データの担当者の割り当て
担当者の割り当て処理では、関連付けられたワークフロールールが実行されると、自動で担当者にデータが設定されます。この処理は、データの削除と予定のキャンセルを除く、すべての実行タイミングに適用されます。
データが複数のワークフロー条件を満たす場合、担当者の割り当ては、該当する最初のワークフロールールから のみ 実行されます。次のワークフローについては、担当者の割り当て以外のすべての処理が実行されます。これは、ルールごとに データの担当者を 変更することができないためです。
利用条件
必要な権限
ユーザーの割り当て
データの割り当て対象に応じて、3つのカテゴリーからユーザーを指定できます。
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カテゴリーに基づく割り当て ：次のいずれかをもとにユーザーを指定できます：ユーザー、役職、グループ。ユーザーの割り当ては、順繰り（ラウンドロビン）方式で行われます。
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条件に基づく割り当て ：ユーザーをデータに割り当てるための条件を設定できます。ユーザーに関する項目が表示されます。また、設定された条件が複数のユーザーについて満たされる場合、ユーザーの割り当ては順繰り（ラウンドロビン）方式で行われます。
- 割り当てルールに基づく ：設定した割り当てルールに基づいて、ユーザーを指定できます。
オンラインのユーザーへのデータの割り当て
割り当て時にオンライン（ログインしていて対応可能な状態）になっているユーザーのみにデータを割り当てることができます。選択したユーザー全員がオンラインでない場合、どのユーザーにもデータが割り当てられないか、担当者の割り当て処理がスキップされます。
また、ユーザーへのデータの割り当て機能は、カテゴリーまたはユーザーの条件に基づくユーザーの割り当てを選択した場合にのみ表示されます。
選択したユーザーへのメール通知の送信
この機能を使用すると、選択したユーザーにメール通知を送信できます。メールは、認証済みのユーザーにのみ送信されます。
関連データの担当者の変更
データを担当者に割り当てる際、関連付けられている未完了の活動データ（例：未完了の予定、通話、タスク）の担当者を変更することもできます。既存の未完了の活動のみ、担当者を変更できます。通話やタスクの作成または削除、予定のキャンセルなどの処理は実行できません。
データの担当者を割り当てるには
- ［設定］ → ［自動化］ の ［ワークフロールール］ から［ルールの作成］で新しいルールを作成します。
ルールの条件設定で、 ［すぐに実行する処理］ → ［担当者の割り当て］ に移動します。 - ［担当者の割り当て］ ページで、 ［ユーザーの選択基準］ に移動し、次の操作を実行します：
- カテゴリー：一覧からユーザー、役職、グループのいずれかを選択します。
- 条件：データの担当者を割り当てる条件を設定します。
- 割り当てルール：割り当てルールを選択します。選択したタブで作成済みのルールが一覧に表示されます。
また、新しい割り当てルールを作成することもできます。 - オンラインのユーザーだけを対象とする場合は、 ［オンラインのユーザーだけに割り当てる］ をクリックします。
- メール通知を送信する場合は、 ［新しい担当者にメール通知を送信する］ をクリックします。
- ［関連データの担当者の変更］ で、担当者を変更する対象の 関連データ を一覧から選択します。
- ［保存］ をクリックします。
メモ
- 順繰り（ラウンドロビン）方式で指定されたユーザーが、どのタブの権限も持っていない場合、データは引き続き前の担当者に割り当てられたままになります。
- ルールごとに設定できる担当者の割り当て処理は、1件のみです。
- 順繰りの順番において現在のデータ担当者が指定された場合、該当のユーザーへの割り当てはスキップされます。
- 1つのタブに対して設定できる担当者の割り当て処理は、1件のみです。最大3件の処理を設定できます。
- 割り当てルールに基づく割り当ては、現在のタブ（ワークフローを作成中／編集中のタブ）に対してのみ設定できます。
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