FAQ : Processus d'approbation
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Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?
Les processus d'approbation permettent aux organisations de simplifier l'approbation de diverses activités commerciales au sein de Zoho CRM.
Par exemple, une organisation peut avoir besoin qu'un membre senior approuve les commandes commerciales, les budgets, les dépenses en capital, les remises, les congés ou les documents avant qu'ils ne soient traités.
Il peut y avoir d'autres cas dans votre entreprise où certaines actions nécessitent l'approbation d'un ou plusieurs décideurs seniors.
Par exemple, les commerciaux proposant des remises sur les produits aux clients ont besoin de l'approbation de leur responsable avant de le faire. Les responsables marketing planifiant une campagne peuvent avoir besoin de l'approbation du responsable marketing ainsi que du responsable financier pour poursuivre la campagne.Dans ces cas, le processus d'approbation s'avère utile car il peut simplifier les choses pour créer un processus fiable et reproductible qui envoie automatiquement les demandes d'approbation aux approbateurs désignés. En créant un processus, vous pouvez garantir une approche systématique qui évite les retards et établit l'uniformité au sein de votre équipe.
Dans quel ordre les processus d'approbation sont-ils organisés par défaut ?
Les processus d'approbation sont organisés dans un ordre chronologique, le premier processus créé figurant en haut de la liste. Tous les processus d'approbation sont organisés dans l'ordre dans lequel ils ont été créés dans votre compte CRM.
Qui peut être désigné comme approbateur pour les approbations ?
Tout utilisateur CRM peut être désigné comme approbateur. Le processus d'approbation ne dépend pas du type de profil de l'utilisateur. Ces utilisateurs peuvent être sélectionnés à partir de n'importe quel rôle, profil, groupe, niveau, responsable ou propriétaire de l'enregistrement. Les niveaux disponibles pour la sélection dépendent du nombre de niveaux définis dans la hiérarchie des rôles de votre organisation. Vous pouvez sélectionner le nombre de niveaux dans la hiérarchie au-dessus du propriétaire de l'enregistrement vers lequel la demande d'approbation doit être envoyée. En outre, tous les utilisateurs CRM qui ont Administrateur des droits pourront consulter les enregistrements sous « Mes tâches » et les approuver ou les rejeter par défaut.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs comme approbateurs lors de la création du processus d'approbation. Cela dit, vous pouvez également activer la permission de profil pour que l'utilisateur soit un approbateur.
Pour activer la permission de profil pour le processus d'approbation :
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Accédez à Paramètres
> Contrôle de sécurité > Profils.
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Cliquez sur le profil dans la liste des profils.
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Dans la page Profil, accédez à Permissions de configuration > Automatisation > Approbation.
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Activez-le.
Conseil :
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Avant de configurer le processus d'approbation, il est préférable de vérifier la permission de profil des utilisateurs que vous souhaitez désigner comme approbateurs.
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Par défaut, vous ne pouvez pas modifier les permissions pour les profils prédéfinis, Standard et Administrateur.
Un utilisateur qui n'a pas accès à l'enregistrement peut-il l'approuver ?
Oui, un utilisateur n'ayant pas accès à l'enregistrement peut l'approuver s'il a été désigné comme approbateur pour cette règle.
Un utilisateur avec un profil administrateur peut approuver les enregistrements dans « Mes tâches » même s'ils ne lui ont pas été assignés. Vous pouvez cliquer sur « Afficher les enregistrements en attente d'approbation par d'autres utilisateurs » et les approuver.
Où puis-je trouver les enregistrements en attente d'approbation ?
Les enregistrements en attente d'approbation peuvent être consultés dans l'onglet Approbation du module Mes tâches. Vous pouvez approuver ou rejeter les enregistrements à partir d'ici. En tant qu'approbateur, vous pouvez également rejeter ou déléguer l'approbation de l'enregistrement à un autre utilisateur.
Remarque : Un enregistrement ne peut être converti, modifié ou supprimé qu'après avoir été approuvé.
Si vous êtes un administrateur CRM, vous pourrez également consulter les enregistrements appartenant à d'autres approbateurs.