Zoho Flowを使用したワークフロールールの設定

Zoho Flowを使用したワークフロールールの設定

Zoho CRMのワークフローは、指定した条件に一致するデータに対して、一連の処理が実行されるように設定する自動化機能です。ワークフローで実行する処理としては、標準で用意されている処理のほかに、Zoho Flowを通じた処理を設定することも可能です。これにより、Zoho CRM内のデータが条件に一致した際に、Zoho Flowを通じて任意の外部サービスで処理が自動で行われるようにすることが可能です。独自の連携機能を開発したり設定したりする手間を省くことができます。
現在、この設定を行う際に連携先として指定可能なサービス／アプリは、Zoho Flowで対応しているサービス／アプリのみです。

利用条件

Zoho Flowを使用したワークフロールールを設定するには、 自動化処理の管理 権限が必要です。

Zoho Flowによる処理を利用する必要があるかどうかに関する判断基準

  1. ワークフロールールを設定するにあたって、対象のサービス／アプリの連携機能がZoho CRM標準の連携機能ですでに用意されている場合は、そちらの連携機能を利用することをお勧めします（例：Twitter／Facebookでの処理の自動化）。
  2. 逆に、対象のサービス／アプリの連携機能がZoho CRM内に用意されていない場合で、Zoho Flowを通じて対象のサービス／アプリでの処理が実行可能な場合は、この設定を行うことをおすすめします。

利用例 

Zoho Flowを使用したワークフロールールの設定は、たとえば以下のような場合に役立ちます。
  1. Zoho CRMに登録した見込み客のデータをSATORIに追加し、商品／サービス購入までの対応をSATORIで行いたい。
  2. Zoho CRMで見込み客の選別後、該当の見込み客とのチャットルームをChatworkで作成し、やりとりを行いたい。
  3. Zoho CRMで商談のデータを作成した後、商談のデータをTrelloに追加し、関連するタスクを管理したい。
  4. Zoho CRMで商談のステージが［交渉］に進んだ際に、Microsoft Teamsでチャネルを新しく作成し、営業担当者や法務担当者などさまざまなメンバーを交えて関連情報を共有したい。  また、Zoho CRMで商談が完了した際に、Microsoft Teamsの別のチャネルにメッセージを追加したい。
  5. Zoho CRMで受注書が作成された際に、Asanaでプロジェクトを新しく作成し、注文の対応業務を行いたい。
  6. 商品／サービスの提供後、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを追加し、対象のチームに通知を送信したい。

Zoho Flowによる処理を表示／設定するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
    こちらには、 ［処理］ と ［外部連携］ のセクションが表示されます。

［処理］ のセクションで行える操作は、以下のとおりです。
  1. ［処理］ と ［外部連携］ のセクションの画面を切り替えることができます。
  2. 検索欄 ：名前から処理を検索できます。
  3. 新しい処理 ：新しい処理を作成できます。
  4. 処理の一覧：こちらには、以下の詳細情報が表示されます。
    1. 処理名（処理がいずれかのワークフロールールに関連付けられている場合、その旨を示すタグが表示されます）
    2. 連携先のサービス／アプリ
    3. 外部連携名
    4. 処理を更新したユーザーと最終更新日
    5. 処理が関連付けられているZoho CRMのタブ

［外部連携］ のセクションで行える操作は、以下のとおりです。
  1. ［処理］ と ［外部連携］ のセクションの画面を切り替えることができます。
  2. 外部連携のステータス（連携済み／未連携）をもとにフィルターを適用できます。
  3. 検索欄 ：名前から外部連携を検索できます。
  4. 新しい外部連携 ：新しい外部連携を作成できます。
  5. 外部連携の一覧：こちらには、以下の詳細情報が表示されます。
    1. 外部連携名（外部連携がいずれかの処理に関連付けられている場合、その旨を表すタグが表示されます）
    2. 連携先のサービス／アプリ
    3. 外部連携を作成したユーザーと作成日

［ポイント］ のセクションで行える操作は、以下のとおりです。
  1. 利用明細：ポイントの利用明細を確認できます。
    1. 1か月間において使用可能な無料のポイントの上限
    2. 追加ポイント
    3. ポイントの合計（無料分 + 追加分）
    4. 未使用のポイント（今月）
    5. 使用済みのポイント（今月）
  2. 追加 ：ポイントを追加できます。

処理

Zoho Flowによる処理は、以下のいずれかの場所で作成できます。
  1. ワークフロールールの作成／編集画面
  2. ［Zoho Flowによる処理］タブ（ワークフローの設定の ［処理］ のセクション）

ワークフロールールの作成／編集画面でZoho Flowによる処理を新しく作成するには

ワークフロールールの作成／編集 画面に移動し、以下の手順を実行します。
  1. ［すぐに実行する処理］ または ［時間基準の処理］ をクリックします。
    処理がすでに設定されている場合は、 ［+ 処理］ をクリックします。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ を選択します。
  3. ［新しい処理］ をクリックします。

  4. 対象の 外部サービス または Zohoサービス を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
  5. 対象のサービス／アプリで実行する 処理 を選択し、 ［次へ］ をクリックします。

  6. 既存の外部連携を選択するか、新しい外部連携を作成します。新しく作成する場合、同じワークフロールール内の他の処理の設定時に作成した外部連携を使用できます。
  7. ［処理名］ と ［説明］ を入力します。

  8. ［作成する］ をクリックします。
  9. 表示された画面の項目を入力します。なお、処理を設定する際には、変数を使用することもできます。変数を使用すると、ワークフロールールの実行対象となるデータに関する情報を取得し、Zoho Flow経由で実行する処理に使用することが可能です。変数としては、実行日時など、システム的な情報を使用することも可能です。
  10. ［完了する］ をクリックします。
上記の手順の完了後、 ［Zoho Flowによる処理］ の画面が表示されます。新しく作成した処理を選択して ［関連付ける］ をクリックすると、処理とワークフロールールが関連付けられます。

Zoho Flowによる処理を新しく作成するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
  3. ［新しい処理］ をクリックします。
  4. 連携先となる 外部サービス または Zohoサービス を選択します。
  5. ［次へ］ をクリックします。
  6. 対象のサービス／アプリで実行する 処理 を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
  7. 既存の 外部連携 を選択するか、新しい外部連携を作成します。新しく作成する場合、同じワークフロールール内の他の処理の設定時に作成した外部連携を使用できます。
  8. ［処理名］ と ［説明］ を入力します。
  9. 処理に関連付けるZoho CRMの タブ を選択します。作成中の処理は、こちらで選択したタブに関するワークフロールールに対してのみ関連付けることができます。

  10. ［作成する］ をクリックします。
  11. 表示された画面の項目を入力します。なお、処理を設定する際には、変数を使用することもできます。変数を使用すると、ワークフロールールの実行対象となるデータに関する情報を取得し、Zoho Flow経由で実行する処理に使用することが可能です。
  12. ［完了する］ をクリックします。

Zoho Flowによる処理をワークフロールールに関連付けるには

ワークフロールールの作成／編集 画面に移動し、以下の手順を実行します。
  1. ［すぐに実行する処理］ または ［時間基準の処理］ をクリックします。
    処理がすでに設定されている場合は、 ［+ 処理］ をクリックします。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ を選択します。
  3. 表示される画面で 処理 を選択し、 ［関連付ける］ をクリックします。
ワークフロールール内の1件の条件に関連付けることができるZoho Flowによる処理は、1件のみです。

Zoho Flowによる処理を編集するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
  3. 対象の処理にカーソルを合わせて、 ［…］ アイコンをクリックします。
  4. ［編集する］ をクリックします。
  5. 編集画面では、以下の内容を編集できます。
  1. 処理名
  2. 処理の説明
  3. 処理の対象となる項目の設定（Zoho CRMのデータと外部サービス／アプリとの関連付けの設定を編集できます）
  1. 変更内容を保存 します。
外部連携については、作成後に編集することはできません。

Zoho Flowによる処理を削除するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
  3. 対象の処理にカーソルを合わせて、 ［…］ アイコンをクリックします。
  4. ［削除する］ を選択します。
  5. 処理の削除 の確認画面で、 ［はい、削除します］ をクリックします。
ワークフロールールに関連付けられている処理を削除することはできません。ワークフロールールに関連付けられている処理を削除するには、まず関連付けを解除する必要があります。

外部連携

外部連携とは、外部サービス／アプリと連携するための設定内容です。外部連携をもとに、対象の外部サービス／アプリでの処理が認証されます。
外部連携は、以下のいずれかの場所で作成できます。
  1. 処理の作成画面
  2. ［Zoho Flowによる処理］タブ（ ［外部連携］ のセクション）

処理の作成画面で外部連携を作成するには

上記の処理の作成手順において、外部連携の選択箇所まで手順を進めた後に、以下の手順を実行します。
  1. ［新しい外部連携］ をクリックします。

  2. ［外部連携名］ を入力し、連携先の外部サービス／アプリでの実行を許可する 処理 を選択します。
  3. ［認証する］ をクリックします。
  4. 対象の外部サービス／アプリのページに移動します。移動先のページで、外部連携を認証します。
  5. 認証の完了後、外部連携が作成されます。

［Zoho Flowによる処理］タブで外部連携を作成するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
  3. ［外部連携］ をクリックします。
  4. ［新しい外部連携］ をクリックします。
  5. 連携先となる 外部サービス または Zohoサービス を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
  6. ［外部連携名］ を入力し、連携先の外部サービス／アプリでの実行を許可する 処理 を選択します。
  7. ［保存する］ をクリックします。
  8. 対象の外部サービス／アプリのページに移動します。移動先のページで、外部連携を認証します。
  9. 認証の完了後、外部連携が作成されます。
外部連携については、作成後に編集することはできません。編集が必要な場合は、外部連携を新しく作成してください。

外部連携を削除するには

  1. ［設定］［ ］→［自動化］→［処理］ の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowによる処理］ タブをクリックします。
  3. ［外部連携］ をクリックします。
  4. 対象の外部連携にカーソルを合わせて、 ［…］ アイコンをクリックします。
  5. ［削除する］ を選択します。
  6. 外部連携の削除 の確認画面で、 ［はい、削除します］ をクリックします。
処理に関連付けられている外部連携を削除することはできません。処理に関連付けられている外部連携を削除するには、まず関連付けを解除する必要があります。
外部連携の作成時に入力されたAPIキーやユーザーの認証情報などの詳細情報は、正しく入力されているかどうか検証されませんのでご注意ください。入力された詳細情報が正しくない場合でも、外部連携は認証されますが、以下のような制限事項があります。
  1. データの関連付け中に、対象のサービス／アプリのデータを表示できません
  2. ワークフロールールの実行条件が満たされても、対象の処理を実行できません
入力された詳細情報が正しくない場合は、該当の外部連携を削除し、正しい詳細情報をもとに新しい外部連携を作成する必要があります。

料金

Zoho Flowによる処理を使用したワークフロールールの機能では、従量制料金が発生します。Zoho Flowによる処理が実行されるたびに、1ポイントが消費されます。1か月間で消費されたポイント数に応じて、翌月に料金が請求されます。 

1か月間で消費されたポイント数のうち、最初の100ポイント分の料金は発生しません。100ポイントを超えて消費された、追加のポイント数に応じて料金が発生します。管理者は、毎月のポイントの消費数の上限を設定することもできます。 

追加のポイントの料金プランでは、ポイントの消費数の範囲に応じた単価（1,000ポイント単位）が設定されています。内訳は、以下のとおりです。
料金帯（ポイントの消費数の範囲）
1～20,000
20,001～50,000
50,001～100,000
100,001～200,000
200,001～500,000
500,001～

たとえば、1か月のポイントの消費数が55,100ポイントの場合、以下の内訳で料金が計算されます（料金の詳細については、お問い合わせください）。
  1. 最初の100ポイント：無料
  2. 次の20,000ポイント：1,000ポイントあたりの単価に基づく料金
  3. 次の30,000ポイント：1,000ポイントあたりの単価に基づく料金
  4. 最後の5,000ポイント：1,000ポイントあたりの単価に基づく料金
1か月のポイントの消費数の上限に達すると、Zoho Flowによる処理は翌月まで実行されなくなります。処理を実行できるようにするには、ポイントの消費数の上限を引き上げる必要があります。
メモ：
  1. ポイントの消費数の上限を500,000ポイントを超えて設定したい場合は、support@zohocrm.comにお問い合わせください。
  2. 年間契約のプランを利用中の場合：
    1. 年間契約の場合でも、1か月のポイントの消費数の上限が適用されます。そのため、1か月のポイントの消費数の上限に達すると、Zoho Flowによる処理は翌月まで実行されなくなります。
    2. ポイントの消費数に関する請求は月単位で行われません。毎月の料金の合計が、年間契約の最終日（更新日）にまとめて請求されます。

ポイントの消費数の上限を変更するには

  1. ［設定］［］→［自動化］→［処理］の順に移動します。 
  2. ［Zoho Flowによる処理］タブをクリックします。 
  3. ［ポイント］をクリックします。
  4. ［変更する］をクリックします。この手順は、オンラインでサブスクリプション登録を行ったユーザー向けのものです。オフラインでサブスクリプション登録を行った場合はsupport@zohocrm.comにお問い合わせください。

  5. 変更後の追加ポイントの消費数の上限を入力します。ポイントの消費数の上限を入力すると、下部に毎月の支払い予定額が表示されます。
  6. ［追加する］をクリックします。
サブスクリプション管理の画面からポイントの消費数の上限を確認／変更することもできます。サブスクリプション管理の画面からポイントの消費数の上限を確認／変更するには、以下の手順を実行します。
  1. プロフィールアイコンをクリックします。
  2. ［サブスクリプション管理］をクリックします。
  3. Zoho Storeの画面が表示されます。［従量制料金のアドオン］の欄で、以下の操作を行うことができます。
    1. Zoho Flowによる処理のポイントの消費数の上限の確認
    2. 指定日までの金額の確認
    3. ポイントの消費数の内訳の確認
      ［利用状況］の列で［表示する］をクリックし、料金にカーソルを合わせると、料金の内訳が表示されます。
      ［料金表を表示する］にカーソルを合わせると、料金プランが表示されます。
  4. Zoho Storeの画面で［上限を設定する］をクリックし、ポイントの消費数の上限を変更します。
  5. 変更後、［上限を設定する］をクリックします。

  6. 新しい上限がZoho StoreとZoho CRMに反映されます。