Gestion des e-mails
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Gérer les filtres dans Zoho SalesInbox
Lorsque votre boîte de réception est inondée d'e-mails provenant de diverses personnes – clients, annonceurs, collègues – trouver un e-mail spécifique, c'est chercher une aiguille dans une botte de foin. Vous recherchez peut-être un e-mail d'un client important pour envoyer une réponse au plus vite. Ou vous recherchez un ensemble d'e-mails d'un expéditeur d'e-mails promotionnels – simplement pour les supprimer tous à la fois.
Quelle que soit l'action que vous souhaitez appliquer à l'e-mail, le fait demeure qu'il est difficile de trouver des e-mails spécifiques dans votre boîte de réception encombrée.
Pour vous aider à gérer cela, Zoho SalesInbox vous permet de créer des filtres d'e-mail. Les e-mails filtrés peuvent être déplacés vers un dossier, se voir attribuer une étiquette, être marqués comme lus, être déplacés à la corbeille, et ainsi de suite.
Filtrer selon les critères de messagerie et les critères CRM
Le principal avantage d'utiliser Zoho SalesInbox est qu'il vous permet de filtrer les e-mails selon les critères de messagerie et les critères CRM. Avec un service de messagerie ordinaire, vous ne pourrez faire que le premier.
Par exemple, vous souhaitez voir les e-mails « qui vous sont envoyés » provenant des « prospects de salon professionnel ». Vous pouvez créer un filtre avec les critères suivants :
- Critère de messagerie – À égale <votre ID e-mail>
- Critère d'entité – Si l'e-mail est reçu de Leads, où la Source du Lead est Salon professionnel.
Une fois que vous avez spécifié ces critères, vous pouvez les déplacer vers le dossier –
Prospects de salon professionnel.
De même, il existe de nombreuses actions que vous pouvez associer à un filtre. Lisez les sections suivantes pour en savoir plus sur la gestion des filtres.
Créer un filtre
Pour créer un filtre
- Cliquez sur Paramètres dans le volet de gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie, cliquez sur Filtres.
- Vous verrez une liste de filtres par défaut. Cliquez sur l'icône Ajouter en regard de Filtres.
- Entrez un nom et une description pour le nouveau filtre, choisissez les critères et attribuez toute action supplémentaire si nécessaire.
Par exemple, un filtre pour « Meilleurs clients », qui affichera les e-mails des clients avec des opportunités d'une valeur supérieure ou égale à 30 000 $. - Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également créer un filtre lors de la création d'un nouveau dossier.
Importer un filtre
Lorsque vous migrez d'un autre service de messagerie vers Zoho SalesInbox, vous avez peut-être déjà configuré certains filtres d'e-mail là-bas. Vous pouvez conserver les mêmes filtres en les important dans Zoho SalesInbox. Vous n'avez pas besoin de les créer manuellement à nouveau.
Pour importer des filtres vers Zoho SalesInbox
- Commencez par exporter votre fichier de filtres à partir de votre service de messagerie et enregistrez-le sur votre Bureau.
- Dans l'onglet SalesInbox, cliquez sur Paramètres > Filtres.
- Dans l'onglet Filtres page, cliquez sur Importer le filtre.
- Choisissez le fichier à importer. Seuls les fichiers .xml ou .dat sont pris en charge.
- Cliquez sur Importer.
Filtre rétrospectif
Lorsque vous créez un nouveau filtre pour catégoriser un ensemble d'e-mails dans un dossier, le filtre est par défaut appliqué uniquement aux e-mails que vous recevez
après que le filtre a été configuré.
Par exemple, vous avez créé un filtre pour les prospects X (Twitter). Ainsi, les e-mails provenant des prospects X (Twitter) APRÈS la configuration du filtre seront catégorisés dans le dossier que vous avez spécifié. Et les e-mails précédents dans votre boîte de réception qui répondent aux mêmes critères ?
Le filtre rétrospectif est un outil qui peut être utilisé dans exactement ces cas. Après avoir créé un nouveau filtre, si vous souhaitez également appliquer le filtre aux e-mails existants dans votre boîte de réception, vous pouvez « exécuter ce filtre » sur le dossier requis.
Pour exécuter un filtre rétrospectif
- Cliquez sur Paramètres > Filtres.
- Cliquez sur cette icône sur le filtre souhaité.
- Dans l'onglet Filtre rétrospectif screen, pointez votre souris vers le dossier via lequel vous souhaitez exécuter le filtre et cliquez sur Exécuter le filtre rétrospectif.
- Après quelques instants, vous verrez que les e-mails existants qui répondent aux critères du filtre ont également été catégorisés dans le dossier spécifié.
Modifier un filtre
Pour modifier un filtre
- Cliquez sur Paramètres dans le volet de gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie, cliquez sur Filtres.
- Survolez le filtre que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur l'icône Modifier qui s'affiche.
- Vous pouvez également cliquer sur le filtre pour afficher ses détails, puis cliquer sur l'icône bleue Modifier de cet écran.
- Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également modifier les filtres à partir de la section Dossiers de l'écran Paramètres de messagerie.
Supprimer un filtre
Pour supprimer un filtre
- Cliquez sur Paramètres dans le volet de gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie, cliquez sur Filtres.
- Survolez le filtre que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône Supprimer qui s'affiche. (Vous pouvez également cliquer sur le filtre pour afficher ses détails, puis cliquer sur l'icône bleue Supprimer de cet écran.)
- Cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche.
Pour supprimer des filtres d'un dossier
- Cliquez sur Paramètres dans le volet de gauche.
- Dans la section Dossiers de l'écran Paramètres de messagerie , vous pouvez afficher vos dossiers et les filtres définis pour chaque dossier dans une liste.
- Survolez le filtre que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône Supprimer.
- Dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche, cliquez sur OK.
Associer des actions à un filtre
Il existe six types d'actions que vous pouvez associer à un filtre. Ces actions s'affichent une fois que vous avez défini les critères du filtre. Les actions sont expliquées ci-dessous.
Déplacer vers un dossier
Lorsqu'un e-mail remplit les critères que vous avez définis pour le filtre, vous pouvez le déplacer automatiquement vers un dossier. Choisissez le dossier vers lequel il doit être déplacé.
Attribuer un libellé
Lorsqu'un e-mail remplit les critères que vous avez définis pour le filtre, vous pouvez appliquer automatiquement un libellé à l'e-mail. Par exemple, un e-mail provenant d'un client disposant de plus de 200 licences peut être automatiquement marqué comme Client Entreprise.
Marquer comme lu
Si vous souhaitez que certains e-mails soient marqués automatiquement comme lus, vous pouvez le faire. Par exemple, les e-mails marketing provenant d'un service dont vous n'êtes pas très pointilleux peuvent être automatiquement marqués comme lus.
Déplacer vers la corbeille
Si vous souhaitez que certains e-mails indésirables soient automatiquement supprimés, vous pouvez le faire en associant cette action.
Attribuer une Task
Automatisez l'attribution de Tasks de suivi routiniers à la réception d'e-mails provenant de clients spécifiques.
Me notifier s'il n'y a pas de réponse envoyée pour les e-mails entrants :
Envoyez-vous une alerte si vous n'avez pas répondu à l'e-mail d'un client précieux dans un certain nombre de minutes, d'heures ou de jours.
Vous pouvez également configurer manuellement cette alerte pour les e-mails individuels que vous recevez d'un client.
Les rappels d'e-mail peuvent également fonctionner dans l'autre sens. Si vous avez envoyé un e-mail à un client et qu'il n'y a pas de réponse de sa part, vous pouvez automatiser une alerte qui vous rappellera de relancer le client. Les rappels pour les e-mails sortants ne sont actuellement possibles que manuellement et ne peuvent pas être automatisés.
Remarque :
- Cochez la case Arrêter le traitement des autres filtres si vous souhaitez que seul le filtre en question soit actif.
Gérer les dossiers dans Zoho SalesInbox
Les dossiers vous permettent de classer vos e-mails professionnels en fonction de la source et de la priorité. Pour gagner du temps et augmenter votre productivité, créez des dossiers pour vos meilleurs clients et vos prospects importants. Les dossiers par défaut disponibles dans SalesInbox sont :
- Mien
- Boîte de réception
- Brouillons
- Programmés
- Envoyés
- Indésirables
- Corbeille
- Non lus
Pour vous aider à démarrer, deux autres dossiers vous sont proposés dans le contexte CRM. Vous pouvez également créer des dossiers supplémentaires selon vos besoins.
- Transactions se fermant ce mois-ci
- Clients
Remarque :
- Le dossier Mien affiche tous les e-mails qui vous sont directement adressés. C'est-à-dire les e-mails dans lesquels le À/Cc contiennent votre adresse e-mail.
- Le dossier Boîte de réception, en revanche, affiche les e-mails adressés à vos alias e-mail et aux groupes e-mail dont vous faites partie.
- Si vous souhaitez voir tous ces e-mails au même endroit, vous pouvez choisir l'affichage Tous les messages.
- Le dossier Programmé contient tous les e-mails que vous avez programmés pour une heure de livraison spécifique. Voir aussi : Rédaction, organisation et configuration des e-mails
- Voir aussi : Affichages des e-mails
Créer un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier
- Dans l'SalesInbox onglet, cliquez sur Paramètres.
- Dans l'Paramètres e-mail page, cliquez sur l'icône Ajouter en regard de Dossiers dans le panneau de gauche. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Ajouter en regard de Dossiers dans le volet de gauche.
- Sur la page Créer un dossier, procédez comme suit :
- Saisissez le Dossier Nom.
- Choisissez un Sous-dossier, si nécessaire.
- Ajouter Filtres suggérés ou ajouter Nouveau filtre selon vos besoins.
- Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également créer un dossier lors de la création ou de la modification d'un filtre.
Renommer un dossier
Pour renommer un dossier
- Accédez à Dossiers dans le panneau de gauche.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Renommer.
- Renommez-le, puis cliquez sur Enregistrer.
Vider un dossier
Pour vider un dossier
- Accédez à Dossiers dans le panneau de gauche.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Vider.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre contextuelle de confirmation.
Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier
- Cliquez sur Paramètres dans le panneau de gauche.
- Dans l'page Paramètres e-mail, survolez le dossier que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur l'icône Supprimer qui s'affiche à droite.
- Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, cliquez sur OK.
Vous pouvez également supprimer un dossier en choisissant Supprimer après un clic droit sur le dossier dans le panneau de gauche.
Gérer les Task dans Zoho SalesInbox
Une Task est une fonction assignée à un filtre qui vous permet de recevoir une notification concernant toute activité de suivi des e-mails passant par ce filtre. Par exemple, vous pouvez configurer une Task pour être rappelé ou notifié du contact d'un client important concernant une démonstration de produit deux jours après la réception de son e-mail.
Vous pouvez créer des Task individuellement afin qu'elles soient associées à un ou plusieurs filtres, ou créer une Task lors de la création d'un filtre.
Pour créer une Task
- Cliquez sur Paramètres dans le volet gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie, cliquez sur Task.
- Cliquez sur l'icône Ajouter en regard de Task.
- Dans l'écran Nouvelle Task de flux de messagerie écran, saisissez les informations requises et choisissez si vous souhaitez être notifié et/ou rappelé concernant la Task, et quand.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également créer une Task en cliquant sur Nouvelle Task lors de la création ou de la modification d'un filtre.
Remarque :
- Le nombre limite de Tasks que vous pouvez créer est 100.
Attribuer une Task
Vous pouvez attribuer une Task à un nouveau filtre ou à un filtre existant.
Pour attribuer une Task
- Cliquez sur Paramètres dans le volet gauche.
- Cliquez sur Filtres sur l'écran Paramètres de messagerie.
- Cliquez sur l'icône Modifier sur le filtre auquel vous souhaitez attribuer une Task.
Vous pouvez également créer un nouveau filtre et y attribuer des Tasks.
Dans l'écran Attribuer une Task champ, sélectionnez une Task existante ou créez une nouvelle Task. - Cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
- Un maximum de 5 Tasks peut être attribué à un filtre.
Modifier une Task
Pour modifier une Task
- Cliquez sur Paramètres dans le volet gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie écran, cliquez sur Task.
- Cliquez sur la Task que vous souhaitez modifier.
- Dans la vue des détails, cliquez sur l'icône bleue Modifier.
- Apportez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer une Task
- Cliquez sur Paramètres dans le volet gauche.
- Dans l'écran Paramètres de messagerie, cliquez sur Task.
- Cliquez sur la Task que vous souhaitez supprimer.
- Dans la vue des détails, cliquez sur l'icône bleue Supprimer.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation.
Remarque :
- Les Task de SalesInbox ne sont pas associées aux Task de Zoho CRM. Les Task de SalesInbox sont uniquement liées à la messagerie et à l'exécution des activités de suivi concernant les messages reçus.
Automatiser la création de prospects/contacts
Vous devrez souvent ajouter plusieurs expéditeurs de messages en tant que prospects ou contacts dans Zoho CRM. Par exemple, vous avez assisté à un salon commercial et vous recevez de nombreux messages de plusieurs personnes ayant participé au salon. Si vous souhaitiez tous les ajouter en tant que prospects au CRM, cela vous demanderait beaucoup de temps et d'efforts.
Dans Zoho SalesInbox, cela peut se faire très rapidement. Vous pouvez automatiser l'ajout des expéditeurs de messages en tant que prospects et contacts dans le CRM. Vous n'avez besoin que de créer une Workflow Rules pour réaliser cela.
Configurer les Workflow Rules de messagerie
Pour ajouter automatiquement un expéditeur de message en tant que prospect/contact dans Zoho CRM
- Dans votre compte Zoho CRM, accédez à Configuration > Automatisation > WorkflowAutomatisation.
- Dans la section Workflow Rules, cliquez sur Créer une règle.
- Dans la fenêtre Créer une nouvelle règle , sélectionnez le Module en tant que Messages, entrez un Nom de la règle et une Description.
- Cliquez sur Suivant.
- Le composant Quand est prérempli par défaut avec Quand un message est reçu d'une adresse e-mail qui ne figure pas dans votre CRM...
C'est parce que c'est le seul cas dans lequel la règle sera exécutée. - Pour la section Quels messages , entrez un critère pour définir quels messages doivent être filtrés afin que les expéditeurs de messages soient ajoutés en tant que prospects/contacts.
- Dans Appliquer cette règle à, sélectionnez Inconnu.
L'option de créer un enregistrement ne s'affichera que si vous sélectionnez Inconnu.
- Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Actions instantanées et cliquez sur Créer un enregistrement.
La seule action instantanée disponible ici consiste à créer un enregistrement. - Dans la fenêtre Créer un enregistrement , spécifiez le Type d'enregistrement sélectionnez Prospect ou Contact.De cette manière, chaque fois que vous recevez des messages qui satisfont aux critères spécifiés dans la section Quels messages, l'expéditeur de ces messages sera ajouté en tant que prospect ou contact comme spécifié ici.
- Spécifiez le Propriétaire de l'enregistrement pour les prospects/contacts créés de cette manière. Vous pouvez sélectionner parmi Utilisateur et Rôle.
Il est obligatoire de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs auxquels ces enregistrements seront assignés. - Vous pouvez également assigner des enregistrements en fonction de la région/du pays. Pour ce faire, sélectionnez l'option Assigner en fonction du pays dans la liste déroulante.
- Dans la section Pays, sélectionnez le pays et choisissez le Utilisateur/Rôle correspondant pour ce pays.
- Cliquez sur Associer.
- Une fois que vous avez examiné la règle et que vous êtes certain des critères et actions, cliquez sur Enregistrer.
Gérer les libellés dans Zoho SalesInbox
Les libellés peuvent être affectés aux e-mails pour les baliser et les catégoriser selon vos besoins.
Pour créer un nouveau libellé
- Dans le panneau gauche de SalesInbox, cliquez sur l'icône Ajouter à côté de Libellé.
- Nommez le libellé et attribuez-lui une couleur parmi les options proposées.
- Cliquez sur Créer.
Affecter un libellé
Pour affecter un libellé
- Choisissez un libellé dans la liste des libellés du panneau gauche de SalesInbox.
- Cliquez sur le libellé que vous souhaitez affecter, faites-le glisser vers l'e-mail que vous souhaitez baliser, puis déposez-le.
Vous pouvez également affecter des libellés en tant qu'action lors de la création ou de la modification d'un filtre, ainsi que sur la page Détails de l'e-mail.
Pour modifier un libellé
- Dans le panneau gauche, sous Libellé, accédez au libellé que vous souhaitez modifier.
- Cliquez avec le bouton droit sur le libellé et sélectionnez Modifier.
- Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Mettre à jour.
Pour supprimer un libellé
- Ouvrez l'e-mail dont vous souhaitez supprimer le libellé.
- Juste en dessous de l'objet de l'e-mail, vous verrez le libellé qui lui est affecté.
- Cliquez sur l'icône Supprimer.
Pour supprimer un libellé
- Dans le panneau gauche, accédez au libellé que vous souhaitez supprimer, sous Libellé.
- Cliquez avec le bouton droit sur le libellé et sélectionnez Supprimer.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation.