重複の整理

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造園会社は、顧客や見込み客の管理にBiginを利用しています。ウェブサイトのお問い合わせや顧客からの紹介、展示会やイベントで出会った人々など、サービスに興味を示した人々の詳細を連絡先モジュールに追加しています。

ただし、異なるソースを通じて毎日多くの連絡先が追加されるため、同じ連絡先が2回追加されることがあります。造園会社の営業担当者が紹介で受け取ったいくつかの連絡先を追加したとしましょう。同じ連絡先は既に会社のウェブフォームに記入済みであり、営業担当者はこれらの連絡先が既にシステムに存在していることに気づかずにBiginに再度追加されています。

その結果、ビジネスはBiginアカウントに重複したレコードを持つことになります。これにより、以下のような問題が発生する可能性があります：

データの不整合。
異なる従業員が同じ連絡先とコミュニケーションを取ることによる時間と労力の浪費。
一貫性のないコミュニケーションによる混乱と、ビジネスの信頼性の低下。
ビジネスの逃した機会。

これらの問題に対処するために、Biginには連絡先と会社のモジュールに対して、重複を除去する機能である「重複データのクリーンアップ」があります。特定の条件に基づいてこれらのモジュールのデータを定期的に確認し、重複したレコードをマージすることで、データベース内の重複を特定することができます。

入手可能性

プレミアエディションでは、重複のクリーンアップが利用可能です。
この機能は管理者のみがアクセスして利用できます。

重複レコードの特定方法:

管理者権限を持つBiginアカウントにログインしてください。
「連絡先/会社」モジュールに移動してください。
右上のMoreアイコンをクリックします。 重複クリーンアップを選択します。
重複を識別するためのフィールドを選択してください。選択したフィールドに基づいて、Biginはモジュール内のすべてのレコードをチェックし、類似した値を持つレコードを識別します。たとえば、フィールドとして「携帯電話」を選択した場合、Biginは同じ携帯電話番号を持つレコードをチェックします。重複を識別するために最大3つのフィールドを選択できますが、そのうち2つのフィールドはカスタムフィールドである必要があります。
他のフィールドをモジュール内のレコードをチェックする要素として使用したい場合は、+ユニークなフィールドを追加ボタンをクリックしてください。
クリックして重複を検索してマージ
デデュープ処理が完了すると、管理者は画面上とメールで通知されます。メールには、重複件数、解決済みの重複、未解決の重複などの詳細が記載されています。管理者は、重複が含まれるページを直接開くリンクを開いて、競合を解決することができます。
システムが重複を特定すると、2つの異なるプロセスを使用してレコードをマージします。たとえば、Biginアカウントに1,000件のレコードがあり、そのうち200件が重複しています。Biginはこれらの200件のレコードをチェックし、2つのタイプに分類します。2つのタイプのレコードは次のとおりです：

競合のないレコード： すべてのフィールドに同じ値が含まれる3つの重複レコードを考えてみましょう。Biginはこれらを競合のないレコードとみなし、自動的に1つのレコードにマージします。

競合のあるレコード：モバイルフィールドに異なる値が含まれる別の2つの重複レコードを考えてみましょう。これにより競合が発生します。Biginはこれらを自動的にマージしません。管理者が手動でマージして解決する必要があります。
他のフィールドに同じ値があっても、重複クリーンアップメソッドではそれらを結合せず、チェックしたい一意のフィールドでのみマッチングを行います。ユーザーは競合を解決するためにレコードを手動で選択する必要があります。