Zoho BookingsとZoho CRMの連携設定

Zoho BookingsとZoho CRMの連携設定

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1. 概要

Zoho CRM と Zoho Bookings を連携すると、スケジュール管理と顧客関係管理を簡単に行えます。両方のサービス間で顧客データを同期し、新しい予約は自動的に Zoho CRM のレコードとして追加され、予約済みの予定は既存の CRM 連絡先と関連付けられます。これにより、予約管理がシンプルになり、顧客とのやり取りを追跡しやすくなり、Zoho CRM からのフォローアップも効率化され、顧客体験の向上につながります。

2. 機能の提供状況

  • スーパー管理者と管理者が Zoho CRM 連携を設定できます。
  • ワークスペース管理者、マネージャー、およびスタッフ は、管理者が Zoho CRM を連携した後に、自分の Zoho CRM アカウントを接続できるようになります。

3. 概要

Zoho CRM と Zoho Bookings を連携すると、両サービス間で顧客情報と予約情報をシームレスに管理できます。この連携により、顧客の予約情報を Zoho CRM の任意のタブに自動で送信でき、予約情報は Zoho CRM の「会議」タブに直接追加されます。管理者は、Zoho Bookings から予定を登録する際に、同期された Zoho CRM の連絡先を簡単に選択でき、その予約情報は Zoho CRM と同期されます。

CRM 連携の主な機能

  • Bookings の顧客情報を CRM（任意のタブ）に送信

  • 予約情報を CRM の「会議」タブに追加

  • Bookings で予定を追加する際に、CRM の顧客を選択可能

  • Zoho CRM カレンダーと連携し、予約を同期

4. 利用例

コンサルティング会社を運営しており、顧客との予約を受け付け、すべての顧客とのやり取りを正確に記録したいとします。組織としては、Zoho Bookings と Zoho CRM 間で顧客レコードを一貫して管理し、効率的に連携させたいと考えています。管理者として、予約情報と顧客情報を CRM の任意のタブに自動で同期し、手入力によるミスを減らしつつ、各顧客の履歴を一元的に把握できる方法が必要です。CRM 連携機能を利用すると、Bookings アカウントを CRM と連携できます。顧客が相談予約を行うたびに、その情報と予約内容が Zoho CRM に自動的にデータとして追加されます。予約情報は、マッピングされた CRM のタブに同期されるため、スタッフユーザーはすべての顧客とのやり取りや履歴に 1 か所から簡単にアクセスできます。さらに、予約は Zoho CRM カレンダーとも同期されるため、スタッフは予定されている会議、フォローアップ、タスクを Zoho CRM 上で整理し、簡単に把握できます。この連携により、顧客管理がシンプルになり、チーム全体が顧客とのやり取りを常に把握できるため、サービス品質の向上につながります。

5. CRM 連携の設定手順

  1. Bookings のメニューバー右上にある管理センター（Admin Center） アイコンをクリックします。
  2. 左側のパネルの［Integrations］の下にある ［CRM and Sales］を選択します。


  3. Zoho CRM カード内の［Connect］をクリックします。組織を選択し、［Accept］を選択して接続を承認できるページにリダイレクトされます。





  1. 顧客の横にある項目マッピングボタンをクリックして、顧客情報を同期します。スライダーが開きます。

  2. ドロップダウンから CRM タブを選択し、Booking 項目の値を連携して、Zoho Bookings の顧客を CRM に新規作成します。



  3. 必要に応じてオプションを選択するには、データ同期ルールのドロップダウンをクリックします。
    1. 既存レコードを確認して更新し、一致しない場合は新しいデータを作成 – 重複を防ぐために既存レコードを更新し、一致するものがない場合は新しいデータを作成します。
    2. チェックを行わず、選択したタブにデータを追加 – 重複チェックを行わずに、選択したタブに直接データを追加します。

  4. 右側のドロップダウンから対応する CRM 項目を選択し、予約フォームの標準項目およびカスタム項目の値を、CRM の選択したタブに連携します。[保存] をクリックします。


    Info
    メモ: 顧客情報を選択した CRM タブに同期する際、標準項目は必須で、カスタム項目は任意です。
    Notes
    氏名項目のマッピングに関するメモ
    1. CRM の氏名項目を、フルネーム 1 項目としてマッピングするか、姓と名の 2 項目に分けてマッピングするかを選択します。
      1. 氏名を 1 つの項目として連携する場合は、上図の [Name] ラジオボタンを選択します。

      2. 氏名を姓と名に分けて連携する場合は、下図の [First Name, Last Name] ラジオボタンを選択します。

      3. ドロップダウンメニューから、適切な CRM 項目名を選択します。

  5. 予定の横にある項目マッピングボタンをクリックし、予定の詳細を Meetings タブにマッピングします。
  6. 右側のドロップダウンから、Meetingsタブ内の項目を選択すると、選択したイベントタイプに追加されたカスタム項目が一覧表示されます。[保存]をクリックします。




    Info
    Info: マッピングを行う前に、Meetings タブ内に対応する項目を作成してください。これらのカスタム項目は、Zoho CRM の Meetings タブにのみマッピングできます。これらの詳細は、Zoho CRM の選択したタブ内の [Open 活動] > [Open meetings] で確認できます。
これで連携設定は完了です。
Idea

項目マッピング時のエラーを解消するためのヒント

以下のエラーメッセージが表示される場合、選択した CRM タブに存在する必須項目がマッピングされていません。該当項目をマッピングするか、CRM 側で必須条件を解除してください。選択した CRM タブでは、必須にできる項目は 3 つまでです。以下のエラーメッセージが表示された場合は、Zoho CRM に存在する 3 つの必須項目すべてをマッピングしてください。


以下のエラーメッセージが表示された場合は、3 つすべての項目をマッピングしてください。


なお、デフォルト項目（氏名、メール、電話番号）は、どのタブにもマッピングできます。イベントタイプ固有の項目（カスタム項目）は、Meetings タブにマッピングできます。マッピングの際は、以下の項目タイプの対応表を参照してください。


Bookings 項目タイプ

CRM 項目タイプ

SingleLine, MultiLine

Single line, Multi-line

メール

メール

Dropdown

選択リスト

Date

Date

Checkbox

Multi-select

Radio button

Single line or Multi-line

6. その他の設定

6.1 CRM カレンダー連携

CRM カレンダーを設定して、予約を追加したり、CRM の予定と Bookings カレンダーとの重複を確認したりできます。
  • CRM カレンダーに Bookings の予定を追加するには、Add my Bookings event to my CRM calendar の横にあるトグルボタンをオンにします。
  • Bookings カレンダーで CRM の重複予定をブロックするには、Block my conflicting CRM in my Bookings Calendar の横にあるトグルボタンをオンにします。

6.2 拡張機能用の Bookings ページ選択

この設定は、Zoho CRM で Zoho Bookings プラグインを使用している場合にのみ適用されます。Zoho CRM で New Appointment をクリックしたときに、どの予約ページを開くかを選択できます。任意のワークスペース、イベントタイプ、またはユーザーの予約ページを、下部のドロップダウンボタンから選択して、目的の予約ページを開きます。

6.3 ユーザーはどのように CRM に接続できますか？

管理者が連携を設定すると、ユーザーは自分の CRM アカウントを Bookings に接続できるようになります。Zoho Bookings から Zoho CRM にユーザーが接続できるようにするには、次の 2 つの条件を満たしている必要があります。

  • Zoho CRM 連携：まずスーパー管理者または管理者が Zoho CRM と Zoho Bookings を連携している必要があります。
  • Zoho CRM にユーザーが追加されている：対象ユーザーが Zoho CRM 組織に追加されている必要があります。


CRM と接続する手順：

  1. Bookings のメニューバー右上にある Admin Center アイコンをクリックします。左側のサイドバーで［Integrations］をクリックします。
  2. ［CRM & Sales］の下にある［Zoho CRM］をクリックします。
  3. ［Connect］をクリックします。カレンダー接続を確認できるページにリダイレクトされます。

7. 連携後にできること

7.1 顧客と予約の同期

連携を設定すると、Bookings の顧客は、マッピングされた CRM タブにレコードとして追加されます。予約が確定すると、CRM に新しいコンタクトが追加されます。顧客がすでに CRM に存在する場合は、対応するコンタクト、見込み客、またはマッピングされたタブのレコードが更新されます。この連携では、メールアドレス、電話番号、氏名の順に一意性を検証することで、重複レコードの作成を防ぎます。
Bookings In-app で予約を追加する際、CRM のコンタクトを Bookings から参照できます。

7.2 イベントの同期

CRM のイベントは Bookings と同期され、該当する時間枠がブロックされます。必要に応じて、予約を CRM のイベントとして追加することもできます。

7.3 連携の流れ

CRM 連携を有効にすると、Bookings の顧客が CRM に追加されていく様子を確認できます。


Zoho Bookings では、Zoho CRM の顧客を検索して予約を作成できます。顧客一覧には、Zoho Bookings の顧客に加えて Zoho CRM の顧客も表示されます。
次に、予約が行われたときに顧客情報がどのように連携されるかを見てみましょう。ここでは実際に予約を作成します。


顧客情報は、設定時に選択したカスタムタブに追加されます。


 


予約の詳細は Meetings タブに追加されます。この例では、「Age（年齢）」と「Number of family members（家族の人数）」というカスタム項目も Meetings タブに追加されています。



8. 連携を無効にする

Zoho CRM 連携を無効にするには、Zoho CRM カードのオプションアイコン をクリックし、［Disable］をクリックします。
  • 連携を無効にすると、顧客一覧には Zoho Bookings の顧客のみが表示され、Zoho CRM の顧客は表示されなくなります。
  • 連携が有効だった期間中に Zoho CRM と同期された Zoho Bookings の顧客は、そのまま保持されます。
  • Zoho CRM 連携を無効にした後に Zoho Bookings で新しい顧客の予約が行われても、その顧客情報は Zoho CRM には同期されません。

9. 注意事項

  • Zoho CRM や他社サービスとの連携には、カスタム関数を使用することもできます。カスタム関数を利用すると、Zoho Bookings のさまざまなイベントに応じて独自の処理を実行できます。
  • Zoho CRM から予約を作成するには、CRM に Zoho Bookings for Zoho CRM 拡張機能をインストールする必要があります。
  • 接続が取り消された場合に CRM 接続を再認証できるのは、その接続を連携した管理者のみです。
  • デフォルトでは、CRM 連携を有効にすると、既存の予約との重複を防ぐために、CRM のイベントが Zoho Bookings カレンダー上でブロックされます。

10. 関連リンク