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スタッフの役割の権限を設定し、全体的なプライバシーを確保するために、アクセスレベルと責任範囲を定義する方法について説明します。

概要

少数の予約を管理する小規模事業者でも、複雑なスケジュールを調整する大企業でも、安全な運用を確保し、機密性を維持するには、スタッフメンバーに適切な権限を定義して適用することが重要です。これにより、操作のうち、スタッフメンバーが実行を許可されるものだけでなく、アクセスが制限される対象も明確になります。

Zoho Bookingsの役割と権限

Zoho Bookingsの役割 

Zoho Bookingsには、4種類の標準の役割があります。特権管理者、管理者、マネージャー、スタッフです。

• 初期設定では、特権管理者と管理者には、すべての設定と連携を行う権限があります。

• マネージャーは、連携を除くすべての設定を表示することだけができます。

• スタッフは設定を表示できませんが、自分の予約の表示、外部カレンダーの追加、予約の追加ができます。

こちらをクリックすると、役割ごとの違いについて詳しく確認できます。

権限の設定 

特権管理者と管理者は、役割と権限機能を使用して、スタッフの役割に対する権限を定義できるようになりました。初期設定では、スタッフはすべての予約ページのリンクとすべての顧客情報を表示できます。この機能を使用すると、スタッフのアクセスを制限し、自分専用の個人予約ページのリンクと、自分との予約を行った顧客だけを表示できるように設定できます。現在、スタッフは勤務時間を除く自分のプロフィールを編集できます。この機能を使用すると、自分の勤務時間の編集を許可できます。

情報：このたび、スタッフの役割に対する権限を設定できる機能を導入しました。今後、この機能をその他の役割にも拡張する予定です。

スタッフの権限を設定する手順

1. Bookingsメニューバーの［設定］アイコン をクリックし、［一般］を選択します。
   
   

2. 左側の欄で［役割と権限］をクリックします。
   
   
   

3. 初期設定では、ドロップダウンで［スタッフ］の役割が選択されています。この役割には、次の権限を設定できます。

• 自分のプロフィール。

• 表示する：スタッフに自分のプロフィールの表示を許可します

• 編集する：スタッフに、勤務時間を含む自分のプロフィールの編集を許可します

• 追加する/Delete/Export ：対象外

• 予約ページ。

• 表示する。
  

• すべての予約ページ：スタッフにすべての予約ページのリンクの表示を許可します
  

• 自分の予約ページ：スタッフが表示できる範囲を、そのスタッフが担当しているサービスの予約ページのリンクのみに制限します。

• 編集する/Add/Delete/Export：対象外

• 顧客

• 表示する。
  

• すべての顧客：スタッフにすべての顧客の表示を許可します
  

• 自分の顧客：スタッフが表示できる範囲を、自分との予約を行った顧客のみに制限します。

• 編集する：スタッフに顧客情報の編集を許可します。

• 追加する：スタッフに新規顧客の追加を許可します。

• 削除する：スタッフに顧客の削除を許可します。

• エクスポート：スタッフが顧客情報をエクスポートできるようにします。
  メモ：上記の編集、削除、エクスポートのアクセス権限は、表示権限で選択した設定によって異なります。［すべての顧客］設定を選択した場合、すべての顧客に対して各処理を実行できます。［自分の顧客］設定を選択した場合、各処理を自分の顧客に対してのみ実行できます。   

注意事項 

• ［編集］設定が［自分のプロフィール］で有効になっている場合、スタッフは自分の勤務時間を設定できます。

• スタッフが、自分とは予約履歴のない既存の顧客を追加しようとした際、表示権限が［自分の顧客］に設定されている場合、顧客情報が自動入力されます。たとえば、スタッフが自分の顧客のみを表示できるものとします。この場合、組織にすでに登録されているものの、そのスタッフに割り当てられていない顧客を追加すると、追加しようとしている顧客は自動入力の対象となり、メールアドレスと連絡先番号を入力した時点で顧客情報が反映されます。 

制限事項

• 予約ページのリンクは公開URLです。また、スタッフが自分の予約ページのリンクのみを表示できるよう制限されていても、この制限が適用されるのは予約アプリ内のみです。スタッフが、自分が関与していないその他の予約ページのリンクへのアクセス権限を持つ場合、その予約ページには引き続きアクセスできます。

関連情報

• 管理者、マネージャー、スタッフの違い