Transitions parallèles et multiples : configuration et utilisation

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Un Blueprint est conçu à l'aide d'États et de Transitions. Un État représente n'importe quelle étape de votre processus, tandis qu'une Transition est un élément du processus qui définit un ensemble de conditions et d'actions à effectuer pour qu'un enregistrement se déplace entre les états. En connectant tous les états d'un Blueprint avec des transitions appropriées entre eux, vous obtenez un flux de processus qui indique clairement ce qui doit être fait, à quel moment et par qui.

Cependant, il existe des situations où vous avez besoin de plusieurs transitions entre deux étapes. C'est alors que les Transitions parallèles vous seront utiles.

Considérons un simple processus de gestion d'événement.

Démarrage > Calendrier confirmé ---> Logistique ---> Promotions > Configuration de l'enregistrement > Configuration du support technique > Rappels d'événement > Examen interne > Événement commencé/annulé/suspendu

Dans une configuration typique de gestion d'événement, la Logistique ne comporte pas une seule étape. Vous avez un groupe d'éléments qui constituent les « efforts logistiques » dans leur ensemble. Vous devez réserver un espace événementiel, imprimer des bannières et des livrets, organiser des services de restauration, réserver des billets d'avion — tout cela implique de la logistique.

Vous êtes donc face à deux seules solutions : créer une transition appelée « Efforts logistiques » et lister tous ces éléments sous forme de liste de contrôle. Vous pouvez également créer des états supplémentaires, un pour chaque effort, et étendre le flux de processus. Mais vous vous retrouverez avec un processus alourdi et un Blueprint global très confus. Les étapes intermédiaires ressembleraient à ceci :

Calendrier confirmé > {Espace événementiel ---> Restauration ---> Billets d'avion ---> Imprimeur} > Promotions

Là où il n'y avait qu'une seule étape, il y en a maintenant quatre.

Utilisation des transitions parallèles

À l'aide des transitions parallèles, vous pouvez créer un groupe de plusieurs transitions qui passent d'un état à un autre, de manière à être exécutées simultanément.

Dans notre exemple de gestion d'événement, vous pouvez créer une transition appelée « Préparation logistique » qui constituera quatre transitions parallèles. Chaque transition peut être assignée à une équipe ou à une personne, et elle peut travailler simultanément sur l'achèvement de ses transitions désignées. Ce n'est que lorsque les quatre transitions parallèles sont terminées que la transition principale peut être considérée comme complète.

De cette manière, vous pouvez éviter les Blueprints encombrés et écrasants, avoir des transitions clairement définies et des sous-étapes mieux organisées pour les transitions si nécessaire.

Pour créer des transitions parallèles

Accédez à Paramètres > Gestion des processus > Blueprint
Cliquez sur + Créer un Blueprint, donnez-lui un nom, sélectionnez le module, la mise en page et les critères requis.
Glissez-déposez les étapes qui font partie du processus requis et établissez le flux de processus en connectant les nœuds.
Dans l'éditeur Blueprint, effectuez l'une des actions suivantes :

Cochez la case Transition parallèle lors de la création d'une transition.
Cliquez sur le bouton + de la superposition de transition existante en le survolant.

Cliquez sur Enregistrer.

REMARQUES :

Les utilisateurs, rôles et groupes mentionnés dans la section Avant obtiendront automatiquement la permission pour l'ensemble complet des transitions parallèles. D'autre part, les utilisateurs, rôles et groupes mentionnés dans la sous-transition obtiendront la permission pour cette sous-transition spécifique uniquement.
Vous pouvez configurer des critères de sorte que les transitions parallèles ne soient accessibles que lorsque ces critères sont satisfaits. De même, une sous-transition spécifique au sein de la transition parallèle ne sera accessible que lorsque les critères spécifiés sont remplis.
Comme pour un Blueprint, vous pouvez créer des transitions Pendant pour les sous-transitions dans une transition parallèle également. L'utilisateur devra vérifier les exigences spécifiées pour marquer une sous-transition comme terminée.
Vous pouvez configurer des actions qui seront exécutées une fois que toutes les connexions parallèles auront été effectuées.
Les widgets ne sont pas pris en charge pour les transitions parallèles.

Exécution des transitions parallèles

Les transitions parallèles seront enregistrées partiellement jusqu'à ce que toutes les transitions soient terminées. Une fois que toutes les transitions sont terminées, elles passent à l'état suivant et exécutent les actions.

Les utilisateurs peuvent voir les sous-transitions dans une transition parallèle en fonction de l'accès dont ils disposent. Ils peuvent afficher toutes les transitions s'ils ont accès à l'ensemble de la transition parallèle, ou afficher des permissions spécifiques s'ils n'ont accès qu'à ces transitions.

Transitions multiples

En plus des transitions parallèles, vous pouvez également créer plusieurs transitions entre les deux mêmes états selon vos besoins métier.

Cas 1 : Combinaison de transitions

Prenons le simple exemple de contacter un lead. Si le lead a été contacté par l'un des moyens — E-mail, Téléphone, SMS, l'enregistrement passera de l'état Aucun à l'état Contacté si l'utilisateur coche l'une des trois transitions disponibles.

Cas 2 : Combinaison de transitions et de sous-transitions

Il peut également y avoir des situations où votre entreprise dispose de plusieurs options de transition entre deux étapes, en combinaison de transitions simples et parallèles.
Considérez le cas d'une agence d'assurance automobile. Pour approuver la réclamation d'assurance après qu'un client a soumis une demande, l'expert doit vérifier le véhicule avant que la réclamation puisse être traitée davantage. L'expert pourrait soit vérifier en ligne en demandant des vidéos et des photos du véhicule ainsi que d'autres documents, soit inspecter le véhicule endommagé en personne au domicile du propriétaire. Dans de tels cas, vous pouvez créer la transition normale — pour la vérification hors ligne, ou la transition parallèle — pour la vérification en ligne entre les deux états.

Une fois que l'expert coche soit la transition normale, soit les deux sous-transitions en cas de transition parallèle, cela contribuera à l'approbation de la réclamation d'assurance.

Réorganiser les transitions

Dans le cas des transitions parallèles, nous avons fourni l'option de réorganiser les transitions. En survolant la transition parallèle, l'option de réorganisation s'affichera.

Questions fréquentes

Y a-t-il une restriction sur l'ordre d'exécution des sous-transitions ?

Il n'y a aucune restriction sur l'ordre d'exécution des sous-transitions. L'utilisateur peut effectuer n'importe quelle sous-transition. L'enregistrement passera à l'état suivant une fois que toutes les sous-transitions seront complétées avec des données.

Comment les actions sont-elles enregistrées ?

Toutes les données de sous-transition seront enregistrées partiellement. Elles seront mises à jour dans les enregistrements et les actions configurées pour la transition parallèle seront exécutées une fois que toutes les sous-transitions seront complétées avec des données.

Que se passe-t-il si je modifie le Blueprint alors qu'un enregistrement est au milieu d'une transition parallèle ?

Si l'utilisateur supprime la transition parallèle ou les sous-transitions, toutes les données partiellement enregistrées seront effacées. La mise à jour s'affichera de la même manière qu'une transition normale.