承認
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Biginの承認機能は、すべての承認が必要なフォームを一元管理し、システム全体でデータの管理や承認をより簡単に行えるようにします。
この機能は画面右上にあります。クリックすると、承認待ちのすべてのデータが表示されます。
承認
承認画面では、承認が必要な各種ソースのすべてのデータ一覧が表示され、必要な処理を一箇所で簡単に管理できます。
承認画面の「Forms」タブでは、承認待ちのデータがあるすべてのフォームが表示されます。特定の種類のフォーム（例：連絡先フォームやパイプラインフォーム）のみを表示したい場合は、リスト上部のフィルターを利用できます。
特定のフォームの承認待ちデータを表示するには、リスト内の該当フォームをクリックしてください。
連絡先フォームには、承認管理をより効率的に行うための2つのタブがあります：
- すべて:このタブでは、承認待ちのすべてのデータが表示され、連絡先フォーム内の保留中アイテムの全体像を把握できます。
- 複製する 連絡先: このタブは、複製する連絡先情報を含むデータのみを表示するためのものです。重複しているものを特定し、必要に応じて対応できます。
データにカーソルを合わせると、その画面から直接承認または削除ができます。
判断前に詳細表示を確認したい場合は、データをクリックし、2種類の詳細表示のいずれかを利用できます：
- タブ表示:この表示では、項目が各タブごとに整理されており、データの特定部分に集中して確認できます。
- フォーム表示: この表示では、元のフォーム内容に沿ってすべての項目が表示され、全体像を把握しやすく、より的確な判断をサポートします。
データの承認
データを承認する際は、3つの設定が表示されることがあります。データを直接承認、既存データとマージ、または削除が選択できます。
承認:データを直接承認すると、システム内に新しいデータとして自動的に作成されます。
マージして承認: このオプションは、フォームデータに複製する連絡先や会社が含まれている場合のみ表示されます。重複データを特定し、手順に従ってマージできます。
送信済みデータに一致するデータが見つかった場合、どのデータの詳細をマージ時に使用するかを選択できます。一覧表には一致する複製データがすべて表示され、どのデータと送信済みデータをマージするかを正確に選択できます。これにより、最も正確かつ関連性の高い情報を保持し、不要または古くなったデータを削除できます。
複製組織が特定された場合、まずシステムが会社データのマージを促し、その後に連絡先データのマージを案内します。
メモ
- 複製データは、タブごとに固有の項目を利用して特定されます。
削除: データを削除すると、そのデータはシステムから完全に削除されます。
一括承認
データを一括承認することで、複数のデータを個別にではなく同時に操作できます。リスト表示で、各データの横にあるチェックボックスを使って承認したいデータを選択します。選択後、承認または削除を実行できます。
承認前に担当者を変更する必要がある場合は、データを選択すると新たに担当者を変更して承認ボタンが承認および削除ボタンと一緒に表示されます。
メモ:
- 担当者変更の設定は、タブとフォーム表示の両方で利用可能です。
Zoho Forms
BiginとZoho Formsを連携している場合、承認セクションにZoho Formsタブが表示されます。このタブには、Zoho Forms経由で送信され、承認待ちのデータが表示されます。
その他
APIやサードパーティアプリケーションによって実行された承認は、その他タブに表示されます。このタブは、これらのソースから承認待ちのデータがある場合のみ表示されます。