Concevoir un Blueprint

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La création d'un processus suit généralement une procédure en 3 étapes.

Saisir les informations de base :

Spécifiez le module, mise en page, et champ pour lesquels le processus doit être créé.
Définir le flux de processus :

Dans l'Éditeur Blueprint, définissez le flux de processus à partir de l' État initial ou de l'État par défaut(selon le cas applicable) jusqu'à l' État de sortie.
Configurer les paramètres de transition :
Configurez les paramètres Avant, Pendant, et Après les paramètres de transition entre les différents États du processus selon vos besoins.

Étape 1 - Saisir les informations de base

Accédez à Configuration > Gestion des processus > Blueprint.
Cliquez sur + Créer un Blueprint.
Dans la fenêtre Créer un Blueprint , choisissez le module, la mise en page et le champ pour lesquels le processus est créé.

Cette fonctionnalité peut également être configurée pour les modules d'équipe. Pour en savoir plus, consultez : Utiliser les modules d'équipe, Configurer les modules d'équipe, et Automatisation dans les modules d'équipe.

Dans notre scénario, puisque le processus est Suivi des transactions, choisissons le module Transactions , la mise en page Standard et le champ Étape .
Spécifiez des critères pour que les enregistrements entrent dans un processus, le cas échéant. Par exemple, Montant >= 50 000.

Si vous n'entrez pas de critères, tous les enregistrements créés dans la mise en page entreront dans le processus. Cliquez sur Suivant .

Remarque

Dans la section Configuration avancée, vous pouvez créer un Blueprint continu. Un Blueprint continu est celui qui se produit sans interruption - idéal pour les scripts d'appels commerciaux.
Le champ principal du Blueprint peut être mis à jour via

l'API Transition
l'API Workflow
les Fonctions personnalisées dans les Workflows
la Mise à jour des champs Workflow
la Mise à jour des champs du Centre de commandes

En dehors de ces trois méthodes, il n'existe aucun autre canal par lequel le champ principal du Blueprint peut être mis à jour.

Étape 2 - Définir le flux de processus dans l'Éditeur Blueprint

Dans «Éditeur Blueprint, glissez-déposez tous les États (étapes) qui constituent le processus.
Établissez le flux du processus entre les États en connectant les nœuds dans la section des boutons État .

Notez que l'État Démarrage est l'équivalent de « Aucun » pour le champ de liste de sélection choisi.
Créez des Transitions en cliquant sur le bouton + entre deux États.

(Pour supprimer une transition, cliquez simplement avec le bouton droit sur la ligne de transition, puis cliquez sur Supprimer la transition)

Que signifie le flux de processus ci-dessus ?

Il s'agit d'une représentation graphique du processus de suivi des transactions utilisé chez Zylker Inc. Les transactions qui entrent dans ce processus traverseront chaque étape dans l'ordre indiqué sur l'image.

Les boutons blancs représentent les États dans le Blueprint (étapes de transaction).
Les autres boutons représentent les Transitions (conditions requises pour terminer chaque étape).
Chaque Transition que vous configurez s'affiche sous la forme d'un bouton sur la page de détails de l'enregistrement. Vos utilisateurs finaux peuvent ainsi cliquer dessus et progresser dans votre processus prédéfini.
Pour terminer une Transition, cliquez sur le bouton Transition et exécutez les actions indiquées dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche.
Par exemple, cliquer sur Qualifier affichera une fenêtre contextuelle qui vous guidera dans l'exécution de cette Transition.
Vous pouvez également créer des transitions parallèles et multiples selon vos besoins. Voir : Transitions parallèles et multiples.
Une fois la Transition effectuée avec succès, vous passerez à l'État suivant du Blueprint.
Vous pouvez également créer une Transition commune. Elle s'affichera à tous les États du Blueprint. Par exemple, une transaction peut être perdue à n'importe quel stade. Il est donc judicieux de configurer une transition commune vers l'étape de transaction perdue.

Cliquez ici pour voir d'autres exemples de flux de processus provenant de divers secteurs tels que l'Éducation, l'Immobilier et l'Assurance.

Étape 3 - Configurez les paramètres de Transition

« Transition » désigne le changement d'État dans un processus. C'est le lien de connexion entre deux États, où les conditions du changement sont clairement définies. Une Transition se compose de trois parties - Avant, Pendant, et Après .

Par exemple, regardons la Transition entre les États - Qualifiée et Négociation terminée. Nommez-la « Négocier ». Dans l'exemple de Zylker, voici quelques directives à respecter lors de la configuration des paramètres de Transition dans ce scénario.

Remarque : La longueur du nom de la transition peut atteindre 50 caractères.

Pour terminer la Transition Négociation, un représentant commercial chez Zylker doit saisir le pourcentage de remise et la Date de clôture.
Selon la politique de Zylker, la remise sur un produit ne peut pas dépasser 25 %.
Dès que la Négocier transition est exécutée, une notification par e-mail doit être automatisée vers le responsable du représentant commercial pour l'informer de la soumission de la transaction.

Voyons comment intégrer tous ces points dans le Blueprint.

Avant la Transition

Spécifiez les personnes responsables de l'exécution d'une Transition. Il peut s'agir d'utilisateurs CRM ou d'utilisateurs du portail.
Définissez les critères qui déterminent exactement quand cette Transition doit être disponible pour les enregistrements d'un processus.

Exemple de critère : « Démonstration produit terminée ».

Dans ce cas, la Transition s'affichera aux enregistrements uniquement lorsque le champ Démonstration produit est mis à jour à Terminé .

Si vous n'avez pas de telles conditions, vous pouvez ignorer la section critères. Dans ce cas, la Transition sera visible sur tous les enregistrements immédiatement.

Pendant la Transition

Cette section guide les propriétaires de Transition dans la réalisation d'une étape particulière d'un processus en les invitant à saisir des champs spécifiques, des notes, des pièces jointes et d'autres informations de manière contextuelle. Par exemple, dans le processus de suivi des affaires, les commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de remise, des notes et de joindre quelques documents commerciaux conformément à la politique de l'organisation. Dans ce cas, tous ces détails peuvent être rendus obligatoires dans la Pendant la Transition section de la Négociation Transition.

Vous pouvez demander à vos propriétaires de Transition d'effectuer les actions suivantes :

Ajouter des valeurs pour les champs du module principal et des modules associés, y compris les champs de recherche multi-sélection et les champs multi-utilisateurs. Ceux-ci peuvent être validés.
Compléter les listes de contrôle
Ajouter des éléments associés comme des notes, des pièces jointes, des Task, des réunions, des appels, etc.
Ajouter des balises
Effectuer des actions dans les widgets
Ajouter des bornes

Par défaut, ces actions sont obligatoires. Vous pouvez choisir de les rendre facultatives si vous le souhaitez.

Vous pouvez également ajouter des messages dans la section Pendant la Transition. Ceux-ci seront affichés à vos propriétaires de Transition lorsqu'ils sélectionnent une transition.

Remarques :

Lors des transitions étendues aux utilisateurs du portail, les modules tels que Activité et Solutions, ainsi que les pièces jointes, les balises, les champs propriétaire et recherche utilisateur, qui ne sont pas compatibles avec les portails, ne leur seront pas visibles, indépendamment de leur présence dans le processus de transition Blueprint.
L'ajout d'utilisateurs du portail comme propriétaires de Transition n'est pas pris en charge dans les bacs à sable.
Vous pouvez réorganiser les éléments à afficher dans le formulaire de transition en utilisant les flèches HAUT et BAS. Vous pouvez également utiliser les champs de fusion pour afficher les données du CRM à l'écran.

Examinons les différentes options de l'onglet Pendant.

Ajouter des champs et les valider

Vous pouvez guider vos commerciaux pour qu'ils saisissent les informations requises dans le cadre de votre processus en rendant obligatoires des champs aux étapes appropriées. Vous pouvez ajouter des champs facultatifs pour collecter des informations supplémentaires qui pourraient être utiles. Il peut s'agir de champs du module Blueprint principal ou de modules associés.

Par exemple, à l'étape Négociation du processus de suivi des affaires, vous pouvez rendre les champs suivants obligatoires :

Remise de l'affaire
Nom du compte associé
Chiffre d'affaires annuel du compte
Titre et téléphone de la personne de contact

Vous pouvez ajouter les champs suivants comme facultatifs :

Conditions supplémentaires
Délai prolongé
Métriques de performance

Pour ajouter des champs du module Blueprint et des modules associés

Dans l'onglet Pendant, cliquez sur +Ajouter.
Choisissez Champ dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche.
Choisissez le module requis dans la liste déroulante.
Sélectionnez le champ à ajouter. Une fois sélectionné, il sera ajouté à la liste. Dans la liste déroulante Pendant.
Dans l'onglet Marquer comme, choisissez Obligatoire ou Facultatif.
Cliquez sur + Validation et définissez les critères et le message d'alerte si vous souhaitez valider les entrées effectuées pour ce champ.
Répétez cette action pour le nombre de champs requis.

Pour marquer les champs comme obligatoires ou facultatifs

Accédez à l'onglet Pendant d'une transition.
Accédez au champ requis.
Dans la "Marquer comme liste déroulante, choisissez Obligatoire ou Facultatif.
Répétez cette action pour le nombre de champs requis.

Remarque : Si une règle de mise en page est déclenchée, le formulaire de transition affichera également les champs définis comme obligatoires dans le cadre d'une règle de mise en page.

Valider les champs
Validez les champs pour vous assurer que vos équipes commerciales entrent des valeurs acceptables.
Exemple : la réduction ne peut pas être supérieure à 20 %.
La date de clôture ne peut pas dépasser 30 jours.

Pour ajouter une validation aux champs de l'onglet Pendant

Accédez à l'onglet Pendant d'une transition.
Accédez au champ requis.
Cliquez sur + Validation si vous souhaitez valider les entrées effectuées pour ce champ.
Dans la fenêtre contextuelle Critères de validation des champs, entrez les critères et le message d'alerte.
Cliquez sur Terminé.
Répétez cette action pour le nombre de champs requis.

Remarque

Vous pouvez également ajouter des champs MxN et MxU dans le Blueprint. Cela inclut les champs de recherche multi-sélection et les champs multi-utilisateurs, ainsi que les champs de recherche utilisateur unique. Cependant, ces champs ne peuvent pas être validés.
Le fait qu'un champ de transition soit marqué comme obligatoire ou facultatif dépend de :

Si le champ du module est obligatoire ou non
Si une règle de mise en page marque un champ comme obligatoire ou non
Si elle est définie comme obligatoire dans le paramètre de transition Blueprint.

Si au moins l'un de ces critères est obligatoire, le champ est marqué comme obligatoire.

Inclure des listes de contrôle

Les listes de contrôle sont une liste d'éléments à faire. Elles aident vos équipes commerciales à suivre le nombre de tâches et d'éléments qu'elles doivent accomplir pour progresser à chaque étape d'un processus. Cela vous aide à vous assurer que vous accomplissez chaque petite étape que vous devez franchir pour exécuter une étape.

Une liste de contrôle fera partie de votre onglet Pendant la Transition, qui, lorsqu'elle est configurée par le responsable ou l'architecte du processus, s'affichera pour les propriétaires de transition éligibles. Vous pouvez également décider si chaque entrée de la liste de contrôle est obligatoire ou facultative.

Par exemple, dans notre processus de suivi des transactions, les éléments suivants pourraient faire partie d'une liste de contrôle de Transition de Négociation .

Finaliser le pourcentage de réduction
Joindre les documents de négociation selon les exigences
Vérifier les réductions des concurrents
Prendre note des imprévus

Pour ajouter des listes de contrôle

Dans la fenêtre contextuelle Pendant d'une transition, cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez Liste de contrôle, puis cliquez sur la liste de contrôle vide qui s'affiche.
Ajoutez un titre pour la liste de contrôle.
Ajoutez la liste des éléments à faire et décidez si chacun d'eux est obligatoire ou facultatif.

Cela s'affichera pour les propriétaires de transition sélectionnés. Le propriétaire de la transition doit cocher les éléments obligatoires de la liste pour passer à l'étape suivante du Blueprint.

Ajouter des éléments associés

En plus des champs et des listes de contrôle, vous pouvez demander à vos utilisateurs de créer des éléments associés au module Blueprint, comme indiqué ci-dessous :

Tasks
Notes
Pièces jointes
Réunions
Appels
Devis
Commandes clients
Dossiers

Par exemple :

Une fois la réduction approuvée et l'affaire à l'étape Contrat, vous souhaiterez peut-être que les commerciaux associent un devis et planifient un appel avec le client pour respecter les exigences légales. Vous pouvez ici rendre obligatoires la création d'une Task et l'association d'un bon de commande.
Vous souhaiterez peut-être connaître des détails supplémentaires sur différents aspects d'un processus, comme les raisons pour lesquelles un commercial a appliqué une réduction particulière, pourquoi une Task donnée est en attente, et ainsi de suite. Ces détails supplémentaires peuvent être ajoutés en tant que notes, que vous pouvez également rendre obligatoires à l'étape Lors de la transition d'un processus.
Tout processus, qu'il s'agisse de ventes, d'assurance, de fabrication ou de l'immobilier, entraîne le besoin de plusieurs documents. Les contrats de vente, les contrats de niveau de service, les documents juridiques et bien d'autres sont requis à différentes étapes d'un processus. Vous pouvez obliger les utilisateurs à ajouter ces pièces jointes à l'étape requise dans un Blueprint.

Pour ajouter des éléments associés

Dans l'onglet Lors de la transition d'une transition, cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez Éléments associés dans la fenêtre qui s'affiche.
Sélectionnez dans la liste Éléments associés déroulante.
L'élément sélectionné sera ajouté à l'onglet Lors de la transition.

Remarque

Vous pouvez marquer les éléments associés suivants comme obligatoires ou facultatifs :

Notes
Pièces jointes

Certains éléments associés ont des champs obligatoires définis par le système. Vous pouvez ajouter d'autres champs (ainsi que des validations) et les marquer comme obligatoires ou facultatifs. Ceci s'applique aux éléments associés suivants :

Tasks

Réunions

Appels

Devis

Commandes clients

Dossiers

Ajouter un message aux propriétaires de transitions

Des instructions claires sont essentielles pour les équipes commerciales afin qu'elles exécutent un processus efficacement. Incluez des messages aux équipes commerciales à chaque étape, de sorte que chaque propriétaire de transition sache ce qu'on attend de lui.

Pour ajouter un message aux propriétaires de transitions

Dans l'onglet Lors de la transition d'une transition, cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez Message et cliquez sur la zone de texte vide (avec le texte d'espace réservé Message d'information).
Rédigez un message approprié dans la zone de texte.

Ajouter des étiquettes

Vous pouvez aussi inviter l'utilisateur à ajouter des étiquettes.

Pour inviter les propriétaires de transitions à ajouter des étiquettes

Dans l'onglet Lors de la transition d'une transition, cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez Étiquettes dans la fenêtre qui s'affiche, puis cliquez sur la zone Étiquette vide.
Dans l'onglet Marquer comme liste déroulante, sélectionnez Obligatoire ou Facultatif.

Ajouter des widgets

Vous pouvez aussi rendre obligatoires les widgets dans le cadre des paramètres Lors de la transition dans Blueprint.

En rendant obligatoire un widget, vous pouvez définir vos propres paramètres qui doivent être saisis dans le cadre du processus. Non seulement des champs et des notes, mais au-delà même des données CRM standard. Par exemple, vous pouvez rendre obligatoires la localisation sur une carte ou un rendez-vous calendrier.

Pour ajouter un widget

Dans l'onglet Lors de la transition d'une transition, cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez Widgets dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, puis cliquez sur Continuer.
Veuillez noter que l'ajout d'un widget supprimera tous les éléments existants dans l'onglet Pendant.
Cliquez sur Installer pour ajouter un widget existant de votre choix. Cliquez sur + Créer un nouveau widget si vous souhaitez en créer un nouveau.
Une fois un widget ajouté, vous ne pourrez pas ajouter d'autre élément dans l'onglet Pendant de cette transition.

Voici un exemple de widgets qui sont obligatoires dans le cadre d'un Blueprint :

Ajouter des bornes

Vous pouvez automatiser les processus pour les utilisateurs accédant à cette étape du Blueprint à l'aide des bornes.

Configurez vos propres processus incluant des données ou des fonctionnalités dans le CRM pour les utilisateurs disposant de bornes. Par exemple, configurez une borne ou un processus pour que vos utilisateurs puissent renouveler leur permis de conduire ou ajouter des affaires à un pipeline, et bien plus encore.

Disponible dans l'édition Enterprise et supérieures.

Après la transition

Définissez les actions à automatiser après la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section Après la transition sont :

Envoyer une notification par e-mail
Assigner des Task
Créer une réunion
Programmer un appel
Mettre à jour les champs
Créer un enregistrement
Déclencher des webhooks
Déclencher des fonctions personnalisées
Ajouter des étiquettes
Convertir un enregistrement (Applicable pour les modules Leads et Devis)

Dans l'exemple de Zylker, une notification par e-mail doit être automatisée vers le Responsable des ventes concernant une affaire soumise pour approbation de remise. Donc, choisissez Alertes e-mail et associez le modèle d'e-mail requis.

De la même manière, vous pouvez créer des conditions pour chaque transition jusqu'à la fin du processus.

Transition commune

Une transition commune est une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.

Par exemple, dans un processus de suivi des affaires, vous savez généralement si vous avez remporté ou perdu une affaire après que l'enregistrement ait parcouru plusieurs étapes telles que la qualification, la négociation, l'approbation de la remise, etc. Ainsi Affaire perdue est une transition qui n'est disponible que vers la fin du processus. Mais supposons qu'un client ne montre aucun intérêt et que vous souhaitez abandonner une affaire au stade de la qualification. Dans ce cas, vous devez être en mesure d'exécuter la Affaire perdue transition immédiatement - plutôt que de passer par toutes les étapes intermédiaires.

Pour que cela soit possible, vous devez créer une Affaire perdue transition commune en cochant la case comme illustré dans l'image suivante. Une fois que vous l'aurez fait, vous verrez la Affaire perdue transition dans tous les états.

Transition automatique

Les transitions automatiques ont été introduites dans les Blueprints pour vous aider à combattre les retards de processus. Souvent, un enregistrement qui traverse un processus tend à stagnер dans un état particulier et vous ne vous en rendez peut-être même pas compte. Cela entraîne des retards injustifiés. L'une des choses que vous pouvez certainement faire est de définir un SLA pour l'état et être notifié chaque fois qu'il y a une escalade.

Mais en fin de compte, le SLA est aussi une notification ou une mise à jour de Task/champ de quelque sorte — l'enregistrement, au final, a besoin de votre intervention manuelle pour progresser davantage dans le processus. Si vous souhaitez uniquement être notifié des escalades, vous pouvez configurer des SLA. D'autre part, si vous souhaitez que le système agisse et déplace automatiquement un enregistrement d'un état à un autre à tout moment, vous pouvez désormais créer des transitions automatiques.

Alors, qu'est-ce que les transitions automatiques et comment fonctionnent-elles ?

Une transition automatique est une transition dans laquelle un enregistrement dans un Blueprint se déplace automatiquement d'un état à un autre, après qu'un délai d'« attente » spécifié se soit écoulé.

Selon le processus, pour qu'un enregistrement passe de l'état A à l'état B, vous devrez effectuer une transition A. Si cette transition A n'a pas été exécutée dans un délai donné, disons 5 jours, la transition automatique configurée pour cet état sera exécutée et l'enregistrement sera poussé automatiquement vers un autre état du Blueprint selon la configuration.

Par exemple, supposons que nous ayons deux transitions : « Confirmer l'intérêt » ou « Abandonner l'affaire ». Le CRM attendra que l'une des transitions se produise dans le délai configuré. Si aucune action n'est prise sur cet enregistrement jusqu'à une date donnée, l'enregistrement sera automatiquement déplacé à l'étape « Devis tarifaire » et les utilisateurs pourront le prendre en charge à partir de là.

Pour configurer une transition automatique

Sélectionnez la case Transition automatique lorsque vous créez une transition régulière

Ensuite, mentionnez un « délai d'attente » et les actions automatisées correspondantes.

Supposons que le flux du processus de suivi des affaires comporte plusieurs étapes majeures à effectuer avant qu'un devis puisse être rédigé — à savoir, établissement du contact, qualification, analyse des besoins et proposition de valeur. Si une affaire particulière s'est déplacée à l'étape « Contacté » mais que l'utilisateur n'a pas pris l'action requise pour la qualification, Blueprint attendra 5 jours et la déplacera directement à l'état « Décideurs ». À partir de là, l'utilisateur concerné peut reprendre la rédaction d'un devis.

Un devis ne peut pas être créé sans connaître les exigences, les coordonnées, etc., donc les éléments d'action des états précédents peuvent également être réalisés ensemble à ce stade, sans perdre plus de temps.

Boucle dans le même état

Un processus contient souvent des étapes que vous devez tenter plusieurs fois pour qu'elles réussissent. Un exemple typique serait une tentative de contact avec un client. Pour recueillir ses exigences, vous devrez l'appeler. Mais souvent, il peut être indisponible ou peut vous demander d'appeler plus tard. À moins que vous ne le contactiez, vous ne pouvez pas passer à l'étape suivante, vous devez donc rester dans le même état jusqu'à ce qu'il réponde. Cependant, rester dans le même état ne signifie pas non plus que vous n'avez pas fait votre travail — vous devez simplement essayer plusieurs fois jusqu'à ce que vous réussissiez.

Dans de tels cas, vous pouvez désormais créer une transition qui « boucle » vers le même stade. L'état De et Vers est le même. Par exemple, dans un processus de suivi des affaires, vous pouvez utiliser la transition « Réessayer de contacter » un nombre infini de fois, jusqu'à ce que vous réussissiez, auquel cas vous sélectionnez Client disponible et progressez.

Organisation et code couleur des transitions

Les Blueprints existent pour améliorer l'efficacité des processus de votre entreprise et assurer la conformité — mais uniquement si vos utilisateurs les suivent correctement. Bien souvent, vos utilisateurs peuvent trouver difficile d'adopter vos processus et de les respecter, en particulier lorsqu'ils sont complexes. Vous constaterez peut-être que de nombreuses transitions n'ont pas encore été exécutées et que les enregistrements restent bloqués à différentes étapes. L'une des nombreuses raisons pourrait être que vos utilisateurs trouvent difficile de naviguer dans l'interface et sont parfois incertains quant aux transitions à exécuter. C'est pourquoi nous vous proposons quelques améliorations dans ce domaine. Vous pouvez résoudre ce problème en réorganisant et en définissant des codes couleur pour les transitions dans Blueprint. Cela s'avérera utile pour organiser les boutons de transition sur la page de détail de l'enregistrement selon vos besoins de processus.

Appliquez un code couleur à vos transitions

Imaginez qu'il existe plusieurs transitions sortant d'un état spécifique d'un processus. Elles sont toutes actuellement affichées dans une couleur et un ordre particuliers. Et si vous aviez plus que quelques transitions, qui pourraient mener à des résultats positifs et négatifs ? Par exemple, une transaction actuellement à l'étape « Négociation » pourrait déboucher sur une approbation, un rejet, une mise en attente, une réaffectation, et ainsi de suite.

Pour un commercial regardant ces boutons de transition, cela pourrait être accablant ou déroutant de comprendre les possibilités qui s'offrent à l'enregistrement à ce stade du processus.

Ainsi, au lieu que toutes les transitions soient d'un bleu par défaut, si la transition « Approuver » pouvait s'afficher en vert, la transition « Rejeter » en rouge tandis que « En attente » et « Réaffecter » seraient en orange — ce code couleur pourrait donner au commercial une compréhension rapide des possibilités et des résultats à ce stade.

Fonctionnement

Lors de la configuration de vos transitions Blueprint, vous aurez désormais la possibilité de choisir dans une palette de couleurs les couleurs spécifiques que vous souhaitez pour cette transition particulière.

Au fur et à mesure que vous créez vos transitions, vous pouvez également définir leurs codes couleur, ce qui améliorera l'expérience utilisateur de vos commerciaux et augmentera l'adoption de vos processus.

Réorganisez vos boutons de transition

Vous pouvez également réorganiser les transitions pour décider de l'ordre dans lequel elles apparaissent sur la page de détail.

Accédez simplement à l'état spécifique pour lequel vous souhaitez organiser les boutons de transition. Survolez cet état et cliquez sur l'icône Réorganiser les transitions.

Remarque :

L'icône Réorganiser les transitions n'apparaît que pour les états qui ont plus d'une transition.
Ce code couleur et cette réorganisation n'interfèrent en aucune façon avec Canvas, car le widget Blueprint est une unité unique dans un éditeur Canvas global. Bien que vous puissiez déplacer le widget Blueprint dans Canvas, vous ne pouvez pas le modifier au sein du widget. Pour cela, vous pouvez utiliser les préférences de couleur et d'ordre des transitions dans Blueprint lui-même.

Configurez les SLA pour les états

Lorsque vous mettez en place un processus dans votre organisation, vous devez vous assurer qu'il soit également exécuté dans les délais. Les SLA vous aident à faire exactement cela. « SLA » signifie Service Level Agreement (accord de niveau de service) — il est généralement entendu dans le contexte d'un prestataire de services et d'un client. Ce terme dans Blueprint représente un accord entre les équipes d'une organisation pour communiquer la durée maximale pendant laquelle un commercial ou une équipe peut conserver un enregistrement particulier dans un état donné. Par exemple, si une transaction reste à l'étape « Qualification » trop longtemps, le responsable des ventes ou le propriétaire de l'enregistrement doit en être notifié. Mais combien de temps est trop long ? Si elle reste dans un état trop longtemps, qui doit être notifié et que faut-il faire ? Ces détails peuvent être configurés dans le cadre du Blueprint via les SLA. Lorsque vous configurez un SLA, le CRM surveille les enregistrements et la durée pendant laquelle chaque enregistrement reste dans un état particulier. Si cela dépasse le délai mentionné, le système enverra des alertes comme configuré aux utilisateurs mentionnés dans les paramètres du SLA. Cela vous aide à être transparent quant à la progression d'un processus dans votre organisation et à accomplir les choses dans les délais.

Pour configurer un SLA pour un état

Dans votre éditeur Blueprint, cliquez sur l'état pour lequel vous souhaitez configurer le SLA. Exemple : Négociation/Examen.
Définissez la limite de temps maximale pendant laquelle la transaction peut rester dans l'état Négociation . Exemple : 5 jours.
Lorsque la transaction dépasse le délai du SLA, spécifiez qui doit être notifié et quand.
Exemple : escalader au 5e jour vers le propriétaire de l'enregistrement.
En plus de cette notification standard d'escalade, vous pouvez définir une alerte supplémentaire à envoyer avant ou après la limite de temps du SLA.

Par exemple, notifiez le propriétaire de l'enregistrement du délai du SLA 2 heures avant l'expiration du délai.

Cela vous aidera à prendre des mesures rapides avant qu'il ne soit trop tard.

Vous pouvez également sélectionner d'autres actions SLA définies par l'utilisateur à automatiser en plus des alertes standard.

Ces actions SLA définies par l'utilisateur incluent les notifications e-mail personnalisées, les Task, les mises à jour de champs, les webhooks et les actions personnalisées.

Par exemple, supposons que selon votre processus, vous souhaitiez être alerté chaque fois qu'un enregistrement reste dans l'état Négociation pendant plus de 5 jours. Pour cela, en plus de l'alerte e-mail par défaut, vous pouvez choisir d'automatiser une mise à jour de champ où un champ appelé « Urgence » passe de « Faible » à « Grave » chaque fois qu'un enregistrement reste dans l'état Négociation pendant plus de 5 jours. Plus tard, vous pouvez filtrer les enregistrements pour lesquels l'urgence est grave et prioriser leurs transitions en premier.

Remarque :

Les actions SLA définies par l'utilisateur sont disponibles à partir de l'édition Entreprise et supérieures.

Inclure ou exclure en masse des enregistrements d'un blueprint

Vous pouvez facilement inclure et exclure plusieurs enregistrements d'un blueprint en utilisant l'option Filtres . Ceci s'avère utile dans les cas suivants :

Vous avez créé un nouveau blueprint et souhaitez y inclure certains enregistrements existants.
Vous souhaitez déplacer un ensemble d'enregistrements d'un blueprint à un autre.
Vous souhaitez dissocier complètement certains enregistrements d'un blueprint.

Le processus d'inclusion et d'exclusion d'enregistrements dans un blueprint est similaire. Les étapes sont les suivantes :

Accédez à Configuration > Gestion des processus > Blueprint.
Cliquez sur l'onglet Filtres .
Cliquez sur Inclure ou Exclure selon vos besoins.
Sélectionnez le module, disposition, et Blueprint dans les listes déroulantes.
Spécifiez les critères pour les enregistrements à inclure/exclure.
Cliquez sur Rechercher.
Sélectionnez les enregistrements à inclure/exclure.
Cliquez sur Inclure/ Exclure.

Vous recevrez un message confirmant que les enregistrements ont été associés ou dissociés avec succès du Blueprint.

Créer un Blueprint dans Sandbox

Lors de la formulation d'un Blueprint pour votre processus commercial, il est probable que celui-ci doive être modifié régulièrement pour trouver le bon. Zoho CRM vous propose un environnement de test appelé Sandbox pour vérifier le fonctionnement de votre Blueprint sans affecter vos données en production.
Voir aussi : Sandbox

Exemples de flux de processus

Dans la présentation suivante, vous trouverez des exemples de flux de processus métier provenant de secteurs variés tels que l'Éducation, l'Immobilier, l'Assurance, la Banque et la Finance. Il s'agit de flux de processus génériques conçus pour vous donner la perspective dont vous avez besoin pour commencer à concevoir vos propres Blueprints. Vous pouvez adapter les États, les Transitions et le flux en fonction de vos besoins uniques. Commencez à parcourir la galerie dès maintenant !

VOIR AUSSI

Comprendre les éléments de base

Exécuter un Blueprint

Enregistrer un Blueprint en tant que brouillon

Consulter les rapports d'utilisation du Blueprint