FAQ : Utilisateurs d'équipe et licences

FAQ : Utilisateurs d'équipe et licences

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour les détails les plus précis et les plus à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.

Qu'est-ce qu'un utilisateur d'équipe ?

Un utilisateur d'équipe dans Zoho CRM est un type de licence utilisateur spécialisé conçu principalement pour les membres qui ont besoin d'un accès ciblé dans des modules d'équipe spécifiques plutôt qu'un accès complet à tous les modules de l'organisation. Ces utilisateurs sont idéaux pour des rôles tels que les consultants externes ou le personnel spécifique à l'équipe qui n'ont pas besoin d'un accès complet à tous les modules de l'organisation. Les utilisateurs d'équipe peuvent pleinement utiliser les fonctions des modules d'équipe qui leur sont assignés et peuvent même être administrateur d'un module d'équipe ou d'un espace d'équipe, mais leur accès aux autres modules de l'organisation est limité à la consultation ou à des interactions limitées, selon les paramètres administratifs.

Cette configuration permet aux utilisateurs d'équipe de gérer complètement leurs tâches spécifiques tout en limitant leur accès aux modules organisationnels plus larges et à la configuration.

Quel est le coût des licences pour les utilisateurs d'équipe ?

Le coût des licences pour les utilisateurs d'équipe selon les éditions de CRM est le suivant :
  1. 11 USD / licence d'équipe / mois (si paiement mensuel)
  2. 9 USD / licence d'équipe / mois (si paiement annuel)

Toutes les éditions de CRM prennent-elles en charge les utilisateurs d'équipe ?

Oui, toutes les éditions Standard, Professional, Enterprise, Ultimate, CRMPlus et CRM Flex prennent en charge les utilisateurs d'équipe.

Qui peut ajouter des utilisateurs de module d'équipe à mon compte CRM ?

Les utilisateurs disposant de la permission Gestion des utilisateurs > Gérer les utilisateurs dans leur profil peuvent acheter et ajouter des utilisateurs d'équipe dans Zoho CRM.

Comment acheter une licence d'utilisateur d'équipe dans mon compte CRM ?

Pour acheter une licence d'utilisateur d'équipe :
  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise.
  2. Sous Licence d'utilisateur d'équipe, cliquez sur Obtenir une licence d'utilisateur d'équipe.
  3. Dans la fenêtre contextuelle Acheter une licence d'utilisateur d'équipe, cliquez sur Acheter maintenant.
  4. Vous serez redirigé vers la page Zoho Store.
  5. Dans la fenêtre contextuelle Paiements page, cliquez sur Améliorer les utilisateurs / Modules complémentaires.
  6. Dans Module complémentaire Utilisateurs d'équipe, sélectionnez le nombre de licences d'utilisateur d'équipedont vous avez besoin dans la liste déroulante.
  7. Cliquez sur Continueret Effectuer le paiement.
  8. Vérifiez le nombre d'utilisateurs et le montant total.
  9. Cliquez sur Procéder au paiement.
  10. Une fois l'achat terminé, vous pouvez voir le nombre de licences achetées en accédant à Paramètres de l'entreprise puis à Utilisateur d'équipe Licence.

  11. Cliquez sur Acheter plus pour acheter plus de licences utilisateur.

Puis-je convertir les utilisateurs d'équipe en utilisateurs réguliers ?

Parfois, il est nécessaire de convertir certains utilisateurs d'équipe en utilisateurs réguliers. Par exemple, certains utilisateurs d'équipe peuvent avoir besoin d'accéder à plus de 10 modules organisationnels pour accomplir leur travail efficacement. Ces utilisateurs d'équipe peuvent être convertis en utilisateurs réguliers selon les besoins.Toutefois, les utilisateurs réguliers ne peuvent pas être convertis en utilisateurs d'équipe.

 

Une fois que les utilisateurs d'équipe sont convertis en utilisateurs réguliers, ils utiliseront les licences utilisateur régulier que vous avez achetées dans le cadre de votre abonnement. Le prix des licences utilisateur régulier dépend de l'édition de CRM à laquelle votre organisation est abonnée.

 

Pour convertir les utilisateurs d'équipe en utilisateurs réguliers :

  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Sélectionnez l'utilisateur d'équipe que vous souhaitez convertir.
  3. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Convertir en utilisateur régulier.
  4. Dans la fenêtre contextuelle Convertir dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le profil de l'utilisateur dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Convertir.

Les utilisateurs d'équipe sont-ils identiques aux utilisateurs allégés dans Zoho CRM ?

Oui, bien que les utilisateurs d'équipe et les utilisateurs allégés désignent les mêmes rôles dans Zoho CRM, ils diffèrent en termes d'utilisabilité, d'accès organisationnel et de privilèges. Le terme « utilisateurs allégés » a été remplacé par « utilisateurs d'équipe » dans Zoho CRM pour refléter ces rôles de manière plus précise.

Comme la conversion n'est pas possible, si un utilisateur standard est supprimé puis rajouté en tant qu'utilisateur d'équipe, cela fonctionnera-t-il ?

Oui, si un utilisateur standard est supprimé de votre système CRM, il peut être ajouté à nouveau en tant qu'utilisateur d'équipe avec la licence utilisateur d'équipe.

Combien de licences utilisateur d'équipe peuvent être achetées au minimum, et quel est le nombre minimum d'utilisateurs CRM requis pour demander des licences utilisateur d'équipe ?

Dans Zoho CRM, il n'existe aucune exigence minimale de licences utilisateur standard lors de l'achat de licences utilisateur d'équipe. Vous pouvez acheter aussi peu qu'une seule licence utilisateur d'équipe. Il est également possible d'avoir uniquement des utilisateurs d'équipe dans votre CRM, sous votre super administrateur, sans avoir besoin d'ajouter des utilisateurs standard. Les utilisateurs standard ne sont pas un préalable à l'ajout d'utilisateurs d'équipe.

En quoi un utilisateur d'équipe diffère-t-il d'un utilisateur standard ?

Concernant les modules organisationnels :

Un utilisateur d'équipe peut :
  1. Consulter les enregistrements dans n'importe quel 10 modules.
  2. Consulter et personnaliser ses propres informations sous les paramètres personnels dans CRM.
  3. Ajouter des notes et des pièces jointes aux enregistrements.
  4. Consulter toutes les vues personnalisées publiques, créer et partager des vues.
  5. Consulter les enregistrements créés via les intégrations.
  6. Consulter les flux des marques sociales.
  7. Interagir avec d'autres utilisateurs de CRM via les flux.

Un utilisateur d'équipe ne peut pas :
  1. Créer, mettre à jour et supprimer des enregistrements individuels.
  2. Être propriétaire d'enregistrements dans CRM.
  3. Mettre à jour et supprimer en masse les enregistrements.
  4. Modifier les propriétaires des enregistrements.
  5. Partager les enregistrements.
  6. Rechercher et fusionner les enregistrements en doublon.
  7. Enrichir les données avec Zia.
  8. Être ajouté sous les champs de recherche d'utilisateur.
  9. Être les responsables de territoires.
  10. Examiner et approuver les enregistrements.
  11. Importer et exporter les enregistrements.
  12. Envoyer des e-mails aux enregistrements manuellement à l'aide de l'option « Envoyer un e-mail ».
  13. Lancer des appels et des réunions.
  14. Convertir les prospects, les devis et les commandes de vente.
  15. Consulter, créer, modifier ou supprimer les analyses et les rapports.
  16. Effectuer des actions de macro.
  17. Disposer des autorisations de niveau administrateur.
  18. Être un participant dans Sales Motivator ou Gamescope.
  19. Effectuer des réservations dans le calendrier pour eux-mêmes.
  20. Accéder au bac à sable.
  21. Gérer les utilisateurs, les rôles et les groupes.
  22. Ajouter des enregistrements à la liste liée créée suite à l'intégration avec d'autres produits.
    (Cette restriction s'applique même si l'utilisateur d'équipe est un utilisateur standard dans d'autres produits intégrés)

Concernant les modules d'équipe :

Un utilisateur d'équipe peut :
  1. Être propriétaire d'enregistrements dans les modules d'équipe, mais ne peut pas être propriétaire d'enregistrements des modules organisationnels.
  2. Consulter, créer, modifier, supprimer et partager les enregistrements des modules d'équipe
  3. Importer et exporter les enregistrements des modules d'équipe
  4. Envoyer des e-mails, utiliser la fusion de courrier, envoyer des e-mails en masse et supprimer les e-mails
  5. Mettre à jour / supprimer / transférer en masse les enregistrements des modules d'équipe
  6. Modifier le propriétaire des enregistrements des modules d'équipe
  7. Ajouter des notes et des pièces jointes aux enregistrements des modules d'équipe.
  8. Gérer les vues personnalisées dans les modules d'équipe.
 

Qu'un utilisateur de module d'équipe peut faire que les utilisateurs standard ne peuvent pas ?

Les utilisateurs standard dans Zoho CRM ont des capacités plus larges et un accès à davantage de modules que les utilisateurs de modules d'équipe, qui disposent de permissions limitées focalisées principalement sur des fonctions spécifiques liées aux équipes. Contrairement aux utilisateurs de modules d'équipe, les utilisateurs standard peuvent gérer une plus large variété de fonctions, y compris les modules organisationnels, et ont la capacité de lire et modifier les enregistrements selon leurs besoins. Essentiellement, il n'existe rien qu'un utilisateur de module d'équipe peut faire qu'un utilisateur standard ne peut pas.

Combien de modules organisationnels peuvent être activés pour un profil utilisateur d'équipe ? 

Seuls 10 modules organisationnels (modules définis par le système et modules personnalisés) peuvent être activés pour un profil utilisateur d'équipe. Cependant, il n'y a pas de limite pour les modules d'équipe.

Un profil de licence utilisateur d'équipe peut-il être désigné comme administrateur pour un module d'équipe ?

Oui, tout utilisateur standard qui fait partie d'une équipe, quel que soit son type de profil, peut être désigné comme administrateur pour ce module d'équipe. Cela s'applique également aux utilisateurs qui ont été ajoutés via une licence utilisateur d'équipe.

Qu'est-ce que cette assignation automatique signifie pour les utilisateurs d'équipe dans CRM ?

Chaque fois qu'un utilisateur d'équipe est ajouté, l'utilisateur est automatiquement assigné au profil utilisateur d'équipe et cela ne peut pas être modifié car c'est le paramètre système par défaut.

Que se passe-t-il si les enregistrements de modules organisationnels sont assignés aux utilisateurs d'équipe via l'automatisation ?

Enregistrements assignés via une règle d'assignation

Comme les utilisateurs d'équipe ne peuvent pas être propriétaires d'enregistrements de modules organisationnels, ces enregistrements ne leur seront pas assignés même s'ils correspondent aux critères d'une règle d'assignation. Par exemple, si les critères indiquent d'assigner les enregistrements aux représentants commerciaux, les enregistrements ne seront assignés à aucun utilisateur d'équipe ayant le rôle de représentant commercial.

Enregistrements assignés via Workflow Rules

Dans les workflows, il existe une option pour créer un enregistrement de module organisationnel et assigner un propriétaire pour celui-ci. Le propriétaire de l'enregistrement peut être l'utilisateur actuellement connecté ou un utilisateur qui ajoute, crée ou modifie l'enregistrement.
Si un utilisateur d'équipe correspond aux critères pour devenir propriétaire de l'enregistrement, le propriétaire de l'enregistrement parent deviendra à la place le propriétaire du nouvel enregistrement de module organisationnel.

Enregistrements créés par les utilisateurs d'équipe via l'assistant

Si un enregistrement de module organisationnel est créé à l'aide d'un assistant qui ne dispose pas d'un champ pour sélectionner le propriétaire de l'enregistrement, l'enregistrement sera assigné à l'utilisateur qui le crée.
Si le créateur de l'enregistrement est un utilisateur d'équipe, l'enregistrement sera assigné à un utilisateur CRM standard qui occupe un rôle subordonné (rôle subordonné à celui de l'utilisateur d'équipe) car les utilisateurs d'équipe ne peuvent pas être propriétaires d'enregistrements de modules organisationnels. Par exemple, si un responsable des stocks qui est un utilisateur d'équipe crée un enregistrement dans le module Inventaire, l'enregistrement peut être assigné à n'importe quel utilisateur standard subordonné, comme un représentant commercial. S'il n'existe aucun rôle subordonné, l'enregistrement sera assigné au super administrateur.

L'adresse e-mail d'un utilisateur d'équipe peut-elle être utilisée pour envoyer des e-mails via l'automatisation pour les enregistrements de modules organisationnels ?

Comme les utilisateurs d'équipe n'ont pas la permission d'envoyer des e-mails s'agissant des modules organisationnels, même s'ils créent un enregistrement, l'option Envoyer un e-mail sera désactivée pour eux.

 

Cependant, des e-mails peuvent être envoyés à partir de l'adresse e-mail d'un utilisateur d'équipe via des fonctions. Par exemple, une fonction peut être écrite pour envoyer un e-mail au lead dès qu'un enregistrement est créé. Sur cette base, si un utilisateur d'équipe crée un enregistrement, un e-mail sera envoyé au lead à partir de son adresse e-mail.

 

Les e-mails automatisés peuvent être envoyés à partir de workflows, du processus d'approbation, du processus d'examen, etc., si l'expéditeur est défini comme E-mail de l'utilisateur actuel. L'utilisateur actuel inclut à la fois l'utilisateur connecté et le créateur de l'enregistrement.

 

Les utilisateurs d'équipe peuvent consulter les e-mails d'autres utilisateurs s'ils disposent de la permission de consulter les e-mails accordée via la permission Partage d'e-mails. Par exemple, supposez que les utilisateurs d'équipe appartiennent au rôle de cadre conformité. Dans la permission Partage d'e-mails, si le rôle de cadre conformité est sélectionné, les utilisateurs d'équipe ayant ce rôle pourront consulter les e-mails d'autres utilisateurs de l'organisation.

Comment la mise à niveau ou la rétrogradation de votre édition CRM affecte-t-elle les utilisateurs d'équipe ?

Les utilisateurs d'équipe sont pris en charge dans les éditions Standard, Professional, Enterprise et Ultimate. Si un compte disposant d'utilisateurs d'équipe est rétrogradé ou mis à niveau vers une édition qui ne prend pas en charge ce type d'utilisateur, les événements suivants se produiront :

Profil utilisateur d'équipe : Le système créera automatiquement un clone du profil utilisateur d'équipe. Le profil sera nommé Team_Cloned. Toutes les permissions de profil définies resteront inchangées. Les administrateurs CRM peuvent modifier les permissions et renommer le profil si nécessaire.

Utilisateurs d'équipe : Tous les utilisateurs d'équipe seront désactivés et seront répertoriés dans le Team_Cloned profil. Les administrateurs CRM peuvent les réactiver en tant qu'utilisateurs ordinaires. Une fois ces utilisateurs réactivés, ils peuvent soit rester dans le Team_Cloned profil, soit être transférés à un autre profil. S'ils restent dans le profil utilisateur d'équipe, ils auront les mêmes permissions qui ont été configurées pour le profil utilisateur d'équipe, sauf s'ils sont modifiés par l'administrateur.

Remarque : Le Team_cloned profil ne sera pas créé s'il n'y a pas d'utilisateurs d'équipe.

La licence utilisateur d'équipe est-elle disponible dans CRMPlus et Zoho One ?

Les licences utilisateur d'équipe sont disponibles dans CRMPlus mais pas selon le modèle de tarification tous salariés de Zoho One, car les licences Zoho One couvrent tous les utilisateurs, ce qui leur permet d'être ajoutés à n'importe quel module d'équipe sans frais supplémentaires.

Est-il possible d'attribuer des permissions de modules d'organisation différentes à différents utilisateurs d'équipe ?

Non, ce n'est pas possible car tous les utilisateurs d'équipe sont assignés à un profil unique appelé « Team User » dans le système.

Comment désactiver la licence utilisateur d'équipe dans Zoho CRM ?

Si la licence utilisateur d'équipe est désactivée, tous les utilisateurs d'équipe seront désactivés. Ces utilisateurs peuvent être réactivés et convertis manuellement en utilisateurs ordinaires. Ils utiliseront alors des licences utilisateur ordinaire.

 

Pour désactiver la licence utilisateur d'équipe :
  1. Accédez à Setup > General > Company Settings.
  2. Basculez la licence utilisateur d'équipe désactivée.
  3. Cliquez sur Désactiver dans l'alerte contextuelle.