ノートとファイルの管理
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ファイル
セールスオーダーや請求書、契約書などの重要なファイルをアップロードし、Biginアカウントの関連レコードに関連付けることができます。これらの添付ファイルは、以下の手段でアップロードできます：
コンピュータからアップロード
このオプションを使用すると、ローカルドライブからレコードにドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを添付することができます。
- 目的のモジュールに移動し、レコードを開きます。
- レコードの詳細ページで、ファイル関連リストをクリックします。
- クリックして、参照を選択し、このコンピュータからアップロードを選択します。
- クリックして、添付します。
添付されたファイルは、ファイルセクションで利用できます。
注意:
- 一度に最大10個のファイルを添付できます。
- 1つのファイルのサイズは20 MBを超えてはいけません。
クラウドから添付する
Google Drive、Box、Dropbox、OneDrive、Evernoteなどの他のクラウドドライブから、ファイルをレコードに添付することができます。
- 目的のモジュールに移動し、レコードを開きます。
- レコードの詳細ページで、ファイル関連リストをクリックします。
- 参照をクリックし、クラウドから添付を選択します。
- 追加したいファイルを選択し、添付をクリックします。
注意:
- ファイルのサイズは10MB以下にしてください。
- 最大で5つのファイルを同時に添付できます。例：Googleドライブから2つ、Dropboxから2つ、OneDriveから1つ。
Zoho WorkDriveから添付する
Zoho WorkDriveは、組織内でファイルを作成、保存、共有することができるクラウドベースのファイル管理ソフトウェアです。WorkDriveについて詳しくはこちらをクリックしてください。
- 目的のモジュールに移動し、レコードを開きます。
- レコードの詳細ページで、ファイル関連リストをクリックします。
- 参照をクリックし、Zoho WorkDriveを選択します。
- 表示されるWorkDriveウィンドウから必要なファイルを参照し、添付をクリックします。
注意:
- 一度に最大10個のファイルを添付できます。
- WorkDriveを介して添付できるファイルサイズに制限はありません。
レコードにURL（リンク）を添付する
他のファイルストレージアプリやウェブサイトに保存されているドキュメントを、リンク（URL）オプションを使用してレコードに添付することができます。
- 目的のモジュールに移動し、レコードを開きます。
- レコードの詳細ページで、ファイル関連リストをクリックします。
- 参照をクリックし、リンク（URL）オプションを選択します。
- リンクから添付するファイルのパーマリンクURLを入力します。
- 添付をクリックします。
注意：
- URLで添付されたドキュメントはBiginに保存されません。URLは実際にはドキュメントではなく、リンクのため、ファイルサイズはありません。
- リンクをクリックすると、該当のURLに移動します。
- リンクのメタ名は、ドキュメントの名前としてデフォルトで入力されます。Biginではこの名前を編集することはできません。
ノート
ノートは、連絡先やパイプラインの記録に関する重要な情報を素早く記録するための重要な要素です。パイプライン、連絡先、会社、アクティビティのモジュールにノートを追加することができます。
ノートを作成する方法
- ［パイプライン/連絡先/会社/アクティビティ］モジュールをクリックしてください。
- 希望のレコードを選択してください。
- レコードの詳細ページで、テキストボックスにノートの内容を入力してください。［タイトルを追加］ボタンをクリックすると、ノートにタイトルを追加できます。
- ［ファイルを添付］リンクをクリックして、ノートにファイルをアップロードしてください。以下からアップロードできます：
- 自分のコンピューター
- Zoho Workdrive
- Dropbox、Google Drive、Evernote、OneDrive、Boxなどのファイルストレージアプリ
- ［保存］をクリックしてください。
注意:
- 1つのメモには最大5つのファイルを添付できます。
- ファイルの合計サイズは20 MBを超えてはいけません。
ノートのインポート
各レコードに手動でメモを一つずつ追加するのはかなり手間がかかりますが、Biginのインポートメモ機能を使用することで、この手間を解消することができます。詳細はこちらをご覧ください。
メモのエクスポート
Biginアカウントからメモをエクスポートすることができます。データは.csvファイルでエクスポートされます。
メモをエクスポートするには
- 設定 ＞ データ管理 ＞ データのエクスポートに移動してください。
- ドロップダウンリストからノートを選択してください。
- エクスポートをクリックしてください。
実行されたエクスポート操作はバックグラウンドで実行されます。完了まで数分かかる場合があります。エクスポートが完了すると、Biginアカウントに通知が届きます。通知内の「ダウンロード」リンクをクリックして、すべてのノートが含まれるエクスポートされたCSVファイルをダウンロードしてください。
メモの削除
Biginアカウントから不要なメモを削除することができます。
メモを削除するには
- 目的のモジュールに移動し、目的のレコードを選択します。
- ［メモ］セクションの下で、削除する必要のあるメモにマウスポインターを合わせ、［削除］アイコンをクリックします。
- 確認ボックスで、メモを削除するには［はい、削除］をクリックします。
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