承認
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Biginの承認機能は、一つの場所に全ての承認可能なフォームが集されることにより、データの管理やシステム全体の承認作業を簡単にします。
この機能は画面の右上隅にあります。これをクリックすることにより、承認待ちの全てのデータが表示されます。
承認
承認インターフェースには、承認が必要な全てのデータを一覧表示します。ここで、承認が必要な全てのアイテムを一元管理することができます。
承認インターフェースの中にあるフォームタブは、承認待ちのデータを持つ全てのフォームを表示します。連絡先フォームやパイプラインフォームのような特定の種類のフォームを表示したい場合は、リストの上部にあるフィルターを使用することができます。
特定のフォームで承認待ちのデータを表示するには、リスト内のフォームをクリックするだけです。
連絡先フォームの場合、承認管理をより効果的に行うための2つのタブが利用可能です：
- すべて: このタブは、承認待ちの全てのデータを表示し、連絡先フォーム内の全ての保留中のアイテムの包括的な概要を提供します。
- 重複する連絡先: このタブは、重複した連絡先情報を含むデータのみを表示するように特別に設計されています。これにより、特別な対応が必要な重複を特定し、管理することができます。
データにマウスを置いて承認するか、直接このビューから削除することができます。
詳細な表示を好む場合や、決定を下す前に次を表示する場合は、データをクリックし、2種類の詳細ビューから1つを選択してください：
- タブ表示: この表示では、アイテムが各タブに基づいて整理されており、データの特定の側面に集中し、各タブに関連するデータを確認するのが容易です。
- フォーム表示: この表示では、データ内の全てのアイテムが元のフォームに表示されるように表示され、情報に基づく決定を助ける概要が提供されます。
データの承認
データを承認する際には、3つの設定があることにお気づきかもしれません。これらは、直接承認、既存のデータとの結合、および削除です。
直接承認: データを直接承認した場合、そのデータは自動的にシステムで新しいデータとなります。
融合と承認: このオプションは、フォームデータに重複した連絡先または会社が含まれている場合にのみ利用可能です。これは、重複したデータを特定し、重複を結合する手順をガイドします。
一致するデータが送信済みデータに対して見つかった場合、どのデータの詳細をマージに使用するかを選択できます。テーブルでは一致するすべての複製データが提示され、送信済みデータとマージしたい正確なデータを選択できます。これにより、無駄なデータや古いデータを削除しながら最も正確で関連性のある情報を保持します。
複製組織が見つかった場合、まずシステムが会社データをマージするように促し、次に連絡先データをマージします。
メモ
- 複製データは、タブにユニークな項目を使用して識別されます。
削除: データを削除すると、そのデータはシステムから永久に削除されます。
一括承認
データの一括承認により、個々のデータではなく、複数のデータに一度に対処できます。リストビューでは、各データの隣にあるチェックボックスを使用して、承認したいデータを選択できます。選択した後でデータを承認または削除できます。
データを承認する前に担当者を変更する必要がある場合、それが可能です。希望のデータを選択すると、新たに担当者を変更して承認するボタンが承認および削除ボタンの隣に表示されます。
Zoho Forms
BiginとZoho Formsを統合している場合、承認セクションの下にZoho Formsタブが表示されます。このタブにはZoho Forms経由で送信され、承認待ちのデータが表示されます。
その他
APIまたはサードパーティ製アプリケーションによって実行された承認は、その他タブの下に表示されます。このタブは、これらのソースからの承認待ちデータがある場合のみ表示されます。
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