Gestion des autorisations du profil
Pour faciliter le processus de gestion des autorisations de profil, les autorisations ont été regroupées de sorte que vous n'aurez aucun problème à les personnaliser si nécessaire. Vous pouvez activer ou désactiver les autorisations en un seul clic au lieu de devoir décocher chaque case pour désactiver chaque autorisation. Avec la sauvegarde instantanée, vous ne risquez pas de perdre votre progression.
Liste des autorisations
Les autorisations de module sont regroupées de la même manière qu'elles apparaissent dans CRM et les autorisations de configuration sont similaires à celles de la page Setup (Configuration), ce qui facilite leur recherche. Il existe trois principales sections d'autorisation disponibles. Comme il est possible de modifier les autorisations en un clic, vous pouvez facilement les activer et les désactiver.
Autorisations du module
Les autorisations du module vous permettent de définir le module auquel auront accès les utilisateurs associés à ce profil en question. Vous pouvez également spécifier quelles actions ils peuvent effectuer.
Autorisations de base – Ces autorisations sont basées sur les modules. Les autorisations concernant les actions peuvent être modifiées à l'aide de la case à cocher figurant dans la liste déroulante en regard de chaque autorisation de module. Exemples d'actions communes :
- Afficher
- Créer
- Modifier
- Supprimer
- Partager
| Autorisation | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Gestion des enregistrements (Leads, Comptes, Contacts, Produits, etc.) | ✓ | ✓ | Création, modification, suppression et partage d'enregistrements dans un module standard ou personnalisé. |
| Rapports et tableaux de bord | ✓ | ✓ | – Afficher les rapports – Gérer les rapports – Planifier des rapports – Créer des tableaux de bord – Partager les tableaux de bord |
| Prévisions | ✓ | ✓ | Créer des prévisions |
Flux | ✓ | ✓ | – Créer un flux - Gérer le flux |
Autorisations avancées - Des autorisations telles que les autorisations d'importation/exportation, d'envoi d'e-mail, d'outil et autres autorisations avancées ne peuvent être activées que si certaines autorisations préalables sont activées. Par exemple, un utilisateur peut envoyer un e-mail de masse que si l'autorisation d'envoi d'e-mail a été activée pour ce profil. Cela garantit que les utilisateurs ne peuvent pas aller au-delà de leurs autorisations.
Remarque
- Si vous avez désactivé une fonctionnalité avancée, désactivez l'autorisation de base, puis réactivez-la. Les autorisations avancées ne l'activeront pas automatiquement. Vous devrez les activer manuellement.
Autorisations d'importation/exportation
| Autorisation | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Importer des enregistrements | ✓ | ✓ | Importation d'enregistrements dans des modules |
| Exportation | ✓ | ✓ | Exporter des enregistrements à partir des modules et des rapports |
| Exporter le module | ✓ | ✓ | Accéder à la fonctionnalité d'exportation des données |
Envoyer des autorisations de messagerie
| Autorisation | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Envoyer un e-mail | ✓ | ✓ | Envoyer un e-mail aux enregistrements depuis différents modules |
| E-mails en masse | ✓ | ✓ | – Envoyer des e-mails groupés depuis différents modules – Configurer et exécuter des macros |
| Supprimer un e-mail | ✓ | ✓ | Supprimer les e-mails envoyés et reçus des enregistrements dans les modules sélectionnés |
Publipostage | ✓ | ✓ | – Effectuer des actions de publipostage – Créer des documents de publipostage – Envoyer les documents de publipostage |
Autorisations relatives aux outils
| Autorisation | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Mise à jour de masse | ✓ | ✓ | – Effectuer une mise à jour groupée des enregistrements dans les modules – Exporter et effectuer une sauvegarde de toutes les données CRM – Créer et exécuter des macros |
| Suppression en masse | ✓ | ✓ | Effectuer une suppression groupée des enregistrements dans les modules |
| Modifier le propriétaire | ✓ | ✓ | Modifier le propriétaire d'un enregistrement |
| Transfert en masse | ✓ | ✓ | Effectuer un transfert groupé des enregistrements entre les utilisateurs |
| Convertir | ✓ | ✓ | Convertissez un enregistrement d'un module à l'autre. Par exemple, un Lead en Contact. |
| Convertir en masse | ✓ | ✓ | Convertir des enregistrements groupés d'un module à l'autre. Par exemple, plusieurs Lead en Contacts. |
Partager | ✓ | ✓ | Partagez des enregistrements avec d'autres personnes en donnant les accès suivants : – Accès complet, Lecture/écriture – Lecture seule |
Autres autorisations
| Autorisation | Profil standard | Profil administrateur | Description |
Vue d'impression | ✓ | ✓ | Affichez tous les enregistrements (affichage Liste) présentés sous forme de liste d'un module en mode imprimable. |
Vue de tableau | ✓ | ✓ | Visualisez, ajoutez et mettez à jour les enregistrements à partir du module à l'aide du tableur. |
| Rechercher et Fusionner | ✓ | ✓ | Recherchez et fusionnez les enregistrements dupliqués. |
Gérer la vue Liste personnalisée | ✓ | ✓ | – Créer un affichage Liste personnalisé – Créer un affichage Canvas |
Balises | ✓ | ✓ | Ajouter et gérer des balises dans les modules |
Gamescope | x | ✓ | Configurer Gamescope et ajouter des trophées ou des badges |
Autorisations de configuration
Les autorisations de configuration peuvent être utilisées pour définir la configuration de différentes fonctionnalités dans Zoho CRM. Ces autorisations vous permettent de décider si l'utilisateur associé à ce profil peut gérer les fonction Modèle, Automatisation, Formulaire Web et Administration des données. Dans la mesure où l'autorisation de configuration n'est généralement pas accordée à tous les utilisateurs, vous avez la possibilité de désactiver toutes les autorisations de configuration en une seule fois.
Autorisations au niveau de l'administrateur
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Gestion des utilisateurs | x | ✓ | – Gérer les utilisateurs, les rôles, les profils et les groupes – Définir les autorisations de profil pour les autres utilisateurs – Définir et gérer la règle de partage des données |
| Gérer les paramètres de conformité | x | ✓ | Gérer la conformité au RGPD |
| Personnalisation des modules | x | ✓ | – Personnaliser les modules – Personnaliser les groupes d'onglets – Personnaliser les onglets Web – Créer des champs personnalisés – Créer des liens et des boutons – Créer des mises en page – Créer des listes associées – Créer un affichage Carte de visite – Créer un affichage Kanban |
| Règles de validation | x | ✓ | Configurer les règles de validation |
| Assistants | x | ✓ | – Configurer les assistants – Définir l'assistant comme mise en page par défaut pour les autres utilisateurs |
| Gérer les portails | x | ✓ | Créer et modifier des configurations de portail |
| Gérer les utilisateurs des portails | x | ✓ | – Envoyer une invitation – Activer et désactiver les utilisateurs du portail |
| Gérer la réservation du calendrier | x | ✓ | – Configurer les réservations d'équipe – Partager les réservations du calendrier – Activer et désactiver la réservation du calendrier |
| Créer une réunion ou un appel | x | ✓ | Créer des réservations utilisateur |
| Copy Customization (Personnalisation de copie) | x | ✓ | Copier les personnalisations d'un compte CRM à un autre |
| Traduction | x | ✓ | – Configurer la traduction. – Ajouter une langue - Importer et exporter le fichier de langue |
| Attribution marketing | x | ✓ | Configurer les modèles d'attribution |
Remarque
- Seuls les utilisateurs dotés d'un profil d'administrateur peuvent personnaliser les coordonnées de la société, l'année fiscale, les heures d'ouverture, la gestion des secteurs, la dé-duplication, les variables CRM, la personnalisation des copies, l'e-mail de l'organisation et les devises.
E-mail et modèles
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Paramètres de conversation et d'e-mail | ✓ | ✓ | Gérez les fonctions BCC Dropbox, Mail Integration et la barre Zoho Chat. |
| Gérer les modèles | ✓ | ✓ | Gérez les modèles d'e-mail, d'inventaire et de publipostage. |
Automatisation
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Gérer l'automatisation | ✓ | ✓ | Créer et gérer les outils ci-dessous qui régissent l'automatisation au sein de votre organisation : – Règles de workflow – Blueprint – CommandCenter – Processus d'approbation – Processus de révision – Règles de notation – Calendriers personnalisés – Plusieurs pipelines de vente – Segmentation |
| Règles de remontée de dossiers | ✓ | ✓ | – Activer le Planificateur de remontées – Configurer la règle de remontée de dossier – Créer une entrée de règle – Définir une action de remontée pour l'entrée de règle |
| Règles d'affectation | ✓ | ✓ | Configurer les règles d'attribution et leur attribuer des utilisateurs |
Formulaire Web
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Gérer les formulaires Web | ✓ | ✓ | Créer et publier des formulaires Web afin de collecter des données sur les clients/visiteurs |
Tests A/B de formulaires Web | ✓ | ✓ | Afficher, créer, modifier et supprimer des tests A/B de formulaires Web |
| Processus d'approbation | ✓ | ✓ | Configurer le processus d'approbation, approuver et rejeter les enregistrements. |
| Lien de désabonnement | ✓ | ✓ | Les utilisateurs disposant d'une autorisation de formulaire de désabonnement peuvent configurer et intégrer un lien de désabonnement. |
Administration des données
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
Migrer des données depuis un autre CRM | x | ✓ | Activez la possibilité de migrer des données depuis un autre CRM. |
| Historique d'importation | ✓ | ✓ | Affichez l'historique d'importation des modules. |
| Voir les détails de stockage | x | ✓ | Affichez les détails de stockage du compte. |
Gérer Sandbox | x | ✓ | Créer ou modifier Sandbox |
Journal d'audit | ✓ | ✓ | Les administrateurs peuvent afficher les journaux d'audit de tous les utilisateurs. Les utilisateurs standard peuvent uniquement afficher leurs propres journaux et ceux de leurs subordonnés. Les utilisateurs standard ne peuvent pas afficher d'autres journaux utilisateur |
Sauvegarde des données | x | ✓ | Demander une sauvegarde des données |
Exporter des données | ✓ | ✓ | Les utilisateurs disposant d'une autorisation d'exportation pour le module peuvent exporter les données. |
Zia
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
Recommandation | x | ✓ | Configurer la recommandation |
| Prédiction | x | ✓ | Configurer les prédictions |
| Validation des images | x | ✓ | – Configurer les règles de validation d'image – Vérifier et approuver les images |
| Zia Voice | ✓ | ✓ | Permettez à Zia d'identifier la satisfaction des clients en fonction de leur ton |
| Enrichissement des données | x | ✓ | – Mappage des champs dans la page des paramètres – Gérer les paramètres d'autorisation du profil. |
| Gérer les paramètres d'enrichissement des données | x | ✓ | Activer ou désactiver l'enrichissement des données pour les modules. |
Autorisations d'extension
Cette section vous permet de définir les autorisations des paramètres d'extension, de l'API CRM et des réseaux sociaux. Ces autorisations concernent la communication de Zoho CRM avec des intégrations tierces.
Zoho
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Visites | x | ✓ | Activer ou limiter la visibilité de l'onglet Visits (Visites) |
| Phone Bridge | ✓ | ✓ | – Activer ou désactiver la téléphonie dans Zoho CRM - Intégrer un compte CRM à Phone Bridge. |
| Projets | x | ✓ | – Intégrer un compte CRM au portail Projects – Mapper les champs Zoho CRM avec les champs Zoho Projects pour renseigner automatiquement les données lors de la création d'un nouveau projet – Définir les autorisations pour les autres utilisateurs CRM afin de créer, visualiser, modifier ou supprimer les projets |
Desk | ✓ | ✓ | – Intégrer les comptes CRM et Desk – Inviter des utilisateurs CRM à Zoho Desk – Synchroniser les modules Accounts (Comptes) et Contacts avec Desk – Choisir les modules dans lesquels les tickets peuvent être affichés dans les listes associées aux enregistrements |
Google
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Synchronisation avec Google Contacts | ✓ | ✓ | – Intégrer son propre compte CRM à un contact Google. – Synchroniser les enregistrements entre CRM et Google |
Synchroniser avec Google Calendar | ✓ | ✓ | Synchroniser les calendriers Google et Zoho CRM et mettre à jour les entrées de calendrier |
Google Ads | x | ✓ | Configurer la page de configuration de Google Ads |
Others (Autres)
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Plug-in pour Microsoft Outlook | ✓ | ✓ | Activez le plug-in pour l'interaction avec Microsoft-Outlook. |
Plug-in pour Microsoft Word | ✓ | ✓ | Activez le plug-in pour l'interaction avec Microsoft Word pour la création de modèles de publipostage. |
| Accès à CRM via des applis mobiles | ✓ | ✓ | Accéder à l'application mobile CRM |
Social
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
| Administrateur de réseaux sociaux | x | ✓ | Configurer les comptes de réseaux sociaux et gérer les profils des utilisateurs |
| Onglet Social | x | ✓ | Utiliser l'intégration des profils sociaux, consulter l'onglet et les détails tels que les affichages, les mentions J'aime, les commentaires, les mentions, etc. |
| Profils sociaux | ✓ | ✓ | Utiliser l'intégration des profils sociaux et interagir avec les clients à l'aide de comptes de marque |
Développeur
| Autorisations | Profil standard | Profil administrateur | Description |
Accès d'API Zoho CRM | ✓ | ✓ | Accédez à l'API Zoho CRM pour intégrer des modules CRM avec des applications tierces comme des applications de comptabilité, d'ERP, de commerce électronique, de portails de libre-service et autres |
Gérer l'extensibilité | ✓ | ✓ | Gérer les connexions, les fonctions et les widgets |
Gérer les variables CRM | x | ✓ | Gérer les variables CRM pour stocker des informations statiques et réutilisables dans les comptes Zoho CRM |
Supprimer un profil
Vous pouvez supprimer les profils qui ne sont pas utilisés.
- Cliquez sur le bouton Plus qui s'affiche lorsque vous passez la souris sur le profil que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Dans la page de confirmation, cliquez à nouveau sur Delete (Supprimer).
Remarque- Si vous souhaitez supprimer un profil associé à un utilisateur, vous serez invité à transférer l'utilisateur vers un autre profil avant de le supprimer.
- Pour connaître les utilisateurs associés au profil, cliquez sur le bouton sur la page Vue profil et sélectionnez Afficher les utilisateurs.
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