Zia pour les e-mails — Vue d'ensemble et capacités clés

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La plupart des communications et transactions commerciales se font par e-mail, que ce soit avec des clients, des prospects, des partenaires ou des fournisseurs. Au-delà d'être un mode de communication essentiel, les e-mails constituent un référentiel officiel pour les informations importantes : les détails sur les plannings de réunions, les agendas commerciaux, les adresses, les factures, les comptes de réseaux sociaux, etc. sont disponibles dans les e-mails et les représentants commerciaux peuvent consacrer beaucoup de temps à saisir manuellement ces informations dans la base de données CRM.

Dans Zoho CRM, Zia peut vous aider à capturer des informations importantes telles que les informations personnelles du client ou les détails d'une réunion directement à partir des e-mails. De plus, sans même avoir besoin de lire l'intégralité de la conversation, vous pouvez connaître l'intention de l'e-mail, qu'il s'agisse d'une demande, d'une question ou d'une réclamation, comme le suggère Zia.

Disponibilité

Permission requise

Les organisations disposant de l'édition Professional ou supérieure peuvent accéder aux fonctionnalités d'intelligence e-mail.

Enrichissement des données à partir des signatures e-mail

Dans les e-mails professionnels, les signatures sont considérées comme l'identité corporelle de l'expéditeur car elles contiennent des informations à son sujet. Elles comportent des détails sur son rôle au sein de l'entreprise, son compte de réseau social et ses coordonnées. Les gens utilisent même les signatures e-mail pour créer une reconnaissance de marque, générer du trafic vers leur site web ou promouvoir différents événements.

Lorsque de telles informations précieuses sont disponibles dans les signatures, pourquoi ne pas laisser Zia vous aider à capturer les détails dans votre compte CRM. L'enrichissement des données à partir des e-mails de Zia facilite le remplissage des données pour les leads, les contacts et les comptes à partir des signatures e-mail. Des détails tels que l'adresse e-mail, le site web, le numéro de téléphone, le nom de l'entreprise, les comptes de réseaux sociaux, la fonction, la localisation de l'entreprise et l'adresse mentionnés dans la signature e-mail peuvent être capturés dans l'enregistrement CRM. Cela contribuera à réduire le temps et l'effort nécessaires pour mettre à jour manuellement un enregistrement et garantira également l'exactitude des données.

Dans CRM, nous avons identifié certains champs couramment utilisés tels que le fax, la fonction, le numéro de téléphone, le nom de famille, l'e-mail, etc., et les avons appelés « champs d'enrichissement ». Cependant, comme il est possible de faire référence à ces champs avec des noms différents dans le compte CRM, pour éviter toute confusion ou saisie de données incorrecte, nous vous permettons de mapper ces champs enrichis avec le champ CRM approprié.

Remarque

Cette fonctionnalité n'est disponible que dans les modules Leads, Contacts ou Accounts. Seuls les utilisateurs disposant d'une permission d'accès à ces modules peuvent utiliser cette fonctionnalité.

Pour enrichir les données à partir des signatures e-mail

Sélectionnez un enregistrement dans le module Leads, Contacts ou Accounts.
Ouvrez un e-mail de la liste associée de l'enregistrement.
Cliquez sur Enrichir les données.
S'il n'y a aucune information nouvelle, vous recevrez une notification de Zia indiquant cela.
Dans la page Enrichissement des données par Zia, cliquez sur Configurer le mappage des champs.
Dans la page Paramètres d'enrichissement page, dans l'onglet Champs Zoho CRM, choisissez les champs dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Si vous avez déjà installé le plug-in « Enrichissement des données » dans votre compte CRM, certaines informations globales ou basées sur l'entreprise seront remplies automatiquement à partir d'Internet. Si nécessaire, vous pouvez remplacer ces champs par les informations extraites de la signature e-mail. Vous pouvez instruire CRM pour ce faire en cochant la case des champs respectifs dans l'onglet Mise à jour.

Vous pouvez utiliser à la fois le plug-in et la signature e-mail pour enrichir vos données CRM. Le premier peut enrichir toute information globale sur l'enregistrement à partir d'Internet, tandis que le second peut enrichir les informations personnelles d'un enregistrement.

Résumer les e-mails

Les entreprises s'appuient sur les e-mails pour leur correspondance quotidienne avec leurs clients et les parties prenantes internes. Mais parcourir chaque e-mail de la chaîne pour comprendre ou peut-être se souvenir du contexte et répondre en conséquence, au milieu d'un emploi du temps chargé, est une corvée en soi. C'est pourquoi Zia est équipée pour résumer les e-mails.

Zia peut résumer chaque e-mail de l'enregistrement — e-mails individuels et chaînes d'e-mails. Elle vous fournira un résumé de votre e-mail sous forme de synthèse, afin que vous puissiez le lire et comprendre l'importance de l'e-mail et prioriser votre réponse sans avoir à lire l'intégralité des conversations.

Remarques :

Les résumés sont accessibles à partir de la vue liste de la liste associée des e-mails.
À partir d'une chaîne, vous pouvez résumer le dernier e-mail et l'intégralité de la chaîne pour le contexte.
En tant que résumés, Zia met en avant l'essentiel de l'e-mail ou des e-mails. Elle ne peut pas créer ni manipuler les émotions ou la tonalité du message.
À l'aide de la bande de retours d'expérience avec pouces vers le haut ou vers le bas, vous pouvez soumettre vos commentaires sur la précision d'un résumé.
Seules les chaînes en anglais, espagnol, japonais et allemand seront résumées.

Extraction d'activités à partir des e-mails

Les e-mails contiennent souvent beaucoup plus d'informations qu'une simple réponse ou une conversation commerciale. Les organisations peuvent envoyer des invitations pour des webinaires ou des liens de réunion, partager des agendas ou des détails de lieu, planifier des appels ou les responsables peuvent assigner des Task à leurs membres d'équipe par e-mail. Ces informations peuvent être capturées en tant qu'activités dans CRM pour la tenue des dossiers et le suivi approprié. Cependant, ajouter ces détails manuellement peut être long et peut également introduire des erreurs involontaires lors de la copie manuelle de détails à partir des e-mails. L'extraction d'activités à partir des e-mails de Zia peut vous aider à capturer automatiquement les réunions, les Task et les appels à partir d'un e-mail.

Zia peut identifier et localiser les activités mentionnées dans les e-mails et suggérer à l'agent d'ajouter l'activité à CRM à partir de l'e-mail. L'agent peut modifier la suggestion et entrer plus de détails ou enregistrer l'activité telle qu'elle est. Les suggestions de Zia peuvent être vues dans les e-mails présents dans la liste associée d'un enregistrement ainsi que dans SalesSignal.

Points à considérer

En cas de mentions de plusieurs réunions dans l'e-mail, la plus distincte sera capturée par Zia. Par exemple, si l'e-mail mentionne un appel à 9h00 et une Task à 16h00, Zia sélectionnera l'appel de 9h00 car il s'agit de la première occurrence.
Les activités seront automatiquement ajustées aux heures de bureau de l'organisation. Par exemple, si l'heure et la date mentionnées par le client dans l'e-mail sont 10 h 00 PST, l'heure sera convertie au fuseau horaire de l'organisation.
Si aucune heure de bureau ou heure de quart n'est configurée dans un compte, l'heure par défaut, c'est-à-dire 9 h 00, sera prise en compte pour toutes les activités.
Dans les cas où l'heure ou la date sont mentionnées sous forme de plages, comme 15 h 00 à 15 h 30 ou 20 au 22 mars, Zia sélectionnera la première instance, c'est-à-dire 15 h 00 et 20 mars. Pour garantir l'exactitude, nous vous recommandons de vérifier l'heure et la date remplies avant d'enregistrer et de les modifier si nécessaire.
Zia capturera les réunions, tâches et appels programmés pour des dates futures uniquement. Par exemple, si une réunion est programmée pour le même jour, Zia ne sélectionnera pas l'activité.

Pour capturer des activités à partir d'un e-mail

Accédez à Leads/Contacts/Deals ou au module personnalisé équivalent, puis sélectionnez un enregistrement.
Dans la liste connexe des e-mails, ouvrez un e-mail et cliquez sur Capturer réunion/Programmer appel/Programmer Task.
Dans la fenêtre contextuelle Informations sur l'activité, consultez les détails remplis de la réunion, de la tâche ou de l'appel.
Le cas échéant, modifiez les détails.

À quoi s'attendre dans un proche avenir

Nous travaillons constamment à maximiser la capacité de Zia à offrir les plus grands bénéfices possibles à nos clients. Voici quelques éléments de notre feuille de route :

Capturer plusieurs activités à partir de l'e-mail et les marquer dans le corps du message.
Les activités extraites des e-mails seront suggérées dans un endroit commun en dehors des e-mails, pour que vous ne manquiez pas l'activité même si vous manquez l'e-mail.
Créer une boucle de retour d'information basée sur les modifications apportées par l'utilisateur aux suggestions et analyser le modèle pour améliorer la précision.
Entraîner Zia avec des mots-clés plus spécifiques au secteur et améliorer sa précision.

Traduire les e-mails

Les entreprises présentes dans plusieurs régions géographiques ont des clients et des partenaires qui communiquent dans plusieurs langues par e-mail. Leur langue locale devient leur langue officielle, auquel cas un agent du centre ne pourrait pas comprendre les besoins des clients et risquerait de les perdre en raison de la langue. Pour éviter cela, Zia vous donne la capacité intégrée de traduire les e-mails affichés.

Avec cela, vous pouvez traduire l'objet, l'écran de composition et le volet de lecture dans la langue souhaitée sans avoir besoin d'importer un fichier de traduction ou d'utiliser une clé IA.

Pour les e-mails entrants dans une autre langue, lorsque vous cliquez sur traduire, Zia traduit automatiquement dans la langue par défaut que vous avez définie. Si vous souhaitez modifier cette préférence, vous pouvez le faire à partir de la zone de langue qui s'affiche après cette traduction native.

Remarques :

L'option de traduction est disponible pour tous les utilisateurs dans la fenêtre des e-mails.
Il s'agit d'une fonction de traduction réservée au texte. Vous ne pouvez pas traduire le texte provenant d'images.
Zia peut traduire jusqu'à 74 langues.

Intention d'un e-mail

Zia surveillera les conversations par e-mail et mettra en évidence l'intention des e-mails reçus. Elle comprendra le contenu de l'e-mail et capturera les intentions suivantes : demande, question, réclamation et autres.

Aider Zia avec vos commentaires

Zia surveille activement les conversations par e-mail, offrant des informations sur le sentiment, l'intention, les émotions, enrichissant les données et extrayant les activités du contenu de l'e-mail. Bien que Zia vise l'exactitude, des erreurs occasionnelles peuvent survenir. Pour améliorer la précision, l'option « Aider Zia » permet aux utilisateurs de donner des commentaires ou de guider Zia pour une amélioration continue.

Pour donner un avis à Zia

Accédez au module Contacts et ouvrez les e-mails dans la liste connexe.
Ouvrez l'e-mail auquel vous souhaitez donner votre avis.
Cliquez sur Aider Zia.

La fenêtre contextuelle Aidez-nous à améliorer Zia s'affiche.
Selon vos besoins, vous pouvez décider de conserver ou de modifier la valeur attendue pour chaque sentiment, intention et émotion extraits par Zia de l'e-mail reçu. Vous pouvez le faire en choisissant parmi les options énumérées dans les listes déroulantes.
Vous pouvez également donner votre avis sous forme de contenu textuel dans la section Avis, le cas échéant.
En cochant la case de consentement de l'utilisateur, vous acceptez de ne divulguer aucune information personnelle à être lue par Zia.
Si vous souhaitez savoir comment Zia visualisera vos informations personnelles, cliquez sur le texte e-mail sans mes informations personnelles dans le contenu du consentement.
La fenêtre contextuelle Comment Zia voit vos e-mails s'affiche.
Vous pouvez consulter les détails de l'e-mail dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche et décider ensuite comment vous souhaitez que Zia lise vos informations. C'est-à-dire que vous pouvez conserver l'information en tant que contenu masqué ou remplacer le contenu masqué par l'information réelle.
Cliquez sur Mettre à jour.
Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle Aidez-nous à améliorer Zia.

Points à retenir

Tous les commentaires fournis par les utilisateurs subiront une vérification manuelle et seront utilisés pour former l'algorithme Zia.
La vérification de la case de consentement de l'utilisateur est obligatoire pour activer le bouton Envoyer.
L'option « Aider Zia » ne sera disponible que lorsque la fonction d'intelligence de messagerie sera activée.
Les utilisateurs peuvent s'attendre à des délais de mise à jour après avoir fourni des commentaires, car Zia nécessite une certaine quantité de données pour être entraînée et mise à jour.

VOIR AUSSI

Analyse du sentiment des e-mails