Travailler sur les enregistrements en processus d'approbation

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, consultez la version anglaise originale.

Enregistrements en processus d'approbation

Une fois qu'un enregistrement entre dans le processus d'approbation, il passe par un processus clairement défini impliquant la soumission, l'examen et la prise de décision. En conséquence, un enregistrement sera interdit de toute modification jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou rejeté.

Tant qu'il est en attente d'approbation, les enregistrements seront marqués d'une icône l'indiquant — sur l'image de l'enregistrement ou à côté de l'image de l'enregistrement.

Lorsqu'un enregistrement est soumis pour approbation, les utilisateurs peuvent consulter la liste complète des approbateurs directement à partir de la page Détails de l'enregistrement. Cette liste offre une transparence sur qui est responsable de l'examen et de l'approbation de l'enregistrement à chaque étape.

Rappeler les enregistrements en attente d'approbation

Les utilisateurs peuvent rappeler les enregistrements qui sont dans le statut En attente d'approbation.

Voyons qui peut rappeler ces enregistrements.

Qui peut rappeler ?	Comment rappeler ?
Propriétaires d'enregistrements / Soumetteurs	L'option Rappeler sera visible directement à l'intérieur de l'enregistrement (juste en dessous de la liste des approbateurs).
Administrateurs	Mes tâches > Processus d'approbation. Cliquez «Afficher les enregistrements en attente d'approbation par d'autres utilisateurs ». Sélectionnez l'option Rappeler pour les enregistrements concernés.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois que le statut de l'enregistrement est mis à jour à Rappelé, l'enregistrement devient modifiable.
Après avoir apporté les modifications nécessaires, l'enregistrement peut être soumis à nouveau pour approbation.

Remarque.

La fonctionnalité Rappeler est en phase d'accès anticipé et sera activée sur demande. Pour l'activer pour votre compte, veuillez contacter le support en mentionnant votre ID Org.

En savoir plus sur l'ID Org.

Pour contacter le support, vérifiez s'il faut créer un lien avec CRM Support ou soumettre une demande.

Approuver un enregistrement

Cela signifie que l'approbateur accepte le contenu ou la demande et souhaite qu'il passe à l'étape suivante.

Approbation à un seul niveau : L'enregistrement est marqué comme Approuvé et toutes les actions post-approbation sont déclenchées (par exemple, mises à jour de statut, e-mails, workflows).
Approbation multi-niveaux : L'enregistrement passe au niveau suivant dans la hiérarchie d'approbation. Le prochain ensemble d'approbateurs est notifié.

Rejeter un enregistrement

Cela arrête le processus d'approbation et le renvoie au soumetteur (ou reste marqué comme Rejeté).

Le statut de l'enregistrement change en Rejeté.
Toutes les approbations antérieures sont annulées.
L'enregistrement ne passe à aucun niveau supplémentaire.
Le propriétaire de l'enregistrement est notifié ainsi que tous les commentaires ou raisons fournis.

Délégation

Cela permet à un approbateur d'attribuer sa responsabilité d'approbation à un autre utilisateur.

Utile lorsque l'approbateur n'est pas disponible ou croit que quelqu'un d'autre est mieux placé pour décider.
L'utilisateur délégué obtient la possibilité d'approuver ou de rejeter l'enregistrement en son nom.
Le système conserve un enregistrement de qui a délégué la tâche et à qui.

Ajouter des approbateurs supplémentaires

Dans des cas exceptionnels, les approbateurs peuvent souhaiter impliquer des examinateurs supplémentaires sans modifier le processus d'approbation configuré. Les utilisateurs peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires lors de l'approbation.

Les approbateurs ad hoc sont des approbateurs temporaires ajoutés pour un enregistrement spécifique. Les actions de l'approbateur d'origine sont suspendues jusqu'à ce que l'approbateur ad hoc réponde.

Pour ajouter un approbateur ad hoc :

Ouvrez l'enregistrement en attente de votre approbation.
Cliquez sur Répondre.
Dans la fenêtre d'action contextuelle, sélectionnez Ajouter un approbateur.
Choisissez l'utilisateur que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également ajouter un commentaire, si nécessaire.
Pour ajouter le commentaire en tant que note dans l'enregistrement, vous pouvez cocher la case.
Cliquez sur Ajouter l'approbation.

Une fois ajouté :

Le statut de l'enregistrement affiche En attente de la réponse d'un approbateur supplémentaire.
Les actions Approuver/Rejeter sont désactivées pour l'approbateur initial jusqu'à ce que l'approbateur ad-hoc agisse.
L'approbateur ad-hoc reçoit une notification et peut Approuver, Rejeter ou Déléguer.

Remarque :

Vous ne pouvez pas vous ajouter vous-même en tant qu'approbateur ad-hoc.
Les approbateurs ad-hoc ne peuvent pas ajouter d'autres approbateurs.
Si un utilisateur est à la fois approbateur ad-hoc et approbateur d'une étape ultérieure, il doit approuver deux fois.
L'historique d'approbation, la chronologie et les journaux d'audit enregistrent toutes les actions ad-hoc.
Le Rôle d'approbateur identifie les actions effectuées par les approbateurs Standard, Ad-hoc ou Rule Admin et est disponible dans les rapports et les filtres.

Onglet Processus d'approbation dans le module My Jobs

C'est là que les utilisateurs peuvent gérer les enregistrements qui nécessitent leur approbation. Il rationalise et centralise la gestion des processus métier qui nécessitent une approbation formelle des personnes désignées.

Voici comment cela fonctionne :

Gestion centralisée des approbations - Le My Jobs module—notamment l'onglet Processus d'approbation —agit comme un hub central pour gérer tous les enregistrements soumis pour votre approbation. Cette vue centralisée facilite le suivi et l'accès aux éléments qui nécessitent votre attention.
Afficher les approbations en attente - Dans cet Processus d'approbation onglet, vous trouverez une liste d'enregistrements en attente de votre décision—que ce soit pour les approuver, les rejeter ou les déléguer à quelqu'un d'autre.
Accéder aux détails de l'enregistrement - Cliquer sur un enregistrement ouvre sa vue détaillée, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées. Ici, vous pouvez voir :

Les informations complètes sur l'enregistrement
Le propriétaire de l'enregistrement
Les critères d'approbation qui ont déclenché la soumission
Les autres approbateurs impliqués dans les approbations multi-étapes

Agir sur l'enregistrements - Vous pouvez effectuer les actions suivantes directement à partir de l'onglet :

Approuver – Approuvez l'enregistrement et ajoutez éventuellement des commentaires.
Rejeter – Rejetez l'enregistrement, avec la possibilité de fournir une raison.
Déléguer – Confiez la responsabilité d'approbation à un autre utilisateur.

Verrouillage de l'enregistrement lors de l'approbation - Pendant qu'un enregistrement est en cours d'examen, il est généralement verrouillé—ce qui empêche les modifications, les conversions ou la suppression jusqu'à ce que le processus d'approbation soit résolu (approuvé ou rejeté).
Historique d'approbation - L'onglet fournit également l'accès à Historique d'approbation, qui affiche une chronologie de tous les enregistrements soumis pour approbation, ainsi que leur statut actuel (Approuvé, Rejeté, Délégué ou Soumis). Vous pouvez filtrer cet historique par module, utilisateur, action ou période.
Privilèges administrateur - Les utilisateurs avec le profil Administrateur peuvent afficher et gérer tous les enregistrements d'approbation dans l'organisation—même s'ils ne sont pas désignés comme approbateurs pour des enregistrements spécifiques.

Pour en savoir plus, consultez ce document.