ファイルキャビネットのトッピング

ファイルキャビネットのトッピング

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ファイルキャビネットのトッピング機能を使用すると、簡単に連絡先とファイルをやり取りすることができます。例えば、Zylker InsuranceのMartinは、各顧客に保険申請書を送信し、健康証明書、身分証明書、銀行の詳細などの複数の書類を顧客から受け取る必要があります。各顧客ごとに、Martinは収集した書類をBigginのレコードに手動でアップロードする必要があります。連絡先とファイルを直接共有または受け取る方法がないためです。
 
しかし、マーティンは顧客のためにファイルキャビネットのトッピングを有効にすることで、その顧客のレコードに対して一意の外部ワークドライブリンクを生成することができます。彼は単にこのリンクを顧客と共有する必要があります。リンク内のファイルが安全で一般の人にアクセスできないようにするために、顧客はリンクをクリックした際にZohoアカウントにログインするように求められます（Zoho非ユーザーは、レコードにリストされているメールアドレスにOTPが送信されます）。
確認が完了すると、顧客はこのリンクを介して直接ファイルをアップロードできます。アップロードされたファイルは、Biginレコードの「ファイル」セクションに即座に表示されます。さらに、マーティンはBiginのシグナルを通じて通知を受け取ります。同様に、彼はそのリンクを使用して顧客とファイルを共有することもでき、顧客はメールで通知されます。


 

利用可能性

      
  1. ファイルキャビネットのトッピングは、月額$4/組織で購入できます。
権限
  1. 管理者プロファイルを持つユーザーは、組織にファイルキャビネットのトッピングをインストールできます。

ファイルキャビネットの設定

これらの手順に従って、Biginアカウントのファイルキャビネットのトッピングを設定することができます。
  1. ファイルキャビネットのトッピングをインストールする
  2. 連絡先にファイルキャビネットのトッピングを有効にする
  1. ファイルキャビネットで共有されたすべてのファイルは、該当するレコードオーナーのWorkDriveの「マイフォルダー」内の「アプリ」＞「Bigin」に表示されます。
  2. 外部ファイルのバックアップはサポートされていません。ユーザーはWorkDriveから外部ファイルを直接ダウンロードできます。
  3. レコードオーナーが変更されると、ファイルは新しいレコードオーナーのWorkDriveの「マイフォルダー」に移動されます。
  4. Bigin組織からユーザーが削除されると、そのユーザーのWorkDrive内のファイルキャビネットファイルは、スーパー管理者のWorkDriveに移動されます。

ファイルキャビネットのトッピングをインストールする

  1. 管理者権限を持つBiginアカウントにログインしてください。
  2. ［設定］→［統合］/［トッピング］に移動してください。
  3. ［Biginによるビルトイン］タブで、［ファイルキャビネット］を検索し、［インストール］をクリックしてください。

    ファイルキャビネットのトッピングはWorkDriveによって提供されているため、スーパー管理者は既存のWorkDriveアカウントを接続できます。

    または、WorkDriveアカウントを持っていない場合は、バックエンドでZoho WorkDriveアカウントが作成されます（エッセンシャルプラン：ストレージ制限1GB）。

既存のWorkDriveアカウントが個人アカウントの場合、統合後にチームアカウントに変換され、Bigin組織のメンバーはWorkDriveアカウントのBiginフォルダに追加されたファイルにアクセスできます。

ファイルキャビネットのトッピングを有効にする

ファイルキャビネットのトッピングは、連絡先を介して有効にすることができます。
  1. 詳細ページの記録
  2. 一括操作
  3. ワークフロー
ファイルキャビネットは、1日あたり500件の連絡先/ユーザーに対して有効にすることができます。

レコードの詳細ページ

  1. ［連絡先］モジュールに移動し、必要なレコードを開きます。
  2. ［ファイル］タブに移動します。
  3. ［ファイルキャビネットを有効にする］をクリックします。

    リンクが生成されます。
  4. 必要に応じてメールの内容を編集し、リンクを連絡先にメールで送信します。

一括操作

  1. ［連絡先］モジュールに移動し、必要なレコードを選択します。
  2. ［その他］をクリックし、ドロップダウンから［ファイルキャビネットを有効にする］を選択します。

  3. 必要に応じてメールの内容を編集し、各連絡先には個別のリンクがメールで送信されます。

ワークフロー

ワークフローを使用すると、特定の基準に基づいて連絡先のファイルキャビネットを自動的に有効にすることができます。例えば、新しい連絡先が作成されるたびにファイルキャビネットを自動的に有効にするワークフローを設定しましょう。
  1. ［設定］→［ワークフロー］に移動します。
  2. ［+ ルールの作成］をクリックします。
  3. ［新しいルールの作成］ポップアップで以下の設定を行います：
    1. ドロップダウンから［連絡先］モジュールを選択します。
    2. ［ルール名］を入力します。
    3. ワークフロールールの説明を入力します。
  4. ［次へ］をクリックします。
  5. トリガーセクションで、［レコードアクション］タブをクリックし、［作成］を選択します。
  6. 条件セクションで、［すべての連絡先］を選択します。
  7. インスタントアクションセクションで、［+ファイルキャビネットを有効にする］をクリックします。

  8. アクション名を入力し、必要に応じてメールの内容を変更します。

    連絡先が作成されるたびに、ファイルキャビネットが自動的に有効になり、リンクがメールで共有されます。
  9. ［保存］をクリックします。

アップロードされたファイルの表示

ファイルキャビネットのトッピングがレコードに有効になっている場合、ファイルセクションの下には2つのタブが表示されます。
  1. 内部ファイル - 組織のユーザーがBiginからアップロードしたファイルはここで利用できます。連絡先はこれらのファイルにアクセスすることはできません。
  2. 外部ファイル - リンクを介して連絡先がアップロードしたファイルや、ユーザーが連絡先と共有するためにアップロードしたファイルはここで利用できます。  

ファイルを表示するには

  1. ［連絡先］モジュールに移動し、必要なレコードを開いてください。
  2. ［ファイル］セクションをクリックしてください。
  3. ［内部ファイル］タブに移動して、Biginユーザーがアップロードしたファイルを表示します。

  4. ［外部ファイル］タブに移動して、連絡先がアップロードしたファイルを表示します。 

ファイルキャビネットのトッピングを無効にする

もしそれが必要なくなった場合、連絡先のファイルキャビネットのトッピングを無効にすることができます。連絡先のファイルキャビネットのトッピングを無効にしても、組織のファイルキャビネットのトッピングはアンインストールされません。
  1. ［連絡先］モジュールに移動し、必要なレコードを開きます。
  2. ［ファイル］セクションに移動します。
  3. ［ファイルキャビネットアクション］ドロップダウンをクリックし、［ファイルキャビネットを無効にする］を選択します。
  4. 確認ポップアップで［無効にする］をクリックしてアクションを確定します。 

ファイルキャビネットのトッピングをアンインストールする
もう必要ない場合は、Biginアカウントからファイルキャビネットのトッピングをアンインストールすることができます。このトッピングをアンインストールしても、以前にアップロードされたファイルは削除されません。ユーザーは引き続きWorkdriveからこれらのファイルにアクセスできます。
  1. 設定 ＞ トッピング ＞ Biginによって作成されたものに移動してください。
  2. ファイルキャビネットトッピングを検索し、管理をクリックしてください。
  3. アンインストールをクリックしてください。