Travailler avec les Task

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Disponibilité

Permission requise

L'accès aux Task comprend les permissions Afficher, Créer, Modifier et Supprimer.

Créer des Task

Une Task est un élément de travail généralement limité dans le temps. Dans Zoho CRM, les Task sont répertoriées sur la page d'accueil de l'enregistrement et dans d'autres enregistrements associés. Lors de la création d'une Task dans CRM, vous devez entrer les détails de la Task tels que l'objet, le propriétaire de la Task, la date d'échéance et le contact ou le compte auquel la Task est associée. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés au module Task.

Pour créer des Task

Dans le Task module, cliquez sur Créer une Task.
Sur la page Créer une Task , indiquez les détails de la Task.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Les Task seront fermées uniquement lorsque le statut de la Task sera défini sur Terminée.
Le statut Terminée est un champ défini par le système. Un champ personnalisé alternatif portant le même libellé ne fermera pas automatiquement la Task.

Définir le type de répétition d'une Task

Si vous souhaitez créer des Task récurrentes qui doivent se répéter sur une période spécifique, vous pouvez créer des Task récurrentes. Vous pouvez indiquer quand la Task doit être terminée. La fréquence de récurrence peut être définie comme suit : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou type de répétition personnalisé, où vous pouvez spécifier votre période.

Pour définir un type de répétition

Sélectionnez le type de répétition comme Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou définissez un type de répétition personnalisé à partir de la liste déroulante.

Si vous choisissez un type de répétition personnalisé, procédez comme suit :

Sélectionnez l'option Fréquence comme Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.

Quotidienne : indiquez le nombre de jours après lequel la Task doit être répétée.
Hebdomadaire : indiquez le nombre de semaines après lequel la Task doit être répétée, ainsi que le jour exact.
Mensuelle : indiquez le nombre de mois après lequel la Task doit être répétée, ainsi que la date ou le jour du mois.
Annuelle : Cela vous permet de spécifier la date ou le jour et le mois auxquels la Task doit être répétée.

Dans l'option Fin, choisissez quand la Task doit s'arrêter :

Jamais : la Task ne sera jamais terminée.
Après [x] fois : la Task sera terminée après le nombre de fois spécifié ici.
Le [Date] : la Task sera terminée à la date spécifiée.

Remarque

La date d'échéance doit être spécifiée pour définir le type de répétition.
Lorsque le type de répétition est défini sur Quotidienne, vous pouvez choisir d'exclure les week-ends et les jours fériés.
Lorsque le type de répétition est défini sur Mensuelle, vous pouvez choisir de fixer la date d'échéance de votre Task au jour ouvrable suivant si la date d'échéance sélectionnée n'est pas un jour ouvrable.

Définir les rappels pour les Task

Vous pouvez définir des rappels pour recevoir une notification avant que la Task n'atteigne sa date d'échéance. Vous pouvez choisir d'être rappelé le jour de la date d'échéance ou un nombre de jours/semaines/mois avant la date d'échéance à une heure particulière, par e-mail, fenêtre contextuelle ou les deux. Ce rappel peut également être répété si nécessaire.

Pour définir les rappels

Lors de la création ou de la modification d'une Task, activez l'option Rappel .
Dans la fenêtre contextuelle, indiquez quand vous souhaitez être rappelé.

Vous pouvez choisir une date et une heure spécifiques ou un nombre de jours/semaines/mois avant la date d'échéance à une heure spécifique.
Choisissez un Type de répétition dans la liste déroulante.
Sélectionnez la façon dont vous souhaitez être notifié dans la liste déroulante.

Vous pouvez choisir parmi E-mail, Fenêtre contextuelle ou Les deux.

Remarque

Si vous créez une Task pour d'autres utilisateurs, vous pouvez les notifier par e-mail en sélectionnant l'option Notifier le propriétaire en haut du panneau.
L'utilisateur sera notifié quand :

Une nouvelle Task est assignée à un autre utilisateur.
Le propriétaire d'une Task existante est modifié et assigné à un autre utilisateur.
Une Task est complétée.

Modifier les Tasks

Vous pouvez modifier une Task ou le type de répétition d'une Task à tout moment selon vos besoins.

Pour modifier les Tasks

Sélectionnez la Task et cliquez sur l'icône Modifier.

Modifier le type de répétition

Vous pouvez modifier le type de répétition après avoir enregistré la Task. Les Tasks récurrentes peuvent être prolongées ou réduites selon vos besoins.

Convertir une Task unique en Task récurrente
Si vous avez créé une Task unique et que vous souhaitez la convertir en Task récurrente, vous pouvez modifier la Task et configurer le type de répétition approprié.
Arrêter les Tasks récurrentes
Si vous avez créé une Task récurrente et que vous souhaitez l'arrêter, vous pouvez le faire en la modifiant. Vous pouvez désactiver la configuration de répétition, ce qui supprime également toutes vos prochaines Tasks.

Remarque

Quand le type de répétition est désactivé, la Task que vous modifiez ainsi que toutes les prochaines Tasks peuvent être supprimées.
Si le type de répétition est désactivé pour la première Task de la séquence de répétition, la Task récurrente sera convertie en Task unique.

Vous pouvez modifier le modèle de rappel d'une Task récurrente. Lors de cette modification, vous pouvez choisir si la modification doit s'appliquer à toutes les prochaines Tasks ou à cette Task particulière uniquement.

Créer des Tasks en masse

Si une Task particulière doit être effectuée pour plusieurs enregistrements, au lieu de créer une Task pour chaque enregistrement, vous pouvez les créer en masse.

Pour créer des Tasks récurrentes en masse

Cliquez sur l'onglet [Module].
À partir de l'affichage de liste, sélectionnez les cases à cocher des enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer des Tasks récurrentes.
Cliquez sur le bouton points de suspension (...) > Créer des Tasks.
Dans la fenêtre contextuelle, spécifiez les détails de la Task et activez le curseur Répétition pour spécifier les détails de récurrence.
Entrez le Type de répétition et spécifiez quand la Task récurrente doit s'arrêter.
Cliquez sur Terminé puis sur Enregistrer.

Champs standards dans le module Task

Nom du champ	Description
Propriétaire de la Task	Sélectionnez le nom de l'utilisateur à qui la Task est assignée.
Objet*	Spécifiez le nom de la Task. Ce champ est obligatoire.
Date d'échéance	Spécifiez la date d'échéance de la Task.
Contacts/Leads	Sélectionnez le contact ou lead associé.
Comptes	Sélectionnez tout autre enregistrement associé à la Task.
État	Spécifiez l'état de la Task.
Priorité	Sélectionnez le niveau d'importance ou d'urgence pour la Task.
Envoyer un e-mail de notification	Cochez cette case pour envoyer un e-mail de notification au propriétaire de la Task.
Rappel à	Cochez cette case pour définir un rappel pour la Task.
Activité récurrente	Cochez cette case pour marquer la Task comme activité récurrente.
Description	Spécifiez les détails concernant la Task.