ノートとファイルを管理する
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ファイル
受注書、請求書、Agreementsなどの重要なファイルをアップロードし、関連するデータにBiginアカウントで紐付けることができます。これらの添付ファイルは、以下の方法でアップロード可能です。
コンピューターからアップロード
このオプションを利用すると、ローカルドライブからドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをデータに添付できます。
- 希望するタブに移動し、データを開きます。
- データ詳細ページで、Files関連リストをクリックします。
- Browseをクリックし、このコンピューターからアップロードを選択します。
- 添付するをクリックします。
添付ファイルはFilesセクションで利用できます。
メモ:
- 一度に最大10ファイルまで添付できます。
- 1ファイルのサイズは20MBを超えないようにしてください。
クラウドから添付
Google Drive、箱、Dropbox、OneDrive、Evernoteなど、他のクラウドドライブからデータにファイルを添付できます。
- 希望するタブに移動し、データを開きます。
- データ詳細ページで、Files関連リストをクリックします。
- Browseをクリックし、クラウドから添付を選択します。
- 追加したいファイルを選択し、添付するをクリックします。
メモ:
- 1ファイルのサイズは10MBを超えないようにしてください。
- 一度に添付できるファイルは最大5件です。例: Google Driveから2件、Dropboxから2件、OneDriveから1件。
- クラウドからファイルをアップロードする際は、まずアカウントAにサインインしてください。必要なファイルがそのアカウントにない場合は、「別のユーザーとしてサインイン」オプションを使って他のアカウントに切り替えられます。
Zoho WorkDriveから添付する
Zoho WorkDriveは、クラウドベースのファイル管理ソフトウェアで、組織内でファイルの作成、保存、共有が可能です。WorkDriveの詳細については、こちらをクリックしてください。
- 目的のタブに移動し、データを開きます。
- データ詳細ページで、Files関連リストをクリックします。
- Browseをクリックし、Zoho WorkDriveを選択します。
- 表示されたWorkDriveウィンドウから必要なファイルを選択し、添付するをクリックします。
メモ:
- 一度に最大10ファイルまで添付できます。
- WorkDrive経由で添付する場合、ファイルサイズの制限はありません。
データにURL（リンク）を添付する
他のファイルストレージアプリやWebサイトに保存されているドキュメントも、リンク（URL）オプションを使ってデータに添付できます。
- 目的のタブに移動し、データを開きます。
- データ詳細ページで、Files関連リストをクリックします。
- Browseをクリックし、リンク(URL)オプションを選択します。
- 「リンクから添付」ポップアップウィンドウに、添付するファイルのパーマリンクURLを入力します。
- 添付するをクリックします。
メモ:
- URL経由で添付されたドキュメントはBiginに保存されますが、ファイルサイズは表示されません。これは、技術的にはドキュメントではなくリンクのみであるためです。
- リンクをクリックすると該当するURLに移動します。
- リンクのMeta名前は初期設定でドキュメントの名前として入力されます。この名前はBigin上で編集できません。
メモ
メモはデータの重要な一部であり、例えば連絡先やパイプラインデータに関するキー情報を素早く記録できます。Pipelines、連絡先、組織、活動タブのデータにメモを追加できます。
メモを作成するには
- Pipelines／連絡先／組織／活動タブをクリックします。
- 対象のデータを選択します。
- データ詳細ページで、テキストボックスにメモ内容を入力します。件名を追加ボタンをクリックしてメモに件名を追加することもできます。
- ファイルを添付するリンクをクリックして、メモにファイルをアップロードします。アップロード元は次のいずれかです：
- ご自身のコンピューター
- Zoho WorkDrive
- Dropbox、Google Drive、Evernote、OneDrive、箱などのファイルストレージアプリ
- 保存をクリックします。
メモ:
- 1つのメモにつき最大5ファイルまで添付できます。
- ファイルの合計サイズは20MBを超えないようにしてください。
メモをインポートする
各データに手動でメモを追加するのは手間がかかります。そのため、Biginのメモインポート機能を活用することで、この作業を簡略化できます。詳しくはこちらをご覧ください。
メモをエクスポートする
Biginアカウントからメモをエクスポートできます。データは.csvファイルで出力されます。
メモをエクスポートする方法
- 設定 > Data Administration > データのエクスポートに移動します。
- ドロップダウンリストからメモを選択します。
- エクスポートするをクリックします。
エクスポート処理はバックグラウンドで実行されます。完了まで数分かかる場合があります。エクスポートが完了すると、Biginアカウントに通知が届きます。通知内の「ダウンロードする」リンクをクリックして、すべてのメモが含まれたエクスポート済みCSVファイルをダウンロードしてください。
メモの削除
不要なメモをBiginアカウントから削除できます。
メモを削除する方法
- 対象のタブに移動し、該当データを選択します。
- メモセクションで、削除したいメモにマウスポインターを合わせ、削除アイコンをクリックします。
- 確認ダイアログではい、削除をクリックすると、メモが削除されます。
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