Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • Bigin Form Acknowledgement

      How to troubleshoot and find out why form acknowledgement is not sending emails after form submission?

    • Option to Customize Career Site URL Without “/jobs/Careers”

      Dear Zoho Recruit Team, I hope you are doing well. We would like to request an enhancement to the Career Site URL structure in Zoho Recruit. In the old version of the career site, our URL was simply: 👉 https://jobs.domain.com However, after moving to

    • Zoho Mail POP & IMAP Server Details

      Hello all! We have been receiving a number of requests regarding the errors while configuring or using Zoho Mail account in POP/ IMAP clients. The server details vary based on your account type and the Datacenter in which your account is setup. Ensure

    • Ever since the new Android App udpates notifications are not working

      notifications are not working for the app is its closed I followed the tutuorial to the notificaction fixed and everythig seems to be right but notifications are not workig

    • Zoho Analytics & Zoho Desk - but not all desks

      I have several desks in our company and one of those is used by our HR department. I want to bring through the data to the shared Zoho Analytics workspace - except for the HR desk. Can this be excluded at data import stage ?

    • Incoming Emails Not Showing Up in Zoho Inbox

      Hi - I have my Zoho email account set up to forward a copy of all incoming emails to a secondary Gmail address, whilst retaining the original email in the Zoho inbox. However, all my incoming emails are currently not showing up in my Zoho inbox, so I'm

    • How to retrieve my following requests on this forum?

      Sorry, but I did not find the proper subforum for this question.

    • How to list emails in a folder, e.g. Inbox, on multiple pages when using Zoho mail webpage?

      Something as shown in the figure. There are totally 50 emails in Sent folder. If "Mail per page" equals 20, then the Sent folder is split into 3 pages. When I wander through Sent folder, I can just select a specific page to jump to. BTW, it seems that

    • Unable to Create Zoho Booking via the Book Appointment API

      Its giving the below error {     "response": {         "errormessage": "Error setting value for the variable:customer_details\n null",         "status": "Error"     } } Request: POST Url: https://www.zohoapis.in/bookings/v1/json/appointment attached Zoho-oauthtoken

    • SHEET - Send email when a cell changes

      I would like to create a custom function for Zoho Sheet that triggers when a paticular cell changes to a specific value. This would result in sending an email to a recipient (this would be an address that remains the same and included in the script). Example: = IF(N4= "Drafted", <>EmailFunction) 1)     Cell N4 changes to "Drafted" 2)    Email is sent to recipient            or alternatively 3)    Post to chat channel I have found the Custom function editor in Sheet. I am not bad at scripting, but

    • Apply transaction rules to multiple banks

      Is there any way to make transaction rules for one bank apply to other banks? It seems cumbersome to have to re-enter the same date for every account.

    • 【開催報告】 福岡 ユーザー交流会 2025/8/8（金）

      皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。 8/8（金）に、福岡 ユーザー交流会を開催しました。 本投稿では、その様子をお届けします。当日の登壇資料などもこちらに共有しますので、参加できなかった皆さまもご参照ください。 今年初の開催となる福岡 ユーザー交流会では、CreativeStudio樂合同会社 前田さんによるZoho CRM / Sign / Survey の事例セッションのほか、 Zoho社員セッションでは、Zoho Forms の活用法を解説。 さらに、「見込み客・顧客データの管理/活用方法」をテーマに参加者同士でZoho

    • no me llegan los correos a Zoho mail

      No puedo recibir correos pero sí enviarlos, ya hice la modificación de MX y la verificación de teléfonos, qué es lo que ocurre? gracias

    • Error: Invalid login: 535 Authentication Failed

      I have used zoho with nodemailer. const transporter = nodemailer.createTransport({ host: 'smtp.zoho.com', port: 465, secure: true, auth: { user: 'example@example.com', pass: 'password' } }); While sending the mail, it shows the following error: Error:

    • Zoho Renewal

      Hello, If I am not going for zoho email renewal. will i get back my free zoho account? and if yes then is it possible to get back my all free user. how many user get back 10 or 25?

    • Not reciving emails

      Apparently i cannot recive emails on my adress contact@sportperformance.ro I can send, but do not recive. The mail i'm trying to send from mybother adress gets sent and doesn't bounce back... but still doesn't get in my inbox. Please advise

    • Not receiving MailChimp verification e-mail

      It seems that their verification e-mails are blocked. I can receive their other e-mails, but not their verification of domain ownership e-mail. I've checked and double checked how I typed the e-mail, using different e-mails (my personal e-mail can receive it), white listing the domain and all that is left is for the IP's to be white listed, but I don't have that power.  If a staff member could take a look at this -> http://mailchimp.com/about/ips/ And perhaps white list them for me, that would be

    • Creating my 2nd email account

      After creating my first email address, I decided to get another email address. I would like to use this new address as the primary address too. I don't know how to set it up there doesn't seem to be an option for that

    • Cannot - create more email account - Unusual activity detected from this IP. Please try again after some time

      Hello, I come across the error message in Control Panel. Unusual activity detected from this IP. Please try again after some time and i cannot create any more users We are an IT company and we provide service for another company Please unlock us.

    • "Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain"

      Good day. When I try to send mail through ZOHO mail I get the following error : "Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain" I need help with this. My zohomail is : @eclipseweb.site Thank you,

    • Transfert de domaine pour création des comptes emails

      Bonjour , je ne parviens point à créer des mails avec le domaine 'raeses.org' suite à la souscription du domaine auprès d'un autre hébergeur, dont j'ai fait la demande du code de transfert qui est le suivant : J2[U8-l0]p8[ En somme, attente de l'activation

    • Help! Unable to send message;Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.

      Kindly help me resolved this issue that i am facing here.

    • How are people handling estimates with Zoho inventory?

      We are often using Zoho Books for estimates that then get converted to invoices within Books. We would like the sales team to migrate entirely to Zoho Inventory and no longer need to use Zoho Books so that they are only on one system. How are people managing

    • Relative Date Searches

      Currently in the search options, it has "date", "from date" and "to date". I think it would be great if there were options like "date greater than x days ago" and "date less than x days ago". I realise that as a once off you can just use the existing

    • Performance is degrading

      We have used Mail and Cliq for about three years now. I used to use both on the browser. Both have, over the past 6 months, had a severe degradation in performance. I switched to desktop email, which appeared to improve things somewhat, although initial

    • Ask the Experts 23: Customize, utilize, and personalize with Zoho Desk

      Hello everyone! It's time for the next round of Ask the Experts (ATE). This month is all about giving Zoho Desk a complete makeover and making it truly yours. Rebrand Zoho Desk with your organization’s details, customize ticket settings based on your

    • Dear Zoho CEO: Business Growth is about how you prioritise!

      All of us in business know that when you get your priorities right, your business grows. Zoho CRM and Zoho Books are excellent products, but sadly, Zoho Inventory continues to lag behind. Just this morning, I received yet another one-sided email about

    • Payroll In Canada

      Hi, When can we expect to have payroll in Canada with books 

    • Please review and re-enable outgoing emails for my domain

      Hello Zoho Support, I have recently purchased a new domain and set up email hosting with Zoho. However, my account shows "Outgoing Email Blocked". I am a genuine user and not sending bulk/spam emails. Please review and re-enable outgoing emails for my

    • Payroll without tax integrations (i.e. payroll for international)

      It seems as though Zoho waits to develop integrations with local tax authorities before offering Zoho Payroll to Zoho customers in a country. Please reconsider this approach. We are happy Zoho Books customers, but unhappy that we have to run payroll in

    • goingout e mail block

      info@ozanrade.com.tr

    • Incoming mails blocked

      Zoho User ID : 60005368884 My mail Id is marketing#axisformingtechnology.com .I am getting following message "Your Incoming has been blocked and the emails will not be fetched in your Zoho account and POP Accounts. Click here to get unblocked." Please

    • Assistance Needed: Ticket Status Not Updating and Sorting by Last Customer Reply in Zoho Desk

      Hello, I’m facing two issues in Zoho Desk that I’d like your guidance on: Ticket Status Not Updating: When a customer replies to a ticket, the status does not change to Reopened. Instead, it remains in Waiting on Customer, even after the customer’s response

    • Configuring Email Notifications with Tautulli for Plex

      Hi I'm new to Zoho. I am from Canada and I have a I use a web based application called Tautulli for Plex that monitors my Plex media server. It also sends a newsletter to my followers. To set this up they require a "From" email address., a smtp server

    • Is there a way to automatically add Secondary Contacts (CCs) when creating a new ticket for specific customers?

      Some of our customers want multiple contacts to receive all notifications from our support team. Is there a way to automatically add secondary contacts to a ticket when our support team opens a new ticket and associates it with an account? This would

    • How to Set Up Zoho Mail Without Cloudflare on My Website

      I'm having some trouble with Cloudflare here in Pakistan. I want to configure Zoho Mail for my domain, but I'm not sure how to set it up without going through Cloudflare. My website, https://getcrunchyrollapk.com/ , is currently using CF, but I'd like

    • Spam is Being Forwarded

      I am filtering a certain sender directly to the Trash folder. Those messages are still being forwarded. Is this supposed to happen?

    • IMAP Block

      My two accounts have been blocked and I am not able to unblocked them myself. Please respond to email, I am traveling and this is urgent.

    • "DKIM not configured"

      Hello. I have been attempting get the DKIM verified but Toolkit keeps sending the message that it is not configured, but both Namecheap and Zoho show it as configured properly. What am I missing?

    • Zoho mail with custom domain not receiving email

      i registered zoho mail with my own domain. I can login and access the mail app. I tried to send email from an outlook email account and an icloud email account. Both emails were not received. My plan is free. I also tried to send email from this zoho

    • Next Page