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営業に関しては、デモ、交渉、または議論などのために、複数の連絡先とのミーティングが必要です。適切な時間や場所を特定し、会議室を予約する必要があります。これは常に簡単ではなく、ミーティングの設定には多くの時間がかかります。
オンラインミーティングは、時間を節約するだけでなく、非常に簡単に設定することができます。ミーティングを作成し、すべての参加者を招待するだけです。
物理的な会議と比べて、コンピューターシステムとインターネット接続さえあれば、費用を抑えることができます。出張や宿泊費などの費用を削減できます。また、世界中のどこからでも誰とでもつながることができます。列車の運休や悪天候など、外部要因によるキャンセルの可能性は低いです。
Zoho Meetingはオンライン会議ソフトウェアで、リアルタイムでオンライン会議を開催することができます。BiginとZoho Meetingを統合することで、Biginのイベントモジュールから直接オンライン会議を作成することができます。
利用可能性
Zoho Meetingとの連携のセットアップ
BiginとZoho Meetingを統合すると、イベントをオンラインミーティングに変換するオプションが提供され、それが自動的にZoho Meetingにキャプチャされます。
Zoho Meetingとの連携を設定するには
- [設定]→[統合/トッピング]→[Zoho Meeting]に移動し、[今すぐ設定]をクリックしてください。
- [Zoho Meeting]ページで、[アクティベート]をクリックしてください。
Zoho Meetingにアカウントがない場合、新しい組織が自動的に作成されます。また、Biginアカウントのユーザーは、Zoho Meetingの組織に参加するための招待状を受け取ります。
オンラインミーティングを作成する
インテグレーションが設定されたら、イベントモジュールからオンラインミーティングを作成できます。イベントをスケジュールする際には、「オンラインミーティング」オプションがあり、仮想イベントを設定するために有効にすることができます。オンラインミーティングは、で表されます。
オンラインミーティングを作成するには
- [アクティビティ]モジュールに移動し、[イベント]タブをクリックします。
- +[イベント]をクリックします。
- [イベント情報]を入力します。
-
[オンラインミーティング]チェックボックスを選択します。
- [参加者]フィールドで連絡先、ユーザーを選択するか、メールアドレスを入力します。
- [保存]をクリックします。
イベントに参加者を招待する
ミーティングを作成した後でも、参加者を追加することができます。
参加者を招待するために
- [アクティビティ]モジュールに移動し、[イベント]タブをクリックします。
- オンラインイベントを選択します。
- [参加者]セクションの[+その他]をクリックし、連絡先、ユーザーを選択するか、メールアドレスを入力します。
- [保存]をクリックします。
また、[招待リンクをコピー]をクリックして、ミーティングの招待URLを取得し、メールやソーシャルメディアなどで共有することもできます。
ミーティングの開始
オンラインミーティングはBiginから直接開始することができます。イベントの詳細ページには、イベント開始時間の15分前に「ミーティング開始」ボタンが表示されます。
ミーティングを開始するには
- [アクティビティ]モジュールに移動し、[イベント]タブをクリックしてオンラインミーティングを選択します。
- [ミーティングを開始する]ボタンをクリックします。
または、[通知]画面からも[ミーティングを開始する]をクリックできます。
インスタントミーティングの設定
連絡先の詳細ページから直接ミーティングを設定することができます。
インスタントミーティングの設定方法
- [連絡先]モジュールに移動し、連絡先を選択してください。
- [ミーティング]アイコンをクリックし、[今すぐミーティング]を選択してください。
- [イベント情報]を入力し、[ミーティングを開始]をクリックしてください。
Zoho Meetingのページにリダイレクトされ、ミーティングが開始されます。
オンラインミーティングを予定する
コンタクトの詳細ページからオンラインミーティングを予約することができます。
オンラインミーティングを予約するには
- [連絡先]モジュールに移動し、連絡先を選択します。
- [ミーティング]アイコンをクリックし、[オンラインミーティングのスケジュール]を選択します。
- [イベント情報]を入力し、適切な日時を選択して[保存]をクリックします。
ミーティングの録画を表示する
Zoho Meetingでは、オンラインミーティングを録画することができ、ミーティングが終了すると、Biginのイベント詳細ページで利用できるようになります。各参加者がミーティングに費やした時間も表示することができます。録画を表示するには、オンラインイベントを開き、ビデオ録画は録画セクションの下に表示されます。ミーティングが終了してから15分後に録画と時間に関する情報が利用可能になることに注意してください。
ミーティングの統合を無効にする
Zoho Meetingの統合を無効にすると、オンラインミーティングを作成することができなくなります。ただし、以前に作成したミーティングはBiginとZoho Meetingから削除されません。
統合を無効にするには
- [設定]→[統合/トッピング]→[Zoho ミーティング]に移動し、[管理]をクリックしてください。
- [Zoho ミーティング]ページで[無効化]をクリックしてください。