ステージ遷移ルール

ステージ遷移ルール

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Team Pipelineは、法人内の業務を段階ごとに可視化するうえで重要な役割を果たします。例えば、営業担当者は営業パイプラインの各段階でデータを収集しますが、その中には商談成立に欠かせないキー情報も含まれています。商談作成時にこれらの項目を必須にするのは最適ではありません。なぜなら、担当者がその情報をまだ持っていない場合があるからです。例えば、担当者が「デモ実施日」を「デモ実施日」項目に入力しなければならない場合でも、商談作成時点ではその情報が分からないことが多いため、この項目を必須にすることはできません。

このようなキー情報の見落としを防ぎ、パイプライン全体で一貫したデータ管理を実現するため、Biginではステージ遷移ルールを提供しています。
 
ステージ遷移ルールを有効にすることで、パイプラインデータをあるステージから別のステージに移動する際に、ユーザーがどの情報を入力する必要があるかを指定できます。遷移ルールを作成することで、次のことが可能になります。
  1. パイプラインデータに関するキーな詳細情報の追跡・取得プロセスを強化します。
  2. Pipelinesタブで未完了データや不正確なデータの発生を防ぎます。
  3. Pipelinesタブ全体で一貫した情報管理を維持します。
利用可能範囲
  1. 状態遷移ルールはPremierエディションおよびBigin 360で利用できます。
権限
  1. 管理者権限を持つユーザーは、遷移ルールの作成および管理やパイプラインデータのクローズ制限が可能です。

遷移ルールを作成する手順  

  1. 管理者権限を持つアカウントでBiginにログインします。
  2. 設定>サブパイプラインとステージ > ステージ遷移ルールに移動します。
  3. 希望するチームパイプラインとサブパイプラインをドロップダウンから選択します。
  4. +新しいルールをクリックします。

  5. 「新しいルールを作成する」ポップアップで、次の項目を入力します。
    1. 差出人 Stage:希望するデータ元ステージをドロップダウンから選択します。「Any Stage」を選択すると、パイプラインデータがTo Stageに移動される際、データ元ステージに関係なく項目が出力されます。
    2. To Stage:ドロップダウンから移動先ステージを選択します。パイプラインデータが差出人 Stageからこのステージに移動されると、Biginはユーザーに本ルールで指定した項目の入力を促します。

    3. 必須情報の指定: ここでは、以下のような特定の項目を必須項目として設定できます。

          • 項目: ユーザーは、データを別の段階へ移行するために、特定の項目を順番に入力する必要があります。. 

          • メモ:データを次のステージへ進めるには、ユーザーはデータにメモを追加する必要があります。

          • ファイル: ユーザーはファイルをデータに添付しなければ、データを次のステージに移動できません。

          • チェックリスト: チェックリストを作成し、To Stageへデータを進めるために完了させる必要があるすべてのTo-Do項目を管理できます。

          • これらのチェックリストはデータの関連リストからも確認できます。ユーザーは処理を完了済みとしてチェックしたり、一部だけ保存したりできます。保存した処理は元に戻すことも可能です。

          • ここから直接、該当するステージへデータを移動することもできます。必須項目が未完了の場合は、ポップアップが表示されます。すべての必須項目が完了すると、「保存」ボタンが「次のステージに移動」ボタンに変わります。

             


  6. 「保存」をクリックします。
    このルールを保存すると、指定したステージ間でパイプラインデータを移動する際に、下記のプロンプトがユーザーに表示されます。パイプラインデータを移動するには、ルールで指定された項目を入力する必要があります。

メモ:
  1. 各パイプラインにつき、最大30件のトランジションルールを作成できます。
  2. 各トランジションルールには、メモ、ファイル、チェックリストを含め、最大23項目まで設定可能です。ただし、カスタム項目は20件までとなります。
  3. チェックリストには、少なくとも1つのチェックリスト値が必要で、最大10個まで登録できます。
  4. ステージ／パイプラインに関連付けられているトランジションルールは削除できません。
  5. 同じ差出人および同じ移動先ステージを持つトランジションルールを2つ以上設定することはできません。

パイプラインデータの完了制限   

特定のステージでパイプラインデータが完了済みにされるのを防ぐことができます。これにより、パイプラインデータが早期に完了とならず、すべての重要なステージを経て進行できるようになります。たとえば、営業パイプラインでは、「not contacted」「qualified」「Needs Analysis」などのステージで商談（パイプラインデータ）が完了済みとならないよう制限できます。これらの制限はパイプラインごとにカスタマイズ可能です。

パイプラインデータの完了を制限する方法
  1. 管理者権限を持つBiginアカウントにログインします。
  2. ［設定］＞［Pipelines and Stages］＞［Stage Transition Rules］に移動します。
  3. ［Restrict PipelineデータClosure］タブで、［+Stage］をクリックします。
  4. 該当するパイプラインで、ユーザーが直接パイプラインデータを閉じることができないステージを選択します。
  5. ［保存］をクリックします。
    保存が完了すると、ユーザーが指定したステージからパイプラインデータを早期に閉じようとした際に、下記のメッセージが表示されます。
メモ
  1. 開くステージから完了済みステージへの新規ステージ遷移ルールを作成する際、該当するデータ元ステージでクローズ制限が有効になっている場合は、そのステージの組み合わせでルールを作成することはできません。

  2. 既に完了済み「To Stage」と関連する既存のステージ遷移ルールがあるステージに対してクローズ制限を設定する場合、そのステージに制限を有効にするには、事前に既存のステージ遷移ルールを削除する必要があります。この手順については、適切なプロンプトでご案内します。