特定レコードにアクションボタンを表示する方法

特定レコードにアクションボタンを表示する方法

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要件  

レポート内のカスタマイズした操作ボタンを、特定の条件に基づいて一部のデータに対してのみ表示させたい。

ユースケース  

資産リクエストアプリでは、従業員がガジェットや機器のリクエストを申請できます。フォーム入力時に、従業員はそのリクエストについてマネージャーと事前に相談済みかどうかを指定します。リクエストがまだ相談されていない場合、マネージャーには 承認する ボタンと 却下する ボタンが表示されます。すでに相談済みの場合、これらのボタンは無効になります。

手順  

  1. フォームを 3 つ作成します （詳細は次のとおりです）。
フォーム
フォームリンク名
項目タイプ
項目名
項目リンク名
従業員とマネージャー
Employees_and_Managers
メール
従業員メール
Employee_Email
メール
マネージャーメール
Manager_Email
資産リクエスト
Asset_Request
メール
メール
メール
メール
マネージャーメール
Manager_Email
単一選択
必要な資産
Asset_Required
判定ボックス
マネージャーに確認済み
Checked_with_Manager
マネージャー承認
Managers_Approval
メール
従業員メール
Employee_Email
 
 
メール
マネージャーメール
Manager_Email
 
 
単一選択
リクエスト資産
Requested_Asset
 
 
判定ボックス
マネージャーと協議済み
Discussed_with_Manager
 
従業員とマネージャー フォーム には、従業員とそれぞれのマネージャーの詳細が含まれます。 Asset Request フォームは、従業員が資産リクエストを起票するために使用します。 Managers Approval フォームは、マネージャーが資産リクエストを承認または却下するために使用します。
  1. Asset Request フォームの読み込み時に、従業員のメールアドレスをメール項目に自動設定するワークフローを作成します。 Asset Request フォームの読み込み時に、従業員のメールアドレスに基づいてマネージャーのメールアドレスも設定します。ワークフローを作成 し、次の内容を設定します 。

このワークフローは、 Asset Request フォームの読み込み時に実行される必要があるため、 Form Event として Load of the Formを選択します。
  1. ［ 新しいアクションを追加］をクリックします。
  1. 次の Deluge スニペットを Deluge エディターに入力して保存します。
  1. // ログイン中の従業員のメールアドレスをメール項目の値として設定する
  2. input。メール = Zoho。loginuserid;

  4. // 現在の従業員に基づき、「従業員とマネージャー」フォームからマネージャーのメールアドレスを取得して設定する
  5. input。Manager_Email = Employees_and_Managers[Employee_Email == input。メール].Manager_Email;
  1. 次に、資産リクエストのデータを Managers Approval フォームに渡すワークフローを作成します。マネージャーは資産リクエストを承認または却下できます。 ワークフローを作成 し、次の内容を設定します。
Asset Request フォームでデータが正常に送信されると、 そのデータがManagers Approval フォームに作成される必要があります。そのため、 Form Event として Successful form submissionを選択します。
  1. ［ 新しいアクションを追加 ］をクリックし、［ Deluge Script］を選択します。
  1. 次の Deluge スニペットを Deluge エディターに入力して 保存します。
  1. // ログイン中の従業員のメールアドレスをメール項目の値として設定する
  2. input。メール = Zoho。loginuserid;

  4. // 現在の従業員に基づき、「従業員とマネージャー」フォームからマネージャーのメールアドレスを取得して設定する
  5. input。Manager_Email = Employees_and_Managers[Employee_Email == input。メール].Manager_Email;
  1. 次に、 Managers Approval レポートにフィルターを追加し、各マネージャーが自分の担当従業員の詳細のみを表示できるようにします。［ レポートのプロパティを開く ］をクリックし、 Managers Approval レポートを選択します。
  1. 次のフィルターを追加します。 システム変数 Zoho。loginuserid は、ログインユーザーのメールアドレスを表します。
上記のフィルターにより、ログイン中のマネージャーのメールアドレスを含むデータのみが表示されます。
これで準備が整ったので、 承認 ボタンと 却下 ボタンを作成します。また、従業員が以前に資産リクエストについて相談していない場合にのみ表示されるよう、条件も追加します。
  1. ［ Managers Approval ］レポート > ［ Quick ビュー > アクション］を選択し、［ +］をクリックします。  
 
  1. 次の詳細でアクション項目を作成します :
 
  1. ［ ワークフローを作成 ］をクリックし、リクエストが承認されたときに実行する処理を追加します。例えば、 メール送信 タスクを使用して、リクエストが承認されたことを従業員と IT チームにメールで通知できます。
 
  1. 同様に、次の詳細で別のアクション項目を作成します。
 
  1. ［ ワークフローを作成 ］をクリックし、リクエストが却下されたときに実行する処理を追加します。例えば、 メール送信 タスクを使用して、リクエストが却下されたことを従業員と IT チームにメールで通知できます。
  1. 次に、レポートにボタンを表示します。［ Manager's Approval ］レポート > ［ Web 用の項目を設定］に移動します。
 
  1. ［ 承認 ］ボタンと［ 却下 ］ボタンを追加します。
 

動作を確認する  

 

  注意事項  

  • 従業員がメールアドレスの値を編集できないようにするには、メールアドレスを 無効化 できます。
  • アプリケーションにマネージャーと従業員を追加し、 権限を使用して、関連するアプリコンポーネントのみを共有できます。例えば、マネージャーは ［ Managers Approval ］フォームのみを表示できるようにし、従業員は ［ Asset Request ］フォームのみを表示できるように設定します。