Utiliser des projets dans les Teamspaces

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Introduction

Les équipes qui utilisent les Teamspaces dans Zoho CRM gèrent fréquemment des activités impliquant plusieurs éléments : des enregistrements dans les modules CRM, une collaboration interne et l'exécution de projets. Pour les aider à piloter ces activités plus efficacement, Zoho Projects peut désormais être ajouté directement dans les Teamspaces.

Auparavant, les projets associés à Zoho Projects étaient généralement accessibles depuis les pages de détail des enregistrements, par exemple dans les modules Comptes ou Contacts. Grâce à cette amélioration, les équipes peuvent désormais intégrer leurs projets directement dans leur Teamspace et les gérer aux côtés des modules déjà présents dans l'espace de travail.

Lorsque ces projets sont ajoutés à un Teamspace :

Les équipes peuvent suivre l'avancement des projets depuis leur espace de travail
Les Tasks et activités du projet restent liées aux enregistrements CRM associés
La collaboration est facilitée pour les équipes en charge des implémentations ou des livraisons clients

Exemple de cas d'usage : gérer l'exécution d'une campagne dans un Teamspace marketing

Une équipe marketing peut utiliser un Teamspace pour gérer des modules tels que :

Campagnes
Études de cas
Démarchage d'influenceurs
Retours clients

Lors de la planification d'une campagne de lancement de produit, l'équipe peut avoir besoin de coordonner des tâches telles que la planification de la campagne, la création de contenu, le déploiement des annonces et le démarchage de partenaires.

Plutôt que de naviguer séparément entre les modules CRM et Zoho Projects, l'équipe peut ajouter directement le projet de campagne de lancement dans le Teamspace. Elle peut ainsi suivre les enregistrements de la campagne et piloter l'exécution du projet depuis un même espace de travail.

Fonctionnalités clés

Accéder aux projets depuis le Teamspace

Les projets ajoutés à un Teamspace apparaissent dans le panneau de navigation de celui-ci, ce qui les rend facilement accessibles aux côtés des modules déjà présents dans l'espace.

Dès qu'un projet est disponible dans le Teamspace, les membres de l'équipe peuvent accéder aux détails du projet, suivre les Milestones et collaborer sur les Tasks sans quitter le CRM.

Créer des projets internes pour la collaboration d'équipe

Les équipes peuvent également créer des projets internes non associés à un enregistrement CRM. Ces projets s'avèrent utiles lorsqu'une équipe doit coordonner des travaux entièrement internes, sans lien avec un client ou un compte particulier.

Par exemple, une équipe produit peut utiliser un projet interne pour suivre le développement d'une nouvelle fonctionnalité. Le chef de projet peut créer des Tasks pour la conception, le développement et les tests, les attribuer aux membres de l'équipe et surveiller l'avancement, le tout sans associer le projet à un enregistrement CRM. Ce travail s'effectuant au sein du Teamspace, l'équipe reste coordonnée sans avoir à passer d'un outil à l'autre.

Les équipes utilisent couramment les projets internes pour des initiatives telles que :

Suivi du développement de fonctionnalités
Création de documentation ou de base de connaissances
Planification de campagnes marketing
Initiatives d'amélioration opérationnelle

Les projets internes permettent aux équipes de coordonner leurs travaux internes directement au sein du Teamspace.

Disponibilité

L'utilisation de projets dans les Teamspaces nécessite que Zoho Projects soit intégré au compte CRM.

Si Zoho Projects n'est pas encore intégré, vous pouvez le configurer directement depuis le Teamspace en une seule étape : cliquez sur l'icône + (Ajouter) dans la barre supérieure, sélectionnez Projets, puis saisissez le nom du portail que vous souhaitez créer.

Une fois disponible, les administrateurs du Teamspace peuvent ajouter des projets au Teamspace, et les membres de l'équipe peuvent y accéder selon leurs autorisations dans Zoho Projects.

Lorsque l'intégration de Zoho Projects n'est pas encore configurée, la paramétrer directement depuis le Teamspace crée un nouveau portail Zoho Projects en version d'essai. Pendant la période d'essai, jusqu'à 3 projets et 10 utilisateurs sont pris en charge. À l'issue de cette période, les projets existants restent accessibles, mais la création de nouveaux projets n'est plus possible.

Remarque : pour plus d'informations sur la configuration de Zoho Projects avec Zoho CRM, consultez la documentation d'aide sur l'intégration de Zoho Projects.

Comportement des projets dans les Teamspaces

Les projets ajoutés aux Teamspaces continuent de suivre le fonctionnement existant de Zoho Projects.

Les projets restent gérés via Zoho Projects
Le CRM affiche l'interface du projet dans le Teamspace
Les projets clients conservent leur association aux enregistrements CRM
Les projets internes peuvent être créés sans sélectionner de client

Ainsi, les équipes peuvent continuer à utiliser les fonctionnalités de projet qu'elles connaissent, tout en y accédant directement depuis leur Teamspace.

Types de projets dans les Teamspaces

Les projets ajoutés à un Teamspace peuvent être de deux types :

Projets clients : Projets associés à des enregistrements CRM tels que les Comptes ou les Contacts.

Les équipes peuvent suivre l'avancement du projet directement depuis le Teamspace
Le projet reste associé à l'enregistrement CRM correspondant
Les membres de l'équipe peuvent collaborer sur les travaux d'implémentation, de livraison ou propres au client depuis le même espace de travail
Cette approche est particulièrement utile pour les équipes qui gèrent des projets d'intégration, d'implémentation ou de livraison pour des clients stratégiques.

Projets internes : Projets créés pour la collaboration interne, non liés à un enregistrement CRM.

Les équipes utilisent généralement les projets internes pour des initiatives telles que :
Suivi du développement de fonctionnalités
Création de documentation ou de base de connaissances
Planification de campagnes marketing
Initiatives d'amélioration opérationnelle

Ajouter des projets à un Teamspace

Ajouter des projets à un Teamspace :

Cliquez sur l'icône + (Ajouter) dans la barre supérieure.
Sous Projets, sélectionnez Projet.
Choisissez l'une des options suivantes :

+ Créer
Associer un projet existant

+ Créer un projet
Choisissez le type de projet :

Projet client
Projet d'équipe

Créer un projet client
Dans la section Sélection du client, choisissez le module (Comptes ou Contacts) et sélectionnez l'enregistrement client.
Dans la section Nouveau projet, sélectionnez la mise en page du projet dans la liste déroulante.
Saisissez les informations du projet :

Titre du projet
Responsable
Modèle (facultatif)
Date de début et date de fin
Groupe de projets

(Facultatif) Activez :

Ajouter le projet à Zoho Sprints
Définir ce projet comme projet strict

Sélectionnez une option de dossier WorkDrive :

Cloner le dossier d'équipe/dossier
Lier le dossier d'équipe/dossier
Aucun

Ajoutez une description, des horaires d'ouverture, une mise en page des Task et des étiquettes si nécessaire.
De plus, si des champs personnalisés sont disponibles dans la mise en page des projets, ils seront répertoriés ici.
(Facultatif) Activez la fonction de cumul pour agréger les données des Task et Subtask au niveau du projet.
Dans la section Accès au projet, choisissez :

Privé – Seuls les utilisateurs du projet peuvent y accéder.
Public – Les utilisateurs du portail peuvent consulter le projet et le suivre.

Cliquez sur Suivant.
Choisissez qui peut accéder au projet :

Utilisateurs du projet

Utilisateurs sélectionnés
Tous les utilisateurs de ce Teamspace

Remarque : Lorsque l'option Tous les utilisateurs de ce Teamspace est sélectionnée :

Tout nouvel utilisateur ajouté au Teamspace se verra automatiquement accorder l'accès au projet, et tout utilisateur retiré du Teamspace se verra révoquer cet accès.
Si le nombre de licences utilisateur de Zoho Projects est dépassé, les utilisateurs supplémentaires seront ajoutés en tant qu'utilisateurs désactivés dans Zoho Projects. Ces utilisateurs peuvent demander à l'administrateur d'activer leur compte.

Utilisateur client

Choisissez le dossier racine dans lequel vous souhaitez imbriquer ce projet.
Cliquez sur Enregistrer.
Le projet est créé et ajouté au Teamspace.

Remarque : Un maximum de 30 projets peut être ajouté par Teamspace, avec une limite globale de 500 projets pour l'ensemble des Teamspaces.

Créer un projet d'équipe

Les étapes de création d'un projet d'équipe sont identiques à celles de la création d'un projet client, à deux différences près :

Il n'y a pas d'étape de sélection du client, car les projets d'équipe sont créés à des fins internes et ne sont liés à aucun enregistrement CRM.
L'option Utilisateur client n'est pas disponible lors de la gestion de l'accès au projet.

Reportez-vous à la section Créer un projet client ci-dessus et ignorez l'écran de sélection du client.

Associer un projet existant

Cliquez sur l'icône + (Ajouter) dans la barre supérieure.
Dans la section Projets, cliquez sur Sélectionner un projet.

Choisissez Associer un projet existant.

Choisissez entre Projet d'équipe et Projet client.
Sélectionnez le nom du projet dans la liste déroulante.
Choisissez le niveau d'accès :

Utilisateurs sélectionnés
Tous les utilisateurs de ce Teamspace

Sélectionnez les utilisateurs concernés.
Choisissez le dossier racine dans lequel vous souhaitez imbriquer ce projet.
Cliquez sur Enregistrer.

Le projet sera ajouté au Teamspace.

Accès et collaboration

Une fois les projets ajoutés à un Teamspace :

Les administrateurs du Teamspace peuvent gérer les projets affichés dans l'espace.
La visibilité des projets suit les autorisations des utilisateurs de Zoho Projects.
Les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des tâches, suivre l'avancement et surveiller les Milestone directement depuis le Teamspace.

Visibilité du Teamspace dans Zoho Projects

Lorsqu'un projet est ajouté à un Teamspace, le nom du Teamspace s'affiche également au sein du projet concerné dans le portail Zoho Projects.

Lorsque l'accès au projet est défini sur Tous les utilisateurs de ce Teamspace, les utilisateurs du Teamspace sont ajoutés en tant qu'équipe dans le portail Zoho Projects, sous le nom du Teamspace.

Notez que :

Cette équipe ne peut pas être modifiée dans Zoho Projects.
La composition de l'équipe reste automatiquement synchronisée avec le Teamspace : les utilisateurs ajoutés ou retirés du Teamspace sont répercutés dans l'équipe en conséquence.

Cela permet aux équipes de gérer l'exécution des projets en parallèle de leur activité CRM, au sein d'un espace de travail unifié.

Voir aussi
Gestion des Teamspaces
FAQ : Teamspaces