invoices	Status, Carrier
   Vendors	GL Account
   Cases	Status
   Solutions	Status
   Appointments	Appointment Status
   Services	Service Status

1. Les événements suivants liés à l'ensemble global seront consignés dans le journal d'audit :
   

   Événement	Format d'entrée du journal d'audit
   Création de l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y added a Global Set named X
   Mise à jour de l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y updated a Global Set named X
   Suppression de l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y deleted a Global Set named X
   L'utilisateur Y a renommé une option Z avec W dans l'ensemble global X	Y renamed an option from Z to W in the X Global Set
   Remplacement d'une option Z par W dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y replaced an option from Z to W in the X Global Set
   Suppression d'une option Z dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y removed an option Z in the X Global Set
   Suppression d'une option Z dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y	Y deleted an Option Z in the X Global Set