外部ユーザーの管理

概要

組織の通常のメンバーとは異なる関係者（例：クライアント、パートナー、コンサルタント、インターン、アルバイト、派遣社員）とZoho Connect上でやりとりしたい場合、対象者を外部ユーザーとしてZoho Connectのネットワークに招待できます。外部ユーザーは、Zoho Connectのネットワークの複数のグループに参加できます。また、ネットワーク管理者の設定したポリシーに基づいて、各機能を制限付きで利用できます。

例えば、あるプロジェクトにおいてクライアントを外部ユーザーとして追加した場合、クライアントのアクセス権を、プロジェクトに関連するグループとボードのみに制限できます。このようにして、外部の関係者を外部ユーザーとして追加すると、ネットワーク内の必要な部分だけを共有しながら、共同作業を進めることができます。

外部ユーザー機能は、 内部ネットワーク でのみ利用可能です。

外部ユーザーとは

組織の外部の関係者であれば誰でも、外部ユーザーとしてZoho Connectのネットワークに追加できます。これらのユーザーの一覧は外部ユーザーのタブから確認でき、外部ユーザーのプロフィールはネットワークの全員に対して表示されます。

外部ユーザーがアクセスできるグループは、自身が追加されたグループのみです。また、外部ユーザーは、ネットワークで有効なすべてのアプリにアクセスできますが、チャンネルにはアクセスできません。

外部ユーザーがネットワークに参加するには、Zohoアカウントが必要です。Zohoアカウントが未登録の場合、招待を承諾する際にZohoアカウントを作成する必要があります。

ネットワークに外部ユーザーを招待できるユーザー

ネットワーク管理者のみが、外部ユーザーを追加できます。

ネットワークにユーザーを招待する方法については、こちらをご参照ください。

外部ユーザーがアクセスできるアプリ

外部ユーザーは、ネットワークで有効なすべてのアプリにアクセスできます。ただし、チャンネルにはアクセスできません。
設定により、外部ユーザーはネットワークの掲示板とフォーラムにアクセスできます（ネットワーク管理者がポリシーの設定において許可した場合）。
設定により、外部ユーザーはネットワークの他のメンバーのメールアドレスを表示できます（ネットワーク管理者がポリシーの設定において許可した場合）。
画面下部のかんたんチャットバーを利用できます。メンバーと外部ユーザーの両方がお互いを連絡先として追加すると、1対1のチャットを開始できるようになります。

外部ユーザーに対する制限：

グループ、ボード、質疑応答、アンケート、マニュアルは作成できません。
グループ、ボード、マニュアルの管理者になることはできません。
チャンネルにはアクセスできません。

外部ユーザーに対する権限の管理

ネットワーク管理者は、ポリシーの設定ページから、外部ユーザーによるアプリへのアクセスを許可または制限できます。各制限を設定するには、右側のメニューから 歯車アイコン → ［設定］ → ［ネットワーク設定］ → ［ポリシー］ に移動します。

なお、ユーザーを追加する画面に、ゲストと外部ユーザーの両方が表示されている場合があります。ゲストと外部ユーザーの違いについて詳細を確認したい場合は、こちらをクリックしてください。