1. 公開： 組織のすべてのユーザーに対して、メールが共有されます。
   
2. 個別指定： 指定したユーザーのみに対して、メールが共有されます。 
   
3. 非公開： 他のユーザーにはメールは共有されません（メールの宛先やCCに含まれている場合を除く）。対象のメールの宛先となったデータが他のユーザーと共有されている場合でも、関連するメールは表示されません。
   
4. ユーザーの選択： ユーザーは、自分自身のメールに関する共有権限（公開、個別指定、非公開）を設定できます。 
   

共有の種類	詳細情報
非公開	機能 メール共有が非公開に設定されている場合、対象のユーザーのメールアドレスとの間で送受信されたメールは、他のユーザーには表示されません。メールの宛先となっているデータが他のユーザーと共有されている場合でも、関連するメールは表示されません。 この設定を適用したユーザーのアカウントのメールアドレスを通じて送受信されたメールは、基本的には本人のみが参照可能です。他のユーザーは、対象のユーザーと見込み客／連絡先との間で送受信されたメールを表示できません。 主な対象となるユーザー CEOや役員など、やりとりするメールの重要度や機密性が高く、組織内の他のユーザーと通常メールを共有しないユーザーが該当します。
個別指定	機能 ユーザーは、データ共有機能を通じてのみメールを共有できます。メールを共有するには、個別のデータの詳細画面で、 メールの関連リストから、 ［メールを共有する］ を選択します。管理者は、共有権限を設定するときに、メール共有の対象となるユーザーまたは役職を指定できます。  主な対象となるユーザー 顧客とのやりとりを日常的に行っていて、メールの内容を共有することが多い営業担当者や営業マネージャーが該当します。関連メンバーとのみメールを共有する場合に適しています。
公開	機能 メール共有の設定が［公開］になっている場合、対象のユーザーが送受信したメールは、組織内の他のすべてのユーザーに表示されます。 主な対象となるユーザー 顧客とのやりとりを日常的に行っていて、メールの内容を共有することが多い営業担当者や営業マネージャーが該当します。組織内のすべてのメンバーとメールを共有する場合に適しています。
ユーザーの選択	機能 管理者以外の役職のユーザーが、メール共有の範囲を公開、非公開、個別指定のいずれかから設定できます。また、共有対象から除外するドメインを設定することもできます。  主な対象となるユーザー 個々のユーザーが該当します。組織全体で一律の設定を適用するのではなく、ユーザーごとに自分自身でメールの共有範囲を選択できるようにしたい場合に適しています。

Zoho CRMではどのようにメールが共有されますか？

Zoho CRMでは、次の2つの方法でメールが共有されます。

1. メールの共有権限の種類が「個別指定」に設定されている場合、ユーザーはデータ共有機能を使用してメールを共有できます。
2. ワークフロー通知、承認却下、メールの送信（データの画面からの送信）などの機能において、CRMから送信されたメールを共有できます。
   
3. Outlookプラグインを通じて添付されたメールを共有できます。
   
   

メールの共有権限の設定

1. 共有の種類：ユーザーごとに必要に応じた共有の種類を設定します。種類は、ユーザーの選択、非公開、公開、個別指定から選択できます。
   
2. 除外するドメイン：共有の種類で公開を選択した場合でも、共有対象から除外するドメインを指定することができます。この設定で指定したドメインから受信したメールは他のユーザーと共有されません。たとえば、「zylker.com」というドメインを「除外するドメイン」として設定した場合、このドメインを用いたメールアドレスとの間で送受信したメールは他のユーザーに表示されません。 最大20件のドメインを除外できます。

メモ

管理者は、自分の権限や他のユーザーに対して除外されているドメインを表示できます。また、管理者は、メール共有の対象から除外するドメインを自身で設定することもできます。ただし、特権管理者、および組織で最上位の役職に該当するユーザーは、他のユーザーのメール共有権限が「公開」に設定されていても、その共有対象から除外するドメインを設定できます。

1. メールの共有対象 -  メールを共有できる役職とユーザーを設定できます（共有の種類が「非公開」の場合を除く）。 
   

メモ

初期設定では、メールは、すぐ上の役職に該当するユーザーと共有されます。この設定は編集できません。

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［メール設定］ → ［メール共有］ をクリックします。
   
   
   
   
2. ［メール共有］ ページで、ユーザーごとに次の手順を実行します。
   
1. 共有の種類を選択します： ユーザーの選択、非公開、公開、個別指定
   
2. ［+除外するドメイン］ の項目で、共有から除外するドメインを設定します。
   
   
   
   
3. ［メールの共有対象］で、 ［役職］ をクリックして、一覧から役職を選択します。
   ［ユーザー］ をクリックして、役職にカーソルを合わせ、 ［ユーザーを表示する］ を選択します。一覧からユーザーを選択します。
3. ［保存する］ をクリックします。
   
   

ユーザーまたは役職の抽出方法

1. ユーザー名または権限： [メール共有]タブの下の検索バーを使用すると、ユーザーの名前または権限いずれかで目的のユーザーをすばやく検索できます。  
   
   
   
2. 共有権限の種類： 一覧の右上にあるフィルターのアイコンをクリックすると、［共有の種類］の一覧から特定の種類の共有権限に該当するユーザーを検索できます。
   
   
   
3. 設定の種類： 一覧の右上にあるフィルターのアイコンをクリックすると、［設定の種類］の一覧からPOPやIMAPなどの設定の種類をもとにユーザーを検索できます。
   
   
   
4. 役職の種類： 一覧の右上にあるフィルターのアイコンをクリックすると、［ユーザー］の一覧から特定の役職をもとにユーザーを検索できます。