Le publipostage est une fonction qui vous permet de simplifier les tâches répétitives pour créer des documents personnalisés (formulaires, lettres, étiquettes d'adresse, enveloppes, etc.). Vous pouvez créer un modèle de publipostage qui contient les variables (champs de fusion). À l'aide du modèle, vous pouvez fusionner des données depuis Zoho CRM et créer les documents fusionnés avec des valeurs précises pour les variables.

Supposons que vous ayez à envoyer des lettres personnalisées à de nombreux leads ou à créer des modèles pour des contrats de niveau de service ou d'autres documents juridiques. Dans de tels cas, vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les informations de chaque lead dans les lettres pour les personnaliser. Vous pouvez simplement créer un modèle avec les champs de fusion du module Prospects et ensuite fusionner les données pour obtenir toutes les lettres personnalisées.

Il existe deux façons de créer un modèle de publipostage :

1. Créer un modèle en partant de zéro.
   
2. Choisir un modèle dans la liste de modèles prédéfinis.
   

Zoho Writer est un outil de traitement de texte en ligne qui vous permet de créer et de partager des documents en ligne. Vous pouvez créer des modèles de publipostage dans Zoho Writer et utiliser des données CRM (leads, comptes, contacts et clients potentiels) pour créer des documents de publipostage.

Pour créer un modèle dans Zoho Writer

1. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Modèles > Publipostage.
   
2. Cliquez sur + Nouveau modèle.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Créer un nouveau modèle, indiquez les informations suivantes :
   
   
   
   • Sélectionnez le Module pour lequel vous souhaitez créer le modèle.
     Les champs de fusion du modèle seront basés sur le module que vous sélectionnez. Vous pouvez créer des modèles de publipostage pour les modules générés par le système ainsi que pour des modules personnalisés.
   • Saisissez le Nom du modèle.
     
   • Sélectionnez le Dossier dans la liste déroulante. Le modèle est enregistré dans le dossier que vous sélectionnez.
     
   • Entrez la Description du modèle.
     
4. Cliquez sur Créer.
   Vous serez redirigé vers Galerie de modèles de publipostage, où vous pouvez procéder à la création du modèle de deux façons.

I. Créer un modèle de publipostage en partant de zéro

La construction d'un modèle de publipostage en partant de zéro facilite la création de modèles. Les champs de fusion du module que vous avez sélectionné dans l'étape ci-dessus s'affichent dans la section  Insérer des champs. Il vous suffit de cliquer sur les champs requis, ceux-ci seront ajoutés au nouveau modèle.

Pour créer un modèle en partant de zéro

1. Choisissez Modèle vierge dans la Galerie de modèles de publipostage.
   Un document s'ouvre dans Zoho Writer.
2. Sélectionnez les Champs de fusion dans la section Insérer des champs.
   
3. Cliquez sur Terminé.
   

II. Créer un modèle à partir d'un modèle prédéfini

Une autre approche pour créer un modèle consiste à choisir un modèle dans la galerie de modèles. La  galerie affiche les modèles prédéfinis de différentes catégories telles que CV, affiches et invitations, lettres et couvertures et écriture créative. Vous pouvez sélectionner un modèle dans l'une de ces catégories en fonction des besoins de votre entreprise.

Pour créer un modèle à partir de la galerie

1. Sélectionnez un modèle dans la Galerie de modèles de publipostage.
   
2. Cliquez sur Sélectionner.
   Un document s'ouvre dans Zoho Writer.
3. Sélectionnez les Champs de fusion dans la section Insérer des champs.
   Les champs seront insérés à l'endroit spécifié dans le modèle Writer.
4. Cliquez sur Terminé.
   

Ajouter des sous-formulaires dans les modèles

Certains scénarios commerciaux nécessitent l'inclusion d'un sous-formulaire qui, par exemple, contient des informations supplémentaires sur un produit principal, comme la garantie, les détails de la garantie, les accessoires achetés, etc. Vous pouvez ajouter le sous-formulaire dans votre modèle et l'envoyer à vos clients au lieu d'ajouter manuellement ces informations. Choisissez les champs de fusion de sous-formulaire appropriés qui seront automatiquement ajoutés à votre modèle.
Pour en savoir plus sur les sous-formulaires, cliquez ici.

Pour ajouter des sous-formulaires dans un modèle

1. Accédez à Insérer un tableau dynamique dans le document Zoho Writer.
   
2. Sélectionnez le sous-formulaire que vous souhaitez ajouter au modèle.
   Une fenêtre contextuelle affiche la liste des champs du sous-formulaire.
3. Sélectionnez les champs que vous souhaitez ajouter à votre modèle.
   
4. Cliquez sur Tout sélectionner pour sélectionner tous les champs en même temps.
   
5. Cliquez sur Créer un tableau.
   
   
   

Ajouter des éléments de listes associées dans les modèles

 Vous pouvez inclure des informations d'une liste associée au module telles que les activités ouvertes ou ouvertes ou encore des champs de listes associées tels que le code produit, le numéro de bon, etc. dans le modèle. Ainsi, au lieu de saisir ces informations manuellement, vous pouvez simplement sélectionner les champs de fusion de la liste associée qui seront automatiquement ajoutés au modèle. Tout élément de liste associée ajouté dans le modèle s' affiche sous la forme de tableaux dynamiques.

Voici ci-dessous quelques exemples d'éléments de liste associée que vous pouvez ajouter à un modèle :

•  Vous pouvez créer un modèle pour le module  Comptes et inclure la liste de contacts associés à un compte particulier en choisissant le module Contacts dans la liste associée.
  
•  Vous pouvez créer un modèle pour le module Contacts et inclure la liste des activités ouvertes de chaque contact en sélectionnant les activités ouvertes depuis la liste associée.
  
• Vous pouvez créer un modèle pour le module Transactions et insérer les produits associés à chaque transaction en sélectionnant simplement le module Produits depuis l'élément de liste associée.
  

Pour ajouter des modules de liste associée à un modèle

1. Accédez à Insérer un tableau dynamique dans le document Zoho Writer.
   
2. Sélectionnez un Module de liste associée et cliquez sur la flèche.
   
3. Sélectionnez les Champs que vous souhaitez inclure dans le modèle.
   
4. Cliquez sur Créer un tableau.
   
   
   

Organiser les modèles de publipostage

Lorsque vous avez créé de nombreux modèles pour différents besoins de l'entreprise, il est recommandé de les organiser et de les ranger dans des dossiers appropriés pour les identifier facilement. Dans la section suivante, nous aborderons l'organisation des modèles.

Afficher un aperçu des modèles

Vous pouvez afficher un aperçu de chaque modèle que vous avez créé directement depuis la page de liste de modèles. L'option d'aperçu vous permet de mieux voir comment le modèle apparaîtra dans sa forme définitive.

Trier et rechercher des modèles

Le tri permet de réorganiser et de classer les modèles en les plaçant en haut de la liste pour en faciliter l'accès. Par défaut, les modèles sont classés selon leur « date de modification ». Les modèles créés ou modifiés récemment sont placés en haut de la liste.

Au lieu de parcourir toute la liste de modèles, vous pouvez également rechercher le modèle requis de deux façons :

• Vous pouvez le rechercher en entrant le nom du modèle dans la barre de recherche fournie.
  
• Vous pouvez utiliser le filtre de module et choisir d'afficher les modèles qui sont liés à un module particulier.
  

Cloner des modèles

Il se peut que vous souhaitiez apporter de légères modifications à un modèle particulier avant de l'envoyer à un client. Dans un tel cas, plutôt que de créer un tout nouveau modèle, vous pouvez cloner l'ancien modèle, effectuer les modifications nécessaires et l'envoyer. Dans la section d'aperçu, vous pouvez sélectionner le modèle et cliquer sur le bouton Cloner pour dupliquer le modèle existant.

Marquer des modèles comme favoris

Vous souhaitez mettre en évidence un groupe de modèles que vous utilisez souvent pour les identifier facilement. Pour ce faire, vous avez la possibilité de définir des modèles comme favoris en cliquant sur l'étoile qui apparaît devant le nom du modèle.

Déplacer ou supprimer des modèles

Il se peut que vous ne souhaitiez plus utiliser un modèle particulier, il vous suffit alors de sélectionner le modèle et de cliquer sur le bouton Supprimer.

De même, vous pouvez déplacer un modèle d'un dossier vers un autre en fonction de vos besoins. Ce sera utile dans les cas où vous devez partager des modèles avec un autre utilisateur. Vous pouvez déplacer les modèles dont vous avez besoin dans un dossier et le partager. Vous pouvez sélectionner le ou les modèles, cliquer sur le bouton  Déplacer vers le dossier et sélectionner le dossier approprié dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer un nouveau dossier et déplacer le modèle dans celui-ci si vous le souhaitez.

Créer un dossier de modèles

Vous pouvez regrouper des modèles similaires dans un dossier de modèles. Les dossiers de modèles sont utiles lorsque vous avez beaucoup de modèles, vous pouvez les classer facilement pour gérer les différents modèles de publipostage que vous avez créés.

Pour créer un dossier de modèles

1. Créez un nouveau modèle.
   
2. Cliquez sur Enregistrer.
   
3. Vous êtes invité à l'enregistrer dans un dossier. Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier.
   
4. Saisissez le nom du dossier et les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.
   Vous pouvez le partager avec tous les utilisateurs, avec des utilisateurs spécifiques, ou simplement vous-même.
   
5. Un nouveau dossier est créé et le modèle est ajouté automatiquement au dossier.
   

Importer des modèles MS Word

Des modèles de publipostage peuvent également être créés dans Microsoft Word et importés dans Zoho CRM. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez acheter le plug-in Zoho CRM pour Microsoft Office. Notez que, pour la fusion des données, cette fonctionnalité est uniquement prise en charge dans Internet Explorer 6 et les versions ultérieures. Voir aussi Plug-in Zoho CRM pour MS Office. Voici un exemple de modèle.

Pour importer un modèle MS Word

1. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de publipostage.
   
2. Sur la page Modèles de publipostage, cliquez sur Importer un modèle.
   
3. Dans la fenêtre Importer un modèle, spécifiez les informations suivantes :
   
   
   
   • Cliquez sur Parcourir pour choisir le fichier Microsoft Word que vous souhaitez importer.
     
   • Entrez la Description du modèle.
     
   • Sélectionnez le Dossier dans la liste déroulante. Le modèle est enregistré dans le dossier que vous sélectionnez.
     
   • Sélectionnez le Module pour lequel vous souhaitez créer le modèle.
     Les champs de fusion du modèle seront basés sur le module que vous sélectionnez.
4. Cliquez sur Importer un modèle.
   

Envoyer des documents de publipostage par e-mail

Une fois que vous avez créé et enregistré votre modèle de publipostage dans Zoho CRM, vous pouvez fusionner les documents avec les enregistrements CRM et les envoyer par e-mail aux clients de votre choix à tout moment. Les éléments suivants doivent être spécifiés pour envoyer le document fusionné par e-mail.

• Adresse d'expédition/de réponse : Zoho CRM vous permet de choisir différentes adresses e-mail pour les champs d'e-mail De/Répondre à. Cela signifie que vous pouvez avoir des e-mails envoyés à partir de votre adresse e-mail personnelle, mais dont les réponses sont envoyées sur l'adresse e-mail de votre organisation, si vous le souhaitez. Il suffit de sélectionner les adresses e-mail appropriées dans les champs e-mail De/Répondre à. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
  
  • adresse e-mail de votre compte
    
  • adresse e-mail de l'organisation
    
  • adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement
    
• Champ d'e-mail : sélectionnez l'adresse e-mail de la personne à laquelle que vous souhaitez envoyer le document de publipostage (son adresse principale ou secondaire) ou une adresse e-mail d'un utilisateur CRM associé ainsi que tout autre champ d'e-mail personnalisé.
  
• Objet : saisissez une ligne d'objet pour l'e-mail.
  
• Envoyer l'e-mail en tant que : vous avez la possibilité d'envoyer ce document de publipostage en pièce jointe ou sous forme de message en ligne.
  
  • En ligne : le contenu du modèle fait partie du corps de l'e-mail
    
  • Pièce jointe : le document de publipostage est envoyé en pièce jointe avec l'e-mail. Vous pouvez choisir d'envoyer la pièce jointe au format PDF ou MS Word.
    
• Nom de la pièce jointe : si vous choisissez d'envoyer l'e-mail en tant que pièce jointe, saisissez le nom de la pièce jointe.
  
  • Cochez la case Définir le mot de passe et saisissez le mot de passe dans la zone de texte pour protéger votre pièce jointe.
    
• Message : saisissez un message pour le destinataire. Il s'affiche dans la section du corps de l'e-mail.
  
• Pièce jointe supplémentaire : si vous avez des pièces jointes supplémentaires à envoyer, vous pouvez parcourir les fichiers requis et les joindre ici. Il existe deux façons d'ajouter des pièces jointes.
  
  • Pièce jointe commune : la pièce jointe que vous ajoutez ici à partir de votre appareil ou de Zoho Docs sera la même pour tous les destinataires.
    
  • Pièce jointe unique : les pièces jointes que vous ajoutez ici seront uniques pour chaque destinataire. Il existe deux façons d'ajouter des pièces jointes uniques.
    
    
    
    • Champ contenant des URL de pièce jointe : si l'URL d'un fichier est présente dans un champ de Zoho CRM, vous pouvez sélectionner le champ approprié et le fichier sera ajouté en tant que pièce jointe.
      
    • Dossier contenant des pièces jointes : vous permet de joindre le fichier à partir d'un dossier présent dans Zoho Docs. Supposons que vous ayez un dossier nommé Zylker - Facture dans Zoho Docs, qui contient toutes les copies de facture portant le même nom de fichier que le prénom du contact. Vous pouvez choisir de mapper le fichier approprié au contact dans la liste déroulante. Dans ce cas, sélectionnez Le nom de fichier commence par, et dans la liste déroulante du champ Mappé à, choisissez Prénom.