Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • Re: constant rejected email form and to my account

      Hi, have had several rejection when I sent an email to Zoho account as well as other people have sent emails to my as your health Centre they have account and all aspects have been ejected. i wonder why the email are rejecting to and from. If you see

    • How do I redeem credits?

      How do I redeem credits that are shown in billing section?

    • Cannot add IMAP account to "new" Outlook

      Hi, I am attempting to add an IMAP account to my copy of the "new" Outlook on my desktop computer. I have tried using the default password when MFA was disabled and an app password when MFA was enabled. But neither attempt worked. My Windows 11 OS number

    • Update Zoho Flow on Sprint Work Item Status Change

      Hello, I've contacted Zoho One support but have been unable to help in a timely manner, so I'm asking the community. I want to start using sprints, but I'm having an issue. I need to post updates to Slack when a Work Item has a status change. My understanding

    • Create Dashboard using data/tables from different workspaces

      Is it possible do create a Dashboard using different tables that are part of different Workspaces?

    • Este domínio já está associado a esta conta

      quando digitei meu domínio recebi essa mensagem que meu domínio estava associado a uma conta que eu nem faço idéia de quem seja. Como que faço pra resolver isso?

    • Storage addon failed to upgrade

      Hi, I am trying to purchase addon storage, but i am getting upgrade failed error Sorry! We are unable to process your information. Please try again after some time. If the problem occurs again, please visit our Contact Us page to reach out to the appropriate

    • no puedo recibir correos

      Hola, en la cuenta de la empresa desde hace unos tres días dejamos de recibir correos y no hemos realizado ningun cambio de configuracion, requerimos asistencia urgente por favor

    • NO PUEDO RECIBIR CORREOS EN MI CUENTA ZOHO MAIL

      LO QUE SI PUEDO HACER ES ENVIAR CORREOS PERO NO PUEDO RECIBIR CORREOS. Y LA CONFIGUIRACION DE MI DNS YA ESTA CORRECTA Y APUNTAN A ZOHO PERO AUN ASI NO PUEDO RECIBIR  NECESITO AYUDA URGENTE YA QUE EN MEXICO NO HAY FORMA DE COMUNICARNOS VIA TELEFONIA CON

    • Send email is not authenticated

      Hi, I’m getting an error in Gmail, when receiving an email from my account in zoho, my email is already authenticated in my domain, and I don't know why I keep receiving this message... also testing in outlook, the message goes directly to "junk".

    • Using Queries with dynamic parameters in Kiosk Studio

      Hi, I'm pretty new when it comes to developing within Zoho (I'm really a .NET developer), as it was just added to my responsibilities. For a new feature in the CRM, I'm trying to develop a Kiosk function to show a list of records (retrieved by the new

    • Zoho sheets to crm and mapping

      i want to know more about mapping the contacts that i upload from the spreadsheet also couldnt able to understand flow

    • Condition-based data sharing rules are now available in CRM

      Dear All,   We are excited to introduce a much awaited feature: condition-based data sharing rules. We'd love to explain more about this enhancement.   Specify record conditions in data sharing rules Data sharing rules enable you to share all the CRM

    • Automatic Portal invite

      We have numerous customers we move through a blueprint in deals, when they get to a certain point we need to give them portal access, how can this be done through deluge or a workflow?

    • Is it possible to trigger the review process when a record is edited?

      Hello, I need to trigger a review process whenever a field is updated to a specific value. This field is empty when the record is created and is only filled later. I know the approval process exists, but that's not what I'm looking for in this case. What

    • 【Zoho CRM】ウィザード機能のアップデート

      ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中からウィザード機能のアップデート をご紹介します。 今回のアップデートにより、ウィザードの「条件処理ルール」機能が改良され、以前の入力画面の項目を基に条件を設定できるようになりました。 これまでは条件設定が1つの画面内に限られていたため、画面間で情報を関連付ける際に、余分な項目を作成する必要がありました。 今回のアップデートにより、前の画面の情報を利用して次の画面に条件を適用できるため、設定がより効率的になります。

    • Partner with HDFC And Sbi Bank.

      Hdfc and sbi both are very popular bank if zoho books become partner with this banks then many of the zoho books users will benefit premium features of partnered banks.

    • Send a formatted CV to multiple contacts at multiple clients - and have it associate with both candidate client

      I would like to send a formatted CV of a candidate to multiple contacts at multiple clients and have it kept on the record of all three; client, contact and candidate. I understand how to send an email to multiple contacts at multiple clients - and indeed I am able to attach the CV of a candidate through 'browse'. Obviously this does not associate it with the candidate though, only the contact it is sent to. Is there any way to do this? Thanks in advance.

    • Set organization level access to Knowledge Base and manage duplicate article permalinks (with date appended to them)

      Hello everyone, We have introduced two important updates in the Knowledge Base module: Permissions - A new permission called "Admin access" has been introduced under module permission. Permalink alert - Users will be alerted when an article with the same

    • Language Field on Contact Person-level

      Dear at Zoho Books, would it be possible for you to have a Field for 'Language' for the Contact Persons under a Company. In CRM and Bigin we could create a Custom Field (Dropdown) for this effect but without any present in Zoho Books we could never sync

    • Zoho Books email notifications

      Hi, We are currently implementing Zoho books for our organisation. I have 2 questions. 1. Are we able to embed HTML into our emails to make them look as part of our business ? Branding is very big issue for us and i would like to make sure that all branding efforts are carried across into the notification emails.. 2. Is there a way to preview the notifications that are sent out to our customers so we can make sure the look and feel is as we require ? thanks

    • Custom Validation for Fields in Zoho Forms using Regex

      I want to validate single line fields in zoho forms using regular expressions. The only options I currently get are min characters and max characters.

    • Plug Samples #12: Verify Customer Mobile Numbers with OTP to Avoid Spam Entries

      Hi Everyone! Verifying customer information is critical in business to filter out junk data and spammers. Whether it’s lead generation, appointment booking, or any other operation, ensuring quality data is essential for driving meaningful outcomes. A

    • Cost Center accounting

      Hello all. We are looking at switching from MYOB to Zoho books. Love all the features in books - esp. CRM integration, but the big gap for us is the lack of cost-center accounting feature. Are there firm plans to develop this feature in Zoho Books? If

    • Impuesto automatico en cotizaciones

      Buen dia Mi pregunta es como se puede poner alguna operacion para que las cotizaciones me salgan automaticamente con impuestos ya que uno al cargarla al final tienen que añadir el porcentaje de impuesto Saludos

    • Formatting of Gantt Chart for PDF export

      Hi all, There really needs to be some improvements to the presentation of exported PDF Gantt Charts. An exported format is the way that most people on a project (other than the PM directly) will consume this data. The current PDF export options are lacking a lot of control. - I'd like to firstly have control over the export size of the PDFs (A4, A3 etc), Currently it seems arbitrary - very large aspect ratio print sizes. - Next i'd like to be able to specify the print date range, and scale (show

    • How to Iterate a Function in Zoho Desk Workflow with Delay Between Calls?

      Hi everyone, I’m working on a function in Zoho Desk that searches for a specific ticket record. If the ticket is not found, I need to retry the search multiple times with a delay between each attempt until the ticket is located or a maximum number of

    • タスクを問い合わせテンプレートに追加

      タスクを問い合わせテンプレートに自動で追加されるようにしたいです。どうしたらいいですか

    • Placeholder for Agent Signature in Email Templates

      Dear Zoho Team, I hope this message finds you well. We currently face a limitation when designing email templates in Zoho Desk. While we can create email templates and include a footer at the end, the agent signature is always appended by default at the

    • Custom Profile Agents Unable to Update Mandatory Phone Number in tickets under Zoho Desk

      Hi, While working in the Ticket module in Zoho Desk, agents with a custom profile are unable to update the Phone Number field (which is mandatory) under Account Information. The agents need to enter values such as "NA" or "Nil" in the field to close the

    • Item images

      Can we get an "On hover" expanded image for items please ?

    • Updating existing values in a list

      Is it possible to update an existing value in a list? For example if I wanted to append text to an existing string value that I had previously added to a list is that possible? I'm able to extract the existing value (get() function) and append the additional text, but can't find a way to add the new value back to the list in the same index location. One work around I found was to delete the existing list entry and then add the new value, however this changes the index location to the last entry in

    • Host not reachable

      Good morning. I have four mail accounts and they have been working well for years. Now, suddenly, I am unable to send any e-mails from any of them. I allways have this pop-up: Thank you. Regards. Luis Fernández

    • Zoho Marketing Campaign

      I want a details report of marketing API . which API i can use to get a full flexed detail of email campaign , sms , social media ,and all other campaigns ?

    • Zoho Marketing Automation APIs

      When I want to create New lead in marketing automation , I want to add First Name and Last Name as well along with Email but there is no option like this in API . Can you please give me the API which will fulfill my condition ?

    • Adding Folders in Android App

      Is it possible to create a new email folder within the Zoho Mail Android app?  Or can this only be done from the desktop version of Zoho Mail? Cheers!

    • Collaborative editing of spreadsheets by multiple users simultaneously - Is it really possible?

      I work in a SharePoint 2010/SharePoint Server 2010 environment and we use MS Office 2007(Excel 2007) . I have been trying to create a MS Office document which will allow multiple users to work on a spreadsheet simultaneously. For that I have: 1) Created a excel workbook and published as a workspace as suggested by Andrea Kalli in her link: http://www.wonderhowto.com/how-to-collaborate-files-between-sharepoint-and-office-2007-182172/ 2) Set up and saved the Excel Workbook as "Shared" and made it available

    • Ability for customer to give feedback after receipt of an order

      Is there any way we can receive feedback from customers regarding their order after delivery (other than just an email, obviuosly)? This is not the same as product reviews, as it may concern other points, but would ideally have an inbuilt reference to

    • Zoho Books Sandbox environment

      Hello. Is there a free sandbox environment for the developers using Zoho Books API? I am working on the Zoho Books add-on and currently not ready to buy a premium service - maybe later when my add-on will start to bring money. Right now I just need a

    • Zoho Books | Product Updates | November 2024

      Hello users, We are back with exciting new features and enhancements in Zoho Books. From multi-criteria workflows to writing off customer opening balances, discover the new updates designed to make your bookkeeping swift. Attach XRechnung to Invoices

    • Next Page