SalesInbox pour le Web - Vue d'ensemble
SalesInbox est un outil intelligent de messagerie qui s'intègre de manière fluide dans Zoho CRM pour rassembler les informations CRM et de messagerie en un seul endroit. SalesInbox renseigne automatiquement les e-mails professionnels dans les colonnes respectives en fonction des données CRM, ce qui permet aux commerciaux de conserver des boîtes aux lettres organisées.
Fonctionnalités
E-mails prioritaires
Séparation automatique des e-mails dans les colonnes Deals, Contacts & Leads, Not in CRM et Colleagues, en fonction des données CRM. L'intégration à Zoho CRM SalesInbox se synchronise de manière transparente avec Zoho CRM, et les e-mails associés sont simultanément extraits des données CRM et mis à jour dans SalesInbox au fur et à mesure qu'ils sont envoyés/reçus, dans leurs colonnes respectives. SalesInbox permet de séparer les e-mails liés au travail des autres e-mails, ce qui aide le commercial à fixer ses priorités et à se concentrer sur ce qui est important.
Organisation mains libres
SalesInbox est un assistant personnel qui permet d'économiser du temps et des efforts en classant les e-mails des prospects/contacts, des collègues et des expéditeurs non liés au CRM.
Moins d'encombrement
Grâce au tri spontané des e-mails en différentes sections et à la division des e-mails liés au travail en colonnes basées sur les données de Zoho CRM, les boîtes aux lettres sont libérées de l'encombrement et des communications inutiles.
Des transactions conclues plus rapidement
SalesInbox met en évidence les e-mails les plus importants grâce à la ségrégation, ce qui permet de réduire le temps qu'un commercial passerait normalement à parcourir ses e-mails à la recherche de comptes clients. Les transactions importantes peuvent ainsi être conclues en moins de temps.
Plus besoin de basculer entre le CRM et l'e-mail
SalesInbox résout le problème du retour à Zoho CRM pour ajouter un lead/contact, ou assigner une nouvelle affaire ou tâche après avoir reçu un e-mail d'un client potentiel. Tout cela peut se faire dans la même fenêtre.
SalesInbox - Un tour d'écran
Accéder aux e-mails via SalesInbox
Une fois que vous avez configuré votre compte e-mail dans Zoho CRM via IMAP, vous voyez un onglet appelé SalesInbox dans votre compte CRM. Si vous n'avez pas encore configuré votre compte e-mail via IMAP, reportez-vous au document >> Configurer SalesInbox dans Zoho CRM. Cliquez sur l'onglet SalesInbox pour afficher les e-mails de vos leads, de vos contacts et de vos collaborateurs dans le contexte des ventes et les utiliser. Si vous avez déjà configuré votre compte de messagerie via le protocole IMAP dans Zoho CRM, rendez-vous dans l'onglet SalesInbox et cliquez sur Try Now pour commencer à recevoir vos e-mails.
La vue CRM
La vue SalesInbox CRM est divisée en quatre sections principales : Deals, Contacts & Leads, Not in CRM et Colleagues. Ces sections organisent la boîte aux lettres et permettent aux commerciaux de définir des priorités, de trouver un e-mail et d'y répondre facilement.
- Deals : les transactions sont les nouvelles opportunités qui découlent des leads/contacts. Les e-mails des contacts pour lesquels il existe des transactions ouvertes sont regroupés dans cette section. Une petite bande informative verte indiquant le montant de chaque affaire potentielle apparaîtra à côté de chaque e-mail.
- Contacts & Leads : les contacts sont les personnes d'une organisation avec lesquelles votre entreprise échange en vue d'opportunités commerciales. Les leads sont les opportunités de vente ou les contacts non qualifiés dans votre entreprise. Ce sont les informations brutes concernant les personnes ou représentants d'organisations recueillies lors de salons professionnels, de séminaires, dans des publicités et grâce à d'autres campagnes marketing. Les e-mails de l'une de ces deux catégories de clients seront ajoutés dans cette section.
- Colleagues : les e-mails des personnes ayant le même nom de domaine que le vôtre sont automatiquement regroupés sous cette catégorie. Par exemple, pour le compte patricia@zylker.com, les messages envoyés par les adresses du domaine « zylker.com » arriveront dans Colleagues.
- Not in CRM : les e-mails envoyés depuis des adresses e-mail qui ne sont pas répertoriées dans Zoho CRM ou n'ont pas le même nom de domaine que le compte de l'hôte sont réunis dans cette section.
Dossiers
Zoho SalesInbox est fourni avec des dossiers par défaut tels que Inbox, Drafts, Sent, etc. Les dossiers vous aident à classer les e-mails pour faciliter l'accès et définir des priorités. SalesInbox comprend également deux dossiers CRM préexistants - Closing This Month et Customers.
- Customers : ce dossier affiche les e-mails des contacts avec lesquels toutes les transactions sont conclues (statut « Closed Won »).
- Closing this month : e-mails de contacts avec des transactions potentielles se concluant au cours du mois où l'e-mail est reçu.
Vous pouvez créer de nouveaux dossiers et filtres depuis Email Settings. Voir également : Gestion des dossiers
Libellés
Les libellés (labels) sont des balises qui peuvent être associées à certains e-mails pour en faciliter la reconnaissance. Par exemple, vous pouvez appliquer le libellé « Salon » à tous les leads provenant d'un salon. Ces libellés sont appliqués aux e-mails qui répondent aux critères définis.
Vues
La section Views de Zoho SalesInbox affiche les e-mails en fonction des statistiques d'e-mail. Cette section vous aidera à assurer le suivi des e-mails envoyés aux clients et par les clients. Voir également : Vues des e-mails
La vue à colonne unique
La vue à colonne unique vous permet d'afficher tous les e-mails sur une seule page. Vous pouvez utiliser les options de filtrage pour afficher des e-mails depuis Leads, Contacts, Deals, Colleagues ou Not in CRM et les visualiser séparément dans une seule fenêtre. En outre, vous pouvez exécuter diverses actions sur les e-mails. Cliquez sur l'icône Single Column View 
en haut à droite de la page d'accueil de SalesInbox pour activer cette vue.
en haut à droite de la page d'accueil de SalesInbox pour activer cette vue. Actions disponibles dans la vue à colonne unique
Lire les e-mails et y répondre ne sont pas les seules actions dont vous aurez besoin. Vous devrez parfois effectuer diverses actions de suivi des e-mails que vous recevez. SalesInbox vous permet d'effectuer de nombreuses actions à partir de la vue à colonne unique. Par exemple, vous pouvez déplacer un e-mail vers un dossier particulier, marquer un e-mail comme spam, appliquer un libellé, etc.
À partir de la vue à colonne unique, vous pouvez effectuer les actions suivantes dans votre e-mail :
- Mark as read
: cette option vous permet de marquer les e-mails comme lus sans les ouvrir. - Mark as unread
: vous pouvez marquer un e-mail lu comme non lu, si vous souhaitez y revenir plus tard. - Archive
: l'archivage évite que des e-mails importants soient supprimés accidentellement. Vous pouvez archiver les e-mails depuis votre boîte de réception. Remarque : cette option n'est disponible que pour les utilisateurs qui ont intégré leur compte Gmail. - Move to Folder
: permet de déplacer les e-mails de la boîte de réception vers des dossiers spécifiques dans SalesInbox. - Apply Label
: vous pouvez classer les e-mails à l'aide de libellés, qui vous aideront à localiser facilement les e-mails associés. Vous pouvez sélectionner des libellés existants ou en créer de nouveaux si nécessaire. - Mark as Spam
: vous pouvez marquer les e-mails indésirables comme spam. Une fois marqué, l'e-mail est placé dans le dossier des spams. Vous pouvez revenir en arrière si nécessaire. - Move to Trash
: vous pouvez déplacer tous les e-mails indésirables vers la corbeille. Vous pourrez les récupérer en fonction de votre politique de corbeille. Par exemple, dans Zoho Mail, les e-mails placés dans la corbeille depuis plus de 30 jours sont automatiquement supprimés. Vous pouvez récupérer les e-mails avant cette date. - Remove from View
: lorsque l'option Email Insights est activée dans Zoho CRM, tous les e-mails sont classés dans différentes vues en fonction de paramètres prédéfinis, tels que Unopened, Not Responded, Not Replied, etc. Vous pouvez supprimer des e-mails de ces vues si vous ne souhaitez pas qu'ils soient catégorisés. - Discard : les brouillons que vous avez peuvent être supprimés de SalesInbox.
Vue Email Detail
Le volet de droite
Lorsque vous ouvrez un e-mail, un panneau de détails se trouve à droite. Pour toutes les adresses (leads/contacts) classées, le panneau d'informations présente les rubriques suivantes :
- Info : contient les coordonnées de l'expéditeur. Vous pouvez également afficher la liste de toutes les transactions potentielles associées à cette adresse ou en créer une si nécessaire. Il est par ailleurs possible d'afficher et de créer des activités, ainsi que de prendre des notes.
- Conversations : contient un historique de toutes les conversations antérieures avec un prospect/contact particulier. Vous pouvez choisir d'afficher les e-mails envoyés uniquement par vous, ou par tous les utilisateurs dans votre compte CRM.
- Timeline : liste chronologique de toutes les activités autour de l'enregistrement sélectionné.
Pour les adresses e-mail non répertoriées qui sont regroupées sous Not in CRM, le panneau d'informations proposera de les ajouter en tant que leads ou contacts.
Vous pouvez créer un nouveau client potentiel, une activité ou une note à partir de la vue Email detail, et cela sera ajouté dans Zoho CRM.
Ajouter des contacts Not in CRM en tant que lead/contacts
L'une des principales options offertes par SalesInbox est la possibilité d'ajouter un lead/contact directement à partir d'un e-mail. Lorsque vous cliquez sur un e-mail dans la section Not in CRM, vous trouverez dans la page de détails l'option permettant d'ajouter cet e-mail en tant que lead/contact.
Lorsque vous cliquez sur cette option, une fenêtre contextuelle s'affiche. Saisissez les détails et cliquez sur Save.
Remarque :
Les e-mails provenant de vos collaborateurs ne sont pas répertoriés sous le flux Colleagues dans les cas suivants :
Lorsque le domaine privé de l'adresse e-mail entrante n'est pas le même que celui de votre adresse e-mail. Dans ce cas, les e-mails apparaîtront dans le flux Not in CRM. Vous pouvez convertir cet expéditeur en Colleague en faisant glisser et en déposant l'e-mail dans le flux Colleagues. Dès lors, les e-mails provenant du domaine en question s'afficheront sous Colleagues.
Lorsque le domaine de l'adresse e-mail entrante est un domaine public. Par exemple, si l'adresse e-mail de l'expéditeur provient de Gmail, Hotmail, etc., l'e-mail apparaîtra sous Not in CRM. Notez que ces e-mails ne peuvent pas être convertis en Colleagues car il s'agit de domaines publics.
Pour afficher la liste des domaines publics, cliquez ici.
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