FAQ : Rôles de demandeur dans Zoho CRM

FAQ : Rôles de demandeur dans Zoho CRM

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Comment les demandeurs peuvent-ils soumettre une demande dans Zoho CRM ?

Les demandeurs peuvent soumettre des demandes via l'onglet Demandes dans Zoho CRM, présent dans la barre latérale principale. Une fois qu'un utilisateur a été ajouté en tant que demandeur à un ou plusieurs modules d'équipe, ces modules apparaissent dans leur onglet Demandes.

Pour créer une demande :
  1. Cliquez sur l'onglet Demandes dans la barre latérale.

  2. Vous verrez une liste des modules d'équipe pour lesquels vous êtes demandeur.
  3. Cliquez sur l'icône Nouvelle demande pour soumettre une nouvelle demande.

  4. Sélectionnez le module d'équipe pertinent et remplissez le formulaire.
  5. Soumettez la demande.
Chaque demande crée un nouvel enregistrement dans le module d'équipe sélectionné. Le demandeur peut suivre l'état et les mises à jour de la demande à partir du même onglet. Cette méthode offre une alternative centralisée et structurée aux canaux informels comme le chat ou le courrier électronique.

Puis-je soumettre une demande directement à partir d'un module parent, comme Affaires ou Contacts ?

Oui. Si un module d'équipe est lié à un module parent (comme Affaires ou Contacts) via un champ de recherche, les demandeurs peuvent soumettre une demande directement à partir de la liste associée dans l'enregistrement parent.
Par exemple, si le module d'équipe Presales Demo est lié au module Affaires :
  1. Ouvrez l'enregistrement d'affaire pour lequel vous avez besoin de demander une démo.
  2. Accédez à la liste associée Presales Demo.
  3. Cliquez sur Ajouter ou Nouveau.

  4. Le formulaire de demande s'ouvrira avec l'enregistrement d'affaire automatiquement renseigné dans le champ de recherche.
Cette approche garantit un lien plus étroit entre la demande et l'enregistrement d'origine, améliorant la visibilité et la traçabilité pour les deux équipes impliquées.

Recevrai-je une notification quand je suis ajouté en tant que demandeur ?

Oui. Quand un utilisateur est ajouté en tant que demandeur à un module d'équipe, Zoho CRM envoie automatiquement une notification par courrier électronique à l'utilisateur. Cette notification confirme que l'utilisateur peut désormais soumettre et suivre des demandes pour ce module d'équipe spécifique via l'onglet Demandes.

La notification inclut le nom du module d'équipe et fournit un lien direct vers l'onglet Demandes, aidant les utilisateurs à démarrer sans confusion.

Que sont les paramètres de demandeur dans Zoho CRM, et pourquoi ont-ils été introduits ?

Les paramètres de demandeur constituent une fonctionnalité introduite pour simplifier la gestion des demandes au sein des modules d'équipe dans l'interface NextGen de Zoho CRM. Auparavant, chaque fois qu'un demandeur soulevait une demande, cette demande devenait automatiquement un nouvel enregistrement possédé par le demandeur lui-même. Cette configuration pouvait prêter à confusion, car le travail réel sur la demande devait généralement être effectué par d'autres membres de l'équipe. Les paramètres de demandeur résolvent ce problème en permettant aux administrateurs de modules d'équipe d'assigner la propriété de ces enregistrements nouvellement créés directement aux utilisateurs appropriés chargés de les traiter, ce qui rationalise la gestion des demandes et améliore la clarté.
Voir aussi >> Rôles de demandeur

Où puis-je trouver les paramètres de demandeur dans l'interface NextGen ?

Pour configurer ou afficher les paramètres de demandeur dans un module d'équipe :
  1. Accédez au module d'équipe (par exemple, Révision de contrat, Presales Demo) dans la barre latérale du CRM.
  2. Cliquez sur l'icône Plus (...) dans le coin supérieur droit du module.

  3. Sélectionnez Paramètres de demandeur dans le menu déroulant.
À partir de là, les administrateurs de modules d'équipe peuvent :
  • Assigner jusqu'à cinq utilisateurs comme propriétaires d'enregistrements par défaut.
  • Configurer ou modifier les règles d'assignation pour les demandes entrantes.
  • Enregistrer ou mettre à jour les paramètres de propriété selon les besoins.
Ces paramètres s'appliquent uniquement aux enregistrements créés par les demandeurs et aident à garantir un routage correct de la propriété dès le moment où une demande est soumise.

Comment exactement les paramètres de demandeur améliorent-ils la gestion des demandes ?

Avec les paramètres de demandeur, quand un demandeur (quelqu'un extérieur ou appartenant à un autre module d'équipe) crée un nouvel enregistrement dans un module d'équipe spécifique, l'administrateur du module d'équipe dispose de deux options pour assigner la propriété de l'enregistrement :
  1. Assigner des propriétaires spécifiques : Les administrateurs peuvent sélectionner manuellement jusqu'à cinq utilisateurs parmi les administrateurs, gestionnaires, membres ou participants du module d'équipe. Dans ce cas, les enregistrements seront assignés aux utilisateurs sélectionnés en rotation.
  2. Définir des règles d'assignation : Les administrateurs peuvent créer des règles d'assignation automatisées. Une fois définies, ces règles déterminent automatiquement la propriété de tout enregistrement créé par des demandeurs.
Cela garantit que chaque demande est immédiatement assignée à un utilisateur qui est spécifiquement responsable de sa gestion, éliminant l'ambiguïté et accélérant les délais de réponse.

Les paramètres de demandeur s'appliquent-ils à tous les enregistrements d'un module ou seulement à ceux créés par les demandeurs ?

Les paramètres de demandeur s'appliquent spécifiquement uniquement aux enregistrements créés par les demandeurs. Ces paramètres n'affectent pas automatiquement les enregistrements créés par d'autres moyens. Cependant, les administrateurs de modules d'équipe peuvent aussi modifier manuellement la propriété d'autres enregistrements existants (ceux non créés par les demandeurs) à partir de la page de détail de l'enregistrement selon les besoins.

Qui peut configurer les paramètres de demandeur ?

Seuls les administrateurs du module d'équipe respectif peuvent configurer les paramètres de demandeur. Ils ont l'autorité pour définir les règles d'assignation ou choisir manuellement les utilisateurs pour la propriété des enregistrements. Les gestionnaires, membres et participants n'ont pas la permission de configurer ces paramètres.

Que se passe-t-il si aucun utilisateur n'est explicitement assigné comme propriétaire ?

Si un administrateur de module d'équipe ne spécifie pas d'utilisateurs pour gérer les enregistrements créés par les demandeurs, le système assigne automatiquement ces nouveaux enregistrements à un administrateur d'équipe par défaut. Cela garantit que chaque demande a toujours un propriétaire désigné responsable de sa gestion, évitant ainsi tout enregistrement non assigné ou oublié.

Puis-je assigner plusieurs propriétaires d'enregistrements pour les enregistrements créés via l'onglet Demandeur ? Comment ça fonctionne ?

Oui, vous pouvez assigner plusieurs propriétaires d'enregistrements. Les administrateurs de modules d'équipe peuvent sélectionner jusqu'à cinq utilisateurs parmi les administrateurs, gestionnaires, membres ou participants du module comme propriétaires pour gérer les enregistrements créés par les demandeurs. Quand plusieurs utilisateurs sont choisis, Zoho CRM assigne chaque nouvel enregistrement créé par un demandeur à ces utilisateurs en rotation .

Exemple :
Si vous sélectionnez trois utilisateurs (Utilisateur A, Utilisateur B, Utilisateur C) comme propriétaires d'enregistrements, le premier enregistrement créé par un demandeur sera assigné à l'Utilisateur A, le deuxième à l'Utilisateur B, le troisième à l'Utilisateur C, et l'assignation du quatrième enregistrement revient à l'Utilisateur A. Cette méthode garantit une distribution équitable et équilibrée de la charge de travail entre les utilisateurs sélectionnés.

Une règle d'affectation ou un propriétaire d'enregistrement peut-il être supprimé après sa configuration ?

La suppression des règles d'affectation associées aux paramètres de demandeur est restreinte pour préserver l'intégrité du traitement des demandes. Vous ne pouvez pas supprimer directement une règle si elle est activement associée aux paramètres de demandeur d'un module d'équipe. Si vous souhaitez supprimer une règle d'affectation, vous devez d'abord mettre à jour ou supprimer les paramètres de demandeur de ce module d'équipe.

De même, si vous tentez de supprimer un utilisateur défini comme propriétaire d'enregistrement désigné dans ces paramètres, Zoho CRM vous en avertira et empêchera cette action. Cela vise à préserver la cohérence de la propriété des enregistrements.

La propriété des enregistrements non créés par les demandeurs peut-elle également être réattribuée ?

Oui, les administrateurs conservent la flexibilité de modifier la propriété des enregistrements pour tous les types d'enregistrements au sein d'un module d'équipe, pas seulement ceux créés par les demandeurs. La propriété des enregistrements existants (ceux non générés par les demandeurs) peut être modifiée directement à partir de la page de détail de l'enregistrement en sélectionnant le nouveau propriétaire souhaité dans la liste déroulante à côté du champ propriétaire.

Qui peut être désigné comme propriétaire d'enregistrement via ces paramètres de demandeur ?

La propriété des enregistrements peut être attribuée à l'un des rôles de module d'équipe suivants :
  1. Administrateurs
  2. Responsables
  3. Membres
  4. Participants
Les administrateurs peuvent sélectionner n'importe quelle combinaison de ces rôles, jusqu'à un maximum de cinq utilisateurs.

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