Gestion des rôles

Gestion des rôles

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Dans Zoho CRM, vous pouvez configurer la hiérarchie de l'organisation en utilisant les rôles. Les utilisateurs situés à un niveau hiérarchique plus élevé peuvent toujours accéder à tous les enregistrements d'un niveau hiérarchique inférieur. Par exemple, un responsable commercial peut accéder à tous les enregistrements des représentants commerciaux, tandis que les représentants commerciaux ne peuvent accéder qu'à leurs propres enregistrements.
Notes
Remarque : Dans ce document, « enregistrements » fait référence aux enregistrements du module org. L'accès aux enregistrements du module team est déterminé par les profils du module team auxquels chaque utilisateur est assigné. En savoir plus.

Points clés pour comprendre les rôles
  1. Les utilisateurs disposant du rôle CEO ont accès à l'ensemble de la base de données de votre organisation.
  2. Les responsables de la hiérarchie des rôles ne peuvent pas consulter ou modifier les enregistrements de leurs subordonnés s'ils ne disposent pas des permissions « Lecture » ou « Modification » pour ce type d'enregistrement.
  3. Les utilisateurs situés à un rôle hiérarchique plus élevé peuvent accéder aux données des autres utilisateurs se situant en dessous dans la hiérarchie. Par exemple : un responsable commercial peut accéder aux données de ses subordonnés.
  4. Par défaut, les utilisateurs ayant le même rôle ne peuvent pas accéder aux données les uns des autres. Par exemple, le directeur technique ne peut pas accéder aux données du directeur marketing et inversement, bien qu'ils soient au même niveau hiérarchique.
  5. Par défaut, les utilisateurs situés au sommet de la hiérarchie ne peuvent pas consulter les données partagées avec leurs subordonnés via des règles de partage personnalisées. Cependant, vous pouvez activer les droits d'accès des responsables en utilisant l'option Superiors Allowed lors de la création d'une règle de partage de données.
  6. À l'aide de l'option Share Data with Peers, vous pouvez activer le partage de données entre utilisateurs ayant le même rôle.
  7. Vous devez disposer d'un accès en lecture ou en lecture/écriture à l'enregistrement principal pour y ajouter des notes, des pièces jointes ou lui envoyer un e-mail.
Disponibilité
Permission requise
Les utilisateurs disposant de la permission Gérer les rôles dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Vérifier la disponibilité des fonctionnalités et les limites
Consultez un modèle de hiérarchie organisationnelle :

Zoho CRM - Sample Role Hierarchy

Créer des rôles

Par défaut, les rôles CEO et Manager sont activés pour votre compte Zoho CRM payant. En outre, vous pouvez créer différents types de rôles pour vos utilisateurs en fonction de leur position dans la hiérarchie de votre organisation et du type de votre édition Zoho CRM.

Notes
Remarque
  • Un utilisateur disposant d'un profil Administrateur aura accès à l'ensemble des données, quel que soit le rôle assigné à l'utilisateur.

Pour créer de nouveaux rôles

  1. Accédez à Configuration > Sécurité Contrôle > Rôles et partage.
  2. Dans la section Rôles , cliquez sur Nouveau rôle.
  3. Dans la Nouveau rôle page, effectuez les actions suivantes :
    • Entrez le nom du rôle. N'ajoutez pas un rôle portant le même nom.
    • Sélectionnez le rôle du supérieur hiérarchique immédiat dans la recherche Rend compte à .
      Si vous ne sélectionnez pas le rôle du supérieur, le nouveau rôle sera créé sous le rôle CEO.
    • Sélectionnez l'option Share Data with Peers si vous souhaitez activer les droits d'accès pour les pairs. Cette option ne sera pas visible si votre organisation utilise la hiérarchie de rapports.
    • Spécifiez la description du rôle.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Assigner des rôles aux utilisateurs

Après avoir créé les rôles, vous pouvez les assigner aux utilisateurs de votre organisation. 

Pour assigner des rôles aux utilisateurs

  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Dans la Utilisateurs page, cliquez sur un utilisateur particulier <User name>.
  3. Dans la page de détails de l'utilisateur, cliquez sur l'icône de modification .
  4. Dans la Modifier l'utilisateur page, sélectionnez un Rôle dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les rôles

Vous pouvez modifier les rôles des utilisateurs en fonction des changements de la hiérarchie de votre organisation. Dans le cadre de la modification des rôles, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Renommer le rôle
  • Modifier le rôle auquel ce rôle rend des comptes
  • Modifier le paramètre de partage des données avec les pairs

Lors de la modification des noms de rôles, toutes les règles de partage des données seront mises à jour automatiquement. Vous n'avez donc pas besoin de calculer les règles de partage des données ou de mettre à jour les détails des utilisateurs.

Pour modifier un rôle

  1. Allez à Configuration > Sécurité Contrôle > Rôles et partage.
  2. Dans la Liste des rôles, cliquez sur le Rôle nom. Vous pouvez également le survoler et cliquer sur l'icône de modification .
  3. Dans la Détails du rôle page, cliquez sur Modifier.
  4. Dans la Modifier le rôle page, mettez à jour les nouvelles propriétés du rôle.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les rôles

Vous ne pouvez pas supprimer les rôles existants sans transférer les utilisateurs vers un nouveau rôle.

Pour supprimer un rôle

  1. Allez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Dans la Rôles page, cliquez sur le Rôle nom. Vous pouvez également le survoler et cliquer sur l'icône de suppression .
  3. Dans la Rôle page de détails, cliquez sur Supprimer.
  4. Dans la Supprimer le rôle page, cliquez sur un rôle existant pour transférer les rôles enfants vers le rôle sélectionné.
  5. Cliquez sur Transférer et supprimer.
    Le rôle et les rôles enfants sont désormais transférés vers le nouveau rôle et une hiérarchie organisationnelle différente est créée.
VOIR AUSSI
Gestion des profils