Zoho Contracts 概要
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Zoho Contractsは、契約ライフサイクルを効率化するために設計された洗練された契約ライフサイクル管理（CLM）ソフトウェアで、さまざまな規模の企業で利用できます。そのユーザーフレンドリーなインターフェースと強力な機能は、契約のライフサイクル全体を簡素化し、作成や内部承認から、交渉や署名、そして更新までのプロセスを簡略化します。Zoho Contractsは、小さなスタートアップから大企業まで、効率的かつ効果的な契約管理を支援するために有利です。
主な特長
契約リポジトリ
Zoho Contractsは、安全で集中的な契約リポジトリを提供し、すべての契約を1つの場所に格納、整理、および管理することができます。いつでも、どこからでもアクセス可能で、契約への即時のアクセスを保証し、必要に応じて契約の検索、取得、管理を容易にします。
契約テンプレート
事前定義された契約テンプレートを使用して、14種類の事前に存在する契約タイプから選択し、パーソナライズし、契約を生成します。また、新しく契約タイプを作成し、Wordドキュメントをアップロードするか、またはゼロからカスタム契約テンプレートを開発するオプションもあります。
契約作成、共有、共同作業
統合されたドキュメントエディターで契約を生成し、条項をコンパイルするためのドキュメント組み立て機能を利用し、契約を共有して共同作業します。契約所有者は、共同作成者やピアレビューのためにいくつかのチームメンバーを招待し、他のメンバーと共有することで組織内で共有できます。契約所有者は、必要な権限を持つメンバーを契約の共同作業者として指定できます。追加情報については、契約の作成と執筆を参照してください。
承認ワークフロー
Zoho Contractsには、契約承認プロセスを効率化する承認ワークフロー機能が含まれています。管理者は、さまざまな契約タイプに適したカスタム承認ワークフローを設計できます。契約担当者が契約を承認のために提出すると、承認者は選ばれたワークフローに基づいて通知を受け取ります。彼らはコメントを追加し、契約を承認または却下できます。この機能は、コンプライアンスの維持、エラーの減少、契約ライフサイクルの加速に役立ちます。詳細については、承認の概要を参照してください。
交渉と赤字
Zoho Contractsの交渉および赤字機能により、契約所有者は相手方との交渉を開始することができます。相手方はメール経由で通知を受け取り、メールで送信されたパスワード保護されたリンクを通じて契約にアクセスできます。その後、契約に変更を加えたりコメントを追加したりして、レビューしたバージョンを送信します。
これは従来のメール添付ファイルに基づく交渉プロセスよりもかなり速く、また、この機能は、各改訂バージョンで行われた変更をデータと文書化し、両方の当事者に交渉の進行状況を明確に理解させます。この機能は、契約の交渉に効率的で流れるような方法を提供します。詳細については、交渉の概要を参照してください。
メモ: 交渉者は、交渉のプロセスにZoho Contractsアカウントまたはユーザーライセンスを必要としません。
電子署名
Zoho Contracts サブスクリプションは、契約締結プロセスを便利にし、法的に準拠しているeSignatureとしてのZoho Signという統合機能が付属しています。この機能により、契約担当者は迅速に署名プロセスを開始でき、これにより自動的な署名リクエストが契約に参加している両者の署名者に自動的に送信されます。これにより、すぐに契約に電子署名でき、契約の実行が早くなり、ターンアラウンド時間が短縮され、すべての参加者に向けた契約締結体験が向上します。詳細は、署名概要を参照してください。
メモ: 対抗パーティーを代表する署名者は、署名プロセスにZohoアカウントまたはユーザーライセンスが必要ありません。
義務管理
義務は、各当事者が契約内で果たすべき責任を示します。契約の拘束力のある性質を考慮すると、遵守を確保し、リスクを最小限にするために、効果的に義務を管理することが重要です。当社のプラットフォームは、各契約に専用の義務タブを提供し、ユーザーが容易に義務を追跡し管理できます。契約の所有者は義務を作成、割り当て、リマインダーを設定でき、義務の所有者は自分の義務ステータスを更新できます。義務に関連するレポートは、複数の契約にわたる義務の進捗をリアルタイムで概観します。
変更管理
Zoho Contractsは、修正、更新、拡張、および契約解除などの機能を提供して、変更管理プロセスを促進します。統合された書簡テンプレートは、既存の契約に対して行われた変更を捕捉し、それらをWhereas文とTherefore文を使用して強調します。
Zoho Contractsはまた、活動トラッキングを通じてコンプライアンスとリスク軽減を重視し、安全で説明責任のある契約管理のための集中監査システムを提供します。この機能により、新たに契約を作成することなく、契約を修正、更新、拡張するプロセスが簡素化されます。詳細は、修正、更新と拡張、および契約解除をご覧ください。
更新リマインダー
Zoho Contractsの更新リマインダー機能は、契約の期限が切れる前にリマインダーを送信し、リマインダーの日付を選択できるようにします。これらのアラートは、メールやアプリ内通知を通じて送信され、タイムリーな契約更新を促すことにより、企業の業務の停止や逃失した機会を防ぎます。積極的な管理を促進することで、Zoho Contractsは円滑な運営と良好なクライアント関係を確保します。
分析とレポーティング
Zoho Contractsは、契約管理のさまざまな側面をサポートする30以上の標準レポートを提供します。これらのレポートは一般的な契約の属性、活動またはマイルストーン、パフォーマンス指標、条項、義務、相手方、およびユーザーのパフォーマンスを網羅しています。特にスタンダードプランとプロフェッショナルプランのAdminの役割の管理者は、レポート内のデータをフィルタリング、ダウンロード、印刷することで、情報に基づいた意思決定が可能です。詳細は、レポートの概要をご覧ください。
統合機能
Zoho Contractsは、他のZohoアプリケーションやサードパーティのソフトウェアと統合することができ、機能、生産性、コラボレーションを強化します。これらの統合は、データの一貫性を確保し、コミュニケーションを最適化し、組織全体での協働を向上させます。
データ保護
Zoho契約はEU一般データ保護規則（GDPR）及び同様のデータ保護法に準拠しています。ユーザーは、取引相手の連絡先の個人データ保護を有効にし、データ主体に関連する要求を管理することができます。例えば、取引相手の連絡先データの処理を停止するか、個人を特定できる情報を削除する際に匿名化します。
Zoho契約では、ユーザーが個人データ項目、例えばメールアドレス、職務、電話番号を定義することができます。全名項目は自動的に個人データとみなされます。セキュリティを強化するために、管理者ユーザーは、非管理者ユーザーが取引相手の詳細をエクスポートすることを制限することができます。これにより、機密情報の保護に追加の層を提供します。Zoho契約のデータ保護設定は、プライバシー懸念と法的要件に対応し、安全で遵法的な契約管理プロセスを確保する包括的なソリューションを提供しています。その他の情報については、データのセキュリティとプライバシーを参照してください。
利点
- 効率の向上:契約プロセスを効率化し、手作業のエラーを減らし、全体としての契約管理の効率を改善します。
- 時間と費用の節約: 手作業の契約管理タスクの上での時間を節約し、チームが他の戦略的な活動に焦点を当てることができます。さらに、紙ベースのプロセスやエラーに関連したコストを削減します。
- 協力の改善: チームメンバー、クライアント、ステークホルダー間の協力を促進し、より良いコミュニケーションとスピーディな契約の最終化につながります。
- セキュリティの強化:暗号化、アクセス制御、監査証跡により契約を保護します。これにより、機密性の高い法人契約を扱う際に安心感を提供します。
- 意思決定の改善:リアルタイムの契約データと分析が、情報に基づく意思決定を可能にします。これにより、傾向を特定し、プロセスを最適化し、より良い条件で交渉するのに役立ちます。
- 拡張性:Zoho契約はあなたの法人の成長に合わせてスケールを拡大することができます。多数の契約と進化するニーズに対応しつつ、パフォーマンスやユーザー体験を損なうことはありません。
Zoho契約は、契約ライフサイクル全体を効率化する広範な機能を提供します。一元化されたリポジトリ、効率的な承認ワークフロー、強力な交渉機能を提供します。eSignature機能は法的コンプライアンスを確保し、義務管理と更新リマインダーは契約の監督を強化します。分析、統合機能、厳格なデータ保護措置と共に、Zoho契約は効率の向上、費用の節約、安全な契約管理を求めるビジネスのための包括的なソリューションを提供します。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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