Zoho CRMには、さまざまなメール機能が用意されていて、要件に応じて利用できます。Zoho Mailアドオンもその1つです。Zoho Mailアドオンを使用すると、3通りの方法（POP3、IMAP、Gmail API）で、Zoho CRMにメールアカウントを設定できます。各設定方法の詳細は次のとおりです。

IMAP：メールはデバイス（端末）ではなくサーバーに保存されます。デバイスでは、必要な範囲のメールが読み込まれて表示されます。すべてのメールがサーバーで管理されるため、サーバーを経由して複数のデバイス間でメールを同期することが可能です。

POP3：メールはデバイス（端末）にダウンロードされて保存されます。また通常、サーバーからメールは削除されます（一定期間保存する設定も可能ですが、すべてのメールをサーバーに残すことはできません）。この方法では、複数のデバイス間でメールに関する詳細情報を同期できません。たとえば、複数のデバイスでメールアカウントを設定していて、あるデバイスでメールを開封しても、他のデバイスではメールは未読のままになります（フラグ設定や削除も同様です）。また、あるデバイスで作成したフォルダーは、他のデバイスには作成（複製）されません。

Gmail API：GmailのAPIを通じてメールの情報を取得します。メール連携においてGmailアカウントを使用する場合に最適な方法です。Gmail APIを使用すると、Gmail以外のサービスからGmailのデータへのアクセス権限を管理しやすくなります。また、Gmail以外のサービスにはメールが保存されないため、メールのセキュリティーとプライバシーを強化できます。

なお、メール連携においてGmailアカウントを使用する場合、上記のどの方法でも設定が可能です。ただし、POP3とIMAPの場合はメールがZoho CRMのサーバーに保存されますが、Gmail APIの場合は保存されません。Gmail APIを使用する場合、Zoho CRMの画面上でメールを表示する際に、その都度Gmail APIを通じてGmailサーバーから直接メールの情報が取得されて表示されます。

ただし、メールマグネット（メールに関する最新情報を集約して通知する機能）が有効になっている場合には、メッセージID（英数字のID）、送信元アドレス、メール受信日時などの情報が、Zoho CRMに保存されます。

Gmail APIを使用してZoho CRMにGmailアカウントを設定すると、以下の機能を利用できます。

• Zoho CRMの画面からGmailアカウントを通じてメールを送受信する
• Gmailアカウントを通じて受信したメールを見込み客／連絡先の詳細ページに表示する
• Gmailアカウントを通じて受信したメールを他のユーザー（Zoho CRMユーザー）に共有する
• Gmailアカウントで受信したメールを営業情報に応じて分類する（今月完了予定の商談、未完了の商談、顧客）
  

Gmailアカウントの設定

Gmailアカウントを設定するには

1. Zoho CRMで［設定］→［チャネル］→［メール］→［メール設定］→［メール］タブの順に移動します。
2. ［利用を開始する］をクリックして、Gmailアカウントを設定します。
3. ［Gmail］→［API連携］→［設定する］の順に選択します。
4. Googleへのログイン画面が表示されます。Gmailアカウントのメールアドレスを入力して［次へ］をクリックし、パスワードを入力して［次へ］をクリックします。
5. Zoho CRMによるGmailアカウントへのアクセス権とデータの操作内容を確認し、［許可］をクリックします。
6. メールの受信時に通知を受け取る場合は、［メールマグネット］機能を有効にします。
7. 必要に応じて、以下の設定を行います。
   
    
   ［メールにラベルを付ける］設定を有効にします。
   
   有効にした場合、Gmailアカウントで受信したメールが、商談に関する情報に基づいて、次の3種類のラベルで分類されます。
   
   • 今月完了予定の商談：今月完了予定の商談が1件以上ある連絡先
   • 未完了の商談：未完了の商談が1件以上ある連絡先（ただし、今月完了予定の商談がある連絡先は含まれません）
   • 顧客：受信した商談が1件以上ある連絡先（ただし、上記の2つのカテゴリーに該当するメールは含まれません）
8. ［メールの共有権限］で、組織内でのメールの共有範囲を選択します（非公開／公開／個別指定）。
   選択内容に応じて、他のユーザーに対してメールの内容が共有されます。
9. ［保存する］をクリックします。

メモ：

• Gmail APIの設定は、いつでも無効にできます。ただし、メールの内容はZoho CRM内には保存されないため、Gmail API設定を無効にすると、見込み客や連絡先のデータの詳細ページに関連メールが表示されなくなります。
• Gmailアカウントでのラベルによるメールの分類は、10分間隔で実行されます。
• メールは、3種類のラベルのいずれかに分類されると、受信トレイからは削除されます。
• あるラベルから別のラベルにメールを移動すると、元のラベルの下にもメールのコピーが表示されます。
• 受信メールのラベル付けを有効にできるのは、メールマグネットが有効になっている場合のみです。