重複データのクリーンアップ

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造園会社はBiginを活用して顧客および見込み客を管理しています。サービスに関心を示した方の詳細を、Webサイトからのお問い合わせ、顧客からの紹介、展示会やイベントで知り合った方など、さまざまな経路で連絡先タブに追加しています。

しかし、毎日さまざまな経路から多くの連絡先を追加しているため、同じ連絡先が重複して登録されることがあります。例えば、造園会社の営業担当者が紹介で受け取った連絡先をいくつか追加したとします。同じ連絡先がすでに会社のWebサイトのウェブフォームに入力しており、営業担当者が気づかずに再度Biginに追加してしまうことがあります。

その結果、法人のBiginアカウント内に複製データが発生し、以下のような問題につながる可能性があります。

データの不整合。
異なる従業員が同じ連絡先とやり取りすることで、時間と労力の無駄。
やり取りに一貫性がなくなり、混乱を招いて法人の信頼性が損なわれるおそれ。
法人にとっての機会損失。

こうした問題に対応するため、Biginには連絡先および組織タブ用の「重複データのクリーンアップ」機能があります。この機能を利用することで、これらのタブ内のデータを定期的に確認し、特定の条件に基づいて重複を特定し、複製データを統合できます。

利用可能エディション

「重複データのクリーンアップ」機能はPremierエディションおよびBigin 360で利用できます。
管理者のみがこの機能にアクセスし、使用できます。

複製データの特定方法：

管理者権限を持つBiginアカウントにログインします。
連絡先／組織タブへ移動します。
右上のその他アイコンをクリックし、複製するCleanupを選択します。
重複を識別するための項目を選択します。選択した項目に基づき、Biginはタブ内のすべてのデータを確認し、値が類似しているデータを特定します。例えば、「モバイル」を項目として選択した場合、Biginは同じ携帯電話番号を持つデータをチェックします。重複判定には最大で3つまで項目を選択でき、そのうち2つはカスタム項目を指定できます。
他の項目も判定基準としたい場合は、+追加するUnique項目ボタンをクリックしてください。
Find and Merge Duplicatesをクリックします。
重複除去処理が完了すると、管理者には画面上およびメールで通知されます。メールには、重複データ件数、解決済み重複、未解決の重複などの詳細が記載されます。管理者は、送信されたリンクを開くことで、重複データが含まれるページを直接表示し、対処できます。
システムが重複データを特定すると、2つの異なる方法でデータを統合します。例えば、Biginアカウントに1,000件のデータがあり、そのうち200件が重複データの場合、Biginはこの200件についてチェックを行い、2つのタイプに分類します。データの2つのタイプは以下の通りです：

コンフリクトのないデータ：例えば、すべての項目が他の2件と同じ値を持つ3件の重複データがある場合、Biginはこれらをコンフリクトなしとみなし、自動的に1件に統合します。

コンフリクトのあるデータ：例えば、モバイル項目の値が異なる2件の重複データがある場合、これはコンフリクトとなります。Biginは自動で統合せず、管理者が手動で統合・解決を行う必要があります。
他の項目の値が同じであっても、Duplicates Cleanupの方法では統合されず、確認対象として指定したユニーク項目のみが照合されます。ユーザーは手動でデータを選択し、コンフリクトを解決する必要があります。

複製するcleanupプロセスが完了すると、ユーザーはSystem 通知セクションで通知を受け取ります。この通知は3日間利用可能です。また、メール通知も受け取ります。

重複を回避する方法

「Unique項目」オプションを使用して項目をユニークとして設定できます。これにより、複製するデータを防ぐことができます。メールアドレス項目は、通常ユニークに設定されます。同じメールアドレスを2人で共有することはできません。

メール項目がユニークかつ必須に設定されている場合、複製するデータを防ぐことができます。Biginユーザーによって連絡先が追加され、同じ顧客がウェブページのwebformから送信した場合、その連絡先はBiginに追加されません。

メモ

管理者は、重複除去を必要な回数だけ実行できます。制限はありません。重複除去を実行するたびに、新規メールが送信されます。リンクの有効期間は3日間です。
同じデータに対して3日以内にいずれかの修正前リンクを選択して重複除去を実行した場合、他のリンクは無効になります。
ユーザーは、修正前リンクを利用して最大3日間、重複除去を実行できます。
マスターデータを指定すると、関連するすべての子データのリストがマスターデータに移動されます。
マスターデータに統合されたデータは完全に削除され、この操作は元に戻せません。
読み取り専用の項目にはラジオボタンは表示されません。