Dans les paramètres de conformité, vous devez d'abord activer les paramètres de conformité RGPD, s'il s'applique à votre entreprise. Les utilisateurs dotés de l'autorisation de profil Gérer les paramètres de conformité peuvent activer et afficher les fonctionnalités disponibles sous Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité.
Pour activer les options de conformité RGPD
Le principe fondamental du traitement des données personnelles est que les données doivent être traitées de façon légitime et de manière transparente. Le RGPD définit six bases légales pour le traitement des données. Il est important de toutes les comprendre, car aucune base légitime n'est meilleure que les autres. Le choix de la base la plus appropriée dépend de la finalité du traitement des données et des besoins de votre entreprise.
Par défaut, tous les enregistrements des modules Lead, Contacts et Fournisseurs présenteront une Base de traitement des données définie sur Non applicable lorsque vous activez le RGPD depuis Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité. Une fois cette option activée, chaque enregistrement sera doté d'une section Confidentialité des données contenant les informations de la base de traitement des données. Vous pouvez modifier cela à votre discrétion et en fonction de vos dossiers commerciaux.
Une fois le RGPD activé dans votre compte Zoho CRM, chaque enregistrement présentera une section Confidentialité des données où des informations sur la base de traitement des données sont disponibles. Si le consentement est la base légale, les options permettant d'envoyer un formulaire de consentement et de mettre à jour manuellement les détails du consentement seront également disponibles. Un nouveau champ appelé Source dans la page des détails de l'enregistrement sera également disponible, dans lequel seront stockées les sources de données telles que les formulaires Web, les API, les intégrations, etc.
Tout utilisateur qui dispose de l'autorisation de visualiser l'enregistrement sera en mesure d'afficher et de modifier la section Data Processing Basis (Base de traitement des données). Si vous utilisez des portails et que la base de traitement des données est le Consentement, les personnes qui ont accès au portail seront en mesure de voir la section Data Privacy (Confidentialité des données). Elles peuvent mettre à jour leurs informations de consentement.
Si votre activité fonctionne avec Zoho CRM, vous pouvez traiter des données en vous basant sur l'une ou l'autre des bases légales mentionnées plus tôt. Le consentement nécessite une action délibérée d'adhérer de la part du titulaire des données. Il est donc obligatoire que le responsable maintienne en place un système de gestion des consentements adéquat pour obtenir le consentement des personnes concernées.
Le système de gestion du consentement de Zoho CRM vous permet d'obtenir le consentement de vos leads et clients.
La gestion du consentement dans Zoho CRM propose les options suivantes.
Vous pouvez modifier la base légale du traitement des données grâce aux méthodes suivantes :
Utilisez le champ Base de traitement des données pour définir les critères.
Vous pouvez afficher les détails de la base de traitement des données choisie pour une personne concernée spécifique. En outre, toute modification apportée à cette section sera consignée dans l'historique, par ordre chronologique.
Par exemple, pour envoyer des e-mails marketing à vos clients, vous avez besoin de leur consentement. Par conséquent, vous envoyez un formulaire de consentement par e-mail et, lorsqu'il est soumis, les informations du consentement sont automatiquement mises à jour dans votre compte CRM et peuvent être consultées dans la section Détails. L'historique affiche la liste des actions effectuées dans un enregistrement relatif à la base de traitement des données, directement depuis la création d'un enregistrement.
Pour afficher les détails et l'historique
Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité > Vue d'ensemble, pour afficher le tableau de bord qui vous donne les informations suivantes :
RGPD dans Zoho CRM
Gestion du consentement
Droits des personnes concernées
Confidentialité des données
Marquage des champs personnels