アプリケーションのライブモードにおける承認ワークフロー

アプリケーションのライブモードにおける承認ワークフロー

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

このページの内容

ライブモードでの承認ワークフローの動作と、アプリケーション内で要求を承認、却下、取り消す方法（承認プロセスからデータを取り下げる方法）について説明します。先に進む前に、承認ワークフローの仕組みとアプリケーションでの設定方法を十分に理解しておいてください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます。
  2. アプリケーションに承認ワークフローが設定されている場合、すべてのユーザーが利用できます。

1. 概要

承認ワークフローを使用すると、アプリケーションのライブモードから承認に関する操作を直接実行できます。ライブモードには、承認を得るためのデータの送信、承認状況の確認、許可されている場合の要求の取り消しを行うための操作画面が用意されています。同様に、承認者は送信内容の確認、承認または却下、承認履歴の表示を行えます。

ライブモードでの承認について分かりやすく説明するため、プロセスに関わる2種類のユーザーを確認します。

  1. 申請者：承認ワークフローが設定されたフォームからデータを送信するユーザーです。送信されたデータは自動的に承認要求として扱われ、承認プロセスに移行します。
  2. 承認者：送信されたデータを確認し、承認または却下するよう指定されたユーザーです。
Notesメモ：承認者が申請者を兼ねることもできます。

申請者が承認ワークフローの条件を満たすデータを送信すると、設定に基づいて、レベル1の指定された承認者に確認のため割り当てられます。承認者は、通知およびアプリケーションの承認セクションから保留中の要求にアクセスできます。

承認者（またはそのレベルのいずれかの承認者）がデータを承認すると、最終レベルで完了するまで次の承認レベルへ進みます。いずれかの承認者がデータを却下すると、承認プロセスは直ちに終了し、それ以降のレベルには進みません。各承認レベルでデータが承認または却下されると、承認ワークフローに設定されている関連処理が自動的に実行されます。

2. 承認セクション

Zoho Creatorアプリケーションに承認ワークフローが設定されている場合、ユーザーはアプリケーションのライブモードで、アプリメニューから専用の［承認］セクションにアクセスできます。このセクションは、承認ワークフローが設定されたフォームへのアクセス権を持つユーザー、または承認者として指定されたユーザーにのみ表示されます。

［承認］セクションは、次の2つのサブセクションで構成されます。

  1. ［保留中のタスク］
    1. 申請者の場合：申請者が承認を得るために送信したデータのうち、承認プロセスで現在確認待ちのものが表示されます。データは承認プロセスが完了するまでこちらに表示され、完了後に［完了したタスク］セクションへ移動します。申請者は、承認履歴から各データの進捗を確認できます。
      ワークフローのプロパティで［申請者による要求の取り消しを許可する］設定が有効になっている場合、申請者は承認要求を取り消すことができます。取り消すとデータは承認プロセスから取り下げられ、それ以降の処理には進みません。
    2. 承認者の場合：申請者が送信したデータのうち、指定された承認レベルで該当する承認者による確認を待っているすべてのデータが表示されます。承認者はこのセクションから各データを確認し、コメントを追加して、［承認済み］または［却下済み］に設定できます。
Notesメモ：申請者と承認者が同一人物の場合、承認者は［保留中のタスク］セクションから要求を取り消し、承認プロセスから取り下げることもできます。

たとえば、データがレベル1の承認段階にある場合、そのデータをこのセクションで表示して処理できるのはレベル1の承認者だけです。レベル1の承認者がデータを承認すると、そのデータはレベル2の承認者の［保留中のタスク］セクションへ移動します。この処理は、すべての承認レベルが完了するまで続きます。ただし、いずれかのレベルで承認者がデータを却下すると、承認プロセスは終了し、それ以降の処理には進みません。
  1. ［完了したタスク］
    1. 申請者の場合：承認プロセスが完了したすべてのデータが表示されます。これには、すべてのレベルで承認されたデータ、承認者に却下されたため処理が終了したデータ、申請者が取り消したデータが含まれます。申請者は、このセクションから送信したデータの承認履歴全体を確認することもできます。
    2. 承認者の場合：該当する承認者がすでに確認して処理したすべてのデータが表示されます。このセクションでは、各データの承認履歴も参照できます。
Notesメモ：申請者と承認者が同一人物の場合、データは承認されるとすぐに承認者の［完了したタスク］セクションへ移動します。他の申請者のデータとは異なり、承認プロセス全体が完了するまで［保留中のタスク］に残ることはありません。

承認者には［通知］パネルを通じて保留中のタスクが通知されるため、速やかに対応できます。また、通知の送信、項目の更新、連携処理の実行など、ワークフローに定義された自動処理は、承認または却下の直後に実行されます。

たとえば、Zoho Creatorで作成した休暇管理アプリケーションについて考えてみます。従業員が5日間の休暇を申請する休暇申請フォームを送信すると、データは自動的に承認待ちになります。レベル1では、直属の上司に通知が届き、要求を確認して承認します。その後、データは人事チームが確認するレベル2へ移動します。人事部門が承認すると、アプリケーションを通じて従業員に通知され、データが承認済みになり、承認された休暇日を知らせる自動メールが送信されます。

3. 承認操作

承認ワークフローで承認者と申請者が実行できる操作を、次の表に示します。

Notesメモ：［承認］や［却下］などのラベルは、承認ワークフローの設定時に承認者を追加する際に変更できます。ここでは、初期設定のラベルを使用します。
役割 操作
［承認］ ［却下］ ［取り消し］
承認者 データを承認済みにし、承認プロセスの次のレベルへ移動します。次のレベルがない場合は、承認プロセスを完了します。 データを却下済みにし、承認フローでの以降の処理を停止します。
Notesメモ：
-ワークフローのプロパティで［申請者による要求の取り消しを許可する］設定が有効になっている場合にのみ使用できます。
- データの申請者と承認者が同一人物の場合、承認者は要求を取り消すことができます。
送信したデータを承認プロセスから取り下げます。必要に応じて、ユーザーはデータを変更して再送信できます。
申請者 該当なし 該当なし

3.1. データの承認／却下

Notesメモ：このセクションは承認者にのみ該当します。

承認者は、申請者が送信したデータを次の場所から確認できます。

  1. 承認セクション
  2. 通知パネル

承認セクションからの操作

Web

  1. アプリケーションの本番モードに移動し、［承認］→［保留中のタスク］をクリックします。承認者による確認が必要なすべてのデータがこちらに表示されます。
  2. 対象のデータをクリックすると、その詳細と承認履歴（ある場合）が表示されます。
    1. データにカーソルを合わせ、表示される［確認］ボタンをクリックして詳細を表示することもできます。
  3. データを確認した後、［承認］や［却下］など、目的のボタンをクリックします。
  4. 必要に応じて、表示されたコメント欄にコメントを追加し、［承認］または［却下］（前の手順で選択した操作）をクリックします。これにより、データが処理され、承認ワークフローを通じて関連する処理が実行されます。

    データの承認ステータスと追加したコメントは、［保留中のタスク］セクションおよび［完了したタスク］セクションにある承認データの詳細画面内の承認履歴で確認できます。

       

モバイル

  1. Creatorモバイルアプリで承認が設定されているアプリケーションに移動し、アプリメニューから［承認］→［保留中のタスク］をクリックします。承認者による確認が必要なすべてのデータがこちらに表示されます。
  2. 対象のデータをクリックすると、その詳細と承認履歴（ある場合）が表示されます。
  3. データを確認した後、［確認］をクリックします。
  4. 必要に応じてコメントを追加し、［承認］や［却下］など、目的の操作を選択します。これにより、データが処理され、関連するワークフロー処理が実行されます。

    データの承認ステータスと追加したコメントは、［保留中のタスク］セクションおよび［完了したタスク］セクションにある承認データの詳細画面内の承認履歴で確認できます。

通知パネルからの操作

データが承認申請されると、承認者にプッシュ通知が送信されます。承認者は、以下の手順に従って、WebまたはモバイルのCreator操作画面の通知パネルからデータを直接確認できます。

Web

  1. アプリケーションの本番モードで、［通知］アイコン（）をクリックします。
  2. 一覧からいずれかの承認通知をクリックします。確認対象の承認データが新しいタブで開きます。
  3. データを確認した後、［承認］や［却下］など、目的のボタンをクリックします。 
  4. 必要に応じて、表示されたコメント欄にコメントを追加し、［承認］または［却下］（前の手順で選択した操作）をクリックします。これにより、データが処理され、承認ワークフロー内の関連する処理が実行されます。
       

モバイル

  1. Creatorモバイルアプリの［通知］セクションに移動し、一覧からいずれかの承認通知をクリックします。選択した承認データが開きます。
  2. データを確認した後、［確認］をクリックします。
  3. コメントを追加し、［承認］や［却下］など、目的のボタンをクリックします。これにより、データが処理され、承認ワークフロー内の関連する処理が実行されます。
Notesメモ：
- 確認が完了すると、データは承認者の［完了したタスク］セクションに移動します。
- 承認者がデータを承認すると、次の承認者による確認が必要な場合は、その承認者の［保留中のタスク］に移動します。以降の承認レベルがない場合は、承認者と申請者双方の［完了したタスク］に移動します。
- データが却下されると、承認プロセスは直ちに終了し、データは承認者と申請者双方の［完了したタスク］に表示されます。

3.2. データの取り消し

Notesメモ：
- 取り消しオプションは、ワークフローのプロパティで［申請者による申請の取り消しを許可する］オプションが有効になっている場合にのみ使用できます。
- 申請者が取り消せるのは、自身が申請したデータのみです。ただし、データを申請したのが承認者本人である場合（申請者と承認者が同一の場合）、承認者も申請を取り消すことができます。

Web

  1. Creatorモバイルアプリで目的のアプリケーションに移動し、［承認］→［保留中のタスク］をクリックします。承認プロセスで現在レビュー中のすべてのデータがこちらに表示されます。
  2. 目的のデータをクリックすると、その詳細と承認履歴（ある場合）が表示されます。
    1. データにカーソルを合わせ、［詳細を表示］ボタンをクリックして詳細を確認することもできます。
    2. 承認者の場合は、データにカーソルを合わせ、［レビュー］ボタンをクリックして詳細を確認します。
  3. 承認プロセスを終了するには、［取り消し］ボタンをクリックします。取り消すと、データは申請者の［完了したタスク］セクションに移動します。
    承認履歴では、データに「{user}が取り消しました」と表示されます。
Notesメモ：申請者と承認者が同一の場合に限り、承認者は申請を取り消すことができます。

モバイル：

  1. アプリケーションのライブモードに移動し、［承認］→［保留中のタスク］をクリックします。承認プロセスで現在レビュー中のすべてのデータがこちらに表示されます。
  2. 目的のデータをクリックすると、その詳細と承認履歴（ある場合）が表示されます。
  3. 承認プロセスを終了するには、［取り消し］ボタンをクリックします。取り消すと、データは申請者の［完了したタスク］セクションに移動します。
Notesメモ：申請者と承認者が同一の場合に限り、承認者は申請を取り消すことができます。

3.3. 完了した承認の表示

承認プロセスが完了したすべてのデータは、［完了したタスク］セクションに保存されます。申請者が承認を求めてデータを送信すると、まず指定された承認者がレビューし、申請者が進捗を確認できるように、［保留中のタスク］セクションに表示されます。その後、承認者の操作に応じて、以下のように申請者と承認者の両方の［完了したタスク］セクションに移動します。

申請者の場合：

送信したデータは、承認プロセス全体が完了した後にのみ［完了したタスク］セクションに表示されます。すべての承認レベルでデータが承認された場合、いずれかの承認者がデータを却下した場合、または申請者がデータを取り消した場合に、承認プロセスが完了します。それまでは、申請は申請者の［保留中のタスク］セクションに保持されます。プロセスが完了すると、申請者は［完了したタスク］セクションで各データの詳細な承認履歴を確認できます。

承認者の場合

  1. 承認者がデータをレビューすると、その承認者の［完了したタスク］セクションに移動します。
  2. 複数の承認レベルがある場合、現在の承認者がデータを承認すると、次のレベルの承認者の［保留中のタスク］セクションと、現在の承認者の［完了したタスク］セクションに移動します。
  3. いずれかの承認者がデータを却下すると、承認プロセスは直ちに終了し、その承認者の［完了したタスク］セクションに移動します。
  4. 承認者は、レビューしたすべてのデータの詳細な履歴をこのセクションで確認できます。

完了した承認を表示するには、以下の手順に従います。

Web：

  1. アプリケーションのライブモードに移動し、［承認］→［完了したタスク］をクリックします。完了したすべての承認が、簡単に識別できるように以下の色分けで表示されます。
    1. 緑 - 承認済み
    2. 赤 - 却下済み
    3. グレー - 取り消し済み
  2. データをクリックすると、その詳細と承認履歴が表示されます。

モバイル：

  1. Creatorモバイルからアプリケーションの［承認］→［完了したタスク］に移動します。

    承認済みのすべてのデータが、簡単に識別できるように以下の色分けでこちらに表示されます。
    1. 緑 - 承認済み
    2. 赤 - 却下済み
    3. グレー - 取り消し済み
  2. データをクリックすると、その詳細と承認履歴が表示されます。
  1. 承認ワークフローの作成と管理 
  2. 承認ワークフローの通知処理の設定 
  3. 承認ワークフローのデータアクセス処理の設定
  4. 承認ワークフローのDelugeスクリプトの設定
  5. 承認ワークフローの連携処理の設定