スケジュールワークフローの連携アクションの設定
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スケジュールワークフローで連携処理を設定し、Zoho CRM、Zoho Recruit、Salesforce、QuickBooksなどのサービスと連携してデータを追加する方法を説明します。操作を始める前に、スケジュールワークフローの詳細と作成方法を十分に理解していることを確認してください。
利用条件
- Zoho Creatorのすべてのプランで利用できます。
- 特権管理者、管理者、開発者が利用できます。
1.Inスケジュールワークフローの連携処理
メモ：連携処理は、フォームのスケジュールでのみサポートされています。
スケジュールワークフローの連携処理を使用すると、指定した日時に、フォームのデータを対応する外部サービスへ自動的に送信できます。フォームの項目を、選択したサービスの対象タブにある対応項目に関連付けることができます。ワークフローが実行されると、関連するデータの値が、連携先サービスで関連付けられた項目に反映されます。コードを記述せずに連携できるため、Zoho Creatorのフォームから連携先サービスにデータを直接追加できます。
スケジュールワークフローでは、次の対応サービスへのデータ追加を設定できます。
1.1. QuickBooks
スケジュールワークフローでQuickBooks連携を使用すると、指定した時刻にZoho CreatorアプリケーションからQuickBooksアカウントへデータを自動的に送信できるため、手入力が不要になります。まず、Zoho CreatorとQuickBooksを接続する必要があります。接続を認証すると、Zoho Creatorフォームの項目をQuickBooksの関連タブに関連付けることができます。スケジュールワークフローが実行されると、関連付けたデータを使用してQuickBooksに対応するデータが作成されます。
例：Zoho Creatorに、顧客情報、商品情報、支払い条件を収集する請求書作成フォームがあるとします。毎日午後6時に実行するスケジュールワークフローを設定すると、その日に送信されたすべてのデータを基に、QuickBooksで請求書を自動作成できます。連携によって関連項目が関連付けられるため、手作業を行わずに、請求書を正確かつ期限どおりに作成できます。
1.1.1. QuickBooks連携処理の設定
- QuickBooks連携処理を設定するため、フォームを基にしたスケジュールワークフローを作成します。
- ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
- 処理の種類として［連携］、コネクターとして［QuickBooks］を選択します。
- ［処理］のドロップダウンから、QuickBooksコネクターで利用可能な処理を選択します。
-
QuickBooksへの接続を作成したことがない場合は、［接続を追加］のリンクをクリックして、接続を作成し認証します。
- QuickBooksへの接続がすでに存在する場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するQuickBooksへの接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいQuickBooksへの接続を作成します。
- QuickBooksへの接続がすでに存在する場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するQuickBooksへの接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいQuickBooksへの接続を作成します。
- QuickBooksへの接続を作成して認証します。
メモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証する］ボタンをクリックして認証します。- ［項目を選択］のドロップダウンから各項目を選択し、Zoho Creatorフォームの対応項目を割り当てて、QuickBooksフォームの項目を関連付けます。データを正常に作成するには、すべての必須項目を関連付ける必要があります。
- 関連付ける項目を追加するには追加アイコン（+）を、選択した項目を削除するには、その横にある削除アイコン（
）をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.2. Salesforce
スケジュールワークフローでSalesforce連携を使用すると、画面上で簡単に設定するだけで、コードを記述せずに、指定した日時にZoho CreatorアプリケーションからSalesforceアカウントへデータを送信できます。まず、新しいSalesforceアカウントを追加するか、Salesforceのログイン認証情報を使用して既存のアカウントを関連付け、Zoho CreatorとSalesforceを接続します。認証が完了すると、Zoho Creatorフォームの項目をSalesforceの対応するタブに関連付けることができます。スケジュールワークフローが実行されると、関連付けたデータを使用してSalesforceに新しいデータが自動的に作成されます。
例：顧客サポートアプリケーションでは、Zoho Creatorフォームから送信された問い合わせが、顧客名、問題の種類、優先度などの詳細情報とともに保存されます。毎日の終業時に実行するスケジュールワークフローを設定すると、優先度が高く未解決の問い合わせをすべてSalesforceの問い合わせタブに送信できます。これにより、Salesforceを使用するサポートチームは重要な問題をすべて把握でき、迅速な解決と顧客サービスの向上につなげることができます。
1.2.1. Salesforce連携処理の設定
- Salesforce連携処理を設定するため、フォームを基にしたスケジュールワークフローを作成します。
- ワークフロービルダーで、［新しい処理を追加］をクリックします。新しい処理を追加画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を設定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細はこちらをご参照ください。
- 処理の種類として［連携］を選択し、コネクターとして［SalesForce］を選択します。
- ［処理］のドロップダウンから、SalesForceコネクターで利用可能な処理を選択します。
-
SalesForce接続をまだ作成していない場合は、［接続を追加］のリンクをクリックして、接続を作成し、認証します。
- 既存のSalesForce接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するSalesForce接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいSalesForce接続を作成します。
SalesForce
- 既存のSalesForce接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するSalesForce接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいSalesForce接続を作成します。
- SalesForce接続を作成して認証します。
メモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証する］ボタンをクリックして認証します。- ［項目を選択］ドロップダウンから各項目を選択し、Zoho Creatorフォーム内の対応する項目に割り当てて、SalesForceフォームの項目を関連付けます。データを正常に作成するには、すべての必須項目を関連付ける必要があります。
- 項目を追加するには追加アイコン（［+］）をクリックし、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（
）をクリックします。
- ［保存する］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.3. Zoho CRM
Zoho CRM連携を使用すると、スクリプトを作成することなく、Zoho CreatorアプリケーションのデータをZoho CRMアカウントへ定期的に自動送信できます。まず、CRMアカウントをリンクして、Zoho CreatorとZoho CRMの接続を確立します。接続を認証すると、Zoho Creatorフォームの項目をZoho CRMの該当するタブに関連付けることができます。スケジュールワークフローが実行されると、設定した詳細情報を含む新しいデータが、関連付けたCRMタブに自動で作成されます。
例：Zoho Creatorで、1日を通してフィードバック情報を収集する顧客フィードバックアプリケーションを使用しているとします。毎晩実行されるスケジュールワークフローを設定し、新しいフィードバックデータをすべてZoho CRMの問い合わせタブに送信できます。これにより、サポートチームと営業チームは、Zoho CRMで顧客の問題を常に最新の状態で把握でき、連携とフォローアップの効率が向上します。
メモ：Zoho CRM連携処理で対象のCRMタブにデータを追加できるのは、Zoho CRMのサブスクリプションにそのタブが含まれている場合のみです。たとえば、スタンダードプランを利用している場合、発注書タブはスタンダードプランでは利用できないため、このタブにデータを作成しようとしても処理は失敗します。
1.3.1. Zoho CRM連携処理の設定
- ZohoCRM連携処理を設定するため、フォームに基づくスケジュールワークフローを作成します。
- ワークフロービルダーで、［新しい処理を追加］をクリックします。新しい処理を追加画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を設定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細はこちらをご参照ください。
- 処理の種類として［連携］を選択し、コネクターとして［ZohoCRM］を選択します。
- ［処理］のドロップダウンから、ZohoCRMコネクターで利用可能な処理を選択します。
-
ZohoCRM接続をまだ作成していない場合は、［接続を追加］のリンクをクリックして、接続を作成し、認証します。
- 既存のZohoCRM接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するZohoCRM接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいZohoCRM接続を作成します。
- 既存のZohoCRM接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するZohoCRM接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいZohoCRM接続を作成します。
- ZohoCRM接続を作成して認証します。
メモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証する］ボタンをクリックして認証します。- ［項目を選択］のドロップダウンから各項目を選択し、Zoho Creatorフォーム内の対応する項目に割り当てて、ZohoCRMフォームの項目を関連付けます。データを正常に作成するには、すべての必須項目を関連付ける必要があります。
- 項目を追加するには追加アイコン（+）をクリックし、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（
）をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.4. Zoho Recruit
Zoho Recruit連携を使用すると、手動でスクリプトを作成することなく、指定した日時にZoho CreatorアプリケーションからZoho Recruitアカウントへデータを送信できます。まず、Zoho CreatorとZoho Recruitを接続し、Zoho Creatorフォームの項目をZoho Recruitの対応するタブに関連付けます。設定後、スケジュールワークフローが実行されると、関連付けたデータに基づいて、指定したZoho Recruitのタブにデータが自動作成されます。
例：候補者面接管理アプリケーションでは、面接結果がZoho Creatorに記録されます。フォームベースのスケジュールで面接完了日を確認し、選考を通過した候補者のみを新しいデータとしてZoho Recruitの候補者タブに自動送信します。これにより、採用要件を満たす候補者だけを採用プロセスに追加できます。
1.4.1. Zoho Recruit連携処理の設定
- Zoho Recruit連携処理を設定するため、フォームベースのスケジュールワークフローを作成します。
- ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細はこちらをご参照ください。
- ［処理の種類］として［連携］を選択し、［コネクター］として［Zoho Recruit］を選択します。
- ［処理］のドロップダウンから、Zoho Recruitコネクターで利用可能な処理を選択します。
-
これまでにZoho Recruitとの接続を作成していない場合は、［接続を追加］リンクをクリックして、接続を作成し認証します。
- 既存のZoho Recruit接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するZoho Recruit接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいZoho Recruit接続を作成します。
- 既存のZoho Recruit接続がある場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。ドロップダウンから使用するZoho Recruit接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、新しいZoho Recruit接続を作成します。
- 作成と認証を行い、Zoho Recruitとの接続を確立します。
メモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証する］ボタンをクリックして認証します。- ［項目を選択］のドロップダウンから各項目を選択し、Zoho Creatorフォームの対応する項目を割り当てて、Zoho Recruitフォームの項目を関連付けます。データを正常に作成できるよう、すべての必須項目を関連付ける必要があります。
- 項目を追加するには追加アイコン（+）をクリックし、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（
）をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
2. 関連リンク
スケジュールワークフローでの連携処理の設定について学ぶ前に、スケジュールワークフローの仕組みとその設定方法を理解しておいてください。