注文の理解
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このページで解説している内容
発注書（PO）とは何か、調達における重要性、そして仕入先や調達チームがどのように注文を処理し、履行するかについて説明します。
概要
注文とは、購入者が販売者に対して目的とする物品の購入を正式に依頼するために発行される調達依頼です。これらの注文は調達プロセスにおいて重要な役割を果たし、法人や組織が必要な商品を効率よく取得するのに役立ちます。
調達における発注書（PO）
発注書（PO）は、購入者が仕入先に対して発行する法的拘束力のあるドキュメントです。購入内容の詳細（数量、物品またはサービスの説明、合意済みの価格、納品日、支払条件、その他関連する利用規約など）が記載されています。調達における一般的な手順としては、まず調達依頼を作成し、その後POの作成へと進みます。
各発注書には追跡や参照のための一意の識別番号が付与されており、仕入先情報（名前、住所、連絡先詳細など）、購入者情報、商品の詳細、納品指示、認証済みの署名、その他必要な情報が含まれます。
発注書の作成は調達チームの業務範囲に含まれますが、通常は仕入先宛に発行されます。そのため、仕入先はPOに記載された物品を合意された期間内に納品し、POで指定された品質基準を満たす責任を負います。
調達チーム向けのPO
POが作成されると、「開く注文」として調達チームに送られ、さらに処理されます。
チームは、出荷済み・再出荷済みの注文を「物品受領済みメモ（GRN）」とともに、また完了した注文をZoho Creator Procurementで個別に追跡できます。
仕入先向けのPO
仕入先は、購入者によって発行されたPOの処理を担当します。最初のタスクはPOを受領し、内容を確認した上で、必要な物品の出荷・納品を通じて注文の履行に取り組みます。また、ここで注文の出荷・再出荷などの管理や処理も行えます。
使用ケース
在庫管理：物品調達の場合、POは在庫データの更新に使用されます。物品が受領されると、PO上の情報と照合して正確な在庫レベルを維持します。
一般的に、物品の調達にPOを使用する場合、以下の内容が含まれます：
- 購入者および販売者の連絡先情報
- 発注書番号および日付
- 購入対象の商品またはサービスの説明（数量、単価、合計金額を含む）
- 支払い期間および納品指示
- 購入の利用規約
以下のスニペットでは、プロジェクトおよび仕入先の情報が記載されており、対応するPOドキュメントに詳細が反映されています。
ポイント メモ
- 現時点では、GRNの登録は調達チームのみが可能です。ただし、今後は他のロール、例えばストアチームやハウスキーピングチームなどもGRNを更新できる機能の導入を予定しています。
- 注文が完了した後、支払いはオフラインで完了でき、取引詳細はアプリに手動で更新する必要があります。なお、自動化された支払いプロセスも現在開発中です。
- また、OCR（光学式文字認識）というAI機能の導入も積極的に進めており、POドキュメント・請求書・GRNドキュメントからの三者間データ管理のための詳細情報を請求書から自動抽出できるようになります。
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