1. Pour chaque règle, définissez les critères d'approbation tels que les conditions ou les exigences qui doivent être satisfaites pour qu'un enregistrement soit soumis pour approbation.
2. Ajoutez des étapes d'approbation et des approbateurs pour chaque étape.
3. Pour chaque étape, vous pouvez éventuellement ajouter une action de mise à jour de champ lors de l'approbation ou attribuer une tâche aux approbateurs.
4. Choisissez les champs d'un enregistrement en attente/rejeté qui peuvent être modifiés.
5. Définissez les actions lors de l'approbation et du rejet global pour cette règle.
6. Sélectionnez les administrateurs de règle qui peuvent intervenir sur tout enregistrement d'approbation en attente.
   

Étapes pour ajouter un processus d'approbation

Création du processus d'approbation

1. Accédez à Setup > Process Management > Approval Processes. Cliquez sur Create Approval Process.
2. Nommez votre processus d'approbation et ajoutez éventuellement une description
3. Sélectionnez le module auquel vous souhaitez appliquer le processus d'approbation.
4. Sélectionnez les options selon lesquelles le processus d'approbation sera exécuté.
1. Create Record – Le processus d'approbation sera déclenché lors de la création d'un enregistrement.
2. Edit Record – Le processus d'approbation sera déclenché lors de la modification d'un enregistrement.
3. Create or Edit Record – Le processus d'approbation sera déclenché lors de la création ou de la modification d'un enregistrement
   
5. Cliquez sur Next.

Critères d'approbation pour la règle

Étapes d'approbation et approbateurs

1. Utilisateur : Tout utilisateur ou plusieurs utilisateurs de votre organisation peuvent approuver des enregistrements dans un processus d'approbation.
2. Rôle : Les utilisateurs ayant des rôles spécifiques de votre organisation peuvent approuver des enregistrements dans un processus d'approbation.
3. Groupe : Les groupes de votre organisation peuvent approuver des enregistrements dans un processus d'approbation.
4. Niveaux : Ils sont énumérés en fonction du nombre de niveaux définis dans la hiérarchie de votre organisation. Lorsque vous choisissez des niveaux, l'autorité d'approbation est appliquée à l'enregistrement en fonction du niveau du propriétaire dans la hiérarchie.
5. Responsable du propriétaire de l'enregistrement : Choisissez les utilisateurs qui sont responsables des propriétaires d'enregistrements pour approuver les enregistrements dans un processus d'approbation.
6. Propriétaire de l'enregistrement : Choisissez le propriétaire de l'enregistrement pour approuver les enregistrements dans un processus d'approbation.
7. Champ de recherche utilisateur : Vous pouvez choisir un champ de recherche utilisateur pour envoyer les approbations, mais un seul champ peut être choisi dans une étape d'approbation.
   

Remarque : La prise en charge du champ de recherche utilisateur est encore en phase d'accès anticipé. Nous vous notifierons une fois que cela sera disponible pour tous.

Flexibilité d'approbation par rôle ou groupe

 

Options d'approbation par niveau hiérarchique

Remarque

1. Si la règle comporte un seul stade ou si le flux d'approbation global est « N'importe qui », alors, par défaut, n'importe qui peut approuver l'enregistrement sauf ceux du rôle ou du groupe.
2. Si le propriétaire de l'enregistrement est choisi comme approbateur, il recevra une notification lorsque l'enregistrement est modifié ou édité par quelqu'un.
   
3. Si le compte CRM du propriétaire de l'enregistrement est inactif ou supprimé, l'enregistrement sera automatiquement approuvé.
   
4. Si l'enregistrement est édité par quelqu'un d'autre que le propriétaire de l'enregistrement, de manière à satisfaire aux critères d'approbation, l'enregistrement sera verrouillé pour l'approbation du propriétaire de l'enregistrement.

Configuration du stade

1. Nommez le stade
   
2. Choisissez qui doit approuver le stade dans le champ suivant selon le type d'approbateur.
   
3. Cliquez sur Assigner une Task aux approbateurs pour créer ou associer une Task qui doit être assignée à l'approbateur lorsque l'enregistrement est soumis pour approbation.
4. Si vous souhaitez mettre à jour un champ pour ce stade en tant qu'action d'approbation, cliquez sur Mettre à jour les champs.
5. Choisissez le module et créez ou associez des mises à jour de champs. Cliquez sur Associer.
   
6. Mettez à jour les Paramètres de modification d'enregistrement.

Paramètres de modifications d'enregistrement

1. Configurez les actions qui doivent être effectuées lors d'un rejet :
   Choisissez soit de rejeter tous les stades d'approbation s'il y a plusieurs approbateurs ou si des approbations séquentielles sont choisies, soit de rejeter uniquement le stade actuel, soit de rejeter et de laisser l'approbateur décider du stade de l'approbation.
   
   
2. Configurez les actions qui doivent être effectuées après un rejet :
   Vous pouvez avertir tous les approbateurs précédents par e-mail ou par des notifications de cloche dans l'application. Puis choisissez de mettre à jour les champs, d'envoyer des alertes par e-mail aux propriétaires d'enregistrements, d'appeler des webhooks ou de configurer la fonction

Modification d'enregistrement

Vous pouvez autoriser les enregistrements à être édités pendant qu'ils attendent une approbation ou pendant qu'ils sont dans l'état rejeté.

1. Pendant que les enregistrements attendent l'approbation, vous pouvez définir les champs qui peuvent être édités par l'approbateur. Ainsi, avant d'approuver ou de rejeter les enregistrements, l'approbateur peut éditer les champs et prendre ensuite les mesures nécessaires.
2. Pour un enregistrement rejeté, vous pouvez définir les champs qui peuvent être édités par les utilisateurs, afin qu'ils puissent éditer ces champs et soumettre à nouveau l'enregistrement pour approbation.
3. Vous pouvez choisir d'autoriser quels champs d'un enregistrement à être édités par les approbateurs et les utilisateurs. Cochez la Autoriser les approbateurs à éditer les enregistrements en attente d'approbation et Autoriser les utilisateurs à éditer les enregistrements rejetés case à cochers si vous souhaitez les activer. Sélectionnez Tous les champs ou Champs sélectionnés dans la liste déroulante et sélectionnez les champs requis.
   
   

Remarque

1. Les paramètres de modification d'enregistrement par défaut désactivent l'autorisation pour les approbateurs d'éditer les enregistrements en attente d'approbation et activent l'autorisation pour les utilisateurs d'éditer tous les champs d'un enregistrement rejeté. Vous pouvez modifier ces paramètres selon vos préférences.
    
2. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 25 champs spécifiques qui peuvent être modifiés dans un enregistrement.
   

Votre premier stade est maintenant configuré.

1. Au moins un stade est approuvé : Cette option terminera la règle en approuvant l'enregistrement lorsque l'un des stades de la règle est approuvé. Au stade où les enregistrements sont approuvés, les enregistrements peuvent être modifiés par l'approbateur.
2. Tous les stades sont approuvés : Cette option terminera la règle uniquement lorsque tous les stades sont approuvés. Choisissez entre les ordres Parallèle et Séquentiel d'approbation des stades.
   
3. Parallèle : Tous les utilisateurs peuvent approuver simultanément. La séquence des stades n'a pas besoin d'être suivie.
   
   
   
   
   
4. Séquentiel : Tous les utilisateurs doivent approuver dans la séquence des stades. Ce n'est qu'après l'approbation du premier stade que l'enregistrement passera au deuxième stade pour approbation.
   

Le flux d'approbation global est inclus et placé sous tous les stades existants.

Paramètres globaux de modification d'enregistrement

Après avoir choisi votre préférence du flux d'approbation global, une fenêtre contextuelle s'affiche vous demandant de choisir quoi faire avec les paramètres globaux de modification d'enregistrement.

1. Passer aux paramètres de modification d'enregistrement globaux : Appliquer les paramètres de modification d'enregistrement à toutes les étapes suivantes en tant que Paramètres de modification d'enregistrement globaux.
2. Ignorer : Ignorez les paramètres actuels pour les réinitialiser en accord avec le flux d'approbation global par la suite.
   

Choisissez votre préférence et cliquez sur Enregistrer. 

Remarque

1. Les automations déclenchées par l'action de mise à jour de champ lors de la modification d'enregistrements fonctionneront normalement sans aucune modification.
2. Si des administrateurs de règle sont définis pour le processus d'approbation, lors du rejet d'enregistrements, par défaut, les utilisateurs ayant le profil Administrateur auront les permissions de modification pour tous les champs, indépendamment des paramètres de modification d'enregistrement, c'est-à-dire même si des champs spécifiques ou aucun champ ne sont sélectionnés dans la liste déroulante.
3. Cependant, si des administrateurs de règle sont définis pour un processus d'approbation, seuls ces derniers auront les permissions de modification des enregistrements, indépendamment des paramètres de modification d'enregistrement, c'est-à-dire même si des champs spécifiques ou aucun champ ne sont sélectionnés dans la liste déroulante.
   

Flux d'approbation global

Après avoir ajouté toutes les étapes, si vous souhaitez apporter des modifications au flux d'approbation global, vous pouvez les effectuer en conséquence.

Si vous souhaitez qu'un enregistrement soit approuvé lorsque toutes les étapes sont approuvées en ordre parallèle, ou lorsqu'au moins une étape est approuvée, cela signifie que toutes les étapes partagent un ensemble commun de paramètres de modification d'enregistrement.

À partir de l'un de ces paramètres, si vous modifiez l'ordre d'approbation en Séquentiel, cela signifie que vous pourriez préférer un ensemble différent de paramètres de modification d'enregistrement pour chaque étape. Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant si vous souhaitez ignorer les paramètres communs ou les copier vers toutes ou certaines de vos étapes.

1. Copier vers toutes les étapes : Les paramètres seront appliqués à toutes les autres étapes.
2. Copier vers des étapes spécifiques : Les paramètres seront appliqués à une étape particulière choisie.
3. Ignorer : Les paramètres seront ignorés et les paramètres par défaut s'appliqueront à toutes les étapes.
   

Si vous modifiez l'ordre d'approbation de Séquentiel à Parallèle ou lorsqu'une étape quelconque est approuvée, cela signifie que vous pourriez préférer un ensemble commun de paramètres de modification d'enregistrement pour toutes les étapes. Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant comment gérer chaque paramètre spécifique à l'étape.

1. Déplacer les paramètres de modification d'enregistrement spécifiques à l'étape vers la modification d'enregistrement global : Vous pouvez choisir les paramètres de modification d'enregistrement spécifiques à l'étape que vous souhaitez avoir comme paramètres globaux.
2. Ignorer toutes les modifications d'enregistrement existantes définies aux niveaux d'étape : Vous pouvez ignorer tous les paramètres de modification spécifiques à l'étape pour créer les paramètres globaux.
   

Si votre flux d'approbation global est Toutes les étapes sont approuvées, vous pouvez alors ajouter des actions à chaque approbation.

Actions à l'approbation et au rejet

Sélectionnez l'action à effectuer si un enregistrement est approuvé. Vous pouvez choisir d'assigner une tâche ou d'envoyer des alertes e-mail au propriétaire de l'enregistrement, de mettre à jour les champs, d'appeler des webhooks et des fonctions.

Approbation

Configurez les actions à effectuer après l'approbation d'un enregistrement, comme l'assignation de tâches, la mise à jour de champs, l'envoi de notifications e-mail, l'appel de webhooks ou la configuration de fonctions.

Rejet

Précisez quand un enregistrement est considéré comme rejeté par défaut et quelles actions doivent être effectuées lors du rejet

1. Sous Par défaut un rejet devrait, choisissez l'une des options suivantes :
1. Rejeter toutes les étapes d'approbation précédentes s'il y a plusieurs approbateurs ou si les approbations séquentielles sont choisies
2. Rejeter uniquement l'étape actuelle si les autres étapes doivent être prises en compte pour approbation
3. Rejeter et laisser l'approbateur décider de l'étape si ce dernier doit choisir manuellement l'étape à rejeter.
   
2. Action lors du rejet
   Configurez les actions à effectuer après un rejet, comme la mise à jour de champs, l'envoi d'alertes e-mail aux propriétaires d'enregistrements, l'appel de webhooks ou la configuration de fonctions.
3. Notifier tous les approbateurs précédents
   Vous pouvez notifier tous les approbateurs précédents par e-mail ou via les notifications de cloche dans l'application en cochant la case.
   

Paramètres d'administrateur de règle

Les utilisateurs ayant le profil Administrateur peuvent afficher tous les enregistrements en attente d'approbation dans l'organisation. L'administrateur peut également approuver, rejeter ou reprendre les enregistrements à tout moment. Cependant, seuls les administrateurs de règle assignés dans la règle de processus d'approbation peuvent reprendre les enregistrements.

1. Cliquez sur Assigner un administrateur, sélectionnez les utilisateurs en tant qu'administrateurs de règle.
   Dans la Paramètres d'administrateur de règle fenêtre contextuelle, vous pouvez choisir uniquement les utilisateurs comme administrateurs de règle dans un processus d'approbation. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 15 utilisateurs qui peuvent être administrateurs de règle. Vous pouvez également choisir d'autoriser les administrateurs de règle à modifier les enregistrements en attente d'approbation.
2. Ensuite, choisissez s'ils peuvent modifier Tous les champs ou les Champs spécifiés dans la section Modification d'enregistrement pour les enregistrements qu'ils approuvent, rejettent ou reprennent.
3. Quand un enregistrement a été repris par les administrateurs de règle, vous pouvez sélectionner comment notifier les approbateurs actuels quand les administrateurs de règle répondent à leurs enregistrements. Vous pouvez choisir de leur envoyer un e-mail ou de les notifier via l'application.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   
   
5. Cliquez sur Enregistrez pour activer la règle de processus d'approbation.
   

Remarque :

1. Les administrateurs de règle d'approbation peuvent afficher et modifier les enregistrements en attente d'approbation uniquement avec un accès en lecture-écriture.
2. Quand un administrateur de règle modifie un enregistrement en attente d'approbation, il doit répondre à cet enregistrement avant de le modifier à nouveau. Cependant, un enregistrement rejeté peut être modifié plusieurs fois.
3. Si les paramètres d'administrateur de règle ne sont pas configurés, tout utilisateur disposant du profil Administrateur pourra reprendre les enregistrements soumis pour approbation. En revanche, si les paramètres d'administrateur de règle sont configurés, seuls les utilisateurs sélectionnés comme administrateurs de règle pourront reprendre un enregistrement soumis pour approbation.
4. Le Reprendre option sera disponible dans la vue détail de l'enregistrement comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
   
    
5. Quand il y a des enregistrements en attente d'approbation et que la règle du processus d'approbation est modifiée pour ajouter de nouveaux administrateurs de règle, ces nouveaux administrateurs de règle peuvent consulter, répondre à ou reprendre ces enregistrements en attente d'approbation.
6. Si les paramètres d'administrateur de règle ne sont pas configurés, tout utilisateur disposant du profil Administrateur pourra reprendre les enregistrements soumis pour approbation. En revanche, si les paramètres d'administrateur de règle sont configurés, seuls les utilisateurs sélectionnés comme administrateurs de règle pourront reprendre un enregistrement soumis pour approbation.
   
7. Vous pouvez créer plusieurs règles pour un processus d'approbation. Réorganisez les règles selon leur priorité, car un enregistrement qui correspond à plusieurs règles suivra la première règle correspondante de la liste.
   En savoir plus sur les limites des processus d'approbation.
8. Chaque règle de processus d'approbation peut avoir jusqu'à 10 étapes. Pour chaque étape, vous pouvez sélectionner des approbateurs selon les utilisateurs, les rôles, les groupes, les niveaux et autres types d'approbateurs pris en charge.
   
9. Si un rôle sélectionné n'a aucun utilisateur associé, l'enregistrement est automatiquement approuvé à ce niveau et les actions d'approbation associées sont exécutées.
10. Quand un rôle est sélectionné comme autorité d'approbation, tout utilisateur ayant ce rôle peut approuver l'enregistrement. Il en va de même pour les groupes, où tout membre du groupe peut approuver l'enregistrement.
    
11. Quand la hiérarchie de reporting est activée, vous pouvez sélectionner le responsable du propriétaire d'enregistrement (Reporting) comme approbateur. Si le responsable du reporting n'est pas disponible, l'enregistrement peut être approuvé par le premier utilisateur admissible dans un rôle supérieur, un PDG ou un administrateur, selon l'option sélectionnée dans la préférence de hiérarchie.
12. Les utilisateurs disposant du profil Administrateur peuvent consulter tous les enregistrements en attente d'approbation et peuvent approuver, rejeter ou reprendre ces enregistrements à tout moment. Cependant, si des administrateurs de règle spécifiques sont configurés, seuls ces administrateurs peuvent reprendre les enregistrements. Quand un enregistrement est en attente d'approbation, les options Convertir et Supprimer sont désactivées.
13. Tandis qu'un enregistrement est en attente d'approbation, les options Convertir et Supprimer sont désactivées. L'enregistrement est marqué comme En attente d'approbation, et l'option Répondre permet à l'approbateur d'approuver, de déléguer ou de rejeter l'enregistrement à partir de sa page de détails.
    
14. Les approbateurs reçoivent une notification par e-mail quand un enregistrement est soumis pour approbation.
15. Les modifications apportées à une règle de processus d'approbation ne déjà en attente d'approbation au moment de la modification de la règle. Cela s'applique également aux modifications des actions de la règle.
16. Si de nouveaux administrateurs de règle sont ajoutés à une règle de processus d'approbation modifiée, ils peuvent consulter, répondre à et reprendre les enregistrements qui étaient déjà en attente d'approbation.
17. Quand il y a des enregistrements en attente d'approbation et que la règle du processus d'approbation est modifiée pour ajouter de nouveaux administrateurs de règle, ces nouveaux administrateurs de règle peuvent consulter, répondre à ou reprendre ces enregistrements en attente d'approbation.
18. Vous pouvez supprimer un processus d'approbation quand cela est nécessaire. Quand un processus est supprimé, les enregistrements en attente d'approbation sont déverrouillés et les actions Approuver et Rejeter associées ne sont pas exécutées.
19. Quand un enregistrement est rejeté, l'option Soumettre à nouveau reste disponible pendant 180 jours. Après cette période, l'enregistrement ne peut plus être soumis à nouveau. Afficher le motif affiche les détails du rejet de l'enregistrement.