ワークフローは、実行条件、プロセス、処理を組み合わせた一連の流れです。連絡先が条件を満たすと自動的に実行されます。

概要   

この記事では、次の内容を説明します。

• テンプレートを使った作成と、最初からの作成

• 名前の変更、編集、絞り込み条件の適用

• ワークフローの作成画面、要素の一覧、操作バー

• エラー画面での問題の確認と解決

• ワークフローの開始、一時停止、再開

• 実行中のワークフローで連絡先が通過した経路の確認

• ワークフローからの連絡先の削除

• その他のエラー

ワークフローの作成   

画面左側のメニューに［ワークフロー］があります。クリックして［ワークフロー］画面を開き、［＋新しく作成］をクリックして作成を始めます。

ワークフローは、用意されたテンプレートを使う方法と、最初から作る方法の2通りで作成できます。

テンプレートからの作成   

初期設定では、テンプレートの一覧が開きます。テンプレートには、実行条件、プロセス、処理があらかじめ組み込まれています。配信リスト、キャンペーン、実行するタイミングなどを指定するだけで利用できます。

ページ上部では、目的ごとにテンプレートが分類されています。右上の［チャネル］ドロップダウンから、配信方法による絞り込みもできます。［メール］、［SMS］、［WhatsApp］を選択すると、その方法を使用するテンプレートだけが表示されます。

テンプレートを使うには、対象のカードをクリックします。必要な要素が配置された状態で、作成画面が開きます。各要素では、配信リスト、キャンペーン、待機時間などを設定する必要があります。ただし、要素を一から組み合わせる必要はありません。

ヒント：目的に近いテンプレートがあれば、完全に一致しなくても開いてみてください。作成画面では、要素の追加、削除、並べ替えができます。通常は最初から作るよりも、既存のテンプレートを編集するほうが簡単です。

最初からの作成   

適切なテンプレートがない場合は、右上の［最初から作成］をクリックします。
何も配置されていない作成画面が開きます。まず実行条件を追加し、次にプロセスや処理をドラッグして流れを作ります。

特殊な実行条件や処理の順序が必要な場合、または自由に流れを組み立てたい場合に使用します。

作成画面を閉じるには、右上の［×］をクリックします。

ワークフロー名の設定と編集   

新しいワークフローには、初期状態で名前が付けられています。名前を変更するには、作成画面上部の名前の横にある鉛筆アイコンをクリックします。

開始後も含め、ワークフロー名はいつでも変更できます。

参考情報として説明を追加することもできます。

ワークフローの作成画面   

作成画面では、ワークフローの処理の流れを視覚的に組み立てられます。主な部分は、作業領域、要素の一覧、上部の操作バー、全体表示用の小さな地図の4つです。

作業領域   

作業領域は、画面の大部分を占める点線模様の部分です。

作業領域をスクロールすると、表示する位置を移動できます。

右上の元に戻す／やり直しの矢印で、変更を取り消したり、やり直したりできます。

要素の一覧   

要素の一覧は作業領域の左端に表示されます。追加できる要素がすべて表示され、次の3つの項目に分かれています。各項目は展開または折りたたみできます。

• 実行条件

• プロセス 

• 処理

作業領域を広く使うには、一覧の右端にある小さな矢印をクリックして閉じます。もう一度クリックすると開きます。

上部の操作バー   

作成画面の上部には、ワークフロー全体を操作するための項目が並んでいます。

左から順に次の項目があります。

• ワークフロー名：鉛筆アイコンをクリックすると名前を変更できます。
  

• エラー：解決していないエラーの件数が赤いボタンに表示されます。クリックするとエラー画面が開きます。

• 更新：ワークフローを再読み込みし、最新の状態を表示します。
  

• 開始ボタン：問題がない場合にワークフローを開始します。
  

• その他：次の項目があります。
  
  

終了条件の設定

複製：ワークフローのコピーを作成します。

削除：ワークフローを完全に削除します。

• 閉じる（×）：作成画面を閉じます。操作中の変更は自動的に保存されます。

注意：ワークフローを削除すると、元に戻せません。ワークフロー本体、要素、関連するレポートは完全に失われます。実行中のワークフローを削除するには、先に一時停止する必要があります。

全体表示用の小さな地図   

作業領域の右下に、全体表示用の小さな地図があります。

ワークフロー全体を一度に表示できない場合に便利です。

終了条件の設定   

終了条件を設定すると、ワークフローが最後まで進む前でも、指定した条件に一致する連絡先への適用を終了できます。

終了条件を設定するには、上部の操作バーの設定アイコンをクリックします。
［終了条件の設定］画面が開きます。

1. ［グループ1］の［項目を選択］をクリックし、確認する項目を選びます。
   
   項目は種類ごとに整理されており、検索することもできます。

2. 隣の［選択］ドロップダウンから比較方法と値を指定します。
   
   

3. 同じグループに別の条件を追加する場合は、［グループ1］に追加します。

4. 条件を削除するには、その横の削除アイコンをクリックします。
   
   

5. 別の条件グループを追加するには、［＋グループを追加］をクリックします。
   

6. ［保存する］をクリックして適用するか、［キャンセル］をクリックして閉じます。
   
   

保存した終了条件のいずれかに一致した連絡先は、次に条件が確認された時点でワークフローの適用が終了します。

作成画面でのエラー   

作成画面で変更するたびに、ワークフローに問題がないか確認されます。未解決のエラー件数は、上部の赤い［エラー］ボタンに表示されます。件数が0になるまでワークフローを開始できません。

［エラー］をクリックしてエラー画面を開きます。各エラーには、問題がある要素名、またはワークフロー全体に関する問題が表示されます。エラーの意味と解決方法は次のとおりです。

このワークフローを開始するための実行条件を追加してください  

実行条件がないワークフローは開始できません。プロセスや処理は配置されているものの、実行条件がない場合に表示されます。

左側の［実行条件］から任意の実行条件を作業領域にドラッグし、最初の処理につなぎます。

開始前に処理を1つ以上追加してください  

実行条件やプロセスはありますが、連絡先に対する処理が設定されていません。処理がなければ、ワークフローを実行しても何も起こりません。

左側の［処理］から処理を追加します。

［要素名］が設定されていません  

要素は配置されていますが、必須の設定項目が入力されていません。たとえば、［リストに追加］の実行条件に対象のリストを指定していない場合です。

対象の要素をクリックし、開いた側面の画面で必要な項目を設定します。

［要素名］の設定が無効です  

要素の設定は行われていますが、一部の値が使用できなくなっています。多くの場合、項目の参照先や条件の値に問題があります。

要素を開き、設定を確認します。

［要素名］を有効にする準備ができていません  

見た目上は設定されていても、要素の利用に必要な処理が終わっていない場合に表示されます。たとえば、メールやWhatsAppキャンペーンが審査中の場合です。

［要素名］に前の要素からの接続がありません  

要素は作業領域に配置されていますが、前の処理とつながっていません。実行条件には前の要素が不要ですが、プロセスと処理には必要です。

前の処理から対象の要素まで接続線を引きます。不要な要素であれば削除します。

［要素名］に次の要素への接続がありません  

要素は実行されますが、その後の処理につながっていません。［多方向の分岐］や［はい／いいえ］の条件など、複数の経路がある要素で、一部の経路が未接続の場合によく起こります。

すべての分岐を次の処理につなぎます。

［要素名］は現在のプランでは使用できません  

上位プランでのみ使用できる要素が追加されています。作業領域とエラー画面で、その要素に問題があることが示されます。

要素を削除して現在のプランで使えるものに置き換えるか、プランをアップグレードします。

ワークフローの開始  

エラー件数が0件になると、ワークフローを開始できます。［開始］をクリックします。

ワークフローが有効になり、すぐに連絡先の条件が確認され始めます。その時点以降に実行条件を満たした連絡先に、ワークフローが適用されます。

開始後は作成画面が自動的に閉じ、ワークフローの詳細ページに移動します。

ワークフローの状態：下書き、実行中、一時停止  

ワークフローの状態は、常に次の3つのいずれかです。

• 下書き：まだ開始されていません。すべての項目を自由に編集できます。ワークフローは実行されません。

• 有効：ワークフローは実行中です。実行条件と設定に応じて、連絡先にワークフローが適用されます。

• 一時停止（手動）：実行されていましたが、現在は一時停止中です。すでに適用されている連絡先は、その時点の処理で停止します。新しい連絡先に対しては適用されません。再開すると、処理を続けることができます。

詳細ページのワークフロー名の下に、状態と色付きの丸印が表示されます（実行中は緑、一時停止中はオレンジ）。

実行中のワークフローの一時停止  

実行中のワークフローの詳細ページ右上で、［一時停止］をクリックします。

新しい連絡先への適用が停止します。すでに適用されている連絡先は、現在の処理で停止します。進み具合は保存されるため、再開すると停止した位置から処理が続きます。

実行中のワークフローの編集  

詳細ページで［編集］をクリックして作成画面を開きます。編集中も、実行中のワークフローは以前の設定のままで動作します。変更内容は、ワークフローを再開した時点で反映されます。

編集できる内容は、要素の種類によって異なります。

• 既存の実行条件：ロック中。ワークフローを開始すると、実行条件の編集、複製、削除はできません。ワークフローの適用履歴を正しく保持するため、適用のきっかけとなった実行条件は変更できません。

• 既存のプロセスと処理：すべて編集できます。設定の変更、複製、削除ができます。

• 新しい要素：実行条件、プロセス、処理を作業領域の任意の場所に追加できます。新しい実行条件を追加しても元の実行条件は置き換わりません。適用開始の方法が1つ増えます。

変更を加えるたびに、作成画面で問題がないか再確認されます。設定によっては、エラー画面に新たなエラーが表示されます。すべてのエラーを解決するまでは、ワークフローを再開できません。

一度開始したワークフローの変更を保存すると、［開始］ボタンが［再開］に変わります。

クリックすると、編集内容を反映した状態で再開します。

注意：再開すると、変更が実行中のワークフローにすぐ反映されます。変更内容によっては、処理の途中にいる連絡先にも、新しい手順が適用される場合があります。再開する前に、変更内容を十分にご確認ください。

ワークフローの複製と削除  

詳細ページまたは作成画面の右上にある3点メニューをクリックすると、次の2つの項目が表示されます。

• 複製：［下書き］の状態でワークフローのコピーを作成します。元のワークフローを変更せずに、別の設定を試す場合に便利です。

• 削除：ワークフローを完全に削除します。［下書き］または［一時停止］の状態でのみ使用できます。  

実行中のワークフローの状況確認  

開始済みのワークフローの詳細ページには、次のタブがあります。［ワークフロー］、［レポート］、［連絡先］、［関連付け］です。

［ワークフロー］タブ  

［ワークフロー］タブには、実行中のワークフローのすべての要素が表示されます。各要素のカードの下部には、3つの件数が表示されます。

• 適用済み

• 適用終了

• 無視

• カード右上の設定表示アイコンです。
  クリックすると、その要素の設定が読み取り専用で開きます。タブを移動せずに、設定内容を確認できます。

• ［プレビュー］アイコンを使用すると、メール、SMS、WhatsAppメッセージの内容を事前に確認できます。このアイコンが表示されるのは、［メールを配信］、［SMSを配信］、［WhatsAppを送信］の要素で、配信内容を設定した後だけです。
  

• キャンペーンのレポートを開くアイコンです。このアイコンは、［メールを配信］、［SMSを配信］、［WhatsAppを送信］の処理にのみ表示されます。

連絡先の通過経路の確認  

［連絡先の通過経路を確認］画面は、作業領域の左側にあります。
特定の連絡先がワークフロー内でどのような処理を受けたかを確認できます。

1. 画面上部の入力欄に連絡先のメールアドレスを入力します。

2. ［経路を表示］をクリックします。連絡先が通過した経路が作業領域で強調表示され、左側には次の情報が表示されます。

• 連絡先の詳細：適用のきっかけとなった実行条件の種類、開始時刻、現在の段階、最後の処理時刻、ワークフロー内の経過時間。

• 履歴の表示：連絡先が通過したすべての要素が時刻付きで、実行順に表示されます。

「この人にメールが届かなかったのはなぜか」を調べる際に便利です。いつ、どの経路を通って現在の位置に至ったかがわかります。

別の連絡先を調べるには、［クリア］をクリックして表示を消します。

ワークフローからの連絡先の削除  

実行中のワークフローから、特定の連絡先を削除する必要が生じる場合があります。直接返信があった、誤って適用された、配信登録を解除したなどの理由が考えられます。

通過経路を確認した後、画面の［このワークフローから連絡先を削除］をクリックします。

その連絡先へのワークフローの適用は直ちに終了し、以降の要素の処理は実行されません。連絡先の登録情報は引き続き保存され、他のワークフローは通常どおり適用されます。

注意：ワークフローからの連絡先の削除は、取り消せません。同じ連絡先に再適用するには、最初から実行条件をもう一度満たす必要があります。再び適用させるには、実行条件となる出来事を再度発生させるか、別のワークフローを使用します。

［レポート］タブ  

［レポート］タブには、ワークフロー全体の実績が表示されます。個々の連絡先や要素ではなく、ワークフロー全体の成果を把握する場合に便利です。

ワークフローのレポートについての詳細は、こちらをご参照ください。

［連絡先］タブ  

［連絡先］タブには、ワークフローを通過した連絡先が表示されます。特定の段階にある連絡先を一覧で確認できます。

タブの上部には、3つの操作項目があります。

• 左上の状態のドロップダウン（初期設定は［適用済み］）。

• 右上の日付の絞り込み（初期設定は［全期間］）。
  

• 表の右端の見出しにある表示項目のカスタマイズ用アイコン：表に表示する列を選択できます。
  
  

連絡先の状態による絞り込み  

左上の状態のドロップダウンから、次の4種類の一覧を切り替えます。

• 適用済み：現在の状態にかかわらず、ワークフローが適用されたすべての連絡先です。

• 完了：ワークフローの最後まで進んだ連絡先です。

• 目標達成：ワークフローで設定した目標条件を満たしたため、適用が終了した連絡先です。

• 再登録済み：ワークフローの適用が一度終了した後、実行条件を再び満たしたり、対象のリストやセグメントに再追加されたりして、再びワークフローの対象となった連絡先です。

表示できる状態は、一度に1つです。状態を切り替えると表が更新されます。

［合計件数を表示］をクリックすると、各表示での連絡先の総数も確認できます。

日付による絞り込み  

右上の日付のドロップダウンで、表示する期間を絞り込みます。

• 今日

• 昨日

• 今週

• 全期間

• 指定の範囲

表示する列の変更  

初期設定では、連絡先のメールアドレス、携帯電話番号、名、連絡先スコア、役職、LinkedInアカウント、電話番号、姓が表示されます。列の見出し行の右端にある、表示項目のカスタマイズ用アイコンをクリックします。

画面の横に、利用できるすべての項目とチェックボックスの一覧が表示されます。ここでは次の操作ができます。

• 項目の表示と非表示：項目名の横にあるチェックボックスを選択または解除します。

• 列の並べ替え：行の左側にある取っ手をドラッグして、項目を上下に移動します。この画面での並び順が、そのまま表の列の順序になります。

• 検索：項目が多い場合は、上部の検索欄から目的の項目を探せます。

［連絡先のメールアドレス］や［携帯電話番号］など、連絡先の識別に必要な一部の項目は常に表示され、非表示にできません。

［保存する］をクリックして適用するか、［キャンセル］をクリックして保存せずに閉じます。

［関連付け］タブ  

［関連付け］タブには、そのワークフローから送信されたすべてのキャンペーンが配信方法ごとに表示されます。［キャンペーン］画面に移動せずに、ワークフローからの配信履歴をすばやく確認できます。

上部にある3つの選択ボタンで配信方法を切り替えます。

• メール

• SMS

• WhatsApp

右上の期間のドロップダウンで対象期間を変更します。

表には各キャンペーンの次の情報が表示されます。

• キャンペーン名：キャンペーン名と、その下に表示される配信日時および配信元の名前。

• 配信済み：このワークフローからキャンペーンを配信した連絡先の総数。

• 到達：配信済みの件数と割合。

• 開封：開封数と開封率。

• クリック：クリック数とクリック率。

• 開封に対するクリック率：開封者のうち何人がリンクをクリックしたかを示す、開封に対するクリック率。

その他のエラー  

次のエラーは、作成画面のエラー一覧には表示されません。開始時、編集中、ワークフローで参照している項目が変更された場合などに表示されます。

「このワークフローを有効にできません」  

ワークフローはすでに実行中です。別のタブですでに開始しているのに、現在のタブでも［開始］をクリックした場合などに発生します。ページを再読み込みして現在の状態を確認します。

「ワークフローを準備しています。しばらくしてからもう一度お試しください」  

システムがまだ開始処理を行っています。数秒待ってから再試行します。

開始時の設定エラー  

ワークフローで使用するキャンペーン、リスト、配信元アドレス、項目が別の画面や別のユーザーによって削除された場合、開始時に以下のようなエラーが表示されます。

• 選択したメールキャンペーンを削除しました：［メールを配信］の要素を開き、別のキャンペーンを選択するか、削除されたキャンペーンを再作成します。

• 選択したWhatsAppキャンペーンは削除されました：WhatsAppの処理でも同様に、別のキャンペーンを選択します。

• 選択したSMSキャンペーンは削除されています：SMSのアクションでも同様に対応します。

• 選択したリストは削除されました：実行条件やリストを使用する要素を開き、別のリストを選択します。

• 配信元アドレスは削除されました：［設定］→［メール］→［配信元と認証］で新しいアドレスを認証し、メールの要素で選択し直します。

• 選択した項目は削除されました：条件または差し込みタグで使用していたカスタム項目が削除されています。影響を受ける要素を開いて、別の項目を選択します。

• 選択した日付項目は期限切れです：項目の日付が過去になっています。未来の日付を持つ項目を選ぶか、連絡先の情報を更新して未来の日付にします。

いずれも、ワークフローに必要な項目が存在しなくなったことが原因です。削除された項目を復元するか、別の項目に置き換えます。

同時編集によるエラー  

2人のユーザー、または2つのブラウザーのタブで同時に同じワークフローを編集すると、次のようなエラーが表示される場合があります。

• 選択した経路が設定されていません

• 元の要素はすでに接続されています

• 接続先の要素はすでに接続されているため、複数の接続を設定することはできません

• 無効なソース項目

• 接続線の追加または削除時に発生する接続関連のエラーです

画面を開いた後でほかのユーザーがワークフローを変更した場合に発生します。作成画面を再読み込みして最新の状態にし、もう一度変更します。

ヒント：同時編集によるエラーを防ぐには、特に複雑なワークフローでは、誰が編集するかを事前に決めておきます。作成画面ではワークフローが編集禁止にならないため、複数人が同時に操作すると変更が競合することがあります。

「［連携による処理］は1つのみ使用できます」  

［連携による処理］の実行条件は、1つのワークフローに1つしか追加できません。2つ目を追加しようとしても受け付けられません。2つ目には別の実行条件を使用するか、ワークフローを2つに分けます。

ワークフローが見つからない場合  

ワークフローのURLを開いて「該当するデータがありません」と表示された場合は、ワークフローが削除されているか、URL内のIDがアカウント内に存在しません。［ワークフロー］画面に戻り、一覧から対象を選択します。