Révision et approbation des commissions

Révision et approbation des commissions

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Les approbations de commissions garantissent que les commissions calculées sont validées avant le versement. Cette étape contribue à garantir l'exactitude des données, à appliquer les contrôles internes et à éviter les versements incorrects ou prématurés.
Une fois les commissions générées, elles doivent suivre un processus d'approbation avant d'être finalisées.


Fonctionnement des approbations de commissions 

Dans les grandes lignes, le processus d'approbation suit le déroulement suivant :
  1. Calcul de la commission
    Un enregistrement de commission est généré lorsque les conditions définies sont remplies.
  2. Déclenchement de la demande d'approbation
    La commission est envoyée au(x) approbateur(s) configuré(s).
  3. Révision et décision
    Les approbateurs examinent les détails de la commission et l'approuvent ou la rejettent.
  4. Finalisation
    Les commissions approuvées sont finalisées en vue du versement. Les commissions rejetées font l'objet d'une réévaluation.

   

Configuration des workflows d'approbation 

Les workflows d'approbation sont définis dans le cadre d'un plan de commissions. Vous pouvez configurer :
Approbateurs
You can assign one or more approvers using:
  • Users: Specific individuals
  • Roles: Any user within a role (for example, finance manager)
  • Groups: A set of users responsible for approvals

 

Approval type 

When multiple approvers are involved, you can define how approvals are processed:

Anyone
  • Approval from any one approver is sufficient
  • Faster processing

Everyone
  • All selected approvers must approve
  • Ensures stricter validation

Approval order
If “Everyone” is selected, you can define the order of approval:

Sequential
  • Approvals happen one after another.
  • Chaque étape doit être complétée avant de passer à la suivante.
Parallèle
  • Tous les approbateurs reçoivent la demande simultanément.
  • L'approbation n'est finalisée que lorsque tous ont répondu.


Actions en cas de rejet 

Lorsqu'une commission est rejetée, vous pouvez définir le comportement du processus :
  • Redémarrer l'approbation
    La commission repasse par l'intégralité du flux d'approbation
  • Relancer l'étape en cours
    La commission est renvoyée au même approbateur ou à la même étape
  • Laisser l'approbateur décider
    L'approbateur détermine la suite du flux d'approbation


Ce que peuvent faire les approbateurs 

Les approbateurs peuvent :
  • Approuver la commission
  • Rejeter la commission
  • Déléguer l'approbation à un autre utilisateur (le cas échéant)
Ils peuvent consulter :
  • Montant de la commission
  • Détails de la transaction associée
  • Statut et historique de l'approbation

 

Ce qui se passe après l'approbation 

  • La commission est finalisée et verrouillée.
  • Elle devient éligible au traitement des paiements.
  • La commission approuvée est visible à des fins de suivi et de reporting.
Si des écarts surviennent ultérieurement, des ajustements peuvent toujours être appliqués selon les règles configurées.

 


Quand utiliser les approbations 

Les workflows d'approbation sont essentiels dans les cas suivants :
  • Les versements de commissions nécessitent une validation de la part des équipes financières ou de la direction
  • Plusieurs parties prenantes participent à la prise de décision
  • Vous devez contrôler les commissions de valeur élevée ou complexes
  • La conformité et la traçabilité sont requises


Bonnes pratiques 

  • Utilisez l'approbation à un seul niveau pour les plans de commission simples
  • Utilisez l'approbation à plusieurs niveaux pour les versements à valeur élevée ou sensibles
  • Choisissez l'approbation parallèle pour accélérer les prises de décision
  • Utilisez l'approbation séquentielle lorsque la hiérarchie est déterminante