Zoho Connectでのネットワークデータ管理
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機能の提供状況
概要
Zoho 接続では、管理者はネットワーク全体でストレージ容量の使用状況を監視・管理・最適化できます。どのデータがストレージを消費しているかを明確に把握でき、上限に達して問題になる前に対処するためのツールが提供されます。
ネットワークのストレージを管理できるのは誰ですか？
ストレージ設定にアクセスして管理できるのは、ネットワーク管理者のみです。
ストレージ管理画面へのアクセス方法
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右側のメニューから歯車アイコンをクリックします。
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［設定］を選択します。
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Data Administration の下で、Data Storageをクリックします。
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［ Manage Storage］をクリックします。
ネットワーク内で容量を使用しているエンティティの一覧が表示されます。
ストレージの内訳
ストレージの使用状況はカテゴリ別に分類されており、どのデータが容量を消費しているかを簡単に特定できます。主なカテゴリには次のようなものがあります。
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添付ファイル
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画像と動画
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その他の共有リソース
ストレージを効果的に管理するには、利用可能なフィルターや日付・サイズでの並べ替え設定を使用できます。
容量を空けたい場合は、次の操作を行ってください。
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大きなファイルを確認し、古いデータや不要なデータを削除する
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投稿やグループから未使用の添付ファイルを削除する
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メンバーに対し、古いファイルや重複ファイルを整理・削除するよう促す
コンテンツを削除すると、ネットワークから完全に削除されます。
フィルターや並べ替えを使用して、目的のファイルを絞り込むことができます。
- 時間フィルターを使用して、データを日付別に一覧表示します（過去 7 日間、30 日、60 日、カスタム範囲、または全期間）。
- 並べ替えオプションを使用して、追加日時に基づきデータを並べ替えます（最新、最古、サイズが大きい順／小さい順）。
- タブフィルターを使用して、タブをまたいでデータを検索します。たとえば、フォーラム内のカテゴリや、特定のグループウォールのメディアファイルなどです。
データを表示するには、その上にカーソルを合わせ、右側の表示をクリックします。
リダイレクト先のページで、対象のファイルが表示されます。
場合によっては、ファイルをローカルストレージにダウンロードしてから、ネットワークストレージから削除する必要があります。
ファイルをダウンロードするには
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右側の三点リーダーアイコンをクリックします。
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ドロップダウンからダウンロードをクリックします。
ファイルがすぐにダウンロードされます。
ダウンロード／削除履歴を確認するには
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Data Storage ページに移動します。
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［ダウンロード履歴を表示］をクリックします。
ポップアップには、複数の管理者によって実行されたダウンロードと削除の一覧が表示されます。
［ダウンロード履歴を表示］ページには、ネットワークデータの一括ダウンロードのみが表示されます。
すべてのファイルの削除およびダウンロード処理は、管理者による操作として監査ログに記録されます。エントリの横にあるファイルを表示をクリックすると、どのファイルが削除またはダウンロードされたかを確認できます。不要なファイル／メディアを削除するには
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右側の三点リーダーアイコンをクリックします。
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ドロップダウンから削除をクリックします。
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完全に削除を選択して、操作を確定します。
ポップアップに表示されているとおり、削除操作は今後の参照のために監査ログに記録されます。
上限に達しそうな状態が続く場合は、ネットワークの拡大するニーズに合わせてプランのアップグレードをご検討ください。
アップグレードするには
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Data Storage ページで、ストレージをアップグレードをクリックします。
Zoho Store ページで、必要に応じて追加ストレージを購入します。