Zoho BackstageのHIPAA準拠

Zoho BackstageのHIPAA準拠

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イベントのWebサイトからイベントの参加者が送信した機密情報を扱う際に、健康関連データを効果的に管理し、プライバシーを保護します。Zoho Backstageが提供するツールを使用することで、イベントをHIPAAの基準や規制に準拠させることができます。

HIPAAについて

医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（プライバシールール、セキュリティルール、違反通知ルール、経済的および臨床的健全性のための医療情報技術に関する法律を含む。以下「HIPAA」）では、対象事業者および業務提携先に対し、個人を特定できる医療情報を保護するための一定の措置を講じることを義務付けています。また、個人に一定の権利を認めています。Zohoは、HIPAAで保護される医療情報を自社の目的で収集、使用、保存、保持することはありません。ただし、Zoho Backstageでは、お客さまがHIPAAに準拠した方法でZoho Backstageを利用できるよう、以下の特定の機能を提供しています。
 
HIPAAでは、対象事業者が業務提携先と業務提携契約（BAA）を締結することを義務付けています。legal@zohocorp.com宛てにメールを送信すると、当社のBAAテンプレートを申請できます。

フォーム項目の暗号化

Webサイトのフォームから送信される機密情報を保護するには、電子的保護対象医療情報を含む項目として指定し、自動的に暗号化します。保護対象医療情報を含む項目を暗号化することで、セキュリティをさらに強化し、機密データへの不正アクセスを防止できます。
 

 
  1. 任意のフォームを編集するには、フォーム作成画面を開きます。
    1. 登録フォーム：［登録］→［登録フォーム］に移動します。
    2. スポンサーの申請フォーム：［管理］→［スポンサー］→［スポンサーの申請フォーム］に移動します。
    3. 出展者の申請フォーム：［出展者］→［出展者の申請フォーム］に移動します。
    4. お問い合わせとカスタムフォーム：［管理］→［カスタムフォーム］に移動します。
  2. 電子的保護対象医療情報を収集するカスタムフォームの項目をクリックします。［項目のプロパティ］サイドパネルが表示されます。
  3. ［データのプライバシー］タブに移動します。
  4. ［項目の値に電子的保護対象医療情報を含める］チェックボックスをクリックします。この項目から送信されたデータは、保存前に暗号化されます。
Notes
［項目を暗号化する］チェックボックスは自動的に選択され、選択を解除することはできません。現在、この設定はセッションのフィードバックフォームには適用できません。

権限に基づく暗号化データのエクスポート

フォームで収集されたHIPAA対応の暗号化データへのアクセスを、権限を持つ個人のみに制限することで、安全にエクスポートできます。初期設定では、次の役割に暗号化データへのアクセス権が付与されています。
  1. ポータルの所有者
  2. ポータルの管理者
  3. スペースの所有者
  4. スペースの管理者
  5. スペースの主催者
  6. イベントの責任者
  7. イベントの主催者
この設定は変更できません。ただし、特定の要件に応じて権限を調整するためのカスタム役割を作成できます。
 

 
カスタムフォームの場合：
  1. ドックから［管理］→［カスタムフォーム］に移動します。
  2. フォームに関連付けられている［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［エクスポート］をクリックします。［フォームデータのエクスポート］ポップアップが表示されます。
  4. ［電子的保護対象医療情報と個人を特定できる情報を含める］チェックボックスをクリックします。
  5. ［エクスポート］ボタンをクリックします。

権限の設定

Zoho Backstageでユーザーの役割ごとにアクセスレベルを調整することで、機密情報を安全かつ法令に準拠して管理できます。アクセスを制限されたユーザーは、Zoho Backstage内の暗号化データを表示できなくなります。
 

 
  1. ドックから［管理］→［チーム］→［役割と権限］タブに移動します。
  2. 対象のユーザーの役割にある［権限を表示する］ボタンをクリックします。
  3. ［プライバシー権限の管理］セクションまで下にスクロールします。
  4. ［フォームの保護データへのアクセスを許可する］切り替えは、次の役割に対して初期設定で有効になっており、変更できません。
    1. ポータルの所有者
    2. ポータルの管理者
    3. スペースの所有者
    4. スペースの管理者
    5. スペースの主催者
    6. イベントの責任者
    7. イベントの主催者
  5. イベントスタッフやその他のカスタム役割の場合は、［フォームの保護データへのアクセスを許可する］切り替えを/disable有効にします。
  6. 同じセクションで、このユーザーの役割にアクセスを許可するフォームの切り替えを有効にします。

監査ログへのアクセス

ポータルの活動履歴にアクセスして、HIPAAへの準拠に必要な包括的な監査記録を取得できます。機密データに対して行われたすべての処理を追跡し、効率的に監視できます。イベントの参加者がフォームの回答に加えた編集も、活動履歴に記録されます。
 
Notes
電子的保護対象医療情報を含むレコードを表示しても、監査記録には残りません。
 
 
  1. 右上にある［ユーザーのアバター］をクリックします。
  2. 下にスクロールして、［ユーザーの操作］を選択します。
  3. そこから、［すべての活動］、［ポータルの活動のみ］、［イベントの活動のみ］のいずれかに移動できます。
  4. フィルターを使用して、特定のユーザー、特定のイベント、または特定のモジュールで行われた活動を表示します。
さらにサポートが必要な場合は、support@zohobackstage.comまでお問い合わせください。