Zoho Meetingとの統合

Zoho Meetingとの統合

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営業には、デモや交渉、打ち合わせなど、連絡先との複数の予定が含まれます。適切な時間や場所を決め、会議室を予約する必要がありますが、これは決して簡単ではなく、多くの時間が予定の調整に費やされがちです。
 
一方、オンライン予定は多くの時間を節約でき、非常に簡単に設定できます。単に予定を作成し、すべての参加者を招待するだけです。
 
実地予定よりもコストが安く、必要なのはパソコンとインターネット接続のみです。出張や宿泊費用も削減可能です。また、世界中どこからでも誰とでも接続できます。電車の遅延や悪天候など外的要因の影響を受ける実地予定と比べ、キャンセルのリスクも低くなります。
 
Zoho Meetingは、リアルタイムで予定を開催できるオンライン予定ソフトウェアです。BiginとZoho Meetingを連携することで、Biginの処理タブからオンライン予定を直接作成できます。
Info
利用可能範囲
  1. Express、Premier Bigin 360エディションで利用可能です。

Zoho Meetingとの連携を設定する

BiginとZoho Meetingを連携することで、受注データを［パッケージ］データに変換するだけで、イベントをオンライン予定として作成でき、自動的にZoho Meetingに反映されます。
 
Zoho Meetingとの連携を設定する手順
  1. 設定> Integrations/Toppings> Zoho Meetingへ移動し、設定するをクリックします。
  2. Zoho Meetingページで有効化をクリックします。

    Zoho Meetingにアカウントがない場合は、新しい組織が自動的に作成されます。また、Biginアカウントのユーザーには、Zoho Meetingの組織に参加する招待が送信されます。

オンライン予定を作成する

連携が設定されると、処理タブからオンライン予定を作成できます。イベントをスケジュールする際、「オンライン予定」オプションを有効にすることで、バーチャルイベントとして設定できます。オンライン予定は で表示されます。
 
オンライン予定を作成する手順
  1. 活動タブに移動し、処理タブをクリックします。
  2. + Eventをクリックします。
  3. 処理の情報を入力します。
  4. オンライン予定のチェックボックスを選択します。
  5. 連絡先、ユーザーを選択するか、参加者項目にメールアドレスを入力します。
  6. 保存をクリックします。
予約Pagesからオンライン予定を作成する

開始するには、Biginアカウントにログインし、設定 > Toppingsに移動します。 予約Pagesトッピングを有効にした後、管理 > +作成 予約Pageをクリックして新しい予約を作成します。
 
One-オン-One予約を選択すると、予約作成ページにリダイレクトされます。
​
予約の種類を選択した後は、必要な詳細情報を入力します。たとえば、提供するサービスを最もよく表す画像、サービス名、サービスの説明などを入力します。また、処理の種類としてオンラインを選び、予定プロバイダのピッキングリストからZoho Meetingを選択します。

メモ:
  • Zoho Meetingがすでに連携されている場合、選択者は初期設定となります。連携されていない場合は、認証用のポップオーバーが表示されます。
  • 複数のユーザーが割り当てられている場合、Zoho Meetingの連携が完了していないユーザーに対して、連携を完了するよう依頼するメールが送信されます。

イベントに参加者を招待する

予定作成後でも、他の参加者を招待できます。
 
参加者を招待する方法
  1. 活動タブに移動し、処理タブをクリックします。
  2. オンラインイベントを選択します。
  3. +その他を参加者セクションでクリックし、連絡先、ユーザーを選択するか、メールアドレスを入力します。
  4. 保存をクリックします。
    また、招待リンクをコピーをクリックして予定の招待URLを取得し、メールやSNSなどで共有することもできます。

予定を開始する

オンライン予定はBiginから直接開始できます。予定の詳細ページで「予定を開始」ボタンが、イベント開始時間の15分前から利用可能となります。

予定を開始する方法
  1. 活動タブに移動し、処理タブをクリックしてオンライン予定を選択します。
  2. 予定を開始ボタンをクリックします。

    また、通知画面からも予定を開始をクリックできます。

インスタント予定を設定する

連絡先の詳細ページから、今すぐ予定を設定できます。
 
インスタント予定を設定する方法
  1. 連絡先タブに移動し、連絡先を選択します。
  2. 予定アイコン > 今すぐミーティングをクリックします。

  3. 処理の情報を入力し、予定を開始をクリックします。
    Zoho Meetingのページへリダイレクトされ、予定が開始されます。

オンライン予定をスケジュールする

連絡先詳細ページからオンライン予定をスケジュールできます。

オンライン予定をスケジュールするには
  1. 連絡先タブに移動し、連絡先を選択します。
  2. 予定アイコンをクリックし、オンライン予定をスケジュールを選択します。

  3. 処理の情報を入力し、該当する日付と時間を選択して、保存をクリックします。

予定録画の表示

Zoho Meetingではオンライン予定を録画でき、予定が完了するとBiginの処理詳細ページで利用可能になります。各参加者が予定に費やした時間も確認できます。録画を表示するには、オンラインイベントを開くと、録画セクションにビデオ録画が表示されます。注：録画および滞在時間の情報は、予定完了から15分後に利用可能となります。

予定連携の無効化

Zoho Meeting連携を無効にすると、オンライン予定の作成ができなくなります。ただし、これまでに作成した予定はBiginおよびZoho Meetingから削除されません。
 
連携を無効にする方法
  1. 設定 > Integrations/Toppings > Zoho予定に移動し、管理をクリックします。
  2. Zoho予定ページでDeactivateをクリックします。