Association d'actions pour l'approbation ou le rejet
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Avec chaque processus d'approbation, vous pouvez associer des actions telles que l'assignation d'une tâche, la mise à jour de champs, l'envoi d'alertes e-mail, l'appel de webhooks, etc., qui seront exécutées lors de l'approbation ou du rejet d'un enregistrement.
Vous pouvez configurer des actions à deux emplacements.
- Actions basées sur l'étape lors de l'approbation : Pour chaque étape, vous pouvez ajouter une mise à jour de champ en tant qu'action lors de l'approbation.
- Actions globales lors de l'approbation et du rejet : Vous pouvez ajouter des actions lors de l'approbation, telles que l'assignation d'une tâche, les mises à jour de champs, les alertes e-mail, les webhooks et les fonctions personnalisées, qui seront déclenchés uniquement après l'approbation finale.
Examinez tous les détails des actions.
Assigner une tâche
- Pour assigner une tâche lors de l'approbation, cliquez sur Assigner une tâche sous Action lors de l'approbation en bas.
Si vous souhaitez réutiliser l'une des tâches précédemment créées pour le module, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur Associer.Ignorez toutes les étapes suivantes. - Cliquez sur Créer une tâche.
- Dans la fenêtre contextuelle Assigner une tâche, effectuez les opérations suivantes :
- Entrez un sujet pour la tâche.
- Sélectionnez la date d'échéance dans la liste déroulante pour la tâche.
- Sélectionnez le statut et priorité de la tâche dans les listes déroulantes respectives.
- Sélectionnez le Notifier l'assigné case à cocher, si nécessaire.
- Un e-mail de notification informant l'utilisateur concernant la tâche ne sera envoyé qu'aux utilisateurs actifs et confirmés.
- Sélectionnez le Rappel case à cocher si nécessaire, et choisissez la date ainsi que le mode d'alerte.
- Spécifiez une description pour la tâche. Vous pouvez également fusionner des champs dans la description.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
Mettre à jour les champs
- Pour la mise à jour de champ basée sur l'étape, lors de la création d'une étape d'approbation, cliquez sur Mettre à jour les champs sous Action lors de l'approbation.
Pour la mise à jour de champ lors de l'approbation globale, cliquez sur Mettre à jour les champs sous Actions lors de l'approbation/rejet en bas.
Si vous souhaitez réutiliser l'une des mises à jour de champs précédemment créées, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur Associer. Vous pouvez également utiliser le filtre Module pour afficher uniquement les mises à jour de champs d'un module particulier. Ignorez toutes les étapes suivantes. - Cliquez sur Créer une mise à jour de champ.
- Dans la fenêtre contextuelle Mettre à jour le champ , entrez le nom de la mise à jour de champ, choisissez le module et le champ dans les listes déroulantes.
- Spécifiez la valeur que vous souhaitez mettre à jour dans le champ après l'approbation de l'étape. Si vous souhaitez que le champ reste vide, sélectionnez l'option Définir comme vide case à cocher.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
Notifications par e-mail
- Sous Action lors de l'approbation/rejet, cliquez sur « Notifications par e-mail.
- Si vous souhaitez réutiliser l'une des notifications par e-mail créées précédemment, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur Associer. Passez les étapes suivantes.
- Cliquez sur Nouvelle alerte.
- Dans la Notification par e-mail contextuelle :
- Entrez un nom pour l'alerte.
- Dans la Pour l'adresse, sélectionnez les destinataires de l'e-mail d'alerte dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir les personnes associées à l'enregistrement, les personnes associées au processus d'approbation comme les approbateurs précédents, les utilisateurs, les rôles, les rôles et les subordonnés, ainsi que les groupes.
Remarque :
Auparavant, la "Envoyer l'e-mail à" liste déroulante contenait Responsable du demandeur comme option. Pour améliorer l'alignement, nous l'avons renommée Responsable du propriétaire, qui remplit la même fonction. - Si vous souhaitez envoyer cette notification en tant que message électronique unique adressé à tous les destinataires, vous pouvez cocher la case et procéder aux étapes suivantes.
- Dans le cas contraire, cliquez sur Enregistrer et associer et passez les étapes suivantes.
- Dans les adresses CC et CCI, mentionnez les destinataires supplémentaires de l'alerte e-mail. Utilisez une virgule pour les séparer si vous ajoutez plus d'une adresse e-mail.
- Sélectionnez l'un des modèles d'e-mail existants que vous souhaitez utiliser pour l'alerte ou créez un modèle et sélectionnez-le.
- Entrez les adresses De et Répondre à e-mail. L'adresses Deadresse De est l'e-mail à partir duquel le message doit être envoyé aux destinataires. L'adresse Répondre à est l'e-mail auquel les réponses des destinataires seront envoyées.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
Ces alertes seront également répertoriées sous Configuration > Automation > Actions > Notifications par e-mail.
Webhooks
- Lors de la création d'un processus d'approbation, sous Actions en cas d'approbation/rejet, cliquez sur Webhooks.
Si vous souhaitez réutiliser l'un des webhooks créés précédemment, vous pouvez le sélectionner et cliquer sur Associer. Passez toutes les étapes suivantes. - Cliquez sur Configurer le webhook.
- Dans la Webhook contextuelle :
- Entrez un nom et une description pour le webhook.
- Sélectionnez l'une des options de la liste déroulante comme type de méthode API.
- Dans la URL à notifier zone de texte, indiquez l'URL REST API de l'application tierce.
- Choisissez le type d'autorisation
- Sous En-têtes, pour les paramètres du module et les paramètres personnalisés, entrez les valeurs correspondantes. En savoir plus sur la création de webhooks.
- Sélectionnez le type Corps dans la liste déroulante.
- Vérifiez l'aperçu de l'URL et cliquez sur Enregistrer et associer.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
Ces webhooks seront également répertoriés sous Configuration > Automation > Actions > Webhooks.
Fonctions
- Sous Actions en cas d'approbation/rejet, cliquez sur Fonctions.
- Si vous souhaitez réutiliser l'une des fonctions créées précédemment, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur Dupliquer. Vous serez redirigé vers la page de la fonction et cliquez sur Associer. Ignorez les étapes suivantes.
- Pour créer des fonctions personnalisées et les associer au processus d'approbation, consultez Création de fonctions personnalisées.
Ces fonctions personnalisées seront également répertoriées sous Configuration > Automation > Actions > Fonctions personnalisées.
Remarque- Une fois qu'un enregistrement a été soumis pour approbation, un e-mail de notification généré par le système sera envoyé à l'utilisateur qui doit approuver l'enregistrement.
- Une fois l'enregistrement approuvé, le propriétaire de l'enregistrement (l'utilisateur qui a soumis l'enregistrement pour approbation) recevra un e-mail conformément à la configuration des alertes e-mail dans le processus d'approbation. En l'absence d'une alerte e-mail pour le propriétaire de l'enregistrement, un e-mail généré par le système concernant l'approbation de l'enregistrement sera envoyé au propriétaire de l'enregistrement.
- Vous pouvez associer un webhook et une fonction personnalisée comme actions à l'approbation/rejet. Cependant, vous pouvez ajouter trois notifications e-mail comme actions au rejet. Celles-ci seront déclenchées uniquement après l'approbation finale.
- Lors de l'ajout de webhooks ou de fonctions personnalisées, ceux créés pour les actions Automation seront également répertoriés, et inversement. Vous pouvez les associer aux processus d'approbation.
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