Zoho Expense इंटीग्रेशन

Zoho Expense इंटीग्रेशन

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Zoho Expense इंटीग्रेशन आपको अपने कर्मचारियों के प्रोजेक्ट संबंधित दिन-प्रतिदिन के खर्चों को ट्रैक और प्रबंधित करने देता है।

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Idea

उपयोग के मामले

एक सॉफ्टवेयर कंपनी के पास दुनिया भर में उपयोगकर्ता हैं और उनका मिशन प्रत्येक उपयोगकर्ता की जरूरतों को पूरा करना है। जितना अधिक वे अपने ग्राहकों के साथ व्यक्तिगत रूप से जुड़ते हैं, उतना अधिक वे एक संगठन के रूप में बढ़ते हैं। यह प्राप्त करने के लिए, वे ग्राहक मीटअप को समूहों में व्यवस्थित करते हैं। वे उन शहरों को लक्ष्य करते हैं जहां उनके ग्राहक अधिक हैं और उन शहरों में मीटअप व्यवस्थित करते हैं। संगठन के कर्मचारी अपने ग्राहकों से मिलने के लिए शहरों की यात्रा करते हैं। सिल्विया, संगठन में एक कर्मचारी, ग्राहक मीटअप के लिए लॉस एंजिल्स, यूएसए की यात्रा करती है। कंपनी एक पूर्व-लोड किया गया डेबिट कार्ड प्रदान करती है, और कर्मचारी किसी भी खर्च के लिए उस कार्ड का उपयोग कर सकता है। हालांकि, इन खर्चों के बिल को संगठन को जमा करने की आवश्यकता है जहां लेखा परीक्षक इन खर्चों को मान्य करता है। प्रत्येक मीटअप को Zoho Projects में एक प्रोजेक्ट के रूप में जोड़ा जाता है, और सिल्विया को इन खर्चों को संबंधित प्रोजेक्ट में अपलोड करने की आवश्यकता है। हालांकि Zoho Projects मीटअप के प्रबंधन में मदद करता है, लेकिन ग्राहक के लिए खर्चों को जोड़ने की आवश्यकता है। यह आवश्यकता तब हल की जा सकती है जब संगठन Zoho Projects को Zoho Expense के साथ इंटीग्रेट करता है।
 
नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में, आप उस ईंधन खर्च का बिल देख सकते हैं जो उस स्थान पर यात्रा करते समय हुआ था जहां उपयोगकर्ता मीटअप आयोजित किया जाता है। यह Zoho Projects में संबंधित प्रोजेक्ट से सीधे Expense टैब में एक खर्च के रूप में जोड़ा जाता है।



लाभ

  1. Expense रिपोर्ट का उपयोग करके खर्चों को ट्रैक करें।
  2. खर्च को वास्तविक लागत के साथ देखें और इसकी तुलना प्रोजेक्ट बजटसे करें।
  3. खर्चों को अनुमोदित किया जाना चाहिए इससे पहले कि उन्हें चालान दिया जा सके, जो आपको लागतों पर अधिक नियंत्रण देता है।
  4. रसीदें अपलोड करें और उन्हें अनुमोदन के लिए जमा करें।
Notes
सुविधा उपलब्धता: Premium और Enterprise Zoho Projects के प्लान।

Zoho Expense को इंटीग्रेट करें

  1. शीर्ष नेविगेशन बैंड के ऊपरी दाएं कोने में   क्लिक करें।
  2. निम्न पर जाएं: Marketplace > Zoho Apps > Zoho Expense।
  3. Activate Zoho Expense पर क्लिक करें।
  4. यदि आपके पास Zoho Expense में कोई खाता नहीं है, तो आपको एक नया संगठन बनाने के लिए कहा जाएगा।
  5. ड्रॉप-डाउन से Zoho Expense संगठन को चुनें।
  6. इंटीग्रेशन वरीयता को चुनें।
    खर्चों को ट्रैक करने के लिए Expense Claims & Expense Reports (Powered by Zoho Expense) को चुनें।
  7. यदि आप Projects से Expense में उपयोगकर्ताओं को जोड़ना चाहते हैं तो Sync Zoho Projects users with Zoho Expense विकल्प को सक्षम करें।
    Expense से मैन्युअल रूप से उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए इस विकल्प को अक्षम करें।
  8. प्रोजेक्ट प्रतिबंध सेट करें।
    टॉगल को सक्षम करने से उपयोगकर्ताओं को Zoho Expense से प्रोजेक्ट बनाने से रोका जाएगा।

  9. Next पर क्लिक करें।
  10. Sync वरीयताओं को सेट करें।
    ग्राहक डुप्लिकेशन वरीयता:
    अधिलेखित करें: Zoho Expense में ग्राहकों को अधिलेखित किया जाएगा यदि उनका नाम Zoho Projects में समान है। Zoho Projects ग्राहक को Zoho Expense में मौजूदा ग्राहक के साथ लिंक किया जाएगा।
    क्लोन करें: Zoho Expense में ग्राहकों को अधिलेखित नहीं किया जाएगा यदि उनका नाम Zoho Projects में समान है। हम Expense में उसी ग्राहक नाम के साथ एक नया ग्राहक बनाएंगे।
  11. Projects और Expense के बीच क्षेत्रों को मैप करें।
    ग्राहक: इन्हें Expense से Projects में मैन्युअल रूप से आयात करने की आवश्यकता है। आयात करने के बाद, क्षेत्रों को Projects और Expense के बीच दोनों तरीकों से सिंक किया जा सकता है।
    प्रोजेक्ट: ये Projects से Expense में सिंक किए जाते हैं। Mapped Fields कॉलम के तहत View पर होवर करें और क्लिक करें डिफ़ॉल्ट क्षेत्रों के मौजूदा मैपिंग को देखने के लिए और प्रोजेक्ट कस्टम क्षेत्रों की मैपिंग को संपादित करने के लिए।
  12. शीर्ष नेविगेशन बैंड के ऊपरी दाएं कोने में Saveसे करें।

संपर्क डुप्लिकेशन वरीयता

Zoho Finance सूट को इंटीग्रेट करते समय, अपनी आवश्यकता के अनुसार संपर्क डुप्लिकेशन वरीयता को चुनें।

जब Zoho Projects में एक प्राथमिक ग्राहक जोड़ा जाता है, तो वह Zoho Expense में भी जोड़ा जाएगा। यदि Zoho Expense के पास उसी नाम वाला एक ग्राहक है, तो उपयोगकर्ता मौजूदा संपर्क को डुप्लिकेट या अधिलेखित कर सकता है।
  1. अधिलेखित करें: Zoho Finance में समान नाम वाले संपर्कों को Zoho Projects के विवरण द्वारा अधिलेखित किया जाएगा।
  2. क्लोन करें: Zoho Finance में समान नाम वाले संपर्कों को अधिलेखित नहीं किया जाएगा। इसके बजाय, Zoho Projects संपर्क की एक प्रति Zoho Finance में जोड़ी जाएगी।

Expense Claims बनाएं

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब को चुनें।
  2. निम्न को चुनें: Expense Claims और New Expenseसे करें।
  3. तारीख और विक्रेता विवरण दर्ज करें।
  4. ड्रॉप-डाउन से खर्च की श्रेणी को चुनें और राशिसे करें।
  5. निम्न को दर्ज करें: विवरण, ग्राहक और Reference# यदि वांछित हो।
  6. रिपोर्ट में जोड़ें मौजूदा रिपोर्ट में से चुनकर या नई रिपोर्ट बनाकर।
  7. अपने कंप्यूटर या क्लाउड से रसीदें संलग्न करें।
  8. क्लिक करें Save and Close या Save and New नया खर्च जोड़ने के लिए क्लिक करें।

खर्च क्लेम संपादित करें

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. अप्रतिवेदित खर्चों के लिए:
    1. क्लिक करें और Edit चुनें।
    2. आवश्यक परिवर्तन करें और Save and Close पर क्लिक करें।
  3. सभी खर्चों के लिए:
    1. आवश्यक खर्च को खोलने के लिए क्लिक करें।
    2. क्लिक करें ऊपरी दाएं कोने में।
    3. आवश्यक परिवर्तन करें और Save and Close पर क्लिक करें।
Info
अनुमोदित खर्चों को संपादित नहीं किया जा सकता।

खर्च क्लेम मर्ज करें

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. Expense Claims के अंतर्गत कोई भी 2 खर्च चुनें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
  3. क्लिक करें और Merge चुनें।
  4. मुख्य खर्च चुनें और Continue पर क्लिक करें।

खर्च क्लेम हटाएं

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. के अंतर्गत Expense Claims उस खर्च को चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
  3. क्लिक करें और Delete।

खर्च रिपोर्ट बनाएं

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. चुनें Expense Reports और New Report।
  3. दर्ज करें Report Name, Business Purpose, और Duration।
  4. क्लिक करें Submit।

खर्च रिपोर्ट जमा करें

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. चुनें Expense Reports।
  3. आवश्यक रिपोर्ट को खोलने के लिए क्लिक करें।
  4. क्लिक करें Submit ऊपरी दाएं कोने में।

खर्च रिपोर्ट संपादित करें

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब चुनें।
  2. चुनें Expense Reports।
  3. आवश्यक रिपोर्ट को खोलने के लिए क्लिक करें।
  4. क्लिक करें ऊपरी-दाईं ओर में।
  5. आवश्यक परिवर्तन करें और क्लिक करें Save।
Info
अनुमोदित व्यय रिपोर्ट्स को संपादित नहीं किया जा सकता है।

व्यय रिपोर्ट्स को हटाएँ

  1. अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और Expense टैब को चुनें।
  2. चुनें Expense Reports।
  3. आवश्यक रिपोर्ट को खोलने के लिए क्लिक करें।
  4. उस व्यय को चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
  5. क्लिक करें और अपने कार्य की पुष्टि करें।

इंटीग्रेशन को हटाएँ

Portal के स्वामी Zoho Expense इंटीग्रेशन को हटा सकते हैं।
  1. क्लिक करें   शीर्ष नेविगेशन बैंड के ऊपरी-दाईं ओर में।
  2. पर जाएं Marketplace > Installed Apps।
  3. चुनें Zoho Expense।
  4. Disable Integration पर क्लिक करें।
  5. क्लिक करें इंटीग्रेशन को हटाएँ।
  6. Zoho Projects और Zoho Expense मैपिंग हटा दी जाएगी। Zoho Projects से Zoho Expense में सिंक किए गए प्रोजेक्ट अब Zoho Finance Suite के प्रोजेक्ट माने जाएंगे।
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